Mengekalkan perkembangan terkini dengan e-mel anda boleh menimbulkan tekanan, memakan masa dan membosankan. Tidak sukar untuk mengumpul sejumlah besar e-mel yang belum dibaca. Oleh sebab itu, adalah mudah untuk terus menyemak aliran mesej yang berterusan — dengan mengorbankan tugas lain.
Saya mempunyai berbilang akaun e-mel, dan saya menghadapi kesukaran untuk memastikan bilangan yang belum dibaca itu rendah. Jadi saya melakukan penyelidikan dan mengumpulkan petua tentang cara untuk meningkatkan pengurusan peti masuk saya. Berikut ialah beberapa petua berguna yang saya temui untuk memudahkan anda mengendalikan peti masuk anda, menghabiskan lebih sedikit masa berurusan dengan e-mel dan pastikan anda tidak lupa membalas mesej penting.
Jangan semak semua e-mel anda semasa ia masuk
Dengan e-mel yang melanda peti masuk anda sepanjang hari, mudah untuk terganggu, walaupun semasa anda berada di tengah-tengah sesuatu yang penting. Daripada membaca setiap satu setelah anda mendapatnya, luangkan sedikit masa setiap hari untuk membaca dan membalas e-mel anda. Jika anda tidak perlu mencari e-mel atau pengumuman penting, jadualkan dalam beberapa waktu rehat pada siang hari untuk menyemak e-mel anda. Jika tidak, tinggal di luar peti masuk anda.
Ia juga merupakan idea yang baik untuk menjadualkan masa yang lebih lama sekali seminggu atau setiap beberapa hari untuk melakukan beberapa kerja keras mengatur peti masuk anda, seperti membuat dan menggunakan folder dan label serta menghantar e-mel yang panjang itu.
Jika anda masih mendapati diri anda menyemak imbas melalui apl e-mel anda, anda juga mungkin mahu mematikan pemberitahuan e-mel, memastikan apl e-mel ditutup dan pastikan anda tidak membiarkan peti masuk anda terbuka dalam tab lain.
Anda tidak perlu menjawab semuanya sekaligus
Apabila anda melakukan salah satu semakan peti masuk biasa anda, hanya berurusan dengan e-mel yang boleh ditangani dengan cepat. Jika e-mel memerlukan respons pantas, buka dan jawabnya semasa anda menyemak imbas mesej anda. Tetapi jika ia memerlukan lebih banyak masa, ambil masa itu untuk menjawabnya kemudian. Anda boleh mengkategorikan e-mel ini, meletakkannya dalam folder tertentu atau menggunakan ciri tunda untuk menerima e-mel pada masa yang lebih sesuai.
Buat berbilang bahagian atau folder dalam peti masuk anda
Gunakan folder yang berbeza untuk menyimpan e-mel anda. Ini boleh berdasarkan kepentingan, kesegeraan, tempoh masa yang diambil untuk menanganinya, atau jenis tindakan yang mereka perlukan. Reka letak tab lalai dalam Gmail dan Peti Masuk Berfokus dalam Outlook boleh membantu menapis spam dan e-mel promosi serta memudahkan untuk mencari dan menyemak e-mel penting. Dalam Gmail, anda juga boleh menukar format supaya e-mel anda diisih ke dalam bahagian yang berbeza dan anda boleh memilih bahagian tersebut. Begitu juga, Outlook membolehkan anda menyusun e-mel anda ke dalam kumpulan tersuai.
Gunakan penapis, peraturan dan label
Penapis dan peraturan mengarahkan mesej e-mel masuk ke folder tertentu. Mereka boleh membantu menjimatkan masa dan memastikan anda menumpukan perhatian anda pada e-mel yang paling penting. Label juga boleh menjadi cara yang baik untuk mengatur dan membantu anda menjejaki e-mel anda dengan membenarkan anda mengisih mesej anda mengikut teg yang berbeza dan bukannya menggunakan folder.
membuat acuan
Kadangkala anda akhirnya menghantar e-mel yang serupa berulang kali. Untuk memudahkan urusan, anda boleh menyediakan dan menggunakan templat e-mel untuk menghantar e-mel supaya anda tidak perlu terus menulis mesej yang sama berulang kali. Anda juga boleh menggunakan alatan seperti Smart Write dan Smart Reply dalam Gmail untuk membantu menulis e-mel dengan lebih pantas.
berhenti melanggan
Nyahlanggan daripada senarai mel dan e-mel promosi. Semak surat berita anda dan pastikan anda hanya mendaftar untuk mesej yang telah anda baca dan padamkan sebarang mesej yang belum anda baca baru-baru ini. Selain itu, pastikan anda menyahlanggan sebarang makluman media sosial yang anda tidak perlukan. (Anda mungkin perlu pergi ke tetapan akaun media sosial anda untuk mematikan ini.) Sebagai alternatif, anda boleh menggunakan akaun e-mel yang berasingan untuk e-mel promosi dan menyimpan e-mel penting pada akaun utama anda.
Buang e-mel pukal yang anda tidak perlukan
Jika anda mendapat CC dalam perbualan, anda tidak perlu mengemas kini atau anda berada dalam urutan e-mel balas-semua, anda boleh mengabaikan urutan ini untuk mengelak daripada menerima semua balasan. Untuk melakukan ini, buka sebarang mesej dalam urutan, ketik tiga titik di bahagian atas skrin (di atas baris subjek) dan pilih "Abaikan" daripada pilihan lungsur turun dalam Gmail atau "Abaikan" jika anda menggunakan prospek.
Jangan jadikan peti masuk anda sebagai senarai tugasan anda
Ia boleh menggoda untuk menandakan e-mel sebagai "belum dibaca" sebagai peringatan untuk membalasnya (saya pasti bersalah dalam hal ini) atau kerana ia mengandungi tugasan yang perlu anda selesaikan, tetapi ia juga boleh mengacaukan peti masuk anda. Simpan senarai tugasan yang berasingan (terdapat banyak apl yang tersedia untuk itu, atau anda boleh menggunakan nota asas atau apl nota melekit) atau letakkannya dalam folder tertentu. Jika anda menggunakan Gmail, anda boleh menggunakan apl Google Task bersama peti masuk anda; Cuma klik pada anak panah kecil "Tunjukkan Panel Sisi" di penjuru kanan sebelah bawah skrin, dan pilih ikon Tugas di sana.
Adalah idea yang baik untuk menjalankan senarai berasingan supaya anda boleh mengemas kininya dengan item daripada e-mel anda. Contohnya, jika e-mel anda mengandungi pautan ke artikel yang ingin anda baca apabila anda mempunyai lebih banyak masa, mulakan dengan senarai bacaan — cuma jangan simpannya dalam peti masuk anda.
