Udržiavať si aktuálny e-mail môže byť stresujúce, časovo náročné a nudné. Nahromadiť veľké množstvo neprečítaných e-mailov nie je ťažké. Z tohto dôvodu je ľahké neustále kontrolovať neustály tok správ – na úkor iných úloh.
Mám viacero e-mailových účtov a mám problém udržať nízky počet neprečítaných správ. Spravil som si teda prieskum a nazbieral tipy, ako zlepšiť správu schránky. Tu je niekoľko užitočných tipov, ktoré som našiel, aby ste si uľahčili prácu s doručenou poštou, trávili menej času vybavovaním e-mailov a nezabudli odpovedať na dôležitú správu.
Nekontrolujte všetky svoje e-maily, keď prichádzajú
Vďaka e-mailom, ktoré prichádzajú do vašej doručenej pošty počas dňa, je ľahké nechať sa rozptýliť, aj keď ste uprostred niečoho dôležitého. Namiesto toho, aby ste si každý prečítali, keď ho dostanete, venujte každý deň nejaký čas tomu, aby ste si prečítali svoje e-maily a odpovedali na ne. Ak nepotrebujete hľadať dôležité e-maily alebo oznámenia, naplánujte si počas dňa niekoľko krátkych prestávok na kontrolu e-mailu. V opačnom prípade sa nezobrazujte v doručenej pošte.
Je tiež dobré naplánovať si raz za týždeň alebo každých pár dní dlhší čas na náročnú prácu s organizáciou doručenej pošty, ako je vytváranie a používanie priečinkov a štítkov a odosielanie dlhých e-mailov.
Ak stále prehliadate svoju e-mailovú aplikáciu, možno budete chcieť vypnúť e-mailové upozornenia, nechať e-mailovú aplikáciu zatvorenú a uistiť sa, že ste nenechali priečinok doručenej pošty otvorený na inej karte.
Nemusíte na ne odpovedať naraz
Keď robíte jednu zo svojich pravidelných kontrol doručenej pošty, venujte sa iba e-mailom, ktoré sa dajú rýchlo vybaviť. Ak e-mail potrebuje rýchlu odpoveď, otvorte ho a odpovedzte naň, kým si budete prezerať správy. Ale ak to potrebuje viac času, venujte mu čas a odpovedzte neskôr. Tieto e-maily môžete kategorizovať, umiestniť do konkrétneho priečinka alebo použiť funkciu odloženia, aby ste dostali e-mail vo vhodnejšom čase.
Vytvorte viacero sekcií alebo priečinkov v doručenej pošte
Na ukladanie e-mailov používajte rôzne priečinky. Môžu byť založené na dôležitosti, naliehavosti, ako dlho trvá ich vybavovanie alebo na typoch činností, ktoré si vyžadujú. Predvolené rozloženie kariet v Gmaile a Zameraná doručená pošta v Outlooku môže pomôcť filtrovať nevyžiadanú poštu a propagačné e-maily a uľahčiť vyhľadávanie a kontrolu dôležitých e-mailov. V Gmaile môžete tiež zmeniť formát tak, aby boli vaše e-maily zoradené do rôznych sekcií a môžete si vybrať, ktoré sekcie sú. Podobne vám Outlook umožňuje organizovať e-maily do vlastných skupín.
Používajte filtre, pravidlá a štítky
Filtre a pravidlá smerujú prichádzajúce e-mailové správy do konkrétnych priečinkov. Môžu vám pomôcť ušetriť čas a zaistiť, aby ste svoju pozornosť zamerali na e-maily, na ktorých vám najviac záleží. Štítky môžu byť tiež dobrým spôsobom na usporiadanie a pomáhajú vám sledovať e-maily tým, že vám umožňujú triediť správy podľa rôznych značiek namiesto použitia priečinkov.
robiť formy
Niekedy sa stáva, že podobné e-maily posielate opakovane. Aby ste to uľahčili, môžete nastaviť a používať e-mailové šablóny na odosielanie e-mailov, aby ste nemuseli písať stále tú istú správu. Na rýchlejšie písanie e-mailov môžete použiť aj nástroje ako inteligentné písanie a inteligentné odpovede v Gmaile.
odhlásiť sa
Zrušte odber zoznamov adries a propagačných e-mailov. Prejdite si bulletiny a uistite sa, že ste sa prihlásili iba na odber správ, ktoré ste si už prečítali, a odstráňte všetky správy, ktoré ste nedávno nečítali. Nezabudnite sa tiež odhlásiť zo všetkých upozornení na sociálnych sieťach, ktoré nepotrebujete. (Možno budete musieť prejsť do nastavení účtov sociálnych médií, aby ste to vypli.) Prípadne môžete použiť samostatný e-mailový účet na propagačné e-maily a dôležité e-maily si ponechať na svojom hlavnom účte.
Zahoďte hromadné e-maily, ktoré nepotrebujete
Ak v konverzácii dostanete kópiu, nemusíte ju aktualizovať alebo ste vo vlákne e-mailov s odpovedaním na všetky, môžete toto vlákno ignorovať, aby ste nedostali všetky odpovede. Ak to chcete urobiť, otvorte ľubovoľnú správu vo vlákne, klepnite na tri bodky v hornej časti obrazovky (nad predmetom) a v rozbaľovacej ponuke v Gmaile vyberte možnosť Ignorovať alebo v prípade, že používate vyhliadky.
Nerobte si zo svojej doručenej pošty zoznam úloh
Môže byť lákavé označiť e-mail ako „neprečítaný“ ako pripomienku, aby ste naň odpovedali (určite som za to vinný), alebo preto, že obsahuje úlohu, ktorú musíte splniť, ale môže vám tiež zaplniť doručenú poštu. Majte samostatný zoznam úloh (na to je k dispozícii množstvo aplikácií alebo môžete použiť aplikáciu základných poznámok alebo poznámok) alebo ho vložte do konkrétneho priečinka. Ak používate Gmail, môžete spolu s doručenou poštou používať aj aplikáciu Google Task; Jednoducho kliknite na malú šípku „Zobraziť bočný panel“ v pravom dolnom rohu obrazovky a vyberte tam ikonu Úlohy.
Je dobré mať spustené samostatné zoznamy, aby ste ich mohli aktualizovať o položky z vašich e-mailov. Ak napríklad vaše e-maily obsahujú odkazy na články, ktoré si chcete prečítať, keď budete mať viac času, začnite so zoznamom na čítanie – jednoducho si ho nenechávajte v doručenej pošte.
