Kif Tikkonverti Emails malajr f'Ħidmiet Dan huwa l-artiklu tagħna li fih se nitkellmu dwar kif nistgħu nbiddlu l-emails tagħna f'kompiti.
Jekk tuża l-OHIO (ittrattah darba biss) biex issolvi l-email tiegħek, probabilment trid tibdel xi emails f'kompiti. Hawn kif tagħmel dan malajr u b'mod effiċjenti sabiex tkun tista' tkompli tittratta l-emails l-oħra tiegħek.
Agħmilha malajr u faċli
L-inbox tiegħek mhix lista ta' affarijiet li tagħmel; Hija posta deħlin. Huwa jitħajjar li tħalli emails fl-inbox tiegħek għaliex huwa aktar faċli, iżda mbagħad il-kompiti li għandek bżonn biex twettaq huma midfuna fil-pataflun inbox email.
Hawn għaliex in-nies jidħlu fl-inkwiet. Il-proċess manwali għall-konverżjoni ta' email f'kompitu spiss imur hekk:
- Iftaħ il-maniġer tal-lista tal-kompiti favoriti tiegħek.
- Oħloq kompitu ġdid.
- Ikkopja u waħħal il-partijiet rilevanti tal-email fil-kompitu l-ġdid.
- Issettja d-dettalji, bħall-prijorità, id-data dovuta, il-kodiċi tal-kulur, u kwalunkwe ħaġa oħra li qed tuża.
- Issejvja l-kompitu l-ġdid.
- Arkivja jew ħassar l-email.
Dawk huma sitt passi, biss biex iżżid xi ħaġa mal-lista tal-affarijiet tiegħek. Mhux ta’ b’xejn li tispiċċa bl-emails iħammġu l-inbox tiegħek. X'jiġri kieku tista' taqta' dawk is-sitt passi f'erbgħa? jew tlieta?
Ukoll tista '! Aħna ser nuruk kif.
Relatati: 7 Karatteristiċi tal-Gmail Ftit Magħrufa Għandek Tipprova
Xi klijenti tal-email huma aħjar biex joħolqu kompiti minn oħrajn
Hemm ħafna klijenti disponibbli biex jimmaniġġjaw l-email tiegħek, u kif tistenna, xi wħud huma aħjar minn oħrajn għall-ħolqien tal-kompiti.
Għall-klijenti tal-web, Gmail jagħmel ix-xogħol tajjeb ħafna. L-app Tasks hija integrata, u huwa faċli li l-posta tinbidel f'biċċa xogħol. Hemm anke shortcut tat-tastiera biex toħloq kompitu direttament mill-posta - l-ebda maws meħtieġ. Jekk ma tridx klijent tad-desktop, il-Gmail huwa probabbilment l-aħjar għażla tiegħek.
Għall-klijenti tad-desktop tal-Windows, l-Outlook jirbaħ. Thunderbird għandu xi karatteristiċi ta 'ġestjoni tal-kompiti integrati, li mhumiex ħżiena, iżda Outlook huwa ħafna aktar fluwidu u jippermettilek tikkonnettja ma' numru kbir ta 'apps ta' partijiet terzi. Jekk għal xi raġuni ma tistax tuża Outlook, Thunderbird hija alternattiva tajba. Jekk diġà qed tuża maniġer tal-lista ta' affarijiet ta' parti terza, Thunderbird mhux se jaqta' l-mustarda.
Fuq Mac, l-istampa hija ftit inqas pożittiva. Apple Mail tamministra l-kompiti ħażin meta mqabbla ma 'Gmail u Outlook. Jekk trid timmaniġġja l-kompiti fuq klijent tad-desktop, allura probabbilment l-aħjar għażla tiegħek hija Thunderbird għall-Mac . Jew tista 'tibgħat email lil maniġer tal-lista ta' xogħlijiet ta' parti terza u timmaniġġjaha hemmhekk.
Meta niġu għall-apps mobbli, Gmail u Outlook jaħdmu kważi l-istess. L-ebda wieħed minnhom ma għandu bennejja tal-kompiti għall-verżjonijiet tal-web jew tal-klijenti, iżda t-tnejn awtomatikament itrasferixxu add-ons għal apps ta 'partijiet terzi. Għalhekk, jekk timmaniġġja l-kompiti tiegħek fi Trello u jkollok is-add-on installat fil-klijent tal-Gmail jew Outlook tiegħek, ikun disponibbli awtomatikament meta tiftaħ ukoll l-app mobbli korrispondenti. Barra minn hekk, meta tinstalla add-in ta 'Outlook, huwa installat awtomatikament fuq il-klijent tad-desktop u apps Il-mowbajl u l-web.
Peress li l-Gmail u l-Outlook huma l-krema ta 'dan il-wiċċ partikolari, aħna ser niffukaw fuq dawk. Jekk għandek klijent favorit li jieħu ħsieb il-ħolqien tal-kompitu tajjeb, għarrafna fil-kummenti, u nagħtu ħarsa.
Oħloq kompiti mill-Gmail
Google jipprovdi app imsejħa Tasks, li hija mibnija fil-Gmail. Huwa sempliċi maniġer tal-lista ta 'dol bi ftit għażliet, għalkemm hemm app mobbli li tagħtik xi għażliet ta' customization addizzjonali. Jekk għandek bżonn xi ħaġa sempliċi li taħdem sewwa mal-inbox tal-Gmail tiegħek, Google Tasks hija għażla soda. Li ddawwar email f'kompitu huwa faċli: bl-email miftuħa, ikklikkja l-buttuna Aktar fit-taskbar u agħżel Żid To Do.
Jekk inti persuna qasira, Shift + T tagħmel l-istess ħaġa. L-app Tasks tiftaħ fil-sidebar li turi l-kompitu l-ġdid tiegħek.
Jekk għandek bżonn teditja l-kompitu biex iżżid data ta' skadenza, dettalji addizzjonali, jew sottokompiti, ikklikkja l-ikona Editja.
M'hemmx bżonn li tissejvja l-bidliet, peress li dan isir awtomatikament. Meta tkun lest, ikklikkja l-buttuna Arkivju fl-inbox tiegħek (jew uża s-shortcut tat-tastiera "e") biex tmexxi l-email fl-arkivju tiegħek.
Dawn huma tliet passi sempliċi:
- Ikklikkja l-għażla Żid mal-Kompiti (jew uża s-shortcut Shift + T).
- Issettja data ta' skadenza, dettalji addizzjonali, jew kompiti sekondarji.
- Arkivja (jew ħassar) l-email.
Bħala bonus, tista 'tissettja Chrome biex turi l-kompiti tiegħek Meta tiftaħ tab ġdida . Hemm app iOS u Android għal Google Tasks . Huwa faċli li toħloq kompitu fl-app mobbli daqs kemm hi fl-app tal-web. Ikklikkja fuq it-tliet tikek fin-naħa ta’ fuq tal-posta u agħżel “Żid mal-Kompiti”.
Dan joħloq kompitu ġdid istantanjament.
Jekk Google Tasks m'għandux dak kollu li għandek bżonn, jew jekk diġà tkun komdu ma 'task manager ieħor, probabbilment hemm add-on tal-Gmail għaliha. Bħalissa hemm add-ons għal apps popolari ta' affarijiet, bħal Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello, u oħrajn (għalkemm m'hemm l-ebda Microsoft To-Do jew Apple Reminders).
Preċedentement, koprejna l-installazzjoni ta 'add-ons tal-Gmail b'mod ġenerali, u s-add-on ta' Trello speċifikament . Add-ons differenti jagħtuk għażliet differenti, iżda l-add-ons kollha tal-lista ta 'dot-do ġeneralment jippermettulek iżżid kompitu direttament minn email speċifika. Is-supplimenti tal-lista ta’ affarijiet li jagħmlu huma disponibbli wkoll bħala apps tal-web u tal-mowbajl li jissinkronizzaw awtomatikament ma’ xulxin. U bħal Google Tasks, tista' taċċessa add-ons meta tkun fl-app mobbli tal-Gmail.
Oħloq kompiti mill-Outlook
L-Outlook għandu app inkorporata msejħa Tasks, li hija wkoll disponibbli bħala app tal-web fl-Office 365. L-affarijiet isiru xi ftit aktar ikkumplikati hawnhekk għaliex huwa l-2015 Microsoft xtrat lil Wunderlist Il-famuż kompitu manager. Jien qattajt l-aħħar erba' snin nibdilha f'app ġdida ta' Office 365 biss għall-web imsejħa (forsi xi ftit mhux immaġinattiva) Microsoft To-Do. Eventwalment se tissostitwixxi l-funzjonalità tal-Kompiti mibnija fl-Outlook.
Madankollu, għalissa, l-app Tasks għadha l-maniġer tal-kompiti ta 'Outlook, u m'hemm l-ebda data eżatta jew verżjoni ta' Outlook meta din tinbidel. Insemmu dan biss għaliex jekk tuża O365, issib li kwalunkwe ħidma li żżid ma 'Outlook Tasks tidher ukoll f'Microsoft To-Do. To-Do għadha ma turix id-dejta kollha li tista 'żżid ma' kompitu, iżda f'xi punt.
Għalissa, Microsoft Tasks huwa l-maniġer tal-kompiti ta' Outlook integrat, għalhekk aħna niffukaw fuq dan.
Tuża l-Outlook Desktop Client
Dan huwa fejn Microsoft tradizzjonalment jeċċella, u lanqas ma jħalluk hawn isfel. Hemm diversi modi kif toħloq kompitu minn email biex tilqa' għall-gosti kollha. Tista:
- Iddreggja u qiegħed messaġġ elettroniku fil-panew tal-ħidma.
- Mexxi jew ikkopja l-email fil-folder Tasks mill-menu tal-kuntest tal-ikklikkja tal-lemin.
- Uża Quick Step biex toħloq kompitu.
Aħna ser niffukaw fuq l-użu ta 'Quick Step peress li dan jipprovdi l-aktar bang għall-flus tiegħek, u tista' tassenja shortcut tat-tastiera għal Quick Step għal miżura tajba.
Jekk qatt ma użajt Outlook Tasks qabel, ara Il-gwida tagħna għall-panew tal-ħidma Allura tista 'tara l-kompiti tiegħek ħdejn il-posta tiegħek.
Ladarba l-panew tal-ħidma jinfetaħ, aħna noħolqu pass rapidu li jimmarka l-email bħala moqrija, toħloq kompitu, u tmexxi l-email fl-arkivju tiegħek. Inżidu wkoll shortcut tat-tastiera, sabiex qatt ma jkollok tuża l-maws biex toħloq kompitu minn email.
Quick Steps jippermettilek tagħżel azzjonijiet multipli bil-ikklikkja ta' buttuna (jew shortcut tat-tastiera). Huwa faċli li toħloq u saħansitra aktar faċli biex tużah, imma jekk ma ċċekkjajtux qabel, għandna Gwida aħħarija dwarha . Ladarba tkun qrajt din il-gwida, oħloq Quick Step ġdid, imbagħad żid l-azzjonijiet li ġejjin:
- Oħloq kompitu mal-korp tal-messaġġ.
- Immarka kif moqri.
- Innaviga lejn il-folder (u agħżel il-folder tal-arkivju tiegħek bħala l-folder fejn tmur).
Agħżel shortcut tat-tastiera għaliha, agħtiha isem (bħal, "Oħloq kompitu u arkivju"), imbagħad ikklikkja Save. Issa huwa viżibbli fit-taqsima Home > Quick Steps.
Issa, meta trid iddawwar email f'kompitu, sempliċement ikklikkja fuq Quick Step (jew uża shortcut tat-tastiera), u se toħloq kompitu ġdid. Huwa jieħu t-titlu mil-linja tas-suġġett tal-email, u l-korp tal-email isir il-kontenut.
Editja kwalunkwe dettalji li trid (hemm ħafna aktar għażliet ta 'personalizzazzjoni f'Outlook Tasks milli hemm f'Gmail Tasks) u kklikkja Save & Close.
B'differenza mill-Gmail, għandek bżonn tissejvja l-kompitu l-ġdid, iżda wkoll b'differenza mill-Gmail, Quick Step arkivja l-email għalik.
Allura hawn tliet passi sempliċi għall-Outlook ukoll:
- Ikklikkja Quick Step (jew uża s-shortcut li ssettja).
- Aġġusta kwalunkwe għażla jew dettalji kif tara xieraq.
- Ikklikkja Save u Agħlaq.
Bl-użu tal-Outlook Web App
F'dan il-punt, tista 'tistenna li nuruk kif toħloq kompitu billi tuża l-app web Outlook (Outlook.com). Aħna mhux se għaliex m'hemm l-ebda mod indiġeni biex inbiddlu email f'kompitu fl-app web Outlook. Tista 'timmarka l-posta, li jfisser li se tidher fil-lista tal-kompiti, iżda dak hu.
Din hija ċensura sorprendenti minn Microsoft. Ma nistgħux ma nħossux li f'xi punt, se jkun hemm bidla għal Microsoft To-Do li se tinkludi integrazzjoni stretta Outlook > To-Do.
L-affarijiet huma ftit aħjar meta niġu għall-integrazzjoni ta 'app ta' partijiet terzi. Bħalissa hemm add-ons għal apps popolari ta' xogħol, bħal Asana, Jira, Evernote, u Trello, kif ukoll oħrajn (għalkemm m'hemm l-ebda Tasks tal-Gmail jew Apple Reminders). Add-ons differenti jagħtuk għażliet differenti, iżda, bħal fil-Gmail, add-ons tal-lista tal-affarijiet ġeneralment iħalluk iżżid kompitu direttament minn email speċifika, billi tissinkronizza kemm l-apps tal-web kif ukoll tal-mowbajl awtomatikament.
Bl-użu tal-Outlook Mobile App
Eżatt bħall-app tal-web Outlook, m'hemm l-ebda mod indiġenu biex il-posta tinbidel f'kompitu mill-app tal-mowbajl tal-Outlook, għalkemm Microsoft To-Do hija disponibbli għat-tnejn. IOS و Android . Iżomm rekord tal-emails li tkun immarkajt fi kwalunkwe mill-apps tal-Outlook, iżda dan mhuwiex verament l-istess bħall-integrazzjoni tal-kompiti. Jekk trid tikkonverti l-emails tal-Outlook f'ħidmiet tal-Outlook, int verament bżonn tuża l-klijent tal-Outlook.
Jekk tuża maniġer tal-lista ta’ affarijiet li tagħmel ta’ parti terza, tista’ taċċessa l-add-ins meta tkun fl-app tal-mowbajl tal-Outlook.
Oħloq kompiti minn Apple Mail
Jekk tuża Apple Mail, l-uniċi għażliet reali tiegħek huma li tibgħat il-posta tiegħek lil app ta’ parti terza (bħal Any.do jew Todoist) u timmaniġġja l-kompiti tiegħek hemmhekk, jew drag and drop emails fit-tfakkiriet tiegħek. Allura, għal Apple, il-proċess manwali huwa:
- Iftaħ il-maniġer tal-lista tal-kompiti favoriti tiegħek.
- Ibgħat l-email lil app ta 'parti terza jew poġġiha fit-tfakkiriet.
- Issettja d-dettalji, bħall-prijorità, id-data dovuta, il-kodiċi tal-kulur, u kwalunkwe ħaġa oħra li qed tuża.
- Issejvja l-kompitu l-ġdid.
- Arkivja jew ħassar l-email.
M'hemmx ħafna li tista 'tagħmel biex ittejjeb dan il-proċess minħabba li Apple ma rabatx il-Posta u t-Tfakkiriet wisq stretti. Il-kumpanija wkoll ma tippermettix ħafna integrazzjoni ma 'apps ta' partijiet terzi. Sakemm dan jinbidel (u aħna niddubitaw li se jiġri fi żmien qasir), l-aħjar għażla tiegħek hija li tibgħat il-posta tiegħek lil maniġer tal-lista ta' xogħlijiet ta' parti terza.
Jekk tippreferi tittratta l-emails tiegħek darba biss, il-ħolqien tal-kompiti għandu jkun malajr u faċli kemm jista 'jkun. Inkella, l-inbox tiegħek tibqa' lista ta' affarijiet.
B'maniġers tal-listi ta' affarijiet li tagħmel u add-ons ta' partijiet terzi, Gmail u Outlook jagħtuk l-għodda li għandek bżonn biex toħloq kompiti mill-emails malajr, faċilment u b'mod effiċjenti.
