Cara Cepat Menukar E-mel kepada Tugasan Ini ialah artikel kami yang akan membincangkan cara kami boleh menukar e-mel kami kepada tugasan.
Jika anda menggunakan OHIO (hanya berurusan dengannya sekali) untuk mengisih e-mel anda, anda mungkin mahu menukar beberapa e-mel kepada tugas. Berikut ialah cara untuk melakukannya dengan cepat dan cekap supaya anda boleh terus berurusan dengan e-mel anda yang lain.
Jadikan ia cepat dan mudah
Peti masuk anda bukan senarai tugasan; Ia adalah mel masuk. Sangat menggoda untuk meninggalkan e-mel dalam peti masuk anda kerana ia lebih mudah, tetapi kemudian tugas yang perlu anda selesaikan terkubur dalam banjir peti masuk e-mel.
Inilah sebabnya orang ramai mendapat masalah. Proses manual untuk menukar e-mel kepada tugas selalunya seperti ini:
- Buka pengurus senarai tugas kegemaran anda.
- Buat tugasan baharu.
- Salin dan tampal bahagian e-mel yang berkaitan ke dalam tugasan baharu.
- Tetapkan butiran, seperti keutamaan, tarikh tamat tempoh, kod warna dan apa sahaja yang anda gunakan.
- Simpan tugasan baharu.
- Arkibkan atau padamkan e-mel.
Itulah enam langkah, hanya untuk menambah sesuatu pada senarai tugasan anda. Tidak hairanlah anda berakhir dengan e-mel yang mengacaukan peti masuk anda. Bagaimana jika anda boleh memotong enam langkah itu kepada empat? atau tiga?
Anda boleh! Kami akan tunjukkan caranya.
Berkaitan : 7 Ciri Gmail Yang Kurang Diketahui Yang Perlu Anda Cuba
Sesetengah klien e-mel lebih baik dalam membuat tugasan daripada yang lain
Terdapat banyak pelanggan yang tersedia untuk mengurus e-mel anda, dan seperti yang anda jangkakan, sesetengah pelanggan lebih baik daripada yang lain untuk membuat tugasan.
Untuk pelanggan web, Gmail menjalankan tugas dengan baik. Apl Tasks terbina dalam dan mudah untuk menjadikan mel sebagai tugasan. Malah terdapat pintasan papan kekunci untuk membuat tugasan terus daripada mel - tiada tetikus diperlukan. Jika anda tidak mahu klien desktop, Gmail mungkin pertaruhan terbaik anda.
Untuk pelanggan desktop Windows, Outlook menang. Thunderbird mempunyai beberapa ciri pengurusan tugas terbina dalam, yang tidak buruk, tetapi Outlook adalah lebih lancar dan membolehkan anda menyambung ke pelbagai apl pihak ketiga. Jika atas sebab tertentu anda tidak boleh menggunakan Outlook, Thunderbird ialah alternatif yang baik. Jika anda sudah menggunakan pengurus senarai tugasan pihak ketiga, Thunderbird tidak akan memotong mustard.
Pada Mac, gambar agak kurang positif. Apple Mail menguruskan tugas dengan lemah berbanding Gmail dan Outlook. Jika anda ingin menguruskan tugasan pada klien desktop, maka mungkin pilihan terbaik anda ialah Thunderbird untuk Mac . Atau anda boleh menghantar e-mel kepada pengurus senarai tugasan pihak ketiga dan mengurusnya di sana.
Mengenai apl mudah alih, Gmail dan Outlook berfungsi hampir sama. Kedua-duanya tidak mempunyai pembangun tugas untuk web atau versi klien, tetapi kedua-duanya mengalihkan alat tambah secara automatik ke apl pihak ketiga. Jadi, jika anda mengurus tugas anda dalam Trello dan memasang alat tambah dalam klien Gmail atau Outlook anda, ia akan tersedia secara automatik apabila anda membuka apl mudah alih yang sepadan juga. Di samping itu, apabila anda memasang tambahan Outlook, ia dipasang secara automatik pada klien desktop dan aplikasi Mudah alih dan web.
Memandangkan Gmail dan Outlook adalah krim untuk tanaman khusus ini, kami akan menumpukan padanya. Jika anda mempunyai pelanggan kegemaran yang mengendalikan penciptaan tugas dengan baik, beritahu kami dalam ulasan dan kami akan melihatnya.
Buat tugasan daripada Gmail
Google menyediakan apl yang dipanggil Tasks, yang disertakan dengan Gmail. Ia adalah pengurus senarai tugasan yang mudah dengan pilihan yang sangat sedikit, walaupun terdapat aplikasi mudah alih yang memberi anda beberapa pilihan penyesuaian tambahan. Jika anda memerlukan sesuatu yang mudah yang berfungsi rapat dengan peti masuk Gmail anda, Google Tasks ialah pilihan yang kukuh. Mengubah e-mel menjadi tugas adalah mudah: dengan e-mel dibuka, klik butang Lagi dalam bar tugas dan pilih Tambah ke Tugasan.
Jika anda seorang yang pendek, Shift + T melakukan perkara yang sama. Apl Tasks dibuka dalam bar sisi yang memaparkan tugasan baharu anda.
Jika anda perlu mengedit tugasan untuk menambah tarikh akhir, butiran tambahan atau subtugas, klik ikon Edit.
Tidak perlu menyimpan perubahan, kerana ini dilakukan secara automatik. Apabila anda selesai, klik butang Arkib dalam peti masuk anda (atau gunakan pintasan papan kekunci "e") untuk mengalihkan e-mel ke arkib anda.
Ini adalah tiga langkah mudah:
- Klik pilihan Tambah pada Tugasan (atau gunakan pintasan Shift + T).
- Tetapkan tarikh akhir, butiran tambahan atau subtugas.
- Arkibkan (atau padam) e-mel.
Sebagai bonus, anda boleh menetapkan Chrome untuk memaparkan tugasan anda Apabila anda membuka tab baharu . Terdapat aplikasi iOS dan Android untuk Google Tasks . Semudah membuat tugasan dalam apl mudah alih seperti dalam apl web. Klik pada tiga titik di bahagian atas mel dan pilih "Tambah pada Tugasan."
Ini mewujudkan tugas baharu serta-merta.
Jika Tugasan Google tidak mempunyai semua yang anda perlukan atau jika anda sudah selesa dengan pengurus tugas lain, mungkin terdapat alat tambah Gmail untuknya. Pada masa ini terdapat alat tambah untuk apl tugasan yang popular, seperti Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello dan lain-lain (walaupun tiada Microsoft To-Do atau Peringatan Apple).
Kami sebelum ini membincangkan pemasangan alat tambah Gmail secara umum, dan alat tambah Trello secara khusus . Alat tambah yang berbeza memberi anda pilihan yang berbeza, tetapi semua alat tambah senarai tugasan biasanya membenarkan anda menambah tugasan terus daripada e-mel tertentu. Alat tambah senarai tugasan juga tersedia sebagai aplikasi web dan mudah alih yang menyegerak secara automatik antara satu sama lain. Dan seperti Google Tasks, anda boleh mengakses alat tambah apabila anda berada dalam apl mudah alih Gmail.
Buat tugasan daripada Outlook
Outlook mempunyai apl terbina dalam dipanggil Tasks, yang juga tersedia sebagai apl web dalam Office 365. Perkara menjadi lebih rumit di sini kerana pada tahun 2015 Microsoft membeli Wunderlist Pengurus tugas yang terkenal. Saya telah menghabiskan masa empat tahun yang lalu mengubahnya menjadi apl Office 365 web sahaja baharu yang dipanggil (mungkin agak tidak imaginatif) Microsoft To-Do. Ia akhirnya akan menggantikan fungsi Tasks terbina dalam dalam Outlook.
Walau bagaimanapun, buat masa ini, apl Tasks masih menjadi pengurus tugas Outlook, dan tiada tarikh tepat atau versi Outlook apabila ini akan berubah. Kami menyebut perkara ini hanya kerana jika anda menggunakan O365, anda akan mendapati bahawa sebarang tugasan yang anda tambahkan pada Outlook Tasks juga muncul dalam Microsoft To-Do. Tugasan belum lagi menunjukkan semua data yang boleh anda tambahkan pada tugasan, tetapi ia akan pada satu ketika.
Buat masa ini, Microsoft Tasks ialah pengurus tugas Outlook terbina dalam, jadi kami akan menumpukan padanya.
Menggunakan Pelanggan Desktop Outlook
Di sinilah Microsoft secara tradisinya cemerlang, dan mereka juga tidak mengecewakan anda di sini. Terdapat pelbagai cara untuk membuat tugasan daripada e-mel untuk memenuhi semua citarasa. Bolehkah awak:
- Seret dan lepaskan mesej e-mel ke dalam anak tetingkap tugas.
- Alihkan atau salin e-mel ke folder Tugasan daripada menu konteks klik kanan.
- Gunakan Langkah Pantas untuk membuat tugasan.
Kami akan menumpukan pada menggunakan Langkah Pantas kerana ini memberikan yang terbaik untuk wang anda, dan anda boleh menetapkan pintasan papan kekunci kepada Langkah Pantas untuk langkah yang baik.
Jika anda tidak pernah menggunakan Outlook Tasks sebelum ini, lihat Panduan kami ke anak tetingkap tugas Jadi anda boleh melihat tugas anda di sebelah mel anda.
Setelah anak tetingkap tugas dibuka, kami akan membuat langkah pantas yang menandakan e-mel sebagai dibaca, mencipta tugasan dan mengalihkan e-mel ke arkib anda. Kami juga akan menambah pintasan papan kekunci, jadi anda tidak perlu menggunakan tetikus anda untuk membuat tugasan daripada e-mel.
Langkah Pantas membolehkan anda memilih berbilang tindakan dengan klik butang (atau pintasan papan kekunci). Ia mudah untuk dibuat dan lebih mudah untuk digunakan, tetapi jika anda belum menyemaknya sebelum ini, kami telah melakukannya Panduan muktamad mengenainya . Setelah anda membaca panduan ini, buat Langkah Pantas baharu, kemudian tambah tindakan berikut:
- Buat tugasan dengan badan mesej.
- Tanda sebagai telah dibaca.
- Navigasi ke folder (dan pilih folder arkib anda sebagai folder untuk pergi).
Pilih pintasan papan kekunci untuknya, beri nama (seperti, "Buat tugas dan arkib"), kemudian klik Simpan. Ia kini boleh dilihat dalam bahagian Laman Utama > Langkah Pantas.
Sekarang, apabila anda ingin menukar e-mel kepada tugas, cuma klik pada Langkah Pantas (atau gunakan pintasan papan kekunci), dan ia akan mencipta tugasan baharu. Ia mengambil tajuk daripada baris subjek e-mel, dan badan e-mel menjadi kandungannya.
Edit sebarang butiran yang anda mahukan (terdapat lebih banyak pilihan penyesuaian dalam Tugasan Outlook daripada yang terdapat dalam Tugasan Gmail) dan klik Simpan & Tutup.
Tidak seperti Gmail, anda perlu menyimpan tugas baharu, tetapi juga tidak seperti Gmail, Quick Step mengarkibkan e-mel untuk anda.
Jadi berikut adalah tiga langkah mudah untuk Outlook juga:
- Klik Langkah Pantas (atau gunakan pintasan yang anda tetapkan).
- Laraskan sebarang pilihan atau butiran mengikut kesesuaian anda.
- Klik Simpan dan Tutup.
Menggunakan Apl Web Outlook
Pada ketika ini, anda mungkin mengharapkan kami menunjukkan kepada anda cara membuat tugasan menggunakan apl web Outlook (Outlook.com). Kami tidak akan melakukannya kerana tiada cara asli untuk menukar e-mel menjadi tugasan dalam apl web Outlook. Anda boleh menandakan mel, yang bermaksud ia akan muncul dalam senarai tugas, tetapi itu sahaja.
Ini adalah penapisan yang mengejutkan dari Microsoft. Kami tidak dapat mengelak daripada merasakan bahawa pada satu ketika, akan ada peralihan kepada Microsoft To-Do yang akan merangkumi penyepaduan Outlook > To-Do yang ketat.
Perkara menjadi lebih baik sedikit apabila ia berkaitan dengan penyepaduan apl pihak ketiga. Pada masa ini terdapat alat tambah untuk apl tugasan yang popular, seperti Asana, Jira, Evernote dan Trello, serta yang lain (walaupun tiada Tugasan Gmail atau Peringatan Apple). Alat tambah yang berbeza memberi anda pilihan yang berbeza, tetapi, seperti Gmail, alat tambah senarai tugasan biasanya membenarkan anda menambah tugasan terus daripada e-mel tertentu, menyegerakkan kedua-dua web dan apl mudah alih secara automatik.
Menggunakan Apl Mudah Alih Outlook
Sama seperti apl web Outlook, tiada cara asli untuk menukar mel menjadi tugas daripada apl mudah alih Outlook, walaupun Microsoft To-Do tersedia untuk kedua-duanya. iOS و Android . Ia menjejaki e-mel yang telah anda tandakan dalam mana-mana apl Outlook, tetapi itu tidak benar-benar sama dengan penyepaduan tugas. Jika anda ingin menukar e-mel Outlook kepada tugas Outlook, anda benar-benar perlu menggunakan klien Outlook.
Jika anda menggunakan pengurus senarai tugas pihak ketiga, anda boleh mengakses tambahan apabila anda berada dalam apl mudah alih Outlook.
Buat tugasan daripada Apple Mail
Jika anda menggunakan Apple Mail, satu-satunya pilihan sebenar anda ialah memajukan mel anda ke apl pihak ketiga (seperti Any.do atau Todoist) dan mengurus tugas anda di sana, atau seret dan lepaskan e-mel ke dalam peringatan anda. Jadi, untuk Apple, proses manual ialah:
- Buka pengurus senarai tugas kegemaran anda.
- Majukan e-mel ke apl pihak ketiga atau lepaskannya ke dalam peringatan.
- Tetapkan butiran, seperti keutamaan, tarikh tamat tempoh, kod warna dan apa sahaja yang anda gunakan.
- Simpan tugasan baharu.
- Arkibkan atau padamkan e-mel.
Tidak banyak yang boleh anda lakukan untuk menambah baik proses ini kerana Apple tidak mengikat Mail dan Peringatan terlalu ketat. Syarikat itu juga tidak membenarkan banyak penyepaduan dengan aplikasi pihak ketiga. Sehingga ini berubah (dan kami ragu ia akan berlaku tidak lama lagi), pilihan terbaik anda ialah memajukan mel anda kepada pengurus senarai tugasan pihak ketiga.
Jika anda lebih suka berurusan dengan e-mel anda sekali sahaja, membuat tugasan hendaklah secepat dan semudah mungkin. Jika tidak, peti masuk anda akan kekal sebagai senarai tugasan.
Dengan pengurus senarai tugasan dan alat tambah pihak ketiga, Gmail dan Outlook memberi anda alatan yang anda perlukan untuk membuat tugasan daripada e-mel dengan cepat, mudah dan cekap.
