Firemná používateľská príručka k službe Google Voice

No, test time: Môžete mi jednou vetou povedať, čo presne robí Google Voice ؟

Je to otázka, na ktorú sa snažia stručne odpovedať aj tí najpodceňovanejší geekovia Googlu – a pre priemerného zdravého človeka, ktorý nie je posadnutý technikou, odpoveď zvyčajne spadá niekde medzi „ha?“ a "Počkajte, je to to isté ako gChat?"

Naozaj to nie je prekvapujúce. Google Voice je jednou z najkomplexnejších, mätúcich a slabo propagovaných služieb Google. Ale je tiež jedným z najsilnejších - keby Venujte čas tomu, aby ste zistili, čo presne robíte a ako vám to môže pomôcť.

A najmä ak používate svoj telefón na akýkoľvek druh podnikania, môže to zmeniť deň a noc vo vašej schopnosti zostať v spojení a čo najproduktívnejšie, bez ohľadu na to, kde pracujete alebo aký druh zariadenia používate. moment. Bez preháňania úplne zmení spôsob, akým premýšľate o svojich moderných mobilných zariadeniach a o tom, čo je telefónne číslo.

Považujte to za svojho neoficiálneho sprievodcu, ako začať so službou Google Voice a potom vyťažiť maximum z nedoceneného, ​​no plného potenciálu.

Základy podnikania služby Google Voice

Začneme od základov – a vrátime sa k otázke, ktorú som položil na začiatku tohto rozhovoru: Čo هو presne Google Voice?

Vo svojej najjednoduchšej forme, Google Voice Ide o cloudovú službu, ktorá za vás spravuje vaše telefónne číslo. Namiesto pripojenia k SIM karte a jej konkrétneho prepojenia s jedným fyzickým smartfónom sa vaše číslo nachádza na tenkom serveri Google a je úplne kontrolované softvérom Google.

Akokoľvek zvláštne to môže znieť, toto usporiadanie nakoniec oslobodí vaše čísla od ich tradičných pút a umožní vám komunikovať všetkými možnými spôsobmi, ktoré zvyšujú efektivitu.

V podstate vám to umožňuje:

1. Uskutočňujte a prijímajte hovory pomocou svojho štandardného čísla na akomkoľvek zariadení – telefóne, tablete alebo dokonca stolnom počítači. Nikto, s kým sa rozprávate, nepozná rozdiel.
2. Odosielajte a prijímajte bežné textové správy prostredníctvom hlasovej stránky alebo aplikácií na akomkoľvek zariadení kedykoľvek – dokonca aj s pripojenými zariadeniami viacero naraz.

Spolu to znamená, že každý telefón, tablet alebo počítač, do ktorého sa prihlásite do služby Google Voice, sa efektívne stane vaším „telefónom“ – bez ohľadu na to, aký typ pripojenia má, alebo dokonca, či má aktívnu mobilnú službu.

Môžete teda napríklad:

• Nainštalujte si aplikáciu Google Voice Starý telefón s Androidom , potom ho nechajte zvoniť, keď príde hovor na vaše číslo, budete môcť naň uskutočňovať odchádzajúce hovory zo svojho čísla a môžete na ňom odosielať a prijímať textové správy pomocou svojho bežného čísla, pokiaľ je pripojené k sieti Wi-Fi.
• Nainštalujte si aplikáciu Google Voice Chromebook alebo tablet so systémom Android Spojte sa odtiaľ s klientmi a spolupracovníkmi rovnakým spôsobom.
• Prihláste sa na webovú stránku Google Voice na ľubovoľnom prenosnom počítači a zaobchádzajte s hovormi a správami na ňom tak, ako keby Bol Váš telefón – bez ohľadu na to, či je váš aktuálny smartfón v blízkosti alebo zapnutý.

Dosť transformačné veci, nie? A je tu viac: Google Voice tiež automaticky prepisuje hlasové správy a umožňuje vám počúvať e-maily أو Prečítajte si ho z akéhokoľvek zariadenia, do ktorého ste prihlásení. Prináša filtrovanie spamu na úrovni Google pre prichádzajúce hovory, textové správy a hlasové správy, ako aj možnosť kontrolovať všetky vaše hovory. A poskytuje vám výkonný systém kontextového presmerovania hovorov – takmer ako filtre Gmailu pre váš telefón.

Ako som už povedal, je to veľmi výkonná služba, ale aj mätúco zložitá. Poďme sa ponoriť a preskúmať každý posledný kúsok skladačky, aby ste sa uistili, že naplno využijete všetko, čo ponúka.

Začíname so službou Google Voice

Prvý krok, ako začať so službou Google Voice, je jednoduchý Prihláste sa do služby A pripravte sa s číslom. Táto časť procesu je najjednoduchšia, ak začínate na počítači.

S individuálnymi účtami Google, ktoré nie sú priradené k spoločnosti, si môžete okamžite vybrať nové číslo Google Voice s ľubovoľnou dostupnou predvoľbou zadarmo, alebo sa môžete rozhodnúť zaplatiť 20 USD presunúť číslo Existujúce do servisu . V oboch prípadoch musíte byť v Spojených štátoch, aby ste mali nárok. (Prepáčte, svetoví priatelia!)

S účtami Google Workspace prepojenými so spoločnosťou je Voice k dispozícii v Spojených štátoch, ako aj v Belgicku, Kanade, Dánsku, Francúzsku, Nemecku, Írsku, Taliansku, Holandsku, Portugalsku, Španielsku, Švédsku, Švajčiarsku a Spojenom kráľovstve. Službu a jej cenu vám bude musieť aktivovať správca pracovného priestoru 10, 20 alebo 30 dolárov na používateľa mesačne Spoločnosť je fakturovaná - v závislosti od zvolenej kategórie služieb.

Tak či onak, akonáhle si nastavíte svoje číslo, ocitnete sa proti sebe Ovládací panel Google Voice Home . Tu budete vždy môcť vidieť svoje posledné hovory a správy, volať a posielať správy Nový a čítajte alebo počúvajte správy v hlasovej schránke zanechané na vašom čísle.

Pokiaľ máte webovú stránku otvorenú, všetky prichádzajúce hovory na vaše číslo budú zvoniť na vašom počítači – a môžete na ne okamžite odpovedať.

O chvíľu sa vrátime, aby sme preskúmali niektoré pokročilé nastavenia. Najprv sa musíme na chvíľu sústrediť a nastaviť Google Voice na všetkých telefónoch, ktoré chcete používať – vrátane primárneho telefónu, na ktorý sa pri každodennej komunikácii spoliehate.

Nastavte telefóny pomocou služby Google Voice

Teraz, keď sme skončili so základným nastavením zvuku, je táto časť celkom jednoduchá:

• Ak používate telefón s Androidom, urobte to Stiahnite si a nainštalujte aplikáciu Google Voice z Obchodu Play .
• Ak používate iPhone, urobte to Stiahnite si a nainštalujte aplikáciu Voice z App Store .

V oboch prípadoch otvorte aplikáciu a postupujte podľa pokynov na prihlásenie pomocou rovnakého účtu Google, ktorý ste použili pri úvodnom nastavení na počítači.

V systéme Android budete musieť pripojiť toto zariadenie k službe Google Voice, aby telefón mohol uskutočňovať a prijímať hovory pomocou vášho čísla Google Voice. Ak má váš telefón aktívnu mobilnú službu s číslom oddelené Pri pripojení k vášmu operátorovi postupujte podľa krokov na prepojenie týchto dvoch a umožnite im spolupracovať.

Ak používate starší alebo sekundárny telefón Nie Má aktívnu mobilnú službu, tento krok preskočte. Stále budete môcť uskutočňovať a prijímať hovory pomocou svojho čísla Google Voice vždy, keď je telefón pripojený k sieti Wi-Fi.

V systéme Android aj iOS potom uvidíte hlavné rozhranie hlavného panela služby Google Voice – s kartami pre vaše nedávne hovory, vaše kontakty, textové správy a správy v hlasovej schránke. Kruhové zelené tlačidlo v pravom dolnom rohu obrazovky vám umožní uskutočniť nový hovor alebo začať novú správu v závislosti od karty, ktorú si prezeráte.

A na oboch platformách budete môcť klepnutím na ikonu trojriadkovej ponuky v ľavom hornom rohu aplikácie nájsť hlavnú ponuku nastavení.

O chvíľu preskúmame hlavné nastavenia hlasu priamo na webovej stránke služby, kde je k dispozícii každá posledná možnosť, ale zatiaľ si môžete rýchlo pozrieť položky Uskutočňovanie a prijímanie hovorov (alebo Uskutočňovanie a prijímanie hovorov) a Prichádzajúce hovory oblasti V nastaveniach aplikácie. Tie budú presne kontrolovať, ako sa budú spracovávať odchádzajúce a prichádzajúce hovory z vášho hlasového čísla Toto Konkrétne zariadenie – ak sa budú spoliehať na mobilné minúty poskytnuté vaším operátorom, za predpokladu, že sú dostupné, alebo ak sa budú spoliehať predovšetkým na Wi-Fi a/alebo mobilné dáta – a tiež ak budú prichádzajúce hovory spôsobí, že telefón zazvoní, aby ste o tom vedeli.

Štandardne nebudú. Ak teda chcete na tomto zariadení prijímať hovory na svoje číslo Google Voice, určite to budete musieť upraviť.

Ak máte ďalšie telefóny alebo tablety, ktoré chcete pridať do mixu a povoliť prístup ku všetkým rovnakým funkciám služby Google Voice, zopakujte rovnaký postup na ktoromkoľvek z nich pomocou príslušnej aplikácie pre Android alebo iOS.

Len si pamätajte: ak nastavíte všetky tieto zariadenia na prijímanie hovorov, budete zvoniť vždy, keď niekto vytočí vaše čísla. Takže, ak vy لا Chcete veľa rôznych zariadení, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť súčasne pri každom prichádzajúcom hovore, nezabudnite prejsť do nastavení upozornení aplikácie Google Voice na každom zariadení a vykonať príslušné úpravy.

Okrem toho sme pripravení vrátiť sa k vášmu počítaču a preskúmať všetky nastavenia služby Google Voice.

Preskúmajte nastavenia služby Google Voice

Nuž – ste pripravení vstúpiť do niektorých z najväčších schopností služby Google Voice?

Vráťte sa na stránku so zvukom a kliknite na ikonu ozubeného kolieska v pravom hornom rohu obrazovky. Tým sa dostanete do celej ponuky nastavení služby Google Voice, kde nájdete všetky dostupné možnosti.

Bože, je ich toľko.

Prvá časť obrazovky „Účet“ obsahuje všetky základné čísla a nastavenia správy zariadenia, kedykoľvek potrebujete vykonať nejaké základné zmeny. Jedinou položkou, na ktorú musíte teraz myslieť, sú „pridružené čísla“. Ak chcete svoje číslo Google Voice nastaviť na presmerovanie na ľubovoľné čísla Iné Existujúce – kancelárska linka, sekundárny mobilný telefón alebo dokonca telefón kolegu – kliknite na tlačidlo „Nové prepojené číslo“ a postupujte podľa krokov na pridanie a potvrdenie potrebného čísla.

Druhá časť obrazovky, Správy, má jeden prepínač na preposielanie všetkých prichádzajúcich správ na váš e-mail (do tej istej doručenej pošty účtu Google). Je to jednoduchý, ale užitočný dotyk, najmä ak žijete vo svojej schránke a chcete mať istotu, že vám počas dňa nič neunikne.

V tretej časti „Hovory“ začína skutočná sila služby Google Voice. V časti Presmerovanie hovorov budete môcť prepnúť prepínač vedľa ľubovoľného priradeného čísla, ktoré ste pridali, aby ste naň vždy presmerovali všetky prichádzajúce hovory zo svojho čísla Google Voice.

A hneď pod tým časť Custom Call Forwarding vám umožní nastaviť kontextové filtre pre typy presmerovania špecifické Len hovory na rôzne prepojené čísla. Stačí kliknúť na Vytvoriť pravidlo a budete si môcť vybrať jednotlivé kontakty, skupiny kontaktov alebo široké kategórie kontaktov, ako sú anonymní volajúci, a potom presne povedať službe Google Voice, čo má robiť, keď vás títo ľudia kontaktujú.

JR Rafael / IDG

Späť na hlavnej obrazovke nastavení služby Google Voice obsahuje časť Hovory niekoľko ďalších možností, ktoré stoja za zváženie:

• Funkcia e-mailových upozornení na zmeškaný hovor urobí presne to, čo očakávate. Je to skvelý spôsob, ako zabezpečiť, aby dôležitý hovor nezostal nepovšimnutý.
• Funkcia Screen Calls požiada každého prichádzajúceho volajúceho, aby povedal svoje meno, a potom ho podrží, kým budete počuť nahrávku, aby ste sa mohli rozhodnúť, či chcete odpovedať.
• Možnosti prichádzajúcich hovorov aktivujú vaše schopnosti nahrávať prichádzajúci hovor stlačením 4 a presmerujú prebiehajúci hovor na jedno z vašich ďalších prepojených čísel stlačením klávesu * (hoci len na individuálnych účtoch Google a nie v nastaveniach Google Voice súvisiacich s pracovným priestorom, zvláštne).

Odtiaľ prejdite nadol na položku Hlasová schránka a nájdete možnosti na zaznamenávanie odchádzajúcich hlasových správ a spravovanie ďalších predvolieb súvisiacich s hlasovou schránkou.

V časti Platby môžete prepojiť spôsob platby, aby ste mohli použiť kredit na medzinárodné hovory, ak chcete. V USA sú hovory uskutočnené prostredníctvom služby Google Voice na iné americké čísla, ako aj na kanadské čísla, úplne bezplatné Cena hovorov do iných krajín sa líši .

A v neposlednom rade v časti Zabezpečenie možno budete chcieť prepnúť prepínač vedľa položky Filtrovanie spamu. Systémom na detekciu spamu to umožní zabrániť tomu, aby vás nežiaduce hovory, správy a hlasové správy obťažovali.

Fíha! Povedal som vám, že Google Voice má veľa skvelých vrstiev, však? Chopte sa však telefónu: Máme pred sebou ďalšiu dvojicu výkonných možností, ktoré môžeme preskúmať skôr, ako to zavoláme.

Google Voice Rewards for Business

Jedna z najužitočnejších funkcií služby Google Voice je k dispozícii iba pre firemné účty – konkrétne pre tie, ktoré používajú štandardnú alebo prémiovú úroveň služieb Google Voice (20 alebo 30 USD na používateľa za mesiac).

Ak vaša organizácia dodržiava takýto plán, môžete zavolať na dve pokročilé možnosti správy telefónu pre firmy:

1. Môžete si nastaviť plne automatizovaný profesionálny systém hlasovej ponuky telefónu, ktorý odpovedá na hovory na jednom z vašich čísel Google Voice a presmeruje volajúcich na rôzne miesta v závislosti od dennej doby a možností, ktoré si zvolia.
2. Môžete vytvoriť skupiny zvonení, ktoré viacerým ľuďom uľahčia vybavovanie prichádzajúcich hovorov na rovnaké číslo – ako napríklad zjednodušené číslo jedna pre váš predajný tím. Hlavné číslo môže buď zazvoniť každému členovi pridruženého tímu súčasne, takže hovor prijme ten, kto prvý odpovie, alebo môže volať na všetky priradené čísla jednotlivo v náhodnom poradí.

Obe možnosti môže nakonfigurovať správca služby Google Workspace v sekcii Google Voice v správcovskej konzole Google.

A ešte jedna vec: akékoľvek číslo Google Voice môže priamo volať na rôzne čísla Špecializované boxy a telefóny Čo vám umožňuje efektívne získať Na pevných telefónoch bez predplatného pre vašu kanceláriu alebo domácu kanceláriu . Pre takúto linku si môžete vytvoriť samostatné číslo cez Google Voice a dokonca aj volať z čísel Google Voice iné automaticky, okrem zvonenia iných zariadení, aby ste mohli jednoducho prijať akýkoľvek hovor kdekoľvek chcete.

A teraz od začiatku do konca viete, ako môže Google Voice zmeniť vašu prácu a spôsob, akým premýšľate o svojich telefónoch. Všetko, čo zostáva, je vytvoriť si účet, nastaviť veci tak, ako chcete, a potom si užívať nový informovaný prístup k správe telefónnych čísel.