თქვენი ელ.ფოსტის სიახლეების განახლება შეიძლება იყოს სტრესული, შრომატევადი და მოსაწყენი. არ არის რთული წაუკითხავი წერილების დიდი რაოდენობის დაგროვება. ამის გამო ადვილია შეტყობინებების მუდმივი ნაკადის შემოწმება - სხვა ამოცანების ხარჯზე.
მე მაქვს რამდენიმე ელ.ფოსტის ანგარიში და მიჭირს ამ რაოდენობის წაუკითხავი რაოდენობის შენარჩუნება. ასე რომ, მე ჩავატარე გამოკვლევა და შევაგროვე რჩევები, თუ როგორ გავაუმჯობესო ჩემი შემოსულების მენეჯმენტი. აქ არის რამოდენიმე სასარგებლო რჩევა, რომელიც მე აღმოვაჩინე, რათა გაგიადვილოთ თქვენი შემოსულების დამუშავება, ნაკლები დრო დახარჯოთ ელფოსტაზე და დარწმუნდით, რომ არ დაგავიწყდებათ უპასუხოთ მნიშვნელოვან შეტყობინებას.
არ შეამოწმოთ ყველა თქვენი ელ.წერილი, როდესაც ისინი შემოდის
იმის გამო, რომ ელ.წერილები შემოსულებს მთელი დღის განმავლობაში ხვდება, ადვილია ყურადღების გაფანტვა, მაშინაც კი, როცა რაღაც მნიშვნელოვან საქმეში ხართ. იმის ნაცვლად, რომ წაიკითხოთ თითოეული, როგორც კი მიიღებთ მას, დაუთმეთ გარკვეული დრო ყოველდღე თქვენს ელფოსტაზე პასუხის გასაცემად. თუ არ გჭირდებათ მნიშვნელოვანი ელფოსტის ან განცხადებების ძიება, დაგეგმეთ რამდენიმე მოკლე შესვენება დღის განმავლობაში თქვენი ელფოსტის შესამოწმებლად. წინააღმდეგ შემთხვევაში, თავი აარიდეთ თქვენს შემოსულებს.
ასევე კარგი იდეაა კვირაში ერთხელ ან რამდენიმე დღეში ერთხელ დანიშნოთ უფრო დიდი დრო თქვენი შემოსულების ორგანიზებისთვის, როგორიცაა საქაღალდეების და ეტიკეტების შექმნა და გამოყენება და ამ გრძელი ელფოსტის გაგზავნა.
თუ თქვენ კვლავ ათვალიერებთ თქვენს ელ.ფოსტის აპს, შეიძლება ასევე გინდოდეთ გამორთოთ ელფოსტის შეტყობინებები, დახუროთ ელ.ფოსტის აპი და დარწმუნდით, რომ არ დატოვეთ თქვენი შემომავალი ღია სხვა ჩანართში.
თქვენ არ გჭირდებათ მათ ერთდროულად უპასუხოთ
როდესაც თქვენ აკეთებთ თქვენს ერთ-ერთ რეგულარულ შემოსულების შემოწმებას, გაუმკლავდეთ მხოლოდ იმ ელ.წერილებს, რომლებიც შეიძლება სწრაფად განიხილებოდეს. თუ ელფოსტას სწრაფი პასუხი სჭირდება, გახსენით და უპასუხეთ, სანამ ათვალიერებთ თქვენს შეტყობინებებს. მაგრამ თუ ამას მეტი დრო სჭირდება, დაუთმეთ ეს დრო მოგვიანებით პასუხს. შეგიძლიათ ამ ელფოსტის კატეგორიზაცია, განათავსოთ ისინი კონკრეტულ საქაღალდეში, ან გამოიყენოთ snooze ფუნქცია, რათა მიიღოთ ელფოსტა უფრო მოსახერხებელ დროს.
შექმენით მრავალი განყოფილება ან საქაღალდე თქვენს შემოსულებში
გამოიყენეთ სხვადასხვა საქაღალდეები თქვენი ელფოსტის შესანახად. ეს შეიძლება ეფუძნებოდეს მნიშვნელობას, გადაუდებელობას, რამდენი ხანი სჭირდება მათთან გამკლავებას ან მათ საჭირო ქმედებების ტიპებს. ნაგულისხმევი ჩანართების განლაგება Gmail-ში და ფოკუსირებული შემოსულები Outlook-ში დაგეხმარებათ გაფილტროთ სპამი და სარეკლამო წერილები და გააადვილოთ მნიშვნელოვანი ელფოსტის პოვნა და შემოწმება. Gmail-ში ასევე შეგიძლიათ შეცვალოთ ფორმატი ისე, რომ თქვენი ელფოსტა დალაგდეს სხვადასხვა სექციებად და შეგიძლიათ აირჩიოთ რა არის ეს სექციები. ანალოგიურად, Outlook საშუალებას გაძლევთ მოაწყოთ თქვენი ელფოსტა პერსონალურ ჯგუფებად.
გამოიყენეთ ფილტრები, წესები და ეტიკეტები
ფილტრები და წესები მიმართავენ შემომავალ ელ.წერილს კონკრეტულ საქაღალდეებში. მათ შეუძლიათ დაზოგონ დრო და დარწმუნდით, რომ ყურადღება გაამახვილებთ ელფოსტაზე, რომელიც ყველაზე მნიშვნელოვანია. ლეიბლები ასევე შეიძლება იყოს კარგი გზა ორგანიზებისთვის და დაგეხმაროთ თქვენი ელფოსტის თვალყურის დევნებაში, რაც საშუალებას მოგცემთ დაალაგოთ თქვენი შეტყობინებები სხვადასხვა ტეგების მიხედვით საქაღალდეების გამოყენების ნაცვლად.
ყალიბების გაკეთება
ზოგჯერ თქვენ ასრულებთ მსგავსი წერილების განმეორებით გაგზავნას. საქმის გასაადვილებლად, შეგიძლიათ დააყენოთ და გამოიყენოთ ელ.ფოსტის შაბლონები ელფოსტის გასაგზავნად, რათა არ დაგჭირდეთ ერთი და იგივე შეტყობინების წერა ისევ და ისევ. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ ინსტრუმენტები, როგორიცაა Smart Write და Smart Reply Gmail-ში, რათა დაგეხმაროთ ელ.წერილების უფრო სწრაფად დაწერაში.
გაუქმება
გააუქმეთ გამოწერა საფოსტო სიებიდან და სარეკლამო ელ.წერილებიდან. გადახედეთ თქვენს საინფორმაციო ბიულეტენებს და დარწმუნდით, რომ დარეგისტრირდით მხოლოდ იმ შეტყობინებებზე, რომლებიც უკვე წაიკითხეთ და წაშალეთ ყველა შეტყობინება, რომელიც ახლახან არ წაგიკითხავთ. ასევე, დარწმუნდით, რომ გააუქმეთ ნებისმიერი სოციალური მედიის გაფრთხილება, რომელიც არ გჭირდებათ. (შეიძლება დაგჭირდეთ თქვენი სოციალური მედიის ანგარიშების პარამეტრებში შესვლა ამის გამოსართავად.) ალტერნატიულად, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ცალკე ელფოსტის ანგარიში სარეკლამო წერილებისთვის და შეინახოთ მნიშვნელოვანი ელფოსტა თქვენს მთავარ ანგარიშზე.
გააუქმეთ მასიური ელფოსტა, რომელიც არ გჭირდებათ
თუ თქვენ მიიღებთ CC საუბარში, არ გჭირდებათ განახლება ან ხართ პასუხისმგებელი ელფოსტის თემაში, შეგიძლიათ უგულებელყოთ ეს თემა, რათა თავიდან აიცილოთ ყველა პასუხის მიღება. ამისათვის გახსენით თემაში ნებისმიერი შეტყობინება, შეეხეთ სამ წერტილს ეკრანის ზედა ნაწილში (სუბის ხაზს ზემოთ) და აირჩიეთ "იგნორირება" ჩამოსაშლელი ვარიანტებიდან Gmail-ში ან "იგნორირება", თუ იყენებთ. პერსპექტივები.
არ გახადოთ თქვენი შემომავალი სამუშაოების სიაში
შეიძლება მაცდური იყოს ელ. ფოსტის მონიშვნა, როგორც „წაკითხული“, როგორც შეხსენება მასზე პასუხის გასაცემად (ამაში ნამდვილად დამნაშავე ვარ) ან იმიტომ, რომ ის შეიცავს დავალებას, რომელიც უნდა შეასრულოთ, მაგრამ ასევე შეიძლება აფუჭოს თქვენი შემოსულები. შეინახეთ სამუშაოების ცალკე სია (ამისთვის უამრავი აპია ხელმისაწვდომი, ან შეგიძლიათ გამოიყენოთ ძირითადი შენიშვნები ან წებოვანი შენიშვნების აპი) ან განათავსეთ იგი კონკრეტულ საქაღალდეში. თუ იყენებთ Gmail-ს, შეგიძლიათ გამოიყენოთ Google Task აპი თქვენს შემოსულებთან ერთად; უბრალოდ დააწკაპუნეთ პატარა „Show Side Panel“ ისარს ეკრანის ქვედა მარჯვენა კუთხეში და აირჩიეთ Tasks ხატულა.
კარგი იდეაა, რომ ცალკე სიები იყოს გაშვებული, რათა მათ განაახლოთ თქვენი ელფოსტის ელემენტებით. მაგალითად, თუ თქვენი ელფოსტა შეიცავს ბმულებს იმ სტატიებისა, რომელთა წაკითხვაც გსურთ, როცა მეტი დრო გაქვთ, დაიწყეთ საკითხავი სიით — უბრალოდ არ შეინახოთ ის თქვენს შემოსულებში.
