कसरी छिटो इमेलहरूलाई कार्यहरूमा बदल्ने

कसरी द्रुत रूपमा इमेलहरूलाई कार्यहरूमा रूपान्तरण गर्ने यो हाम्रो लेख हो कि हामी कसरी हाम्रा इमेलहरूलाई कार्यहरूमा बदल्न सक्छौं।

यदि तपाइँ आफ्नो इमेल क्रमबद्ध गर्न OHIO प्रयोग गर्नुहुन्छ (केवल यसलाई एक पटक व्यवहार गर्नुहोस्), तपाइँ सम्भवतः केहि इमेलहरूलाई कार्यहरूमा बदल्न चाहानुहुन्छ। यसलाई कसरी छिटो र कुशलतापूर्वक गर्ने भनेर यहाँ छ ताकि तपाईं आफ्नो अन्य इमेलहरूसँग सम्झौता गर्न जारी राख्न सक्नुहुन्छ।

यसलाई छिटो र सजिलो बनाउनुहोस्

तपाइँको इनबक्स गर्न को लागी सूची छैन; यो आगमन मेल हो। तपाईंको इनबक्समा इमेलहरू छोड्न यो प्रलोभन हो किनभने यो सजिलो छ, तर त्यसपछि तपाईंले गर्न आवश्यक कार्यहरू इमेल इनबक्स जलप्रलयमा गाडिएका छन्।

यहाँ मानिसहरू किन समस्यामा पर्छन्। इमेललाई कार्यमा रूपान्तरण गर्नको लागि म्यानुअल प्रक्रिया प्राय: यसरी जान्छ:

1. आफ्नो मनपर्ने कार्य सूची प्रबन्धक खोल्नुहोस्।
2. नयाँ कार्य सिर्जना गर्नुहोस्।
3. नयाँ कार्यमा इमेलको सान्दर्भिक भागहरू प्रतिलिपि गरेर टाँस्नुहोस्।
4. विवरणहरू सेट गर्नुहोस्, जस्तै प्राथमिकता, नियत मिति, रङ कोड, र तपाईंले प्रयोग गरिरहनुभएको अन्य कुराहरू।
5. नयाँ कार्य बचत गर्नुहोस्।
6. इमेल संग्रह वा मेटाउनुहोस्।

ती छवटा चरणहरू हुन्, केवल तपाइँको कार्य सूचीमा केहि थप्नको लागि। तपाईको इनबक्समा अव्यवस्थित इमेलहरूको साथ समाप्त हुने कुनै आश्चर्य छैन। के हुन्छ यदि तपाइँ ती छवटा चरणहरूलाई चारमा काट्न सक्नुहुन्छ? वा तीन?

ठीक छ तपाईं सक्नुहुन्छ! हामी तपाईंलाई कसरी देखाउनेछौं।

सम्बन्धित: 7 थोरै-ज्ञात Gmail सुविधाहरू तपाईंले प्रयास गर्नुपर्छ

केहि इमेल क्लाइन्टहरू अरू भन्दा कार्यहरू सिर्जना गर्नमा राम्रो छन्

तपाईको इमेल प्रबन्ध गर्न धेरै क्लाइन्टहरू उपलब्ध छन्, र तपाईले अपेक्षा गरे जस्तै, केहि कार्यहरू सिर्जना गर्नका लागि अरू भन्दा राम्रो छन्।

वेब क्लाइन्टहरूका लागि, जीमेलले राम्रोसँग काम गर्छ। Tasks एप भित्र निर्मित छ, र मेललाई कार्यमा बदल्न सजिलो छ। मेलबाट सीधै कार्य सिर्जना गर्न किबोर्ड सर्टकट पनि छ - कुनै माउस आवश्यक छैन। यदि तपाइँ डेस्कटप क्लाइन्ट चाहनुहुन्न भने, Gmail तपाइँको सबैभन्दा राम्रो शर्त हो।

विन्डोज डेस्कटप क्लाइन्टहरूका लागि, आउटलुकले जित्छ। थन्डरबर्डमा केही बिल्ट-इन कार्य व्यवस्थापन सुविधाहरू छन्, जुन खराब छैनन्, तर आउटलुक धेरै तरल छ र तपाईंलाई तेस्रो-पक्ष अनुप्रयोगहरूको असंख्यमा जडान गर्न अनुमति दिन्छ। यदि कुनै कारणले तपाईंले Outlook प्रयोग गर्न सक्नुहुन्न भने, Thunderbird राम्रो विकल्प हो। यदि तपाइँ पहिले नै तेस्रो-पक्ष गर्ने सूची प्रबन्धक प्रयोग गर्दै हुनुहुन्छ भने, थन्डरबर्डले तोरी काट्ने छैन।

म्याकमा, तस्विर अलि कम सकारात्मक छ। एप्पल मेलले जीमेल र आउटलुकको तुलनामा खराब रूपमा कार्यहरू व्यवस्थापन गर्दछ। यदि तपाइँ डेस्कटप क्लाइन्टमा कार्यहरू प्रबन्ध गर्न चाहनुहुन्छ भने, त्यसपछि तपाइँको उत्तम विकल्प हो थन्डरबर्ड म्याकको लागि । वा तपाईंले तेस्रो-पक्ष गर्ने सूची प्रबन्धकलाई इमेल पठाउन र त्यहाँ व्यवस्थापन गर्न सक्नुहुन्छ।

जब यो मोबाइल एप्स को लागी आउँदछ, जीमेल र आउटलुक धेरै धेरै समान काम गर्दछ। तिनीहरूमध्ये कुनै पनि वेब वा क्लाइन्ट संस्करणहरूको लागि कार्य निर्माणकर्ताहरू छैनन्, तर दुवै स्वचालित रूपमा तेस्रो-पक्ष एपहरूमा एड-अनहरू पोर्ट गर्छन्। त्यसोभए, यदि तपाइँ Trello मा तपाइँको कार्यहरू व्यवस्थापन गर्नुहुन्छ र तपाइँको Gmail वा Outlook क्लाइन्टमा एड-अन स्थापित छ भने, यो स्वचालित रूपमा उपलब्ध हुनेछ जब तपाइँ सम्बन्धित मोबाइल एप पनि खोल्नुहुनेछ। थप रूपमा, जब तपाइँ आउटलुक एड-इन स्थापना गर्नुहुन्छ, यो स्वचालित रूपमा डेस्कटप क्लाइन्टमा स्थापना हुन्छ र एपहरू मोबाइल र वेब।

Gmail बाट कार्यहरू सिर्जना गर्नुहोस्

गुगलले टास्क नामक एप प्रदान गर्दछ, जुन जीमेलमा समावेश छ। यो धेरै थोरै विकल्पहरू भएको एक सरल कार्य सूची प्रबन्धक हो, यद्यपि त्यहाँ एक मोबाइल एप छ जसले तपाईंलाई केही थप अनुकूलन विकल्पहरू दिन्छ। यदि तपाईलाई केहि सरल चाहिन्छ जुन तपाईको जीमेल इनबक्ससँग कडाईका साथ काम गर्दछ, Google कार्यहरू एक ठोस विकल्प हो। इमेललाई टास्कमा परिणत गर्नु एउटा हावा हो: इमेल खुला हुँदा, टास्कबारमा थप बटनमा क्लिक गर्नुहोस् र थप गर्नको लागि चयन गर्नुहोस्।

यदि तपाईं छोटो व्यक्ति हुनुहुन्छ भने, Shift + T ले उही कुरा गर्छ। तपाईंको नयाँ कार्य देखाउने साइडबारमा Tasks एप खुल्छ।

यदि तपाईंले म्याद मिति, थप विवरणहरू, वा उपकार्यहरू थप्न कार्य सम्पादन गर्न आवश्यक छ भने, सम्पादन आइकनमा क्लिक गर्नुहोस्।

परिवर्तनहरू बचत गर्न आवश्यक छैन, किनकि यो स्वचालित रूपमा गरिन्छ। जब तपाइँ सक्नुभयो, तपाईको इनबक्समा अभिलेख बटन क्लिक गर्नुहोस् (वा किबोर्ड सर्टकट "e" प्रयोग गर्नुहोस्) तपाईको अभिलेखमा इमेल सार्नको लागि।

यी तीन सरल चरणहरू छन्:

1. कार्यहरू थप्नुहोस् विकल्पमा क्लिक गर्नुहोस् (वा सर्टकट Shift + T प्रयोग गर्नुहोस्)।
2. नियत मिति, अतिरिक्त विवरण वा उपकार्यहरू सेट गर्नुहोस्।
3. इमेल संग्रह (वा मेट्नुहोस्)।

बोनसको रूपमा, तपाईंले आफ्नो कार्यहरू प्रदर्शन गर्न Chrome लाई सेट गर्न सक्नुहुन्छ जब तपाइँ नयाँ ट्याब खोल्नुहुन्छ । त्यहाँ एउटा एप छ Google कार्यहरूको लागि iOS र एन्ड्रोइड । यो वेब एपमा जस्तै मोबाइल एपमा कार्य सिर्जना गर्न सजिलो छ। मेलको शीर्षमा तीनवटा थोप्लाहरूमा क्लिक गर्नुहोस् र "कार्यहरूमा थप्नुहोस्" चयन गर्नुहोस्।

यसले तुरुन्तै नयाँ कार्य सिर्जना गर्दछ।

यदि Google Tasks मा तपाईलाई चाहिने सबै कुरा छैन, वा यदि तपाई पहिले नै अर्को कार्य प्रबन्धकसँग सहज हुनुहुन्छ भने, त्यहाँ सम्भवतः यसको लागि Gmail एड-अन छ। त्यहाँ हाल लोकप्रिय गर्नका लागि एपहरू छन्, जस्तै Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello, र अन्य (यद्यपि त्यहाँ कुनै Microsoft To-do वा Apple रिमाइन्डरहरू छैनन्)।

पहिले, हामीले सामान्य रूपमा जीमेल एड-अनहरू, र ट्रेलो एड-अन स्थापना गर्ने कुरालाई कभर गर्यौं विशेष गरी । विभिन्न एड-अनहरूले तपाईंलाई बिभिन्न विकल्पहरू दिन्छन्, तर सबै कार्य सूची एड-अनहरूले सामान्यतया तपाईंलाई एक विशेष इमेलबाट सीधा कार्य थप्न अनुमति दिन्छ। टु-डु सूची एड-अनहरू वेब र मोबाइल एपहरूको रूपमा पनि उपलब्ध छन् जुन स्वचालित रूपमा एकअर्कासँग सिंक हुन्छन्। र Google Tasks जस्तै, तपाईं Gmail मोबाइल एपमा हुँदा एड-अनहरू पहुँच गर्न सक्नुहुन्छ।

Outlook बाट कार्यहरू सिर्जना गर्नुहोस्

Outlook मा Tasks नामक एउटा अन्तर्निर्मित एप छ, जुन Office 365 मा वेब एपको रूपमा पनि उपलब्ध छ। कुराहरू यहाँ अलि जटिल हुन्छन् किनभने यो 2015 हो। माइक्रोसफ्टले Wunderlist खरिद गर्यो प्रसिद्ध कार्य प्रबन्धक। मैले यसलाई नयाँ वेब-मात्र Office 365 एप (सायद अलि अकल्पनीय) माइक्रोसफ्ट टु-डूमा परिणत गर्न विगत चार वर्ष खर्च गरेको छु। यसले अन्ततः Outlook मा निर्मित कार्य कार्यक्षमतालाई प्रतिस्थापन गर्नेछ।

यद्यपि, अहिलेको लागि, कार्य एप अझै पनि आउटलुक कार्य प्रबन्धक हो, र यो कहिले परिवर्तन हुनेछ भन्ने कुनै सटीक मिति वा Outlook संस्करण छैन। हामीले यो मात्र उल्लेख गरेका छौं किनभने यदि तपाईंले O365 प्रयोग गर्नुभयो भने, तपाईंले Outlook Tasks मा थप्नुभएको कुनै पनि कार्य Microsoft To-do मा देखा पर्नुहुनेछ। कार्यमा तपाईंले थप्न सक्ने सबै डेटा अझै देखाउँदैन, तर यो कुनै समयमा हुनेछ।

अहिलेको लागि, Microsoft Tasks बिल्ट-इन Outlook टास्क प्रबन्धक हो, त्यसैले हामी त्यसमा ध्यान केन्द्रित गर्नेछौं।

आउटलुक डेस्कटप क्लाइन्ट प्रयोग गर्दै

यो जहाँ Microsoft परम्परागत रूपमा उत्कृष्ट छ, र तिनीहरूले तपाईंलाई यहाँ निराश पनि गर्दैनन्। सबै स्वादहरू पूरा गर्न इमेलबाट कार्य सिर्जना गर्ने धेरै तरिकाहरू छन्। के तपाईं:

1. कार्य फलकमा इमेल सन्देश तान्नुहोस् र छोड्नुहोस्।
2. दायाँ-क्लिक सन्दर्भ मेनुबाट कार्य फोल्डरमा इमेल सार्नुहोस् वा प्रतिलिपि गर्नुहोस्।
3. कार्य सिर्जना गर्न द्रुत चरण प्रयोग गर्नुहोस्।

हामी द्रुत चरण प्रयोग गर्नमा ध्यान केन्द्रित गर्नेछौं किनकि यसले तपाईंको पैसाको लागि सबैभन्दा ठूलो ब्यांग प्रदान गर्दछ, र तपाईंले राम्रो उपायको लागि द्रुत चरणमा किबोर्ड सर्टकट तोक्न सक्नुहुन्छ।

यदि तपाईंले पहिले कहिल्यै Outlook Tasks प्रयोग गर्नुभएको छैन भने, हेर्नुहोस् कार्य फलकमा हाम्रो गाइड  त्यसैले तपाईले आफ्नो मेलको छेउमा आफ्नो कार्यहरू हेर्न सक्नुहुन्छ।

एक पटक कार्य फलक खुला भएपछि, हामी एउटा द्रुत चरण सिर्जना गर्नेछौं जसले इमेललाई पढिएको भनी चिन्ह लगाउँछ, एउटा कार्य सिर्जना गर्छ, र इमेललाई तपाईंको अभिलेखमा सार्छ। हामी एक किबोर्ड सर्टकट पनि थप्नेछौं, ताकि तपाईले इमेलबाट कार्य सिर्जना गर्न आफ्नो माउस प्रयोग गर्नु पर्दैन।

द्रुत चरणहरूले तपाईंलाई बटन (वा किबोर्ड सर्टकट) को क्लिकको साथ धेरै कार्यहरू चयन गर्न अनुमति दिन्छ। यो सिर्जना गर्न सजिलो छ र प्रयोग गर्न पनि सजिलो छ, तर यदि तपाईंले यसलाई पहिले जाँच गर्नुभएको छैन भने, हामीसँग छ  यसको बारेमा अन्तिम गाइड । तपाईंले यो गाइड पढिसकेपछि, नयाँ द्रुत चरण सिर्जना गर्नुहोस्, र त्यसपछि निम्न कार्यहरू थप्नुहोस्:

1. सन्देशको मुख्य भागसँग कार्य सिर्जना गर्नुहोस्।
2. पढिसकेको अंकित गर्नुहोस्।
3. फोल्डरमा नेभिगेट गर्नुहोस् (र फोल्डरमा जानको लागि आफ्नो संग्रह फोल्डर चयन गर्नुहोस्)।