Ghidul utilizatorului de afaceri pentru Google Voice

Ei bine, timpul de testare: într-o singură propoziție, poți să-mi spui exact ce face voce Google ؟

Este o întrebare la care chiar și cei mai subestimați geek-uri Google se chinuie să răspundă succint - și pentru o persoană sănătoasă obișnuită, care nu este obsedată de tehnologie, răspunsul se află, de obicei, undeva între „huh?” și „Stai, este același lucru cu gChat?”

Într-adevăr, acest lucru nu este surprinzător. Google Voice este unul dintre cele mai complexe, confuze și slab promovate servicii Google. Dar este și una dintre cele mai puternice - dacă Îți faci timp pentru a afla exact ce faci și cum poate funcționa pentru tine.

Și mai ales dacă îți folosești telefonul pentru orice tip de afacere, poate face diferența zi și noapte în capacitatea ta de a rămâne conectat și cât mai productiv posibil, indiferent unde lucrezi sau ce tip de dispozitiv folosești în orice moment. moment. Fără exagerare, va schimba complet modul în care vă gândiți la dispozitivele dvs. mobile moderne și ce este un număr de telefon.

Luați în considerare acest ghid neoficial pentru începerea utilizării Google Voice și apoi pentru a profita la maximum de ceea ce este subapreciat, dar plin de potențial.

Noțiuni de bază pentru afaceri Google Voice

Vom începe cu elementele de bază - și vom reveni la întrebarea pe care am pus-o la începutul acestei conversații: Ce el este Google Voice exact?

În forma sa cea mai simplă, voce Google Este un serviciu bazat pe cloud care vă gestionează numărul de telefon. În loc să vă conectați la un SIM și să îl conectați în mod specific la un singur smartphone fizic, numărul dvs. locuiește într-un server Google subțire și este complet controlat de software-ul Google.

Oricât de ciudat ar părea, acest aranjament vă eliberează în cele din urmă numerele de cătușele lor tradiționale și vă permite să comunicați în tot felul de moduri convenabile și de îmbunătățire a eficienței.

În esență, acest lucru vă permite să:

1. Efectuați și primiți apeluri folosind numărul dvs. standard pe orice dispozitiv - telefon, tabletă sau chiar un computer desktop. Nimeni cu care vorbești nu va ști diferența.
2. Trimiteți și primiți mesaje text obișnuite prin intermediul site-ului vocal sau a aplicațiilor de pe orice dispozitiv în orice moment - chiar și cu dispozitivele conectate multiple deodată.

Împreună, aceasta înseamnă că orice telefon, tabletă sau computer la care te conectezi la Google Voice devine efectiv „telefonul” tău – indiferent de tipul de conexiune pe care se află sau chiar dacă are un serviciu celular activ.

Deci, de exemplu, puteți:

• Instalați aplicația Google Voice Telefon Android vechi , apoi faceți-o să sune atunci când un apel ajunge la numărul dvs., puteți efectua apeluri efectuate de la numărul dvs. și puteți trimite și primi mesaje text cu numărul dvs. obișnuit, atâta timp cât este conectat la Wi-Fi.
• Instalați aplicația Google Voice Chromebook sau tabletă Android Conectează-te cu clienții și colegii de muncă în aceleași moduri de acolo.
• Conectați-vă la site-ul web Google Voice de pe orice laptop și tratați apelurile și mesajele de pe acesta ca și cum ar fi El a fost Telefonul dvs. – indiferent dacă smartphone-ul dvs. actual este în apropiere sau pornit.

Lucruri destul de transformatoare, nu-i așa? Și mai sunt: ​​Google Voice transcrie și mesajele vocale automat și vă permite să ascultați e-mailurile أو Citiți-l de pe orice dispozitiv la care sunteți conectat. Aduce filtrarea spam-ului la nivel de Google pentru apelurile primite, mesajele text și mesajele vocale, precum și opțiunea de a vă filtra toate apelurile. Și vă oferă un sistem contextual puternic de redirecționare a apelurilor – aproape ca filtre Gmail pentru telefonul dvs.

După cum am spus, acesta este un serviciu foarte puternic, dar și complex. Să ne scufundăm și să explorăm fiecare ultima piesă a puzzle-ului, astfel încât să vă asigurați că profitați din plin de tot ceea ce are de oferit.

Noțiuni introductive cu Google Voice

Primul pas pentru a începe cu Google Voice este simplu Conectați-vă la serviciu Și pregătește-te cu un număr. Această parte a procesului este cea mai ușoară dacă porniți de pe un computer.

Cu conturile Google individuale care nu sunt asociate cu compania, puteți alege instantaneu un nou număr Google Voice la orice prefix disponibil gratuit sau puteți alege să plătiți 20 USD pentru a muta un număr Disponibil a servi . În ambele cazuri, trebuie să fii în Statele Unite pentru a fi eligibil. (Ne pare rău, prieteni din lume!)

Cu conturile Google Workspace conectate la companie, Voice este disponibil în Statele Unite, precum și în Belgia, Canada, Danemarca, Franța, Germania, Irlanda, Italia, Țările de Jos, Portugalia, Spania, Suedia, Elveția și Regatul Unit. Administratorul spațiului de lucru va trebui să activeze serviciul pentru dvs. și costul acestuia 10 USD, 20 USD sau 30 USD pe utilizator pe lună Compania este facturată - în funcție de categoria de servicii selectată.

Oricum, odată ce îți setezi numărul, te vei confrunta Panoul de control Google Voice Home . Aici veți putea întotdeauna să vă vedeți apelurile și mesajele recente, să efectuați apeluri și mesaje Nou și citiți sau ascultați mesajele vocale rămase pe numărul dvs.

Atâta timp cât aveți site-ul deschis, orice apeluri primite către numărul dvs. va suna pe computerul dvs. și le puteți răspunde imediat și acolo.

Vom reveni pentru a explora câteva setări avansate într-o secundă. În primul rând, trebuie să ne schimbăm atenția pentru un moment și să configuram Google Voice pe orice telefoane pe care doriți să le utilizați, inclusiv pe telefonul principal pe care vă bazați pentru comunicațiile zilnice.

Configurați telefoane cu Google Voice

Acum că am terminat cu configurația audio de bază, această parte este destul de ușoară:

• Dacă utilizați un telefon Android, faceți Descărcați și instalați aplicația Google Voice din Magazinul Play .
• Dacă utilizați un iPhone, faceți Descărcați și instalați aplicația Voice din App Store .

Oricum, deschideți aplicația și urmați instrucțiunile pentru a vă conecta cu același cont Google pe care l-ați folosit la configurarea inițială pe computer.

Pe Android, vi se va solicita să conectați acest dispozitiv la Google Voice pentru a permite telefonului să efectueze și să primească apeluri folosind numărul dvs. Google Voice. Dacă telefonul dvs. are un serviciu celular activ cu un număr separa Conectat la operatorul dvs., urmați pașii pentru a le conecta pe cele două și le permiteți să lucreze împreună.

Dacă utilizați un telefon mai vechi sau secundar Nu Are un serviciu celular activ, doar sări peste acest pas. Veți putea în continuare să efectuați și să primiți apeluri folosind numărul dvs. Google Voice ori de câte ori telefonul este conectat la o rețea Wi-Fi.

Atât pe Android, cât și pe iOS, veți vedea apoi interfața principală a tabloului de bord Google Voice - cu file pentru apelurile dvs. recente, persoanele de contact, mesajele text și mesajele dvs. vocale. Butonul verde circular din colțul din dreapta jos al ecranului vă va permite să efectuați un nou apel sau să începeți un nou mesaj, în funcție de fila pe care o vizualizați.

Și pe ambele platforme, veți putea să atingeți pictograma meniului cu trei linii din colțul din stânga sus al aplicației pentru a găsi meniul principal de setări.

În scurt timp, vom explora setările principale Voice chiar de pe site-ul web al serviciului, unde este disponibilă ultima opțiune, dar deocamdată puteți arunca o privire rapidă la Efectuați și primiți apeluri (sau Efectuați și primiți apeluri) și Apelurile primite. zone În Setările aplicației. Acestea vor controla exact modul în care sunt gestionate apelurile efectuate și primite de la numărul dvs. vocal Acest Dispozitivul specific - dacă se vor baza pe minutele celulare furnizate de operatorul dvs., presupunând că sunt disponibile, sau dacă se vor baza în principal pe Wi-Fi și/sau date mobile - și, de asemenea, dacă apelurile primite sunt va face telefonul să sune, astfel încât să fiți conștient de asta.

În mod implicit, nu vor. Deci, dacă doriți să puteți răspunde la apelurile către numărul dvs. Google Voice pe acest dispozitiv, va trebui cu siguranță să o ajustați.

Dacă aveți alte telefoane sau tablete pe care doriți să le adăugați la mix și să permiteți accesul la toate aceleași funcții Google Voice, repetați același proces pe oricare dintre ele, folosind aplicația corespunzătoare pentru Android sau iOS.

Nu uitați: dacă configurați toate aceste dispozitive pentru a răspunde la apeluri, veți primi o mulțime de lucruri care sună de fiecare dată când cineva vă formează numerele. Deci daca tu لا Doriți o grămadă de dispozitive diferite care să vă solicite atenția în același timp la fiecare apel primit, asigurați-vă că accesați setările de notificare a aplicației Google Voice pe fiecare dispozitiv și faceți ajustările corespunzătoare.

În afară de asta, suntem gata să ne întoarcem la computer pentru a cerceta toate setările Google Voice.

Explorați Setările Google Voice

Ei bine, sunteți gata să pășiți în unele dintre cele mai mari puteri ale Google Voice?

Înapoi pe site-ul desktop audio, faceți clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus al ecranului. Aceasta vă va duce la meniul complet de setări Google Voice, unde veți găsi toate opțiunile disponibile.

Doamne, sunt atât de mulți dintre ei.

Prima secțiune a ecranului, „Cont”, conține toate numerele de bază și setările de gestionare a dispozitivului, oricând trebuie să faceți modificări de bază. Singurul element la care trebuie să te gândești acum este „numerele asociate”. Dacă doriți să setați numărul dvs. Google Voice pentru a redirecționa către orice număr Alte Există – o linie de birou, un telefon mobil secundar sau chiar un telefon al unui coleg – faceți clic pe butonul „Număr nou conectat” și urmați pașii pentru a adăuga și confirma numărul de care aveți nevoie.

Mergând mai departe, a doua secțiune a ecranului, Mesaje, are un singur comutator de comutare pentru a redirecționa toate mesajele primite către e-mailul dvs. (în aceeași căsuță de e-mail a contului Google). Este o atingere simplă, dar utilă, mai ales dacă locuiți în căsuța de e-mail și doriți să vă asigurați că nu pierdeți nimic în timpul zilei.

A treia secțiune, „Apeluri”, este locul unde începe adevărata putere a Google Voice. În Redirecționarea apelurilor, veți putea comuta un comutator lângă orice număr asociat pe care l-ați adăugat pentru a redirecționa către acesta în orice moment toate apelurile primite de pe numărul dvs. Google Voice.

Și chiar mai jos, secțiunea Redirecționare personalizată a apelurilor vă va permite să configurați filtre contextuale pentru tipurile de redirecționare specific Numai apeluri către diferite numere conectate. Pur și simplu faceți clic pe Creare regulă și veți putea alege persoane de contact individuale, grupuri de contacte sau categorii largi de persoane de contact, cum ar fi apelanții anonimi, apoi spuneți Google Voice exact ce să facă atunci când acele persoane vă contactează.

JR Rafael / IDG

Înapoi pe ecranul principal de setări Google Voice, secțiunea Apeluri are câteva alte opțiuni care merită să luați în considerare:

• Funcția Obțineți alerte prin e-mail pentru apeluri pierdute va face exact ceea ce vă așteptați. Este o modalitate excelentă de a vă asigura că un apel important nu trece neobservat.
• Apelurile pe ecran vor cere fiecărui apelant care sosește să-și spună numele și apoi îl va pune în așteptare în timp ce auziți înregistrarea, astfel încât să puteți decide dacă doriți să răspundeți.
• Opțiunile pentru apeluri primite vă vor activa capacitățile de a înregistra un apel primit apăsând 4 și redirecționează un apel în curs către unul dintre celelalte numere conectate prin apăsarea tastei * (deși numai în conturile Google individuale și nu în setările Google Voice legate de spațiul de lucru, oarecum ciudat).

Derulați în jos de acolo la Mesagerie vocală și veți găsi opțiuni pentru a înregistra mesajele vocale trimise și pentru a gestiona alte preferințe legate de mesageria vocală.

În Plăți, puteți conecta o metodă de plată pentru a aplica credit pentru apelurile internaționale, dacă doriți. În SUA, apelurile efectuate prin Google Voice către alte numere din SUA, precum și numere canadiene sunt complet gratuite, în timp ce Apelurile către alte țări variază ca preț .

Și nu în ultimul rând, sub Securitate, poate doriți să răsuciți comutatorul de lângă Filtrarea spamului. Acest lucru va permite sistemelor de detectare a spam-ului de la Google să împiedice apelurile, mesajele și mesajele vocale nedorite să vă deranjeze.

Uf! Ți-am spus că Google Voice are o mulțime de straturi interesante, nu? Luați telefonul, totuși: avem încă o pereche de posibilități puternice de explorat înainte de a numi asta o zi.

Google Voice Rewards pentru afaceri

Unul dintre cele mai utile seturi de funcții Google Voice este disponibil numai pentru conturile de afaceri - în special, cele care folosesc nivelurile de serviciu Google Voice Standard sau Premier (20 USD sau 30 USD pe utilizator pe lună).

Dacă organizația dvs. urmează un astfel de plan, puteți apela două opțiuni avansate de gestionare a telefonului pentru afaceri:

1. Puteți configura un sistem de meniuri vocal profesional complet automatizat, care răspunde la apelurile de la unul dintre numerele dvs. Google Voice și direcționează apelanții către diferite locuri, în funcție de ora din zi și de opțiunile pe care le aleg.
2. Puteți crea grupuri de apel care facilitează pentru mai multe persoane să gestioneze apelurile primite către același număr - cum ar fi un număr unu simplificat pentru echipa dvs. de vânzări, de exemplu. Numărul principal poate fie să sune fiecare membru al echipei asociate în același timp, astfel încât cel care răspunde primul să primească apelul, fie poate apela toate numerele asociate individual, în ordine aleatorie.

Ambele opțiuni pot fi configurate de administratorul Google Workspace în secțiunea Google Voice din consola de administrare Google.

Ah, și încă ceva: orice număr Google Voice poate apela direct o varietate de Cutii si telefoane specializate Ceea ce vă permite să obțineți în mod eficient Pe telefoane fixe fără abonament pentru birou sau biroul dvs. de acasă . Puteți crea un număr independent prin Google Voice pentru o astfel de linie și chiar puteți efectua apeluri de la numerele Google Voice alte automat, pe lângă sunetul altor dispozitive, astfel încât să puteți răspunde cu ușurință la orice apel oriunde doriți.

Și acum știți, de la început până la sfârșit, cum vă poate transforma Google Voice munca și modul în care vă gândiți la telefoanele dvs. Tot ce a mai rămas este să vă creați contul, să configurați lucrurile așa cum doriți și apoi să vă bucurați de abordarea nou informată a gestionării numerelor de telefon.