Op de hoogte blijven van uw e-mail kan stressvol, tijdrovend en saai zijn. Het is niet moeilijk om een groot aantal ongelezen e-mails te verzamelen. Hierdoor is het gemakkelijk om de constante stroom van berichten te blijven controleren — ten koste van andere taken.
Ik heb meerdere e-mailaccounts en ik vind het moeilijk om dat aantal ongelezen berichten laag te houden. Dus ik deed wat onderzoek en verzamelde tips over hoe ik mijn inboxbeheer kon verbeteren. Hier zijn enkele nuttige tips die ik heb gevonden om het gebruik van uw inbox te vergemakkelijken, minder tijd te besteden aan het afhandelen van e-mails en ervoor te zorgen dat u niet vergeet te reageren op een belangrijk bericht.
Controleer niet al je e-mails als ze binnenkomen
Met e-mails die de hele dag in je inbox terechtkomen, is het gemakkelijk om afgeleid te worden, zelfs als je midden in iets belangrijks zit. In plaats van ze allemaal te lezen als je ze eenmaal hebt ontvangen, neem je elke dag de tijd om je e-mails door te nemen en te beantwoorden. Als je niet hoeft te zoeken naar belangrijke e-mails of aankondigingen, plan dan een paar korte pauzes in om je e-mail te checken. Blijf anders uit je inbox.
Het is ook een goed idee om eens per week of om de paar dagen een langere tijd in te plannen om wat van het harde werk te doen om je inbox te organiseren, zoals het maken en gebruiken van mappen en labels en het verzenden van die lange e-mails.
Als je nog steeds door je e-mailapp bladert, wil je misschien ook e-mailmeldingen uitschakelen, de e-mailapp gesloten houden en ervoor zorgen dat je je inbox niet op een ander tabblad hebt geopend.
Je hoeft ze niet allemaal tegelijk te beantwoorden
Wanneer u een van uw reguliere inboxcontroles uitvoert, behandel dan alleen e-mails die snel kunnen worden afgehandeld. Als een e-mail snel moet worden beantwoord, opent u deze en beantwoordt u deze terwijl u door uw berichten bladert. Maar als het meer tijd nodig heeft, neem die tijd dan om het later te beantwoorden. U kunt deze e-mails categoriseren, in een specifieke map plaatsen of de snooze-functie gebruiken om de e-mail op een geschikter tijdstip te ontvangen.
Maak meerdere secties of mappen in je inbox
Gebruik verschillende mappen om uw e-mails op te slaan. Deze kunnen gebaseerd zijn op belangrijkheid, urgentie, hoe lang het duurt om ze af te handelen of het soort acties dat ze vereisen. De standaard lay-out met tabbladen in Gmail en Postvak IN met focus in Outlook kan helpen bij het filteren van spam en promotionele e-mails en het gemakkelijker maken om belangrijke e-mails te vinden en te controleren. In Gmail kun je ook de indeling wijzigen, zodat je e-mails in verschillende secties worden gesorteerd, en je kunt kiezen welke secties dat zijn. Evenzo kunt u met Outlook uw e-mail indelen in aangepaste groepen.
Filters, regels en labels gebruiken
Filters en regels leiden inkomende e-mailberichten naar specifieke mappen. Ze kunnen u helpen tijd te besparen en ervoor te zorgen dat u uw aandacht richt op de e-mails die er het meest toe doen. Labels kunnen ook een goede manier zijn om uw e-mail te ordenen en u te helpen uw e-mail bij te houden door u uw berichten op verschillende tags te laten sorteren in plaats van mappen te gebruiken.
mallen maken
Soms stuur je herhaaldelijk soortgelijke e-mails. Om het u gemakkelijker te maken, kunt u e-mailsjablonen instellen en gebruiken om e-mails te verzenden, zodat u niet steeds hetzelfde bericht hoeft te schrijven. Je kunt ook tools zoals Slim schrijven en Slim beantwoorden in Gmail gebruiken om sneller e-mails te schrijven.
Afmelden
Afmelden voor mailinglijsten en promotionele e-mails. Ga door je nieuwsbrieven en zorg ervoor dat je je alleen hebt aangemeld voor berichten die je al hebt gelezen, en verwijder alle berichten die je onlangs niet hebt gelezen. Zorg er ook voor dat u zich afmeldt voor alle waarschuwingen op sociale media die u niet nodig heeft. (Mogelijk moet u naar de instellingen van uw sociale media-accounts gaan om dit uit te schakelen.) U kunt ook een apart e-mailaccount gebruiken voor promotionele e-mails en belangrijke e-mails op uw hoofdaccount bewaren.
Gooi bulk-e-mails weg die u niet nodig hebt
Als je een CC krijgt in een gesprek, je hoeft niet bij te werken of als je in een e-mailthread met alle antwoorden zit, kun je deze thread negeren om te voorkomen dat je alle antwoorden ontvangt. Open hiervoor een bericht in de thread, tik op de drie stippen boven aan het scherm (boven de onderwerpregel) en selecteer 'Negeren' in de vervolgkeuzelijsten in Gmail of 'Negeren' als u vooruitzichten.
Maak van je inbox niet je to-do-lijst
Het kan verleidelijk zijn om een e-mail als "ongelezen" te markeren als herinnering om erop te reageren (ik ben hier zeker schuldig aan) of omdat het een taak bevat die je moet voltooien, maar het kan ook je inbox overvol maken. Houd een aparte takenlijst bij (daar zijn tal van apps voor beschikbaar, of je kunt de basisnotities- of plaknotities-app gebruiken) of plaats deze in een specifieke map. Als je Gmail gebruikt, kun je de Google Task-app samen met je inbox gebruiken; Klik eenvoudig op de kleine pijl "Zijpaneel weergeven" in de rechterbenedenhoek van het scherm en selecteer daar het pictogram Taken.
Het is een goed idee om aparte lijsten te hebben, zodat u ze kunt bijwerken met items uit uw e-mails. Als je e-mails bijvoorbeeld links bevatten naar artikelen die je wilt lezen als je meer tijd hebt, begin dan met een leeslijst - bewaar deze niet in je inbox.
