Să rămâi la curent cu e-mailul tău poate fi stresant, consumator de timp și plictisitor. Nu este dificil să acumulați un număr mare de e-mailuri necitite. Din acest motiv, este ușor să continui să verifici fluxul constant de mesaje - în detrimentul altor sarcini.
Am mai multe conturi de e-mail și îmi este greu să mențin un număr scăzut de necitite. Așa că am făcut câteva cercetări și am adunat sfaturi despre cum să-mi îmbunătățesc gestionarea căsuței de e-mail. Iată câteva sfaturi utile pe care le-am găsit pentru a facilita gestionarea căsuței dvs. de e-mail, pentru a petrece mai puțin timp cu e-mailurile și pentru a vă asigura că nu uitați să răspundeți la un mesaj important.
Nu vă verificați toate e-mailurile pe măsură ce vin
Cu e-mailurile care vă ajung în căsuța de e-mail pe tot parcursul zilei, este ușor să vă distras atenția, chiar și atunci când vă aflați în mijlocul unui lucru important. În loc să le citești pe fiecare odată ce le primești, fă-ți timp în fiecare zi pentru a le parcurge și a răspunde la e-mailurile tale. Dacă nu trebuie să căutați e-mailuri sau anunțuri importante, programați-vă câteva pauze scurte în timpul zilei pentru a vă verifica e-mailul. În caz contrar, rămâneți în afara căsuței dvs. de e-mail.
De asemenea, este o idee bună să programați o perioadă mai lungă de timp o dată pe săptămână sau la câteva zile pentru a face o parte din munca grea în organizarea căsuței primite, cum ar fi crearea și utilizarea dosarelor și etichetelor și trimiterea acelor e-mailuri lungi.
Dacă tot răsfoiți prin aplicația dvs. de e-mail, este posibil să doriți, de asemenea, să dezactivați notificările prin e-mail, să păstrați aplicația de e-mail închisă și să vă asigurați că nu ați lăsat căsuța de e-mail deschisă într-o altă filă.
Nu trebuie să le răspunzi la toate odată
Când efectuați una dintre verificările obișnuite ale căsuței de e-mail, tratați-vă numai cu e-mailurile care pot fi rezolvate rapid. Dacă un e-mail necesită un răspuns rapid, deschideți-l și răspundeți la el în timp ce răsfoiți mesajele. Dar dacă are nevoie de mai mult timp, fă-ți timp pentru a răspunde mai târziu. Puteți clasifica aceste e-mailuri, le puteți pune într-un folder specific sau puteți utiliza funcția de amânare pentru a primi e-mailul la un moment mai convenabil.
Creați mai multe secțiuni sau dosare în căsuța dvs. de e-mail
Utilizați foldere diferite pentru a vă stoca e-mailurile. Acestea se pot baza pe importanță, urgență, cât timp este nevoie pentru a le trata sau tipurile de acțiuni pe care le necesită. Aspectul implicit cu file din Gmail și Focused Inbox din Outlook poate ajuta la filtrarea e-mailurilor spam și promoționale și ușurează găsirea și verificarea e-mailurilor importante. În Gmail, puteți schimba și formatul, astfel încât e-mailurile dvs. să fie sortate în diferite secțiuni și puteți alege care sunt acele secțiuni. De asemenea, Outlook vă permite să vă organizați e-mailul în grupuri personalizate.
Utilizați filtre, reguli și etichete
Filtrele și regulile direcționează mesajele de e-mail primite către anumite foldere. Acestea vă pot ajuta să economisiți timp și să vă asigurați că vă concentrați atenția asupra e-mailurilor care contează cel mai mult. Etichetele pot fi, de asemenea, o modalitate bună de a organiza și de a vă ajuta să vă urmăriți e-mailul, permițându-vă să vă sortați mesajele după diferite etichete, în loc să utilizați dosare.
face matrite
Uneori ajungi să trimiți e-mailuri similare în mod repetat. Pentru a ușura lucrurile, puteți configura și utiliza șabloane de e-mail pentru a trimite e-mailuri, astfel încât să nu fiți nevoit să continuați să scrieți același mesaj mereu. De asemenea, puteți utiliza instrumente precum Scriere inteligentă și Răspuns inteligent în Gmail pentru a vă ajuta să scrieți mai rapid e-mailurile.
dezabonați-vă
Dezabonați-vă de la listele de corespondență și e-mailurile promoționale. Consultați-vă buletinele informative și asigurați-vă că v-ați înscris doar pentru mesajele pe care le-ați citit deja și ștergeți toate mesajele pe care nu le-ați citit recent. De asemenea, asigurați-vă că vă dezabonați de la orice alerte de rețele sociale de care nu aveți nevoie. (Este posibil să fie nevoie să accesați setările conturilor de rețele sociale pentru a dezactiva această opțiune.) Alternativ, puteți utiliza un cont de e-mail separat pentru e-mailurile promoționale și puteți păstra e-mailurile importante în contul dvs. principal.
Aruncă e-mailurile în bloc de care nu aveți nevoie
Dacă primiți un CC într-o conversație, nu trebuie să actualizați sau vă aflați într-un fir de e-mail pentru răspunsuri la toate, puteți ignora acest fir pentru a evita să primiți toate răspunsurile. Pentru a face acest lucru, deschideți orice mesaj din fir, atingeți cele trei puncte din partea de sus a ecranului (deasupra liniei de subiect) și selectați „Ignorați” din opțiunile drop-down din Gmail sau „Ignorați” dacă utilizați perspective.
Nu vă faceți din căsuța de e-mail o listă de lucruri de făcut
Poate fi tentant să marcați un e-mail ca „necitit” ca un memento pentru a-i răspunde (cu siguranță sunt vinovat de acest lucru) sau pentru că conține o sarcină pe care trebuie să o finalizați, dar vă poate aglomera și căsuța de e-mail. Păstrați o listă separată de activități (există o mulțime de aplicații disponibile pentru asta sau puteți utiliza aplicația de note de bază sau de note lipicioase) sau puneți-o într-un folder specific. Dacă utilizați Gmail, puteți utiliza aplicația Google Task împreună cu căsuța de e-mail; Pur și simplu faceți clic pe mica săgeată „Afișați panoul lateral” din colțul din dreapta jos al ecranului și selectați pictograma Sarcini acolo.
Este o idee bună să rulați liste separate, astfel încât să le puteți actualiza cu articole din e-mailurile dvs. De exemplu, dacă e-mailurile dvs. conțin linkuri către articole pe care doriți să le citiți când aveți mai mult timp, începeți cu o listă de lectură - doar nu o păstrați în căsuța de e-mail.
