Slik gjør du raskt e-post til oppgaver

Hvordan raskt konvertere e-poster til oppgaver Dette er artikkelen vår om hvordan vi kan gjøre e-postene våre om til oppgaver.

Hvis du bruker OHIO (bare håndtere det én gang) for å sortere e-posten din, vil du sannsynligvis gjøre noen e-poster om til oppgaver. Slik gjør du det raskt og effektivt, slik at du kan fortsette å håndtere de andre e-postene dine.

Gjør det raskt og enkelt

Innboksen din er ikke en oppgaveliste; Det er en innkommende post. Det er fristende å legge igjen e-poster i innboksen din fordi det er enklere, men da ligger oppgavene du trenger for å få gjort begravet i e-postinnboksen.

Her er grunnen til at folk kommer i trøbbel. Den manuelle prosessen for å konvertere en e-post til en oppgave går ofte slik:

1. Åpne din favorittoppgavelistebehandler.
2. Opprett en ny oppgave.
3. Kopier og lim inn de relevante delene av e-posten i den nye oppgaven.
4. Angi detaljene, som prioritet, forfallsdato, fargekode og hva annet du bruker.
5. Lagre den nye oppgaven.
6. Arkiver eller slett e-post.

Dette er seks trinn, bare for å legge til noe til oppgavelisten din. Ikke rart du ender opp med e-poster som fyller innboksen din. Hva om du kunne kutte disse seks trinnene i fire? eller tre?

Det kan du vel! Vi viser deg hvordan.

I slekt : 7 lite kjente Gmail-funksjoner du bør prøve

Noen e-postklienter er bedre til å lage oppgaver enn andre

Det er mange klienter tilgjengelig for å administrere e-posten din, og som du kanskje forventer, noen er bedre enn andre til å lage oppgaver.

For nettklienter gjør Gmail jobben veldig bra. Oppgaver-appen er innebygd, og det er enkelt å gjøre e-post om til en oppgave. Det er til og med en tastatursnarvei for å lage en oppgave direkte fra e-post – ingen mus nødvendig. Hvis du ikke vil ha en stasjonær klient, er Gmail sannsynligvis det beste alternativet.

For Windows-skrivebordsklienter vinner Outlook. Thunderbird har noen innebygde oppgavebehandlingsfunksjoner, som ikke er dårlige, men Outlook er mye mer flytende og lar deg koble til et utall av tredjepartsapper. Hvis du av en eller annen grunn ikke kan bruke Outlook, er Thunderbird et godt alternativ. Hvis du allerede bruker en tredjeparts oppgavelistebehandler, vil ikke Thunderbird kutte sennep.

På en Mac er bildet litt mindre positivt. Apple Mail klarer oppgaver dårlig sammenlignet med Gmail og Outlook. Hvis du vil administrere oppgaver på en skrivebordsklient, er sannsynligvis det beste alternativet ditt Thunderbird for Mac . Eller du kan sende en e-post til en tredjeparts oppgavelisteadministrator og administrere den der.

Når det gjelder mobilapper, fungerer Gmail og Outlook ganske likt. Ingen av dem har oppgavebyggere for nett- eller klientversjoner, men begge porterer automatisk tilleggsprogrammer til tredjepartsapper. Så hvis du administrerer oppgavene dine i Trello og har tillegget installert i Gmail- eller Outlook-klienten din, vil det også være automatisk tilgjengelig når du åpner den tilsvarende mobilappen. I tillegg, når et Outlook-tillegg er installert, installeres det automatisk på skrivebordsklienten og apper Mobil og nett.

Lag oppgaver fra Gmail

Google tilbyr en app kalt Tasks, som følger med Gmail. Det er en enkel oppgavelistebehandler med svært få alternativer, selv om det er en mobilapp som gir deg noen ekstra tilpasningsalternativer. Hvis du trenger noe enkelt som fungerer godt med Gmail-innboksen din, er Google Tasks et solid valg. Å gjøre om en e-post til en oppgave er en lek: med e-posten åpen, klikk på Mer-knappen på oppgavelinjen og velg Legg til å gjøre.

Hvis du er en lav person, gjør Shift + T det samme. Oppgaver-appen åpnes i sidefeltet og viser den nye oppgaven.

Hvis du trenger å redigere oppgaven for å legge til en forfallsdato, ytterligere detaljer eller underoppgaver, klikker du på Rediger-ikonet.

Det er ikke nødvendig å lagre endringer, da dette gjøres automatisk. Når du er ferdig, klikker du på Arkiv-knappen i innboksen din (eller bruk hurtigtasten "e") for å flytte e-posten til arkivet ditt.

Dette er tre enkle trinn:

1. Klikk på alternativet Legg til i oppgaver (eller bruk snarveien Shift + T).
2. Angi en forfallsdato, ytterligere detaljer eller deloppgaver.
3. Arkiver (eller slett) e-posten.

Som en bonus kan du angi at Chrome skal vise oppgavene dine Når du åpner en ny fane . Det er en app iOS og Android for Google Tasks . Det er like enkelt å lage en oppgave i mobilappen som i nettappen. Klikk på de tre prikkene øverst i e-posten og velg "Legg til i oppgaver."

Dette skaper en ny oppgave umiddelbart.

Hvis Google Tasks ikke har alt du trenger, eller hvis du allerede er komfortabel med en annen oppgavebehandling, finnes det sannsynligvis et Gmail-tillegg for det. Det finnes for øyeblikket tilleggsprogrammer for populære gjøremålsapper, som Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello og andre (selv om det ikke er noen Microsoft To-Do- eller Apple-påminnelser).

Vi dekket tidligere installasjon av Gmail-tillegg generelt, og Trello-tillegget nærmere bestemt . Ulike tillegg gir deg forskjellige alternativer, men alle tilleggsliste-tillegg lar deg vanligvis legge til en oppgave direkte fra en bestemt e-post. Tillegg for gjøremålslister er også tilgjengelige som nett- og mobilapper som synkroniseres automatisk med hverandre. Og i likhet med Google Tasks, kan du få tilgang til tillegg når du er i Gmail-mobilappen.

Lag oppgaver fra Outlook

Outlook har en innebygd app som heter Tasks, som også er tilgjengelig som webapp i Office 365. Ting blir litt mer komplisert her fordi det er 2015 Microsoft kjøpte Wunderlist Den berømte oppgavelederen. Jeg har brukt de siste fire årene på å gjøre den om til en ny nettbasert Office 365-app kalt (kanskje litt fantasiløs) Microsoft To-Do. Den vil etter hvert erstatte den innebygde Tasks-funksjonaliteten i Outlook.

Men foreløpig er Oppgaver-appen fortsatt Outlook-oppgavebehandlingen, og det er ingen eksakt dato eller Outlook-versjon når dette vil endres. Vi nevner dette kun fordi hvis du bruker O365, vil du oppdage at alle oppgaver du legger til Outlook Tasks også vises i Microsoft To-Do. To-Do viser ennå ikke alle dataene du kan legge til en oppgave, men det vil det på et tidspunkt.

Foreløpig er Microsoft Tasks den innebygde Outlook-oppgavebehandlingen, så vi vil fokusere på det.

Bruke Outlook Desktop Client

Det er her Microsoft tradisjonelt sett utmerker seg, og de svikter deg ikke her heller. Det er flere måter å lage en oppgave fra en e-post for å tilfredsstille enhver smak. Kan du:

1. Dra og slipp en e-postmelding inn i oppgaveruten.
2. Flytt eller kopier e-posten til Oppgaver-mappen fra høyreklikk-kontekstmenyen.
3. Bruk Quick Step for å lage en oppgave.

Vi vil fokusere på å bruke Quick Step, da dette gir mest mulig valuta for pengene, og du kan tilordne en hurtigtast til Quick Step for en god sak.

Hvis du aldri har brukt Outlook-oppgaver før, se Vår guide til oppgaveruten  Så du kan se oppgavene dine ved siden av e-posten din.

Når oppgaveruten er åpen, oppretter vi et raskt trinn som merker e-posten som lest, oppretter en oppgave og flytter e-posten til arkivet ditt. Vi vil også legge til en hurtigtast, slik at du aldri trenger å bruke musen for å lage en oppgave fra en e-post.

Quick Steps lar deg velge flere handlinger med et klikk på en knapp (eller hurtigtast). Det er enkelt å lage og enda enklere å bruke, men hvis du ikke har sjekket det ut før, har vi det  Ultimate guide om det . Når du har lest denne veiledningen, oppretter du et nytt hurtigsteg og legger til følgende handlinger:

1. Opprett en oppgave med meldingsteksten.
2. Merk som lest.
3. Naviger til mappen (og velg arkivmappen som mappen du vil gå til).