Å holde seg oppdatert med e-posten din kan være stressende, tidkrevende og kjedelig. Det er ikke vanskelig å samle et stort antall uleste e-poster. På grunn av dette er det enkelt å fortsette å sjekke den konstante strømmen av meldinger – på bekostning av andre oppgaver.
Jeg har flere e-postkontoer, og jeg har vanskelig for å holde det antallet uleste lavt. Så jeg gjorde litt research og samlet tips om hvordan jeg kan forbedre innboksadministrasjonen min. Her er noen nyttige tips jeg har funnet for å gjøre det enklere å håndtere innboksen din, bruke mindre tid på å håndtere e-poster og sørge for at du ikke glemmer å svare på en viktig melding.
Ikke sjekk alle e-postene dine når de kommer inn
Med e-poster som treffer innboksen din gjennom dagen, er det lett å bli distrahert, selv når du er midt i noe viktig. I stedet for å lese hver enkelt når du har fått den, bruk litt tid hver dag på å gå gjennom og svare på e-postene dine. Hvis du ikke trenger å søke etter viktige e-poster eller kunngjøringer, planlegg noen korte pauser i løpet av dagen for å sjekke e-posten din. Ellers hold deg unna innboksen din.
Det er også en god idé å planlegge en lengre mengde tid en gang i uken eller noen få dager for å gjøre noe av det harde arbeidet med å organisere innboksen din, som å lage og bruke mapper og etiketter og sende de lange e-postene.
Hvis du fortsatt surfer gjennom e-postappen din, vil du kanskje også slå av e-postvarsler, holde e-postappen lukket og sørge for at du ikke har latt innboksen være åpen i en annen fane.
Du trenger ikke svare på alle på en gang
Når du gjør en av dine vanlige innbokskontroller, må du bare håndtere e-poster som kan håndteres raskt. Hvis en e-post trenger et raskt svar, åpner du den og svarer på den mens du blar gjennom meldingene dine. Men hvis det trenger mer tid, ta den tiden til å svare på det senere. Du kan kategorisere disse e-postene, legge dem i en bestemt mappe eller bruke slumrefunksjonen for å motta e-posten på et mer passende tidspunkt.
Opprett flere seksjoner eller mapper i innboksen din
Bruk forskjellige mapper for å lagre e-postene dine. Disse kan være basert på viktighet, haster, hvor lang tid det tar å håndtere dem, eller hvilke typer handlinger de krever. Standardfaneoppsettet i Gmail og Fokusert innboks i Outlook kan bidra til å filtrere spam og reklame-e-poster og gjøre det enklere å finne og sjekke viktige e-poster. I Gmail kan du også endre formatet slik at e-postene dine sorteres i forskjellige seksjoner, og du kan velge hva disse seksjonene er. På samme måte lar Outlook deg organisere e-posten din i egendefinerte grupper.
Bruk filtre, regler og etiketter
Filtre og regler dirigerer innkommende e-postmeldinger til bestemte mapper. De kan bidra til å spare tid, og sørge for at du fokuserer oppmerksomheten på e-postene som betyr mest. Etiketter kan også være en god måte å organisere og hjelpe deg med å holde styr på e-posten din ved å la deg sortere meldingene dine etter forskjellige tagger i stedet for å bruke mapper.
lage former
Noen ganger ender du opp med å sende lignende e-poster gjentatte ganger. For å gjøre ting enklere kan du sette opp og bruke e-postmaler for å sende e-poster slik at du ikke trenger å fortsette å skrive den samme meldingen om og om igjen. Du kan også bruke verktøy som Smart Write og Smart Reply i Gmail for å hjelpe deg med å skrive e-poster raskere.
Avslutte abonnementet
Avslutt abonnementet på e-postlister og salgsfremmende e-poster. Gå gjennom nyhetsbrevene dine og sørg for at du kun har registrert deg for meldinger du allerede har lest, og slett alle meldinger du ikke har lest nylig. Sørg også for å avslutte abonnementet på sosiale medier som du ikke trenger. (Det kan hende du må gå inn i kontoinnstillingene for sosiale medier for å slå dette av.) Alternativt kan du bruke en egen e-postkonto for reklame-e-poster og beholde viktige e-poster på hovedkontoen din.
Forkast massee-poster du ikke trenger
Hvis du får en CC i en samtale, du ikke trenger å oppdatere eller du er i en e-posttråd med svar på alle, kan du ignorere denne tråden for å unngå å motta alle svar. For å gjøre dette, åpne en melding i tråden, trykk på de tre prikkene øverst på skjermen (over emnelinjen), og velg "Ignorer" fra rullegardinalternativene i Gmail eller "Ignorer" hvis du bruker prospekter.
Ikke gjør innboksen din til oppgavelisten
Det kan være fristende å merke en e-post som «ulest» som en påminnelse om å svare på den (jeg er definitivt skyldig i dette) eller fordi den inneholder en oppgave du må fullføre, men den kan også rote innboksen din. Hold en egen oppgaveliste (det er mange apper tilgjengelig for det, eller du kan bruke appen for grunnleggende notater eller klistrelapper) eller legge den i en bestemt mappe. Hvis du bruker Gmail, kan du bruke Google Task-appen sammen med innboksen din; Bare klikk på den lille "Vis sidepanel"-pilen i nedre høyre hjørne av skjermen, og velg Oppgaver-ikonet der.
Det er lurt å kjøre separate lister slik at du kan oppdatere dem med elementer fra e-postene dine. For eksempel, hvis e-postene dine inneholder lenker til artikler du vil lese når du har mer tid, start med en leseliste – bare ikke oppbevar den i innboksen din.
