Panduan Pengguna Perniagaan untuk Google Voice

Nah, masa ujian: Dalam satu ayat, bolehkah anda beritahu saya apa yang dia lakukan Google Voice ؟

Soalan yang sukar dijawab oleh pakar Google yang paling dipandang rendah sekalipun — dan bagi orang biasa yang waras yang tidak mementingkan teknologi, jawapannya biasanya terletak di antara "huh?" dan "Tunggu, adakah ini perkara yang sama dengan gChat?"

Sungguh, ini tidak menghairankan. Google Voice ialah salah satu perkhidmatan Google yang paling kompleks, mengelirukan dan kurang dipromosikan. Tetapi ia juga merupakan salah satu yang paling berkuasa - sekiranya Anda meluangkan masa untuk mengetahui dengan tepat apa yang anda lakukan dan bagaimana ia boleh berfungsi untuk anda.

Dan terutamanya jika anda menggunakan telefon anda untuk sebarang jenis perniagaan, ia boleh membuat perbezaan siang dan malam dalam keupayaan anda untuk terus berhubung dan seproduktif mungkin, tidak kira di mana anda bekerja atau jenis peranti yang anda gunakan pada mana-mana sahaja. seketika. Tanpa keterlaluan, ia akan mengubah sepenuhnya cara anda berfikir tentang peranti mudah alih moden anda dan apa itu nombor telefon.

Anggap ini panduan tidak rasmi anda untuk bermula dengan Google Voice dan kemudian memanfaatkan sepenuhnya perkara yang kurang dihargai tetapi penuh potensi.

Asas Perniagaan Google Voice

Kita akan mulakan dengan asas - dan kembali kepada soalan yang saya ajukan pada permulaan perbualan ini: Apa dia adalah Google Voice betul-betul?

Dalam bentuk yang paling mudah, Google Voice Ia adalah perkhidmatan berasaskan awan yang menguruskan nombor telefon anda untuk anda. Daripada menyambung ke SIM dan memautkannya secara khusus kepada telefon pintar fizikal tunggal, nombor anda berada dalam pelayan Google yang nipis dan dikawal sepenuhnya oleh perisian Google.

Walaupun kedengaran aneh, susunan ini akhirnya membebaskan nombor anda daripada belenggu tradisional mereka dan membolehkan anda berkomunikasi dalam pelbagai cara yang mudah dan meningkatkan kecekapan.

Pada dasarnya, ini membolehkan anda untuk:

1. Buat dan terima panggilan menggunakan nombor standard anda pada mana-mana peranti - telefon, tablet atau komputer meja. Tiada sesiapa yang anda bercakap akan tahu perbezaannya.
2. Hantar dan terima mesej teks biasa melalui tapak suara atau apl pada mana-mana peranti pada bila-bila masa - walaupun dengan peranti yang disambungkan berbilang dalam satu masa.

Bersama-sama, ini bermakna mana-mana telefon, tablet atau komputer yang anda log masuk ke Google Voice berkesan menjadi "telefon" anda — tidak kira apa jenis sambungan ia dihidupkan atau walaupun ia mempunyai perkhidmatan selular yang aktif.

Jadi, sebagai contoh, anda boleh:

• Pasang apl Google Voice dihidupkan Telefon Android lama , kemudian buatkannya berdering apabila panggilan datang ke nombor anda, boleh membuat panggilan keluar padanya daripada nombor anda dan anda boleh menghantar serta menerima teks padanya dengan nombor biasa anda selagi ia disambungkan ke Wi-Fi.
• Pasang apl Google Voice dihidupkan Chromebook atau tablet Android Berhubung dengan pelanggan dan rakan sekerja dengan cara yang sama dari sana.
• Log masuk ke tapak web Google Voice pada mana-mana komputer riba dan layan panggilan serta mesej padanya seolah-olah Beliau Telefon anda – tidak kira sama ada telefon pintar semasa anda berada berdekatan atau dihidupkan.

Perkara yang cukup transformatif, bukan? Dan banyak lagi: Google Voice juga menyalin mel suara secara automatik dan membolehkan anda mendengar e-mel أو Baca dari mana-mana peranti yang anda log masuk. Ia membawa penapisan spam peringkat Google kepada panggilan masuk, mesej teks dan mel suara, serta pilihan untuk menyaring semua panggilan anda. Dan ia memberi anda sistem pemajuan panggilan kontekstual yang berkuasa - hampir sama Penapis Gmail untuk telefon anda.

Seperti yang saya katakan, ini adalah perkhidmatan yang sangat berkuasa tetapi juga kompleks yang mengelirukan. Mari selami dan terokai setiap bahagian teka-teki yang terakhir supaya anda boleh memastikan anda memanfaatkan sepenuhnya semua yang ditawarkannya.

Bermula dengan Google Voice

Langkah pertama untuk bermula dengan Google Voice adalah mudah Log masuk ke perkhidmatan Dan sediakan diri anda dengan nombor. Bahagian proses ini paling mudah jika anda bermula pada komputer.

Dengan akaun Google individu yang tidak dikaitkan dengan syarikat, anda boleh memilih nombor Google Voice baharu dengan serta-merta di mana-mana kod kawasan yang tersedia secara percuma atau anda boleh memilih untuk membayar $20 untuk memindahkan nombor sedia ada untuk perkhidmatan . Dalam mana-mana kes, anda mesti berada di Amerika Syarikat untuk layak. (Maaf, kawan dunia!)

Dengan akaun Google Workspace yang dipautkan kepada syarikat, Voice tersedia di Amerika Syarikat serta di Belgium, Kanada, Denmark, Perancis, Jerman, Ireland, Itali, Belanda, Portugal, Sepanyol, Sweden, Switzerland dan United Kingdom. Pentadbir ruang kerja anda perlu mengaktifkan perkhidmatan untuk anda dan kosnya $10, $20 atau $30 setiap pengguna sebulan Syarikat dibilkan - bergantung pada kategori perkhidmatan yang dipilih.

Walau apa pun, sebaik sahaja anda menetapkan nombor anda, anda akan mendapati diri anda menentang Panel Kawalan Rumah Google Voice . Di sinilah anda akan sentiasa dapat melihat panggilan dan mesej terbaharu anda, membuat panggilan dan mesej Baru Baca atau dengar mesej mel suara yang ditinggalkan pada nombor anda.

Selagi tapak web anda dibuka, sebarang panggilan masuk ke nombor anda akan berdering pada komputer anda — dan anda boleh menjawabnya serta-merta.

Kami akan kembali untuk meneroka beberapa tetapan lanjutan dalam satu saat. Mula-mula, kami perlu mengalihkan tumpuan kami seketika dan menyediakan Google Voice pada mana-mana telefon yang anda mahu gunakan — termasuk telefon utama yang anda harapkan untuk komunikasi harian anda.

Sediakan telefon dengan Google Voice

Sekarang setelah kita selesai dengan persediaan audio asas, bahagian ini agak mudah:

• Jika anda menggunakan telefon Android, lakukan Muat turun dan pasang apl Google Voice daripada Gedung Play .
• Jika anda menggunakan iPhone, lakukan Muat turun dan pasang apl Voice daripada App Store .

Sama ada cara, buka apl dan ikut gesaan untuk log masuk dengan akaun Google yang sama yang anda gunakan dalam persediaan awal pada komputer anda.

Pada Android, anda akan dikehendaki menyambungkan peranti ini kepada Google Voice untuk membenarkan telefon membuat dan menerima panggilan menggunakan nombor Google Voice anda. Jika telefon anda mempunyai perkhidmatan selular aktif dengan nombor berasingan Disambungkan ke pembawa anda, ikut langkah untuk memautkan kedua-duanya dan benarkan ia berfungsi bersama.

Jika anda menggunakan telefon lama atau kedua Tidak Ia mempunyai perkhidmatan selular yang aktif, cuma langkau langkah ini. Anda masih boleh membuat dan menerima panggilan menggunakan nombor Google Voice anda apabila telefon disambungkan ke rangkaian Wi-Fi.

Pada Android dan iOS, anda kemudian akan melihat antara muka papan pemuka Google Voice utama — dengan tab untuk panggilan terbaharu anda, kenalan, mesej teks dan mesej mel suara anda. Butang hijau bulat di penjuru kanan sebelah bawah skrin akan membolehkan anda membuat panggilan baharu atau memulakan mesej baharu, bergantung pada tab yang anda lihat.

Dan pada kedua-dua platform, anda akan dapat mengetik ikon menu tiga baris di penjuru kiri sebelah atas apl untuk mencari menu tetapan utama.

Sebentar lagi, kami akan meneroka tetapan Suara utama terus dari tapak web perkhidmatan, di mana setiap pilihan terakhir tersedia, tetapi buat masa ini anda boleh melihat dengan pantas pada Buat dan Terima Panggilan (atau Buat dan Terima Panggilan) dan Panggilan Masuk kawasan Dalam Tetapan Aplikasi. Ini akan mengawal dengan tepat cara panggilan keluar dan masuk daripada nombor suara anda dikendalikan Ini Peranti khusus — jika mereka akan bergantung pada minit selular yang disediakan oleh pembawa anda, dengan mengandaikan ia tersedia, atau jika mereka akan bergantung terutamanya pada Wi-Fi dan/atau data mudah alih — dan juga jika panggilan masuk akan menyebabkan telefon berdering supaya anda menyedarinya.

Secara lalai, mereka tidak akan melakukannya. Jadi, jika anda ingin dapat menjawab panggilan ke nombor Google Voice anda pada peranti ini, anda pasti perlu melaraskannya.

Jika anda mempunyai sebarang telefon lain atau mana-mana tablet yang anda ingin tambahkan pada campuran dan membenarkan akses kepada semua fungsi Google Voice yang sama, ulangi proses yang sama ini pada mana-mana daripadanya, menggunakan apl Android atau iOS yang sesuai.

Cuma ingat: jika anda menyediakan semua peranti ini untuk menjawab panggilan, anda akan mendapat banyak perkara berdering setiap kali seseorang mendail nombor anda. Jadi, jika anda لا Inginkan sekumpulan peranti berbeza yang menuntut perhatian anda pada masa yang sama dengan setiap panggilan masuk, pastikan anda pergi ke tetapan pemberitahuan apl Google Voice pada setiap peranti dan buat pelarasan yang sesuai.

Selain itu, kami bersedia untuk kembali ke komputer anda untuk menggali semua tetapan Google Voice.

Teroka Tetapan Google Voice

Nah – adakah anda bersedia untuk melangkah ke beberapa kuasa terbesar Google Voice?

Kembali pada tapak desktop audio, klik ikon gear di penjuru kanan sebelah atas skrin. Ini akan membawa anda ke menu tetapan Google Voice penuh, di mana anda akan menemui setiap pilihan yang tersedia.

Ya Allah, ramaikah mereka.

Bahagian pertama skrin, "Akaun," mengandungi semua nombor asas dan tetapan pengurusan peranti, pada bila-bila masa anda perlu membuat sebarang perubahan asas. Satu-satunya perkara yang perlu anda fikirkan sekarang ialah "nombor berkaitan". Jika anda ingin menetapkan nombor Google Voice anda untuk memajukan kepada mana-mana nombor Yang lain Sedia ada – talian pejabat, telefon bimbit kedua atau pun telefon rakan sekerja – klik butang “Nombor Terpaut Baharu” dan ikuti langkah untuk menambah dan mengesahkan nombor yang anda perlukan.

Bergerak, bahagian kedua skrin, Messages, mempunyai suis togol tunggal untuk memajukan sebarang mesej masuk ke e-mel anda (ke dalam peti masuk akaun Google yang sama). Ia adalah sentuhan yang mudah tetapi berguna, terutamanya jika anda tinggal dalam peti masuk anda dan ingin memastikan anda tidak terlepas apa-apa pada siang hari.

Bahagian ketiga, "Panggilan," ialah tempat kuasa sebenar Google Voice bermula. Di bawah Pemajuan Panggilan, anda akan dapat menukar suis di sebelah mana-mana nombor berkaitan yang telah anda tambahkan untuk memajukan semua panggilan masuk pada nombor Google Voice anda kepadanya pada setiap masa.

Dan tepat di bawah itu, bahagian Pemajuan Panggilan Tersuai akan membolehkan anda menyediakan penapis kontekstual untuk jenis pemajuan khusus Hanya panggilan ke nombor terpaut yang berbeza. Cuma klik pada Cipta Peraturan dan anda akan dapat memilih kenalan individu, kumpulan kenalan atau kategori kenalan yang luas seperti pemanggil tanpa nama dan kemudian beritahu Google Voice dengan tepat apa yang perlu dilakukan apabila orang tersebut menghubungi anda.

JR Rafael / IDG

Kembali pada skrin tetapan Google Voice utama, bahagian Panggilan mempunyai beberapa pilihan lain yang bernilai masa anda untuk dipertimbangkan:

• Ciri Dapatkan Makluman E-mel Panggilan Terlepas akan melakukan apa yang anda harapkan. Ini cara yang bagus untuk memastikan panggilan penting tidak disedari.
• Panggilan Skrin akan meminta setiap pemanggil masuk menyebut nama mereka dan kemudian menangguhkan mereka semasa anda mendengar rakaman supaya anda boleh memutuskan sama ada anda mahu menjawab.
• Pilihan Panggilan Masuk akan mengaktifkan keupayaan anda untuk merakam panggilan masuk dengan menekan 4 dan mengalihkan panggilan yang sedang berjalan ke salah satu nombor terpaut anda yang lain dengan menekan kekunci * (walaupun hanya pada akaun Google individu dan bukan dalam tetapan Google Voice yang berkaitan dengan ruang kerja, agak pelik).

Tatal dari sana ke Mel Suara dan anda akan menemui pilihan untuk merakam mel suara keluar dan mengurus pilihan berkaitan mel suara lain.

Di bawah Pembayaran, anda boleh memautkan kaedah pembayaran untuk memohon kredit untuk panggilan antarabangsa, jika anda mahu. Di AS, panggilan yang dibuat melalui Google Voice ke nombor AS yang lain serta nombor Kanada adalah percuma sepenuhnya, manakala Panggilan ke negara lain berbeza dari segi harga .

Dan akhir sekali, di bawah Keselamatan, anda mungkin mahu menukar suis di sebelah Penapisan Spam. Ini akan membolehkan sistem pengesanan spam Google menghentikan panggilan, mesej dan mel suara yang tidak diingini daripada mengganggu anda.

wah! Saya memberitahu anda bahawa Google Voice mempunyai banyak lapisan yang menarik, bukan? Dapatkan telefon, walaupun: Kami mempunyai sepasang lagi kemungkinan besar untuk diterokai sebelum kami memanggilnya sehari.

Ganjaran Google Voice untuk Perniagaan

Salah satu set ciri Google Voice yang paling berguna hanya tersedia untuk akaun perniagaan - khususnya, mereka yang menggunakan tahap perkhidmatan Google Voice Standard atau Premier ($20 atau $30 setiap pengguna sebulan).

Jika organisasi anda mengikut rancangan sedemikian, anda boleh menghubungi dua pilihan pengurusan telefon lanjutan untuk perniagaan:

1. Anda boleh menyediakan sistem menu telefon suara profesional automatik sepenuhnya yang menjawab panggilan pada salah satu nombor Google Voice anda dan mengarahkan pemanggil ke tempat yang berbeza bergantung pada masa hari dan pilihan yang mereka pilih.
2. Anda boleh membuat kumpulan dering yang memudahkan berbilang orang mengendalikan panggilan masuk ke nombor yang sama — seperti nombor satu yang dipermudahkan untuk pasukan jualan anda, contohnya. Nombor induk boleh sama ada menelefon setiap ahli pasukan yang berkaitan pada masa yang sama supaya sesiapa yang menjawab terlebih dahulu menerima panggilan, atau ia boleh memanggil semua nombor yang berkaitan secara individu dalam susunan rawak.

Kedua-dua pilihan boleh dikonfigurasikan oleh pentadbir Google Workspace dalam bahagian Google Voice pada konsol Pentadbiran Google.

Oh, dan satu lagi perkara: mana-mana nombor Google Voice boleh terus menghubungi pelbagai Kotak dan telefon khusus Yang membolehkan anda mendapatkan dengan berkesan Pada telefon seperti talian tetap tanpa langganan untuk pejabat atau pejabat rumah anda . Anda boleh membuat nombor kendiri melalui Google Voice untuk talian sedemikian dan juga membuat panggilan daripada nombor Google Voice lain secara automatik, selain membunyikan peranti lain, supaya anda boleh menjawab sebarang panggilan dengan mudah di mana-mana sahaja yang anda mahukan.

Dan kini anda tahu, dari awal hingga akhir, cara Google Voice boleh mengubah kerja anda dan cara anda berfikir tentang telefon anda. Apa yang tinggal ialah membuat akaun anda, sediakan perkara seperti yang anda mahu, dan kemudian nikmati pendekatan anda yang baru dimaklumkan untuk pengurusan nombor telefon.