メールを最新の状態に保つことは、ストレスがたまり、時間がかかり、退屈な場合があります。 未読メールを大量に蓄積することは難しくありません。 このため、他のタスクを犠牲にして、一定のメッセージ フローをチェックし続けるのは簡単です。
私は複数のメール アカウントを持っていますが、未読数を抑えるのに苦労しています。 そこで、受信トレイの管理を改善する方法について調査し、ヒントを集めました。 ここでは、受信トレイを簡単に処理し、メールの処理に費やす時間を減らし、重要なメッセージへの返信を忘れないようにするための役立つヒントをいくつか紹介します。
受信したすべてのメールをチェックしない
XNUMX 日中受信トレイにメールが届くと、重要なことをしている最中でも気が散ってしまいがちです。 受け取ったメールをいちいち読むのではなく、毎日少し時間をとってメールに目を通し、メールに返信してください。 重要なメールやお知らせを検索する必要がない場合は、日中に数回の短い休憩をとって、メールをチェックしてください。 それ以外の場合は、受信トレイに近づかないでください。
また、フォルダーやラベルの作成と使用、長いメールの送信など、受信トレイを整理するための大変な作業を行うために、週に XNUMX 回または数日に XNUMX 回、より長い時間をスケジュールすることをお勧めします。
それでもメール アプリを閲覧している場合は、メール通知をオフにし、メール アプリを閉じたままにし、別のタブで受信トレイを開いたままにしていないことを確認してください。
一度に全部答える必要はない
定期的に受信トレイをチェックするときは、すぐに処理できるメールのみを処理してください。 メールに迅速な返信が必要な場合は、メールを開いて、メッセージを閲覧しながら返信します。 ただし、さらに時間が必要な場合は、その時間をかけて後で回答してください。 これらのメールを分類したり、特定のフォルダーに入れたり、スヌーズ機能を使用して都合のよい時間にメールを受信したりできます。
受信トレイに複数のセクションまたはフォルダーを作成する
別のフォルダーを使用してメールを保存します。 これらは、重要性、緊急性、対処にかかる時間、または必要なアクションの種類に基づいている場合があります。 Gmail の既定のタブ レイアウトと Outlook の優先受信トレイは、スパムや宣伝メールをフィルター処理し、重要なメールを簡単に見つけて確認できるようにするのに役立ちます。 Gmail では、メールがさまざまなセクションに分類されるようにフォーマットを変更したり、それらのセクションを選択したりすることもできます。 同様に、Outlook では、メールをカスタム グループに整理できます。
フィルター、ルール、ラベルを使用する
フィルターとルールは、受信メール メッセージを特定のフォルダーに転送します。 時間を節約し、最も重要なメールに注意を向けることができます。 ラベルは、フォルダーを使用する代わりにさまざまなタグでメッセージを並べ替えることができるため、メールを整理して追跡するのにも役立ちます。
金型を作る
似たようなメールを繰り返し送信してしまうこともあります。 作業を簡単にするために、同じメッセージを何度も書き続ける必要がないように、電子メール テンプレートを設定して使用して電子メールを送信できます。 Gmail の Smart Write や Smart Reply などのツールを使用して、メールをすばやく作成することもできます。
إلغاءالاشتراك
メーリング リストやプロモーション メールの登録を解除します。 ニュースレターに目を通して、既に読んだメッセージのみにサインアップしていることを確認し、最近読んでいないメッセージは削除してください。 また、不要なソーシャル メディア アラートの登録を必ず解除してください。 (これをオフにするには、ソーシャル メディア アカウントの設定が必要になる場合があります。) または、プロモーション メール用に別のメール アカウントを使用し、重要なメールをメイン アカウントに保持することもできます。
不要な一括メールを破棄する
会話で CC を受け取った場合、更新する必要がない場合、またはすべてに返信するメール スレッドにいる場合は、このスレッドを無視して、すべての返信を受信しないようにすることができます。 これを行うには、スレッド内の任意のメッセージを開き、画面の上部 (件名の上) にある XNUMX つのドットをタップして、Gmail のドロップダウン オプションから [無視] を選択するか、Gmail を使用している場合は [無視] を選択します。見通し。
受信トレイをやることリストにしないでください
メールに「未読」のマークを付けて、返信するように促したり (私は間違いなく罪を犯しています)、完了しなければならないタスクが含まれているため、メールを「未読」にマークしたくなるかもしれませんが、受信トレイが散らかってしまうこともあります。 個別のやることリストを保持するか (そのために利用できるアプリはたくさんあります。または、基本的なメモまたは付箋アプリを使用できます)、特定のフォルダーに入れます。 Gmail を使用している場合は、受信トレイと共に Google Task アプリを使用できます。 画面の右下隅にある小さな「サイドパネルを表示」矢印をクリックして、そこにある「タスク」アイコンを選択するだけです。
メールのアイテムで更新できるように、別のリストを実行することをお勧めします。 たとえば、メールに時間があれば読みたい記事へのリンクが含まれている場合は、読書リストから始めてください。ただし、受信トレイに保管しないでください。
