როგორ სწრაფად გადააქციოთ ელ.წერილი ამოცანებად

როგორ სწრაფად გადავიყვანოთ ელ.წერილები ამოცანებად ეს არის ჩვენი სტატია იმის შესახებ, თუ როგორ შეგვიძლია გადავაქციოთ ჩვენი ელფოსტა ამოცანებად.

თუ იყენებთ OHIO-ს (მხოლოდ ერთხელ გაუმკლავდეთ მას) თქვენი ელფოსტის დასალაგებლად, თქვენ ალბათ მოგინდებათ რამდენიმე ელ.წერილი ამოცანებად აქციოთ. აი, როგორ გააკეთოთ ეს სწრაფად და ეფექტურად, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ გააგრძელოთ სხვა ელ.წერილებთან ურთიერთობა.

გააკეთეთ ეს სწრაფად და მარტივად

თქვენი შემოსულები არ არის სამუშაოების სია; ეს არის შემომავალი ფოსტა. მაცდურია ელ.ფოსტის თქვენს შემოსულებში დატოვება, რადგან ეს უფრო ადვილია, მაგრამ შემდეგ დავალებები, რომლებიც უნდა შეასრულოთ, დამარხულია ელფოსტის შემოსულებში.

აი, რატომ ხვდებიან ხალხს უბედურება. ელ.ფოსტის ამოცანად გადაქცევის ხელით პროცესი ხშირად ასე მიდის:

1. გახსენით თქვენი საყვარელი ამოცანების სიის მენეჯერი.
2. შექმენით ახალი დავალება.
3. დააკოპირეთ და ჩასვით ელფოსტის შესაბამისი ნაწილები ახალ ამოცანაში.
4. დააყენეთ დეტალები, როგორიცაა პრიორიტეტი, ვადა, ფერის კოდი და რასაც იყენებთ.
5. შეინახეთ ახალი დავალება.
6. დაარქივეთ ან წაშალეთ ელფოსტა.

ეს არის ექვსი ნაბიჯი, მხოლოდ იმისთვის, რომ დაამატოთ რაიმე თქვენს საქმეების სიაში. გასაკვირი არ არის, რომ ელფოსტა აფუჭებს თქვენს შემოსულებს. რა მოხდება, თუ შეგეძლო ეს ექვსი ნაბიჯი ოთხად გაჭრა? ან სამი?

აბა შენ შეგიძლია! ჩვენ გაჩვენებთ როგორ.

დაკავშირებული: Gmail-ის 7 ნაკლებად ცნობილი ფუნქცია, რომელიც უნდა სცადოთ

ზოგიერთი ელ.ფოსტის კლიენტი უკეთ ახერხებს ამოცანების შექმნას, ვიდრე სხვები

ბევრი კლიენტია ხელმისაწვდომი თქვენი ელ.ფოსტის სამართავად და როგორც თქვენ შეიძლება მოელოდეთ, ზოგი სხვებზე უკეთესია ამოცანების შესაქმნელად.

ვებ კლიენტებისთვის, Gmail ძალიან კარგად ასრულებს საქმეს. Tasks აპი ჩაშენებულია და ადვილია ფოსტის ამოცანად გადაქცევა. არსებობს კლავიატურის მალსახმობიც კი, რომ შექმნათ დავალება პირდაპირ ფოსტიდან - არ არის საჭირო მაუსი. თუ არ გსურთ დესკტოპის კლიენტი, Gmail ალბათ საუკეთესო ვარიანტია.

Windows დესკტოპის კლიენტებისთვის Outlook იმარჯვებს. Thunderbird-ს აქვს ჩაშენებული ამოცანების მართვის ფუნქციები, რომლებიც არ არის ცუდი, მაგრამ Outlook ბევრად უფრო თხევადია და საშუალებას გაძლევთ დაუკავშირდეთ უამრავ მესამე მხარის აპს. თუ რაიმე მიზეზით ვერ იყენებთ Outlook-ს, Thunderbird კარგი ალტერნატივაა. თუ თქვენ უკვე იყენებთ მესამე მხარის დავალებების სიის მენეჯერს, Thunderbird არ გაჭრის მდოგვის.

Mac-ზე სურათი ოდნავ ნაკლებად დადებითია. Apple Mail ცუდად მართავს ამოცანებს Gmail-თან და Outlook-თან შედარებით. თუ გსურთ მართოთ ამოცანები დესკტოპის კლიენტზე, მაშინ ალბათ თქვენი საუკეთესო ვარიანტია Thunderbird Mac-ისთვის . ან შეგიძლიათ გაუგზავნოთ ელფოსტა მესამე მხარის სამუშაოების სიის მენეჯერს და მართოთ იგი იქ.

რაც შეეხება მობილურ აპებს, Gmail და Outlook თითქმის ერთნაირად მუშაობს. არცერთ მათგანს არ აქვს დავალების შემქმნელი ვებ ან კლიენტის ვერსიებისთვის, მაგრამ ორივეს ავტომატურად პორტირებს დანამატები მესამე მხარის აპებზე. ასე რომ, თუ თქვენ მართავთ თქვენს ამოცანებს Trello-ში და გაქვთ დანამატი დაინსტალირებული თქვენს Gmail ან Outlook კლიენტში, ის ავტომატურად იქნება ხელმისაწვდომი, როდესაც გახსნით შესაბამის მობილურ აპსაც. გარდა ამისა, როდესაც Outlook-ის დანამატი დაინსტალირებულია, ის ავტომატურად დაინსტალირდება დესკტოპის კლიენტზე და აპლიკაციები მობილური და ვებ.

შექმენით ამოცანები Gmail-იდან

Google გთავაზობთ აპს სახელწოდებით Tasks, რომელიც ჩაშენებულია Gmail-ში. ეს არის სამუშაოების სიის მარტივი მენეჯერი, ძალიან ცოტა ვარიანტებით, თუმცა არის მობილური აპი, რომელიც გაძლევთ დამატებით პერსონალიზაციის ვარიანტებს. თუ გჭირდებათ რაიმე მარტივი, რომელიც მჭიდროდ მუშაობს თქვენს Gmail შემოსულებთან, Google Tasks არის მყარი არჩევანი. ელ. ფოსტის ამოცანად გადაქცევა ძალიან მარტივია: როდესაც ელფოსტა ღიაა, დააწკაპუნეთ ღილაკზე მეტი დავალების პანელში და აირჩიეთ დამატება გასაკეთებლად.

თუ დაბალი ადამიანი ხართ, Shift + T იგივეს აკეთებს. Tasks აპი იხსნება გვერდითა ზოლში, სადაც ნაჩვენებია თქვენი ახალი დავალება.

თუ დაგჭირდებათ დავალების რედაქტირება ვადის, დამატებითი დეტალების ან ქვეამოცნების დასამატებლად, დააწკაპუნეთ რედაქტირების ხატულაზე.

არ არის საჭირო ცვლილებების შენახვა, რადგან ეს ხდება ავტომატურად. როდესაც დაასრულებთ, დააწკაპუნეთ არქივის ღილაკზე თქვენს შემოსულებში (ან გამოიყენეთ კლავიატურის მალსახმობი „e“) ელფოსტის არქივში გადასატანად.

ეს არის სამი მარტივი ნაბიჯი:

1. დააწკაპუნეთ ოფციაზე Add to Tasks (ან გამოიყენეთ მალსახმობი Shift + T).
2. დააყენეთ ვადა, დამატებითი დეტალები ან ქვეამოცანა.
3. დაარქივეთ (ან წაშალეთ) ელფოსტა.

ბონუსად, შეგიძლიათ დააყენოთ Chrome თქვენი ამოცანების ჩვენებაზე როდესაც გახსნით ახალ ჩანართს . არის აპლიკაცია iOS და Android Google Tasks-ისთვის . მობილურ აპლიკაციაში დავალების შექმნა ისეთივე მარტივია, როგორც ვებ აპში. დააწკაპუნეთ სამ წერტილზე ფოსტის ზედა ნაწილში და აირჩიეთ "დაამატეთ ამოცანები".

ეს მყისიერად ქმნის ახალ დავალებას.

თუ Google Tasks-ს არ აქვს ყველაფერი, რაც გჭირდებათ, ან თუ უკვე კომფორტულად გრძნობთ სხვა ამოცანების მენეჯერს, ამისთვის ალბათ არის Gmail-ის დანამატი. ამჟამად არსებობს დამატებები პოპულარული სამუშაო აპებისთვის, როგორიცაა Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello და სხვები (თუმცა არ არსებობს Microsoft To-Do ან Apple Reminders).

ჩვენ ადრე განვიხილეთ ზოგადად Gmail-ის დამატებების და Trello დანამატების დაყენება კონკრეტულად . სხვადასხვა დანამატი გაძლევთ სხვადასხვა ვარიანტს, მაგრამ სამუშაოების სიის ყველა დანამატი ზოგადად საშუალებას გაძლევთ დაამატოთ დავალება პირდაპირ კონკრეტული ელფოსტიდან. სამუშაოების სიის დანამატები ასევე ხელმისაწვდომია ვებ და მობილური აპების სახით, რომლებიც ავტომატურად სინქრონიზდება ერთმანეთთან. და Google Tasks-ის მსგავსად, შეგიძლიათ წვდომა დანამატებზე, როდესაც იმყოფებით Gmail-ის მობილურ აპში.

შექმენით ამოცანები Outlook-დან

Outlook-ს აქვს ჩაშენებული აპი სახელწოდებით Tasks, რომელიც ასევე ხელმისაწვდომია როგორც ვებ აპი Office 365-ში. აქ საქმე ცოტათი რთულდება, რადგან 2015 წელია. Microsoft-მა იყიდა Wunderlist ცნობილი სამუშაო მენეჯერი. მე გავატარე გასული ოთხი წელი მის გადაქცევაში მხოლოდ ვებ-მხოლოდ Office 365 აპად, სახელწოდებით (შესაძლოა, ცოტა წარმოსახვითი) Microsoft To-Do. ის საბოლოოდ ჩაანაცვლებს Outlook-ში ჩაშენებულ Tasks ფუნქციას.

თუმცა, ამ დროისთვის, Tasks აპი კვლავ Outlook-ის ამოცანების მენეჯერია და არ არსებობს ზუსტი თარიღი ან Outlook ვერსია, როდის შეიცვლება ეს. ამას მხოლოდ იმიტომ ვახსენებთ, რომ თუ იყენებთ O365-ს, აღმოაჩენთ, რომ ნებისმიერი დავალება, რომელსაც თქვენ დაამატებთ Outlook Tasks-ში, ასევე გამოჩნდება Microsoft To-Do-ში. დავალება ჯერ არ აჩვენებს ყველა მონაცემს, რომელიც შეგიძლიათ დაამატოთ დავალებაზე, მაგრამ რაღაც მომენტში გამოჩნდება.

ამ დროისთვის, Microsoft Tasks არის ჩაშენებული Outlook ამოცანების მენეჯერი, ამიტომ ჩვენ ამაზე გავამახვილებთ ყურადღებას.

Outlook Desktop Client-ის გამოყენება

ეს არის ის, სადაც მაიკროსოფტი ტრადიციულად აჯობებს და აქაც არ გიღალატებენ. არსებობს მრავალი გზა, რომ შექმნათ დავალება ელექტრონული ფოსტით, რათა მოერგოს ყველა გემოვნებას. Შეგიძლია:

1. გადაიტანეთ და ჩააგდეთ ელ.წერილი ამოცანების პანელში.
2. გადაიტანეთ ან დააკოპირეთ ელფოსტა Tasks საქაღალდეში მარჯვენა ღილაკით კონტექსტური მენიუდან.
3. გამოიყენეთ სწრაფი ნაბიჯი დავალების შესაქმნელად.

ჩვენ ფოკუსირებას გავაკეთებთ Quick Step-ის გამოყენებაზე, რადგან ეს უზრუნველყოფს თქვენი ფულის მაქსიმალურ ეფექტს და თქვენ შეგიძლიათ მიანიშნოთ კლავიატურის მალსახმობი Quick Step-ისთვის კარგი საზომისთვის.

თუ აქამდე არასოდეს გამოგიყენებიათ Outlook Tasks, იხილეთ ჩვენი სახელმძღვანელო დავალების პანელში  ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ ნახოთ თქვენი ამოცანები თქვენი ფოსტის გვერდით.

როგორც კი ამოცანების პანელი გაიხსნება, ჩვენ შევქმნით სწრაფ ნაბიჯს, რომელიც მონიშნავს ელფოსტას წაკითხულად, ქმნის ამოცანას და გადააქვთ წერილს თქვენს არქივში. ჩვენ ასევე დავამატებთ კლავიატურის მალსახმობს, ასე რომ თქვენ არასოდეს დაგჭირდებათ მაუსის გამოყენება ელ.ფოსტიდან დავალების შესაქმნელად.

სწრაფი ნაბიჯები საშუალებას გაძლევთ აირჩიოთ რამდენიმე მოქმედება ღილაკის (ან კლავიატურის მალსახმობის) დაჭერით. მისი შექმნა მარტივია და უფრო ადვილი გამოსაყენებელია, მაგრამ თუ აქამდე არ შეგიმოწმებიათ, ჩვენ გვაქვს  საბოლოო სახელმძღვანელო ამის შესახებ . მას შემდეგ რაც წაიკითხავთ ამ სახელმძღვანელოს, შექმენით ახალი სწრაფი ნაბიჯი, შემდეგ დაამატეთ შემდეგი მოქმედებები:

1. შექმენით დავალება შეტყობინების ტექსტით.
2. წაკითხულად მონიშვნა.
3. გადადით საქაღალდეში (და აირჩიეთ თქვენი საარქივო საქაღალდე, როგორც საქაღალდე, სადაც უნდა გადახვიდეთ).