이메일을 최신 상태로 유지하는 것은 스트레스가 많고 시간 소모적이며 지루할 수 있습니다. 읽지 않은 이메일을 대량으로 축적하는 것은 어렵지 않습니다. 이 때문에 다른 작업을 희생하면서 메시지의 지속적인 흐름을 계속 확인하기 쉽습니다.
이메일 계정이 여러 개 있는데 읽지 않은 수를 낮게 유지하는 데 어려움을 겪고 있습니다. 그래서 몇 가지 조사를 하고 받은 편지함 관리를 개선하는 방법에 대한 팁을 수집했습니다. 다음은 받은 편지함을 더 쉽게 처리하고, 이메일을 처리하는 시간을 줄이고, 중요한 메시지에 회신하는 것을 잊지 않도록 하는 몇 가지 유용한 팁입니다.
이메일이 수신될 때 모든 이메일을 확인하지 마십시오.
이메일이 하루 종일 받은 편지함에 도달하기 때문에 중요한 일을 하고 있는 경우에도 쉽게 주의가 산만해집니다. 받은 후에 하나씩 읽는 대신 매일 시간을 내어 이메일을 살펴보고 답장을 보내십시오. 중요한 이메일이나 공지사항을 검색할 필요가 없다면 낮에 잠시 휴식을 취하여 이메일을 확인하세요. 그렇지 않으면 받은 편지함에서 벗어나십시오.
또한 일주일에 한 번 또는 며칠에 한 번 더 긴 시간을 예약하여 폴더와 레이블을 만들고 사용하고 긴 이메일을 보내는 것과 같이 받은 편지함을 정리하는 힘든 작업을 수행하는 것이 좋습니다.
여전히 이메일 앱을 탐색하는 경우 이메일 알림을 끄고 이메일 앱을 닫고 받은 편지함을 다른 탭에서 열어 두지 않았는지 확인하는 것이 좋습니다.
한 번에 모두 대답할 필요는 없습니다.
정기적인 받은 편지함 확인 중 하나를 수행할 때 신속하게 처리할 수 있는 이메일만 처리하십시오. 이메일에 빠른 응답이 필요한 경우 메시지를 탐색하는 동안 이메일을 열고 응답하십시오. 그러나 더 많은 시간이 필요하면 그 시간을 가지고 나중에 응답하십시오. 이러한 이메일을 분류하거나 특정 폴더에 넣거나 다시 알림 기능을 사용하여 더 편리한 시간에 이메일을 받을 수 있습니다.
받은 편지함에 여러 섹션 또는 폴더 만들기
다른 폴더를 사용하여 이메일을 저장합니다. 이는 중요도, 긴급성, 처리하는 데 걸리는 시간 또는 필요한 조치 유형을 기반으로 할 수 있습니다. Gmail의 기본 탭 레이아웃과 Outlook의 중요 받은 편지함을 사용하면 스팸 및 홍보 이메일을 필터링하고 중요한 이메일을 더 쉽게 찾고 확인할 수 있습니다. Gmail에서는 이메일이 다른 섹션으로 정렬되도록 형식을 변경할 수도 있고 해당 섹션을 선택할 수도 있습니다. 마찬가지로 Outlook을 사용하면 전자 메일을 사용자 지정 그룹으로 구성할 수 있습니다.
필터, 규칙 및 레이블 사용
필터 및 규칙은 수신 이메일 메시지를 특정 폴더로 보냅니다. 시간을 절약하고 가장 중요한 이메일에 집중할 수 있습니다. 레이블은 또한 폴더를 사용하는 대신 다른 태그별로 메시지를 정렬할 수 있도록 하여 이메일을 정리하고 추적하는 데 도움이 되는 좋은 방법이 될 수 있습니다.
금형을 만들다
때로는 비슷한 이메일을 반복해서 보내게 됩니다. 일을 더 쉽게 하기 위해 이메일 템플릿을 설정하고 사용하여 동일한 메시지를 계속해서 작성하지 않아도 되도록 이메일을 보낼 수 있습니다. Gmail의 스마트 쓰기 및 스마트 답장과 같은 도구를 사용하여 이메일을 더 빠르게 작성할 수도 있습니다.
구독 취소
메일링 리스트 및 프로모션 이메일 수신을 거부합니다. 뉴스레터를 살펴보고 이미 읽은 메시지에만 가입했는지 확인하고 최근에 읽지 않은 메시지는 삭제하십시오. 또한 필요하지 않은 소셜 미디어 알림을 수신 거부하십시오. (이 기능을 끄려면 소셜 미디어 계정 설정으로 이동해야 할 수도 있습니다.) 또는 프로모션 이메일에 별도의 이메일 계정을 사용하고 중요한 이메일을 기본 계정에 보관할 수 있습니다.
필요하지 않은 대량 이메일 삭제
대화에서 참조를 받으면 업데이트할 필요가 없거나 전체 회신 이메일 스레드에 있는 경우 이 스레드를 무시하여 모든 회신을 받지 않도록 할 수 있습니다. 이렇게 하려면 스레드에서 메시지를 열고 화면 상단(제목 줄 위)에 있는 점 XNUMX개를 탭한 다음 Gmail의 드롭다운 옵션에서 "무시"를 선택하거나 사용 중인 경우 "무시"를 선택합니다. 전망.
받은 편지함을 할 일 목록으로 만들지 마세요.
이메일에 답장을 보내도록 알림으로 이메일을 "읽지 않음"으로 표시하고 싶을 수도 있고(저는 확실히 유죄입니다) 완료해야 하는 작업이 포함되어 있기 때문에 받은 편지함을 복잡하게 만들 수도 있습니다. 별도의 할 일 목록(사용 가능한 앱이 많이 있거나 기본 메모 또는 스티커 메모 앱을 사용할 수 있음)을 유지하거나 특정 폴더에 넣습니다. Gmail을 사용하는 경우 받은편지함과 함께 Google Task 앱을 사용할 수 있습니다. 화면 오른쪽 하단에 있는 작은 "측면 패널 표시" 화살표를 클릭하고 거기에서 작업 아이콘을 선택하기만 하면 됩니다.
이메일의 항목으로 업데이트할 수 있도록 별도의 목록을 실행하는 것이 좋습니다. 예를 들어 이메일에 시간이 있을 때 읽고 싶은 기사 링크가 포함되어 있다면 읽기 목록부터 시작하세요. 받은 편지함에 보관하지 마세요.
