Snel e-mails omzetten in taken

Hoe u e-mails snel naar taken kunt converteren Dit is ons artikel over hoe we onze e-mails kunnen omzetten in taken.

Als je OHIO gebruikt (slechts één keer afhandelen) om je e-mail te sorteren, wil je waarschijnlijk van sommige e-mails taken maken. Hier leest u hoe u dit snel en efficiënt kunt doen, zodat u uw andere e-mails kunt blijven afhandelen.

Maak het snel en gemakkelijk

Je inbox is geen takenlijst; Het is een inkomende mail. Het is verleidelijk om e-mails in je inbox achter te laten omdat het gemakkelijker is, maar dan worden de taken die je moet doen, begraven in de stortvloed van de e-mailinbox.

Dit is waarom mensen in de problemen komen. Het handmatige proces om een ​​e-mail om te zetten in een taak gaat vaak als volgt:

1. Open uw favoriete takenlijstbeheerder.
2. Maak een nieuwe taak aan.
3. Kopieer en plak de relevante delen van de e-mail in de nieuwe taak.
4. Stel de details in, zoals prioriteit, vervaldatum, kleurcode en wat je nog meer gebruikt.
5. Sla de nieuwe taak op.
6. Archiveer of verwijder e-mail.

Dat zijn zes stappen, gewoon om iets toe te voegen aan je takenlijst. Geen wonder dat je e-mails je inbox overvol maken. Wat als je die zes stappen in vier zou kunnen knippen? of drie?

Nou dat kan! We laten je zien hoe.

Verwant : 7 weinig bekende Gmail-functies die u moet proberen

Sommige e-mailclients zijn beter in het maken van taken dan andere

Er zijn veel clients beschikbaar om uw e-mail te beheren, en zoals u zou verwachten, zijn sommige beter dan andere voor het maken van taken.

Voor webclients doet Gmail het werk heel goed. De Taken-app is ingebouwd en het is gemakkelijk om van e-mail een taak te maken. Er is zelfs een sneltoets om een ​​taak rechtstreeks vanuit e-mail te maken - geen muis nodig. Als u geen desktopclient wilt, is Gmail waarschijnlijk de beste keuze.

Voor Windows-desktopclients wint Outlook. Thunderbird heeft een aantal ingebouwde functies voor taakbeheer, die niet slecht zijn, maar Outlook is veel vloeiender en stelt je in staat om verbinding te maken met een groot aantal apps van derden. Als u om wat voor reden dan ook Outlook niet kunt gebruiken, is Thunderbird een goed alternatief. Als u al een takenlijstbeheerder van een derde partij gebruikt, zal Thunderbird de mosterd niet halen.

Op een Mac is het beeld iets minder positief. Apple Mail beheert taken slecht in vergelijking met Gmail en Outlook. Als u taken op een desktopclient wilt beheren, is waarschijnlijk uw beste optie: Thunderbird voor Mac . Of u kunt een e-mail sturen naar een externe takenlijstbeheerder en deze daar beheren.

Als het gaat om mobiele apps, werken Gmail en Outlook vrijwel hetzelfde. Geen van beide heeft taakbouwers voor het web of clientversies, maar beide poorten automatisch add-ons naar apps van derden. Dus als je je taken in Trello beheert en de add-on in je Gmail- of Outlook-client hebt geïnstalleerd, is deze ook automatisch beschikbaar wanneer je de bijbehorende mobiele app opent. Bovendien, wanneer een Outlook-invoegtoepassing is geïnstalleerd, wordt deze automatisch geïnstalleerd op de desktopclient En toepassingen Mobiel en internet.

Taken maken vanuit Gmail

Google biedt een app met de naam Taken, die bij Gmail wordt geleverd. Het is een eenvoudige takenlijstbeheerder met heel weinig opties, hoewel er een mobiele app is die je wat extra aanpassingsopties geeft. Als je iets eenvoudigs nodig hebt dat nauw samenwerkt met je Gmail-inbox, is Google Tasks een solide keuze. Een e-mail omzetten in een taak is een fluitje van een cent: terwijl de e-mail is geopend, klikt u op de knop Meer in de taakbalk en selecteert u Toevoegen aan taak.

Als je een klein persoon bent, doet Shift + T hetzelfde. De Taken-app wordt geopend in de zijbalk en geeft je nieuwe taak weer.

Als u de taak moet bewerken om een ​​vervaldatum, aanvullende details of subtaken toe te voegen, klikt u op het pictogram Bewerken.

Het is niet nodig om wijzigingen op te slaan, dit gebeurt automatisch. Als u klaar bent, klikt u op de knop Archief in uw inbox (of gebruikt u de sneltoets "e") om de e-mail naar uw archief te verplaatsen.

Dit zijn drie eenvoudige stappen:

1. Klik op de optie Toevoegen aan taken (of gebruik de sneltoets Shift + T).
2. Stel een vervaldatum, aanvullende details of subtaken in.
3. Archiveer (of verwijder) de e-mail.

Als bonus kun je Chrome instellen om je taken weer te geven Wanneer u een nieuw tabblad opent . Er is een app iOS en Android voor Google Taken . Het is net zo eenvoudig om een ​​taak te maken in de mobiele app als in de webapp. Klik op de drie stippen bovenaan de e-mail en selecteer 'Toevoegen aan taken'.

Hierdoor ontstaat er direct een nieuwe taak.

Als Google Tasks niet alles heeft wat je nodig hebt, of als je al vertrouwd bent met een andere taakbeheerder, is er waarschijnlijk een Gmail-add-on voor. Er zijn momenteel add-ons voor populaire taken-apps, zoals Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello en andere (hoewel er geen Microsoft To-Do of Apple Reminders zijn).

Eerder behandelden we de installatie van Gmail-add-ons in het algemeen en de Trello-add-on specifiek . Verschillende add-ons geven je verschillende opties, maar met alle to-do-lijst-add-ons kun je over het algemeen een taak rechtstreeks vanuit een specifieke e-mail toevoegen. Invoegtoepassingen voor takenlijsten zijn ook beschikbaar als web- en mobiele apps die automatisch met elkaar worden gesynchroniseerd. En net als bij Google Taken heb je toegang tot add-ons in de mobiele Gmail-app.

Taken maken vanuit Outlook

Outlook heeft een ingebouwde app genaamd Taken, die ook beschikbaar is als een web-app in Office 365. Het wordt hier wat ingewikkelder omdat het 2015 is Microsoft heeft Wunderlist gekocht De beroemde taakmanager. Ik heb er de afgelopen vier jaar een nieuwe Office 365-app van gemaakt, die (misschien een beetje fantasieloos) Microsoft To-Do heet. Het zal uiteindelijk de ingebouwde Taken-functionaliteit in Outlook vervangen.

Voorlopig is de Taken-app echter nog steeds de taakbeheerder van Outlook en is er geen exacte datum of Outlook-versie wanneer dit zal veranderen. We vermelden dit alleen omdat als u O365 gebruikt, u zult zien dat alle taken die u toevoegt aan Outlook-taken ook in Microsoft To-Do verschijnen. To-Do toont nog niet alle gegevens die je aan een taak kunt toevoegen, maar dat zal op een gegeven moment wel gebeuren.

Voorlopig is Microsoft Tasks de ingebouwde taakbeheerder van Outlook, dus daar zullen we ons op concentreren.

De Outlook Desktop Client gebruiken

Dit is waar Microsoft traditioneel in uitblinkt, en ook hier laten ze je niet in de steek. Er zijn meerdere manieren om een ​​taak van een e-mail te maken om aan alle smaken tegemoet te komen. Kan je:

1. Sleep een e-mailbericht naar het taakvenster.
2. Verplaats of kopieer de e-mail naar de map Taken vanuit het contextmenu met de rechtermuisknop.
3. Gebruik Quick Step om een ​​taak aan te maken.

We concentreren ons op het gebruik van Quick Step omdat dit het meeste waar voor je geld biedt, en je kunt voor een goede maatregel een sneltoets toewijzen aan Quick Step.

Als u Outlook-taken nog nooit eerder hebt gebruikt, raadpleegt u Onze gids voor het taakvenster  Zo zie je je taken naast je mail.

Zodra het taakvenster is geopend, maken we een snelle stap die de e-mail als gelezen markeert, een taak maakt en de e-mail naar uw archief verplaatst. We voegen ook een sneltoets toe, zodat je nooit je muis hoeft te gebruiken om een ​​taak te maken vanuit een e-mail.

Met Quick Steps kunt u meerdere acties selecteren met een klik op een knop (of sneltoets). Het is gemakkelijk te maken en nog gemakkelijker te gebruiken, maar als je het nog niet eerder hebt uitgecheckt, hebben we dat wel  Ultieme gids erover . Nadat u deze handleiding heeft gelezen, maakt u een nieuwe Quick Step en voegt u de volgende acties toe:

1. Maak een taak met de berichttekst.
2. Markeer als gelezen.
3. Navigeer naar de map (en selecteer uw archiefmap als de map om naar toe te gaan).