Руководство для бизнес-пользователей по Google Voice

Что ж, время теста: в одном предложении вы можете мне точно сказать, что он делает? Google Voice ؟

Это вопрос, на который даже самые недооцененные гики-гики с трудом могут ответить лаконично, а для среднего здравомыслящего человека, не одержимого технологиями, ответ обычно находится где-то между «а?» и «Подождите, это то же самое, что и gChat?»

Действительно, это не удивительно. Google Voice — один из самых сложных, запутанных и плохо раскрученных сервисов Google. Но он также является одним из самых мощных - если Вы не торопитесь, чтобы узнать, что именно вы делаете и как это может работать на вас.

И особенно если вы используете свой телефон для любого вида бизнеса, он может днем ​​и ночью изменить вашу способность оставаться на связи и работать максимально продуктивно, независимо от того, где вы работаете или какое устройство вы используете в любой момент времени. момент. Без преувеличения, это полностью изменит ваше представление о современных мобильных устройствах и о том, что такое номер телефона.

Считайте это вашим неофициальным руководством по началу работы с Google Voice и получению максимальной отдачи от недооцененного, но полного потенциала.

Основы Google Voice для бизнеса

Мы начнем с основ и вернемся к вопросу, который я задал в начале этого разговора: что هو точно гугл войс?

В своей простейшей форме, Google Voice Это облачный сервис, который управляет вашим номером телефона. Вместо того, чтобы подключаться к SIM-карте и специально привязывать ее к одному физическому смартфону, ваш номер живет на тонком сервере Google и полностью контролируется программным обеспечением Google.

Как бы странно это ни звучало, такое расположение в конечном итоге освобождает ваши номера от их традиционных оков и позволяет вам общаться всевозможными удобными и повышающими эффективность способами.

По сути, это позволяет:

1. Совершайте и принимайте звонки со своего стандартного номера на любом устройстве — телефоне, планшете или даже стационарном компьютере. Никто из тех, с кем вы разговариваете, не заметит разницы.
2. Отправляйте и получайте обычные текстовые сообщения через голосовой сайт или приложения на любом устройстве в любое время, даже если устройства подключены несколько одновременно.

Вместе это означает, что любой телефон, планшет или компьютер, на котором вы входите в Google Voice, фактически становится вашим «телефоном» — независимо от того, какой тип подключения он использует или даже если у него есть активная сотовая связь.

Так, например, вы можете:

• Установите приложение Google Voice на Старый телефон Android , затем заставьте его звонить при поступлении вызова на ваш номер, иметь возможность совершать на него исходящие вызовы со своего номера, а также отправлять и получать на него текстовые сообщения со своим обычным номером, если он подключен к Wi-Fi.
• Установите приложение Google Voice на Chromebook или планшет Android Оттуда общайтесь с клиентами и коллегами теми же способами.
• Войдите на веб-сайт Google Voice на любом ноутбуке и относитесь к звонкам и сообщениям на нем как к было Ваш телефон — независимо от того, находится ли ваш текущий смартфон поблизости или включен.

Довольно трансформирующий материал, не так ли? И это еще не все: Google Voice также автоматически расшифровывает голосовые сообщения и позволяет прослушивать электронные письма. أو Читайте его с любого устройства, на котором вы вошли в систему. Он обеспечивает фильтрацию спама на уровне Google для входящих звонков, текстовых сообщений и голосовой почты, а также возможность проверять все ваши звонки. И это дает вам мощную контекстную систему переадресации вызовов — почти как Фильтры Gmail для вашего телефона.

Как я уже сказал, это очень мощный сервис, но в то же время сложный. Давайте погрузимся и изучим каждую часть головоломки, чтобы вы могли убедиться, что используете все преимущества, которые она может предложить.

Начало работы с Google Voice

Первый шаг к началу работы с Google Voice — это просто Войти в сервис И подготовьте себя с числом. Эта часть процесса проще всего, если вы начинаете на компьютере.

С отдельными учетными записями Google, не связанными с компанией, вы можете мгновенно бесплатно выбрать новый номер Google Voice с любым доступным кодом города или заплатить 20 долларов США. переместить число Существующий обслуживать . В любом случае, вы должны находиться в Соединенных Штатах, чтобы иметь право на участие. (Извините, друзья мира!)

С учетными записями Google Workspace, связанными с компанией, Voice доступен в США, а также в Бельгии, Канаде, Дании, Франции, Германии, Ирландии, Италии, Нидерландах, Португалии, Испании, Швеции, Швейцарии и Великобритании. Администратор вашего рабочего места должен будет активировать услугу для вас, а ее стоимость 10, 20 или 30 долларов США за пользователя в месяц Предприятию выставляется счет - в зависимости от выбранной категории услуги.

В любом случае, как только вы установите свой номер, вы окажетесь против Панель управления домом Google Voice . Здесь вы всегда сможете увидеть свои последние звонки и сообщения, совершать звонки и сообщения جديدة , а также читать или слушать сообщения голосовой почты, оставленные на вашем номере.

Пока у вас открыт веб-сайт, любые входящие звонки на ваш номер будут звонить на ваш компьютер — и вы сможете ответить на них прямо здесь и сейчас.

Мы вернемся, чтобы изучить некоторые дополнительные настройки через секунду. Во-первых, нам нужно на мгновение сместить фокус и настроить Google Voice на всех телефонах, которые вы хотите использовать, включая основной телефон, на который вы полагаетесь для повседневного общения.

Настройка телефонов с помощью Google Voice

Теперь, когда мы закончили с базовой настройкой звука, эта часть довольно проста:

• Если вы используете телефон Android, выполните Загрузите и установите приложение Google Voice из Play Store. .
• Если вы используете iPhone, выполните Загрузите и установите приложение Voice из App Store. .

В любом случае откройте приложение и следуйте инструкциям, чтобы войти в систему с той же учетной записью Google, которую вы использовали при первоначальной настройке на своем компьютере.

На Android вам потребуется подключить это устройство к Google Voice, чтобы телефон мог совершать и принимать вызовы, используя ваш номер Google Voice. Если в вашем телефоне есть активная сотовая связь с номером Разделенный Подключившись к своему оператору связи, выполните шаги, чтобы связать их и разрешить им работать вместе.

Если вы используете старый или дополнительный телефон Не У него есть активная сотовая связь, просто пропустите этот шаг. Вы по-прежнему сможете совершать и принимать звонки, используя свой номер Google Voice, когда телефон подключен к сети Wi-Fi.

Как на Android, так и на iOS вы увидите основной интерфейс панели инструментов Google Voice с вкладками для ваших недавних вызовов, контактов, текстовых сообщений и сообщений голосовой почты. Круглая зеленая кнопка в правом нижнем углу экрана позволит вам сделать новый вызов или начать новое сообщение, в зависимости от того, какую вкладку вы просматриваете.

И на обеих платформах вы сможете коснуться значка трехстрочного меню в верхнем левом углу приложения, чтобы найти главное меню настроек.

Через мгновение мы рассмотрим основные настройки голосовой связи прямо с веб-сайта службы, где доступны все последние опции, а пока вы можете быстро взглянуть на совершение и прием вызовов (или совершение и прием вызовов) и входящие вызовы. области в настройках приложения. Они будут точно контролировать, как обрабатываются исходящие и входящие вызовы с вашего голосового номера. это Конкретное устройство — если они будут полагаться на минуты сотовой связи, предоставляемые вашим оператором, при условии, что они доступны, или если они будут полагаться в основном на Wi-Fi и/или мобильные данные — а также если входящие вызовы собирается заставить телефон звонить, так что вы знаете об этом.

По умолчанию они не будут. Поэтому, если вы хотите иметь возможность отвечать на звонки на свой номер Google Voice на этом устройстве, вам обязательно нужно это настроить.

Если у вас есть другие телефоны или планшеты, которые вы хотите добавить в список и предоставить доступ ко всем тем же функциям Google Voice, повторите этот же процесс на любом из них, используя соответствующее приложение для Android или iOS.

Просто помните: если вы настроите все эти устройства для ответа на звонки, вы будете получать множество звонков каждый раз, когда кто-то набирает ваши номера. Итак, если вы لا Хотите, чтобы куча разных устройств требовала вашего внимания одновременно с каждым входящим вызовом, убедитесь, что вы зашли в настройки уведомлений приложения Google Voice на каждом устройстве и внесли соответствующие корректировки.

Кроме того, мы готовы вернуться к вашему компьютеру, чтобы изучить все настройки Google Voice.

Изучите настройки Google Voice

Что ж, готовы ли вы воспользоваться некоторыми из величайших возможностей Google Voice?

Вернувшись на сайт настольного аудио, щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу экрана. Это приведет вас к полному меню настроек Google Voice, где вы найдете все доступные параметры.

Боже, как же их много.

Первый раздел экрана, «Учетная запись», содержит все основные номера и настройки управления устройством, в любое время вам нужно внести какие-либо основные изменения. Единственный пункт, о котором вам нужно подумать прямо сейчас, это «связанные числа». Если вы хотите настроить свой номер Google Voice для переадресации на любые номера другие Существующий — офисная линия, дополнительный сотовый телефон или даже телефон коллеги — нажмите кнопку «Новый связанный номер» и следуйте инструкциям по добавлению и подтверждению нужного номера.

Двигаясь дальше, во второй части экрана, «Сообщения», есть один тумблер для пересылки любых входящих сообщений на вашу электронную почту (в ту же папку «Входящие» учетной записи Google). Это простое, но полезное прикосновение, особенно если вы живете в своем почтовом ящике и хотите убедиться, что ничего не пропустите в течение дня.

В третьем разделе «Звонки» начинается настоящая сила Google Voice. В разделе «Переадресация вызовов» вы сможете щелкнуть переключатель рядом с любым связанным номером, который вы добавили, чтобы постоянно переадресовывать на него все входящие вызовы на ваш номер Google Voice.

А чуть ниже находится раздел «Пользовательская переадресация вызовов», который позволит вам настроить контекстные фильтры для типов переадресации. специфический Звонки только на разные связанные номера. Просто нажмите «Создать правило», и вы сможете выбрать отдельные контакты, группы контактов или широкие категории контактов, например, анонимных абонентов, а затем точно указать Google Voice, что делать, когда эти люди свяжутся с вами.

JR Рафаэль / IDG

Вернувшись на главный экран настроек Google Voice, в разделе «Вызовы» есть несколько других параметров, на которые стоит обратить внимание:

• Функция «Уведомления о пропущенных вызовах по электронной почте» сделает именно то, что вы ожидаете. Это отличный способ убедиться, что важный звонок не останется незамеченным.
• Экранные вызовы будут просить каждого входящего абонента назвать свое имя, а затем переводить их в режим ожидания, пока вы слушаете запись, чтобы вы могли решить, хотите ли вы ответить.
• Параметры входящего вызова активируют ваши возможности для записи входящего вызова, нажав 4, и переадресации текущего вызова на один из ваших других связанных номеров, нажав клавишу * (хотя только в отдельных учетных записях Google, а не в настройках Google Voice, связанных с рабочей областью, своего рода странный).

Прокрутите вниз до раздела «Голосовая почта», и вы найдете варианты записи исходящих голосовых сообщений и управления другими настройками, связанными с голосовой почтой.

В разделе «Платежи» вы можете связать способ оплаты, чтобы использовать кредит для международных звонков, если хотите. В США звонки через Google Voice на другие номера в США, а также на номера в Канаде совершенно бесплатны, в то время как Звонки в другие страны различаются по цене .

И последнее, но не менее важное: в разделе «Безопасность» вы можете переключить переключатель рядом с «Фильтрация спама». Это позволит системам обнаружения спама Google предотвращать нежелательные звонки, сообщения и голосовые сообщения.

Вау! Я же говорил вам, что в Google Voice много крутых слоев, верно? Однако возьмите телефон: у нас есть еще пара мощных возможностей, которые нужно изучить, прежде чем мы на этом закончим.

Награды Google Voice для бизнеса

Один из самых полезных наборов функций Google Voice доступен только для бизнес-аккаунтов, в частности, для тех, кто использует уровни обслуживания Google Voice Standard или Premier (20 или 30 долларов США на пользователя в месяц).

Если ваша организация придерживается такого плана, вы можете вызвать два расширенных варианта управления телефоном для бизнеса:

1. Вы можете настроить полностью автоматизированную профессиональную систему меню голосового телефона, которая отвечает на звонки на один из ваших номеров Google Voice и направляет вызывающих абонентов в разные места в зависимости от времени суток и выбранных ими параметров.
2. Вы можете создавать группы звонков, которые упрощают обработку входящих вызовов на один и тот же номер несколькими людьми — например, упрощенный номер один для вашего отдела продаж. Главный номер может либо звонить каждому члену связанной команды одновременно, чтобы тот, кто ответит первым, получил вызов, либо он может звонить всем связанным номерам индивидуально в случайном порядке.

Оба варианта могут быть настроены администратором Google Workspace в разделе Google Voice консоли администратора Google.

Да, и еще одно: любой номер Google Voice может напрямую звонить на различные Специализированные коробки и телефоны Что позволяет эффективно получать На стационарных телефонах без подписки для вашего офиса или домашнего офиса . Для такой линии можно создать отдельный номер через Google Voice и даже звонить с номеров Google Voice. Другие автоматически, в дополнение к звонку других устройств, так что вы можете легко ответить на любой вызов в любом месте.

И теперь вы знаете от начала до конца, как Google Voice может изменить вашу работу и то, как вы относитесь к своим телефонам. Все, что осталось, — это создать учетную запись, настроить все так, как вы хотите, а затем наслаждаться новым информированным подходом к управлению телефонными номерами.