Zarządzanie pocztą e-mail może być trudne. W środowisku pracy ważne jest, aby zachować uporządkowaną skrzynkę odbiorczą, aby zachować wydajność. Zagracona skrzynka odbiorcza może być dość uciążliwa, zwłaszcza gdy musisz przewijać góry starych e-maili, których możesz już nie potrzebować. W pewnym momencie te stare e-maile mogły służyć celowi, ale od tego czasu stały się dodatkowymi przeszkodami podczas wyszukiwania określonego e-maila.
Skrzynka odbiorcza pełna spamu może utrudniać zarządzanie biblioteką poczty e-mail i chociaż istnieje wiele sposobów na powstrzymanie wiadomości e-mail przed trafieniem na dodatkowe listy spamu — zalecamy wysyłanie wiadomości e-mail anonimowo — nadal należy usuwać stare wiadomości ze spamem, które znalazło się w Twojej skrzynce pocztowej.
Aby nie zajmować zbyt dużo czasu, nie polecam ręcznego usuwania wszystkich starych e-maili. Zamiast tego, za pomocą filtrów, będziesz mógł szybciej pozbyć się tych e-maili. Tworząc filtr, możesz usuwać stare wiadomości na podstawie określonego przedziału czasowego. Jedyny problem, jaki widzę z filtrami, polega na tym, że mają one zastosowanie tylko do nowo otrzymanych wiadomości. W przyszłości możesz zastosować filtry, aby pile-up nie powtórzył się po raz drugi, ale co z tymi e-mailami wypełniającymi teraz Twoją skrzynkę odbiorczą?
Automatyczne usuwanie starych e-maili w Gmailu
Jest kilka rzeczy, w które możesz się zagłębić, jeśli chodzi o pozbycie się starszych, niepotrzebnych już wiadomości e-mail, które nękają Twoją skrzynkę odbiorczą Gmaila. Omówię, jak skonfigurować filtry, zastosować je do użytku w przyszłości i jak pozbyć się wszystkich istniejących starych e-maili za pomocą dodatku Gmail, studio poczty elektronicznej .
Skonfiguruj swoje filtry
Po pierwsze, przygotujmy się twoje filtry .
- Zaloguj się na swoje konto Gmail przy użyciu wymaganych poświadczeń.
- Znajdź ikonę koła zębatego/koła zębatego. To jest lista Ustawienia Gmaila Można go znaleźć w prawym górnym rogu okna. Kliknij tę ikonę, a następnie wybierz Ustawienia z menu rozwijanego.
- Kliknij kartę Filtry, a następnie kliknij Utwórz nowy filtr .
- W polu wprowadzania „zawiera słowa” wpisz: starszy_niż: x Gdzie „x” to przedział czasu dla wiadomości, które chcesz usunąć. Będzie to liczba, po której następuje litera. Poniższe komunikaty będą odnosić się do ram czasowych. Musiałbyś użyć „d” dla dni, „w” dla tygodni i „m” dla miesięcy. Przykłady są starsze Z tego: 3d Jeśli chcesz usunąć wiadomości e-mail starsze niż trzy dni.
- Następnie dotknij Utwórz filtr za pomocą Ten przycisk wyszukiwania.
- Wypełnij pola „Usuń” i „Zastosuj filtr do” ze znacznikiem wyboru, klikając je.
- Na koniec dotknij Utwórz filtr Aby zobaczyć wszystkie swoje stare e-maile na podstawie właśnie wybranej daty, przejdź ze skrzynki odbiorczej do folderu Kosz.
Gdy wiadomości są usuwane w Gmailu, nie znikają natychmiast. Zamiast tego możesz go znaleźć w folderze Kosz. Oznacza to, że te e-maile będą nadal zależeć od całkowitej pojemności danych. Aby całkowicie się ich pozbyć, możesz albo poczekać, aż Gmail usunie je automatycznie po 30 dniach, albo usunąć je wszystkie teraz samodzielnie. Aby zrobić to drugie, dotknij folderu Kosz Następnie kliknij link Opróżnij kosz teraz .
Kandydat do przyszłego usunięcia (ponowne przesłanie)
Tytuł tego artykułu dotyczy automatycznego usuwania. Niestety, filtrów nie można włączyć automatycznie. Musisz wrócić i ponownie zastosować filtr do bieżącej skrzynki odbiorczej.
Aby ponownie zastosować filtr:
- Wróć do swoich ustawień, klikając ikonę koła zębatego/koła zębatego w prawym górnym rogu okna Gmaila i wybierając Ustawienia z menu rozwijanego.
- Kliknij kartę Filtry.
- Ponieważ już wcześniej utworzyłeś filtr, możesz teraz kliknąć Wydanie , znajdujący się obok tego filtra. Jeśli utworzyłeś już wiele filtrów, możesz łatwo znaleźć ten, który chcesz, ponieważ zostaną wyświetlone kryteria dla każdego filtra.
- Kliknij "śledzenie" W sekcji, która pojawia się z kryteriami wyszukiwania. Będzie to ekran podobny do tego, który pojawił się podczas ustawiania oryginalnego filtra.
- Ponownie zaznacz pole wyboru „Zastosuj również filtr do”.
- Tym razem, aby aktywować filtr, dotknij Aktualizacja filtra . Wszystkie stare e-maile ustawione na określony przedział czasowy zostaną teraz przeniesione do folderu śmieci .
studio poczty elektronicznej
Oprogramowanie Email Studio jest dostarczane Wyposażony w niesamowitą funkcję, która automatycznie usuwa wszystkie stare e-maile od określonego nadawcy lub te w określonym folderze. Wbudowana funkcja automatycznego czyszczenia pomoże lepiej zorganizować skrzynkę odbiorczą Gmaila, co zapewni bardziej wydajne środowisko pracy.
Dzięki Email Studio możesz archiwizować i stosować Oznacz jako przeczytane do wszystkich e-maili znajdujących się obecnie w Twojej skrzynce odbiorczej, które były tam przez ponad trzy miesiące. Umożliwia także trwałe usunięcie wszystkich wiadomości e-mail z folderów śmieci i poczta graty automatycznie po dwóch dniach. Jako dodatkowy bonus, Auto Cleanse zawiera funkcję anulowania subskrypcji wiadomości e-mail, która może pomóc w łatwym usunięciu adresu e-mail z list biuletynów zawierających spam. Dodatek może zrobić o wiele więcej, ale wydaje mi się, że wspomniane powyżej podkreślają dokładnie to, czego potrzebujemy w tym artykule.
Pakiet podstawowy jest bezpłatny, ale aby w pełni wykorzystać produkt, oferowana jest wersja premium za 29 USD rocznie. Aktualizacja umożliwi utworzenie wielu zestawów reguł usuwania i obejmuje harmonogram poczty e-mail, usługę przesyłania dalej i autoresponder.
Skonfiguruj i włącz automatyczne czyszczenie w Gmailu
Oczywiście pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to pobrać funkcję Ins Email Studio i zainstaluj go. Gdy to zrobisz, zobaczysz ikonę Email Studio poza prawym paskiem bocznym, gdy otworzysz dowolną wiadomość e-mail z Gmaila.
Używać:
- Otwórz dodatek Email Studio i zaloguj się na swoje konto Gmail.
- Zobaczysz listę opcji. Z tych opcji wybierz narzędzie „Oczyszczanie poczty e-mail”.
- Następnie dotknij Dodaj nową regułę Aby skonfigurować regułę (coś w rodzaju tego, co zrobiłeś z filtrami ) .
- Konfigurowanie reguły składa się z dwóch części — musisz zdefiniować warunek, a następnie akcję. Pomyśl „przyczyna i skutek”. Akcja zostanie uruchomiona po spełnieniu określonego warunku.
- Aby ustawić warunek, będziesz mógł użyć zaawansowanych parametrów wyszukiwania w Gmailu, takich jak nowszy niż أو ma: załącznik or duży_niż . Użyj go, aby znaleźć idealne dopasowanie do żądanych wiadomości e-mail Gmaila zarchiwizowane lub wyślij do śmieci lub przejdź do innego folderu.
- Po utworzeniu reguły kliknij przycisk zapisać . Email Studio będzie teraz działać w tle, przeprowadzając co godzinę sprawdzanie w celu wykonania określonej akcji, gdy wiadomość e-mail spełni powiązane z nią warunki. W ogóle nie będziesz musiał nic robić ręcznie.
