Kā ātri pārvērst e-pastus par uzdevumiem Šis ir mūsu raksts par to, kā mēs varam pārvērst savus e-pastus par uzdevumiem.
Ja e-pasta kārtošanai izmantojat OHIO (tikai risiniet to vienreiz), iespējams, vēlēsities dažus e-pastus pārvērst par uzdevumiem. Tālāk ir norādīts, kā to izdarīt ātri un efektīvi, lai varētu turpināt darbu ar citiem e-pasta ziņojumiem.
Padariet to ātri un vienkārši
Jūsu iesūtne nav uzdevumu saraksts; Tas ir ienākošais pasts. Ir vilinoši atstāt e-pastus iesūtnē, jo tas ir vienkāršāk, taču tad veicamie uzdevumi tiek aprakti e-pasta iesūtnes plūdos.
Lūk, kāpēc cilvēki nonāk nepatikšanās. Manuālais process e-pasta pārveidošanai par uzdevumu bieži notiek šādi:
- Atveriet savu iecienītāko uzdevumu saraksta pārvaldnieku.
- Izveidojiet jaunu uzdevumu.
- Kopējiet un ielīmējiet atbilstošās e-pasta daļas jaunajā uzdevumā.
- Iestatiet informāciju, piemēram, prioritāti, izpildes datumu, krāsu kodu un visu citu, ko izmantojat.
- Saglabājiet jauno uzdevumu.
- Arhivējiet vai dzēsiet e-pastu.
Tie ir seši soļi, lai tikai kaut ko pievienotu savam uzdevumu sarakstam. Nav brīnums, ka e-pasta ziņojumi pārblīvē jūsu iesūtni. Ko darīt, ja jūs varētu šos sešus soļus sadalīt četros? vai trīs?
Nu tu vari! Mēs jums parādīsim, kā.
Saistīts: 7 mazpazīstamas Gmail funkcijas, kuras jums vajadzētu izmēģināt
Daži e-pasta klienti uzdevumus veido labāk nekā citi
Jūsu e-pasta pārvaldībai ir pieejami daudzi klienti, un, kā jūs varētu gaidīt, daži no tiem ir labāki par citiem uzdevumu izveidei.
Tīmekļa klientiem Gmail veic darbu ļoti labi. Programma Tasks ir iebūvēta, un to ir viegli pārvērst par uzdevumu. Ir pat īsinājumtaustiņš, lai izveidotu uzdevumu tieši no pasta — nav nepieciešama pele. Ja nevēlaties datora klientu, Gmail, iespējams, ir jūsu labākā izvēle.
Windows darbvirsmas klientiem Outlook uzvar. Programmā Thunderbird ir daži iebūvēti uzdevumu pārvaldības līdzekļi, kas nav slikti, taču programma Outlook ir daudz plūstošāka un ļauj izveidot savienojumu ar neskaitāmām trešo pušu programmām. Ja kāda iemesla dēļ nevarat izmantot programmu Outlook, Thunderbird ir laba alternatīva. Ja jau izmantojat trešās puses uzdevumu saraksta pārvaldnieku, Thunderbird negriezīs sinepes.
Mac datorā attēls ir nedaudz mazāk pozitīvs. Apple Mail slikti pārvalda uzdevumus, salīdzinot ar Gmail un Outlook. Ja vēlaties pārvaldīt uzdevumus darbvirsmas klientā, iespējams, tas ir labākais risinājums Thunderbird operētājsistēmai Mac . Vai arī varat nosūtīt e-pastu trešās puses uzdevumu saraksta pārvaldniekam un pārvaldīt to tur.
Runājot par mobilajām lietotnēm, Gmail un Outlook darbojas gandrīz vienādi. Nevienam no tiem nav uzdevumu veidotāju tīmeklim vai klientu versijām, taču abi automātiski pārnēsā pievienojumprogrammas trešo pušu lietotnēm. Tātad, ja pārvaldāt savus uzdevumus programmā Trello un pievienojumprogramma ir instalēta savā Gmail vai Outlook klientā, tas būs automātiski pieejams, atverot arī atbilstošo mobilo lietotni. Turklāt, kad ir instalēta Outlook pievienojumprogramma, tā tiek automātiski instalēta darbvirsmas klientā un lietotnes Mobilās ierīces un tīmeklis.
Tā kā Gmail un Outlook ir šīs īpašās ražas krēms, mēs koncentrēsimies uz tiem. Ja jums ir iecienīts klients, kas labi tiek galā ar uzdevumu izveidi, paziņojiet mums komentāros, un mēs to apskatīsim.
Izveidojiet uzdevumus no Gmail
Google nodrošina lietotni Uzdevumi, kas ir iekļauta pakalpojumā Gmail. Tas ir vienkāršs uzdevumu saraksta pārvaldnieks ar ļoti mazām iespējām, lai gan ir mobilā lietotne, kas sniedz dažas papildu pielāgošanas iespējas. Ja jums ir nepieciešams kaut kas vienkāršs, kas cieši sadarbojas ar jūsu Gmail iesūtni, Google uzdevumi ir laba izvēle. E-pasta pārvēršana par uzdevumu ir vienkārša: kad e-pasts ir atvērts, uzdevumjoslā noklikšķiniet uz pogas Vēl un atlasiet Pievienot uzdevumam.
Ja esat maza auguma cilvēks, Shift + T dara to pašu. Sānjoslā tiek atvērta lietotne Uzdevumi, kas parāda jūsu jauno uzdevumu.
Ja jums ir jārediģē uzdevums, lai pievienotu izpildes datumu, papildu informāciju vai apakšuzdevumus, noklikšķiniet uz ikonas Rediģēt.
Nav nepieciešams saglabāt izmaiņas, jo tas tiek darīts automātiski. Kad esat pabeidzis, iesūtnē noklikšķiniet uz pogas Arhivēt (vai izmantojiet īsinājumtaustiņu "e"), lai pārvietotu e-pastu uz savu arhīvu.
Šīs ir trīs vienkāršas darbības:
- Noklikšķiniet uz opcijas Pievienot uzdevumiem (vai izmantojiet īsinājumtaustiņu Shift + T).
- Iestatiet izpildes datumu, papildu informāciju vai apakšuzdevumus.
- Arhivējiet (vai izdzēsiet) e-pastu.
Kā bonusu varat iestatīt pārlūku Chrome, lai tiktu rādīti jūsu uzdevumi Atverot jaunu cilni . Ir lietotne iOS un Android pakalpojumam Google uzdevumi . Uzdevumu izveidot mobilajā lietotnē ir tikpat vienkārši kā tīmekļa lietotnē. Noklikšķiniet uz trim punktiem pasta augšpusē un atlasiet “Pievienot uzdevumiem”.
Tādējādi uzreiz tiek izveidots jauns uzdevums.
Ja pakalpojumā Google uzdevumi nav viss nepieciešamais vai ja jūs jau esat apmierināts ar citu uzdevumu pārvaldnieku, iespējams, tam ir Gmail papildinājums. Pašlaik ir pieejami papildinājumi populārām uzdevumu programmām, piemēram, Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello un citām (lai gan nav Microsoft To-Do vai Apple atgādinājumu).
Iepriekš mēs runājām par Gmail papildinājumu instalēšanu kopumā un Trello papildinājumu konkrēti . Dažādi papildinājumi sniedz dažādas iespējas, taču visi uzdevumu saraksta papildinājumi parasti ļauj pievienot uzdevumu tieši no konkrēta e-pasta. Uzdevumu saraksta papildinājumi ir pieejami arī kā tīmekļa un mobilās lietotnes, kas automātiski sinhronizējas viena ar otru. Tāpat kā Google uzdevumi, varat piekļūt papildinājumiem, kad esat Gmail mobilajā lietotnē.
Izveidojiet uzdevumus programmā Outlook
Programmā Outlook ir iebūvēta lietotne Uzdevumi, kas ir pieejama arī kā tīmekļa lietotne pakalpojumā Office 365. Šeit lietas kļūst nedaudz sarežģītākas, jo ir 2015. gads. Microsoft iegādājās Wunderlist Slavenais uzdevumu vadītājs. Pēdējos četrus gadus esmu pavadījis, pārvēršot to par jaunu, tikai tīmeklim paredzētu Office 365 lietotni, ko sauc (varbūt nedaudz bezizdomas) Microsoft To-Do. Tas galu galā aizstās programmā Outlook iebūvēto uzdevumu funkcionalitāti.
Tomēr pagaidām lietotne Uzdevumi joprojām ir Outlook uzdevumu pārvaldnieks, un nav precīza datuma vai Outlook versijas, kad tas mainīsies. Mēs to pieminam tikai tāpēc, ka, izmantojot O365, jūs atklāsiet, ka visi uzdevumi, ko pievienojat Outlook uzdevumiem, tiek parādīti arī programmā Microsoft To-Do. To-Do vēl nerāda visus datus, ko varat pievienot uzdevumam, taču tas kādā brīdī parādīsies.
Pagaidām Microsoft Tasks ir iebūvētais Outlook uzdevumu pārvaldnieks, tāpēc mēs koncentrēsimies uz to.
Izmantojot Outlook Desktop Client
Šeit Microsoft tradicionāli izceļas, un arī šeit viņi jūs nepieviļ. Ir vairāki veidi, kā izveidot uzdevumu no e-pasta, lai tas atbilstu visām gaumēm. Vai tu varētu:
- Velciet un nometiet e-pasta ziņojumu uzdevumrūtī.
- Pārvietojiet vai kopējiet e-pastu uz mapi Uzdevumi no labās pogas konteksta izvēlnes.
- Izmantojiet Quick Step, lai izveidotu uzdevumu.
Mēs koncentrēsimies uz Quick Step izmantošanu, jo tas nodrošina vislielāko atdevi, un jūs varat piešķirt Quick Step īsinājumtaustiņu, lai nodrošinātu labus rezultātus.
Ja jūs nekad iepriekš neesat izmantojis Outlook uzdevumus, skatiet Mūsu ceļvedis uzdevumrūtī Lai jūs varētu redzēt savus uzdevumus blakus savam pastam.
Kad uzdevumrūts ir atvērta, mēs izveidosim ātru darbību, kas atzīmēs e-pastu kā izlasītu, izveido uzdevumu un pārvieto e-pastu uz jūsu arhīvu. Mēs arī pievienosim īsinājumtaustiņu, lai jums nekad nebūtu jāizmanto pele, lai izveidotu uzdevumu no e-pasta.
Ātrās darbības ļauj atlasīt vairākas darbības, nospiežot vienu pogu (vai īsinājumtaustiņu). To ir viegli izveidot un vēl vienkāršāk lietot, taču, ja iepriekš neesat to pārbaudījis, mēs to izdarījām Galīgais ceļvedis par to . Kad esat izlasījis šo rokasgrāmatu, izveidojiet jaunu Quick Step un pēc tam pievienojiet tālāk norādītās darbības.
- Izveidojiet uzdevumu ar ziņojuma pamattekstu.
- Atzīmēt kā lasītu.
- Pārejiet uz mapi (un atlasiet savu arhīva mapi kā mapi, uz kuru doties).
Izvēlieties tam īsinājumtaustiņu, piešķiriet tam nosaukumu (piemēram, “Izveidot uzdevumu un arhīvu”) un pēc tam noklikšķiniet uz Saglabāt. Tagad tas ir redzams sadaļā Sākums > Ātrās darbības.
Tagad, kad vēlaties pārvērst e-pastu par uzdevumu, vienkārši noklikšķiniet uz Quick Step (vai izmantojiet īsinājumtaustiņu), un tiks izveidots jauns uzdevums. Virsraksts tiek ņemts no e-pasta tēmas rindiņas, un e-pasta pamatteksts kļūst par saturu.
Rediģējiet jebkuru vajadzīgo informāciju (programmā Outlook uzdevumi ir daudz vairāk pielāgošanas opciju nekā programmā Gmail uzdevumi) un noklikšķiniet uz Saglabāt un aizvērt.
Atšķirībā no Gmail, jums ir jāsaglabā jaunais uzdevums, taču atšķirībā no Gmail Quick Step arhivē e-pastu jūsu vietā.
Tātad, šeit ir trīs vienkāršas darbības programmai Outlook:
- Noklikšķiniet uz Quick Step (vai izmantojiet iestatīto saīsni).
- Pielāgojiet visas opcijas vai informāciju pēc saviem ieskatiem.
- Noklikšķiniet uz Saglabāt un aizvērt.
Izmantojot programmu Outlook Web App
Šajā brīdī jūs varētu sagaidīt, ka mēs parādīsim, kā izveidot uzdevumu, izmantojot Outlook tīmekļa lietotni (Outlook.com). Mēs to nedarīsim, jo Outlook tīmekļa lietotnē nav vietējā veida, kā pārvērst e-pastu par uzdevumu. Jūs varat atzīmēt pastu, kas nozīmē, ka tas parādīsies uzdevumu sarakstā, bet tas arī viss.
Šī ir pārsteidzoša Microsoft cenzūra. Mēs nevaram nejust, ka kādā brīdī notiks pāreja uz Microsoft To-Do, kas ietvers ciešu Outlook > To-Do integrāciju.
Lietas ir nedaudz labākas, ja runa ir par trešo pušu lietotņu integrāciju. Pašlaik ir pieejami papildinājumi populārām uzdevumu programmām, piemēram, Asana, Jira, Evernote un Trello, kā arī citām (lai gan nav Gmail uzdevumu vai Apple atgādinājumu). Dažādi papildinājumi sniedz dažādas iespējas, taču, tāpat kā pakalpojumā Gmail, uzdevumu saraksta papildinājumi parasti ļauj pievienot uzdevumu tieši no konkrēta e-pasta, automātiski sinhronizējot gan tīmekļa, gan mobilās lietotnes.
Izmantojiet programmu Outlook Mobile
Tāpat kā Outlook tīmekļa lietotnē, nav vietējā veida, kā pārvērst pastu par uzdevumu no Outlook mobilās lietotnes, lai gan Microsoft To-Do ir pieejams abiem iOS و android . Tas izseko e-pasta ziņojumus, kurus esat atzīmējis kādā no Outlook programmām, taču tas patiesībā nav tas pats, kas uzdevumu integrācija. Ja vēlaties konvertēt Outlook e-pastus par Outlook uzdevumiem, jums patiešām ir jāizmanto Outlook klients.
Ja izmantojat trešās puses uzdevumu saraksta pārvaldnieku, varat piekļūt pievienojumprogrammām, kad atrodaties Outlook mobilajā lietotnē.
Izveidojiet uzdevumus no Apple Mail
Ja izmantojat Apple Mail, vienīgās reālās iespējas ir pārsūtīt e-pastu uz trešās puses lietotni (piemēram, Any.do vai Todoist) un tur pārvaldīt savus uzdevumus vai vilkt un nomest e-pastus atgādinājumos. Tātad Apple manuālais process ir šāds:
- Atveriet savu iecienītāko uzdevumu saraksta pārvaldnieku.
- Pārsūtiet e-pastu uz trešās puses lietotni vai ievietojiet to atgādinājumos.
- Iestatiet informāciju, piemēram, prioritāti, izpildes datumu, krāsu kodu un visu citu, ko izmantojat.
- Saglabājiet jauno uzdevumu.
- Arhivējiet vai dzēsiet e-pastu.
Jūs nevarat darīt daudz, lai uzlabotu šo procesu, jo Apple nav pārāk cieši sasaistījis pastu un atgādinājumus. Uzņēmums arī nepieļauj lielu integrāciju ar trešo pušu lietotnēm. Kamēr tas nav mainījies (un mēs šaubāmies, ka tas notiks tuvākajā laikā), vislabākā iespēja ir pārsūtīt savu e-pastu trešās puses uzdevumu saraksta pārvaldniekam.
Ja vēlaties ar e-pastiem apstrādāt tikai vienu reizi, uzdevumu izveidei ir jābūt pēc iespējas ātrākai un vienkāršākai. Pretējā gadījumā jūsu iesūtne paliks uzdevumu saraksts.
Izmantojot uzdevumu sarakstu pārvaldniekus un trešo pušu pievienojumprogrammas, Gmail un Outlook sniedz jums nepieciešamos rīkus, lai ātri, vienkārši un efektīvi izveidotu uzdevumus no e-pastiem.
