Nuolatinis el. pašto atnaujinimas gali sukelti stresą, atimti daug laiko ir nuobodu. Sukaupti didelį kiekį neskaitytų el. laiškų nėra sunku. Dėl šios priežasties lengva nuolat tikrinti nuolatinį pranešimų srautą – kitų užduočių sąskaita.
Turiu kelias el. pašto paskyras ir man sunku išlaikyti mažą neskaitytų skaičių. Taigi atlikau keletą tyrimų ir surinkau patarimų, kaip pagerinti gautųjų tvarkymą. Štai keletas naudingų patarimų, kuriuos radau, kad būtų lengviau tvarkyti gautuosius, mažiau laiko tvarkydami el. laiškus ir nepamirškite atsakyti į svarbų pranešimą.
Netikrinkite visų el. laiškų, kai jie ateina
El. laiškai visą dieną patenka į gautuosius, todėl lengva prasiblaškyti, net kai sprendžiate ką nors svarbaus. Užuot perskaitę kiekvieną iš jų, kai tik gausite, skirkite šiek tiek laiko kasdien peržiūrėti ir atsakyti į el. laiškus. Jei jums nereikia ieškoti svarbių el. laiškų ar pranešimų, per dieną suplanuokite keletą trumpų pertraukų, kad patikrintumėte el. paštą. Kitu atveju nesikreipkite į gautuosius.
Taip pat naudinga planuoti ilgesnį laiko tarpą kartą per savaitę arba kas kelias dienas, kad galėtumėte atlikti sunkų darbą tvarkant gautuosius, pvz., kurti ir naudoti aplankus bei etiketes ir siųsti tuos ilgus el. laiškus.
Jei vis tiek naršote el. pašto programą, galbūt norėsite išjungti el. pašto pranešimus, laikyti el. pašto programą uždarytą ir įsitikinti, kad nepalikote atidarytų gautųjų kitame skirtuke.
Nereikia atsakyti į visus iš karto
Kai atliekate vieną iš įprastų gautųjų patikrų, tvarkykite tik tuos el. laiškus, kuriuos galima greitai apdoroti. Jei el. laišką reikia greitai atsakyti, atidarykite jį ir atsakykite į jį naršydami pranešimus. Bet jei reikia daugiau laiko, skirkite laiko atsakyti į jį vėliau. Šiuos el. laiškus galite suskirstyti į kategorijas, sudėti į tam tikrą aplanką arba naudoti snaudimo funkciją, kad gautumėte el. laišką patogesniu laiku.
Gautuosiuose sukurkite kelias skiltis arba aplankus
El. laiškams saugoti naudokite skirtingus aplankus. Jie gali būti pagrįsti svarba, skubumu, tuo, kiek laiko užtrunka juos išspręsti, arba veiksmų, kurių jiems reikia, tipus. Numatytasis skirtukų išdėstymas sistemoje „Gmail“ ir „Outlook“ „Focused Inbox“ gali padėti filtruoti šlamštą ir reklaminius el. laiškus bei lengviau rasti ir patikrinti svarbius el. „Gmail“ taip pat galite pakeisti formatą, kad jūsų el. laiškai būtų rūšiuojami į skirtingas skiltis, ir jūs galite pasirinkti, kokios tos skiltys. Taip pat „Outlook“ leidžia tvarkyti el. paštą į pasirinktines grupes.
Naudokite filtrus, taisykles ir etiketes
Filtrai ir taisyklės nukreipia gaunamus el. laiškus į konkrečius aplankus. Jie gali padėti sutaupyti laiko ir užtikrinti, kad sutelktumėte dėmesį į svarbiausius el. laiškus. Etiketės taip pat gali būti geras būdas tvarkyti ir padėti sekti el. paštą, nes leidžia rūšiuoti pranešimus pagal skirtingas žymas, o ne naudoti aplankus.
padaryti formas
Kartais siunčiate panašius el. laiškus pakartotinai. Kad būtų lengviau, galite nustatyti ir naudoti el. pašto šablonus el. laiškams siųsti, kad jums nereikėtų nuolat rašyti to paties pranešimo. Taip pat galite naudoti įrankius, pvz., „Smart Write“ ir „Smart Reply“ sistemoje „Gmail“, kad galėtumėte greičiau rašyti el. laiškus.
atsisakyti prenumeratos
Atsisakykite adresų sąrašų ir reklaminių el. laiškų prenumeratos. Peržiūrėkite naujienlaiškius ir įsitikinkite, kad prisiregistravote gauti tik tuos pranešimus, kuriuos jau perskaitėte, ir ištrinkite visus pranešimus, kurių pastaruoju metu neskaitote. Be to, būtinai atsisakykite visų jums nereikalingų socialinės žiniasklaidos įspėjimų. (Jei norite tai išjungti, gali reikėti pereiti į savo socialinės žiniasklaidos paskyrų nustatymus.) Arba galite naudoti atskirą el. pašto paskyrą reklaminiams el. laiškams ir svarbius el. laiškus laikyti pagrindinėje paskyroje.
Išmeskite masinius el. laiškus, kurių jums nereikia
Jei pokalbyje gaunate CC, jums nereikia atnaujinti arba esate atsakymo į visus el. laiškus gijoje, galite nepaisyti šios gijos, kad negautumėte visų atsakymų. Norėdami tai padaryti, atidarykite bet kurį gijos pranešimą, bakstelėkite tris taškus ekrano viršuje (virš temos eilutės) ir „Gmail“ išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Ignoruoti“ arba „Ignoruoti“, jei naudojate. perspektyvas.
Nedarykite savo pašto dėžutės savo darbų sąrašu
Gali kilti pagunda pažymėti el. laišką kaip „neskaitytą“ kaip priminimą į jį atsakyti (aš tikrai dėl to kaltas) arba dėl to, kad jame yra užduotis, kurią turite atlikti, tačiau tai taip pat gali užgriozdinti jūsų gautuosius. Turėkite atskirą darbų sąrašą (tam yra daug programų arba galite naudoti pagrindines užrašų ar lipnių užrašų programėlę) arba įdėkite jį į tam tikrą aplanką. Jei naudojate „Gmail“, „Google Task“ programą galite naudoti kartu su gautaisiais; Tiesiog spustelėkite mažą rodyklę „Rodyti šoninį skydelį“ apatiniame dešiniajame ekrano kampe ir pasirinkite užduočių piktogramą.
Pravartu turėti atskirus sąrašus, kad galėtumėte juos atnaujinti elementais iš el. laiškų. Pavyzdžiui, jei jūsų el. laiškuose yra nuorodų į straipsnius, kuriuos norite perskaityti, kai turėsite daugiau laiko, pradėkite nuo skaitymo sąrašo – tiesiog nelaikykite jo gautuosiuose.
