Как быстро преобразовать электронные письма в задачи Это наша статья, в которой мы поговорим о том, как мы можем превратить наши электронные письма в задачи.
Если вы используете OHIO (просто разберитесь с этим один раз) для сортировки электронной почты, вы, вероятно, захотите превратить некоторые электронные письма в задачи. Вот как это сделать быстро и эффективно, чтобы вы могли продолжать работать с другими электронными письмами.
Сделайте это быстро и легко
Ваш почтовый ящик — это не список дел; Это входящая почта. Заманчиво оставлять электронные письма в папке «Входящие», потому что это проще, но тогда задачи, которые вам нужно выполнить, погребены в потоке входящей электронной почты.
Вот почему люди попадают в беду. Ручной процесс преобразования электронного письма в задачу часто выглядит следующим образом:
- Откройте свой любимый менеджер списка задач.
- Создайте новую задачу.
- Скопируйте и вставьте соответствующие части письма в новую задачу.
- Установите детали, такие как приоритет, срок выполнения, цветовой код и все, что вы используете.
- Сохраните новую задачу.
- Архивируйте или удаляйте электронную почту.
Это шесть шагов, чтобы добавить что-то в свой список дел. Неудивительно, что письма загромождают ваш почтовый ящик. Что, если бы вы могли сократить эти шесть шагов на четыре? или три?
Ну ты можешь! Мы покажем вам, как это сделать.
Связанный : 7 малоизвестных функций Gmail, которые стоит попробовать
Некоторые почтовые клиенты лучше создают задачи, чем другие
Для управления вашей электронной почтой доступно множество клиентов, и, как и следовало ожидать, некоторые из них лучше других подходят для создания задач.
Для веб-клиентов Gmail отлично справляется со своей задачей. Приложение «Задачи» встроено, и вы можете легко превратить почту в задачу. Есть даже сочетание клавиш для создания задачи прямо из почты — мышь не требуется. Если вам не нужен настольный клиент, Gmail, вероятно, лучший выбор.
Для настольных клиентов Windows выигрывает Outlook. В Thunderbird есть несколько встроенных функций управления задачами, которые неплохи, но Outlook гораздо более гибок и позволяет подключаться к множеству сторонних приложений. Если по какой-то причине вы не можете использовать Outlook, хорошей альтернативой будет Thunderbird. Если вы уже используете сторонний менеджер списков дел, Thunderbird вам не подойдет.
На Mac картина чуть менее позитивная. Apple Mail хуже справляется с задачами по сравнению с Gmail и Outlook. Если вы хотите управлять задачами в настольном клиенте, то, вероятно, лучшим вариантом будет Тандерберд для Mac . Или вы можете отправить электронное письмо стороннему менеджеру списка дел и управлять им там.
Что касается мобильных приложений, Gmail и Outlook работают практически одинаково. Ни у одного из них нет построителей задач для веб-версии или клиентской версии, но оба автоматически переносят надстройки в сторонние приложения. Таким образом, если вы управляете своими задачами в Trello и у вас установлено дополнение в клиенте Gmail или Outlook, оно будет автоматически доступно при открытии соответствующего мобильного приложения. Кроме того, когда вы устанавливаете надстройку Outlook, она автоматически устанавливается в настольном клиенте. И приложения Мобильный телефон и Интернет.
Так как Gmail и Outlook являются сливками этого конкретного урожая, мы сосредоточимся на них. Если у вас есть любимый клиент, который хорошо справляется с созданием задач, сообщите нам об этом в комментариях, и мы посмотрим.
Создание задач из Gmail
Google предоставляет приложение Tasks, встроенное в Gmail. Это простой менеджер списков дел с очень небольшим количеством опций, хотя есть мобильное приложение, которое дает вам некоторые дополнительные возможности настройки. Если вам нужно что-то простое, что тесно работает с вашим почтовым ящиком Gmail, Google Tasks — хороший выбор. Превратить электронное письмо в задачу очень просто: откройте электронное письмо, нажмите кнопку «Дополнительно» на панели задач и выберите «Добавить в список дел».
Если вы невысокий человек, Shift + T делает то же самое. Приложение «Задачи» откроется на боковой панели с новой задачей.
Если вам нужно отредактировать задачу, чтобы добавить дату выполнения, дополнительные сведения или подзадачи, щелкните значок «Изменить».
Нет необходимости сохранять изменения, так как это делается автоматически. Когда вы закончите, нажмите кнопку «Архивировать» в папке «Входящие» (или используйте сочетание клавиш «e»), чтобы переместить письмо в свой архив.
Это три простых шага:
- Нажмите кнопку «Добавить в задачи» (или используйте сочетание клавиш Shift + T).
- Установите дату выполнения, дополнительные сведения или подзадачи.
- Заархивируйте (или удалите) электронное письмо.
В качестве бонуса вы можете настроить Chrome для отображения ваших задач Когда вы открываете новую вкладку . есть приложение iOS и Android для Google Задач . Создать задачу в мобильном приложении так же просто, как и в веб-приложении. Нажмите на три точки в верхней части письма и выберите «Добавить в задачи».
Это создает новую задачу мгновенно.
Если в Google Tasks нет всего, что вам нужно, или если вы уже знакомы с другим диспетчером задач, возможно, для него есть надстройка Gmail. В настоящее время существуют надстройки для популярных приложений, таких как Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello и других (хотя нет Microsoft To-Do или Apple Reminders).
Ранее мы рассмотрели установку надстроек Gmail в целом и надстройку Trello на конкретно . Различные надстройки предоставляют вам разные возможности, но все надстройки списка дел обычно позволяют добавлять задачу непосредственно из определенного электронного письма. Дополнения списка дел также доступны в виде веб-приложений и мобильных приложений, которые автоматически синхронизируются друг с другом. Как и в случае с Google Tasks, вы можете получить доступ к надстройкам, находясь в мобильном приложении Gmail.
Создание задач из Outlook
В Outlook есть встроенное приложение Tasks, которое также доступно как веб-приложение в Office 365. Здесь все немного сложнее, потому что на дворе 2015 год. Microsoft купила Wunderlist Знаменитый диспетчер задач. Я потратил последние четыре года на то, чтобы превратить его в новое веб-приложение Office 365 под названием (возможно, немного скучное) Microsoft To-Do. В конечном итоге он заменит встроенную функциональность задач в Outlook.
Однако на данный момент приложение «Задачи» по-прежнему является диспетчером задач Outlook, и нет точной даты или версии Outlook, когда это изменится. Мы упоминаем об этом только потому, что если вы используете O365, вы обнаружите, что любые задачи, которые вы добавляете в задачи Outlook, также отображаются в Microsoft To-Do. To-Do еще не показывает все данные, которые вы можете добавить к задаче, но в какой-то момент это будет.
На данный момент Microsoft Tasks — это встроенный диспетчер задач Outlook, поэтому мы сосредоточимся на нем.
Использование клиента Outlook для настольных ПК
Здесь Microsoft традиционно превосходит других, и здесь они вас тоже не подведут. Есть несколько способов создать задачу из электронного письма на любой вкус. Можете ли вы:
- Перетащите сообщение электронной почты в область задач.
- Переместите или скопируйте электронное письмо в папку «Задачи» из контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши.
- Используйте Quick Step для создания задачи.
Мы сосредоточимся на использовании Quick Step, так как это обеспечивает наибольшую отдачу от затраченных средств, и вы можете назначить сочетание клавиш для Quick Step для хорошей меры.
Если вы никогда раньше не использовали задачи Outlook, см. Наш путеводитель по панели задач Таким образом, вы можете видеть свои задачи рядом с вашей почтой.
Когда панель задач открыта, мы создадим быстрый шаг, который пометит электронное письмо как прочитанное, создаст задачу и переместит электронное письмо в ваш архив. Мы также добавим сочетание клавиш, так что вам никогда не придется использовать мышь для создания задачи из электронной почты.
Quick Steps позволяет выбирать несколько действий одним нажатием кнопки (или сочетания клавиш). Его легко создать и еще проще использовать, но если вы еще не пробовали его раньше, у нас есть Полное руководство об этом . Прочитав это руководство, создайте новый Quick Step, а затем добавьте следующие действия:
- Создайте задачу с телом сообщения.
- Пометить, как прочитанное.
- Перейдите к папке (и выберите папку архива в качестве папки для перехода).
Выберите для него сочетание клавиш, дайте ему имя (например, «Создать задачу и архив»), затем нажмите «Сохранить». Теперь он отображается в разделе «Главная» > «Быстрые действия».
Теперь, когда вы хотите превратить электронное письмо в задачу, просто нажмите «Быстрый шаг» (или используйте сочетание клавиш), и будет создана новая задача. Он берет заголовок из строки темы электронного письма, а тело электронного письма становится содержимым.
Отредактируйте нужные данные (в задачах Outlook гораздо больше параметров настройки, чем в задачах Gmail) и нажмите «Сохранить и закрыть».
В отличие от Gmail, вам нужно сохранить новую задачу, но также, в отличие от Gmail, Quick Step архивирует электронную почту для вас.
Итак, вот три простых шага и для Outlook:
- Нажмите «Быстрый шаг» (или используйте созданный вами ярлык).
- Отрегулируйте любые параметры или детали по своему усмотрению.
- Щелкните Сохранить и закрыть.
Использование веб-приложения Outlook
На этом этапе вы можете ожидать, что мы покажем вам, как создать задачу с помощью веб-приложения Outlook (Outlook.com). Мы не будем, потому что в веб-приложении Outlook нет собственного способа превратить электронное письмо в задачу. Можно пометить почту, а значит она появится в списке задач, но не более того.
Это удивительная цензура со стороны Microsoft. Мы не можем не чувствовать, что в какой-то момент произойдет переход на Microsoft To-Do, который будет включать тесную интеграцию Outlook > To-Do.
Немного лучше обстоят дела с интеграцией сторонних приложений. В настоящее время существуют надстройки для популярных приложений, таких как Asana, Jira, Evernote и Trello, а также для других (хотя Gmail Tasks или Apple Reminders отсутствуют). Различные надстройки предоставляют вам разные возможности, но, как и в случае с Gmail, надстройки списка дел обычно позволяют добавлять задачу непосредственно из определенного электронного письма, автоматически синхронизируя как веб-приложения, так и мобильные приложения.
Использование мобильного приложения Outlook
Как и в веб-приложении Outlook, нет собственного способа превратить почту в задачу из мобильного приложения Outlook, хотя Microsoft To-Do доступен для обоих. iOS و Android . Он отслеживает электронные письма, которые вы пометили в любом из приложений Outlook, но на самом деле это не то же самое, что интеграция задач. Если вы хотите преобразовать электронные письма Outlook в задачи Outlook, вам действительно нужно использовать клиент Outlook.
Если вы используете сторонний диспетчер списков дел, вы можете получить доступ к надстройкам, находясь в мобильном приложении Outlook.
Создание задач из Apple Mail
Если вы используете Apple Mail, ваши единственные реальные варианты — пересылать почту в стороннее приложение (например, Any.do или Todoist) и управлять своими задачами там или перетаскивать электронные письма в напоминания. Итак, для Apple ручной процесс:
- Откройте свой любимый менеджер списка задач.
- Перешлите письмо в стороннее приложение или вставьте его в напоминания.
- Установите детали, такие как приоритет, срок выполнения, цветовой код и все, что вы используете.
- Сохраните новую задачу.
- Архивируйте или удаляйте электронную почту.
Вы мало что можете сделать, чтобы улучшить этот процесс, потому что Apple не слишком сильно связывает Почту и Напоминания. Компания также не допускает большой интеграции со сторонними приложениями. Пока это не изменится (и мы сомневаемся, что это произойдет в ближайшее время), лучший вариант — пересылать почту стороннему диспетчеру списков дел.
Если вы предпочитаете иметь дело со своими электронными письмами только один раз, создание задач должно быть максимально быстрым и простым. В противном случае ваш почтовый ящик останется списком дел.
Благодаря менеджерам списков дел и сторонним надстройкам Gmail и Outlook предоставляют инструменты, необходимые для быстрого, простого и эффективного создания задач из электронных писем.
