Ako rýchlo zmeniť e-maily na úlohy

Ako rýchlo previesť e-maily na úlohy Toto je náš článok, v ktorom budeme hovoriť o tom, ako môžeme zmeniť naše e-maily na úlohy.

Ak na triedenie e-mailov používate OHIO (stačí sa s tým vyrovnať raz), pravdepodobne budete chcieť zmeniť niektoré e-maily na úlohy. Tu je návod, ako to urobiť rýchlo a efektívne, aby ste mohli naďalej riešiť svoje ďalšie e-maily.

Urobte to rýchlo a jednoducho

Vaša doručená pošta nie je zoznam úloh. Je to prichádzajúca pošta. Je lákavé nechať e-maily v doručenej pošte, pretože je to jednoduchšie, ale potom sú úlohy, ktoré musíte urobiť, pochované v záplave e-mailových schránok.

Tu je dôvod, prečo sa ľudia dostávajú do problémov. Manuálny proces prevodu e-mailu na úlohu často prebieha takto:

1. Otvorte správcu zoznamu obľúbených úloh.
2. Vytvorte novú úlohu.
3. Skopírujte a prilepte príslušné časti e-mailu do novej úlohy.
4. Nastavte podrobnosti, ako je priorita, dátum splatnosti, kód farby a čokoľvek iné, čo používate.
5. Uložte novú úlohu.
6. Archivujte alebo odstráňte e-mail.

To je šesť krokov, len aby ste pridali niečo do svojho zoznamu úloh. Niet divu, že vám e-maily zahlcujú doručenú poštu. Čo keby ste mohli rozrezať tých šesť krokov na štyri? alebo tri?

No môžeš! Ukážeme vám ako.

Súvisiace : 7 málo známych funkcií Gmailu, ktoré by ste mali vyskúšať

Niektorí e-mailoví klienti sú vo vytváraní úloh lepší ako iní

Na správu vášho e-mailu je k dispozícii veľa klientov a ako by ste mohli očakávať, niektorí sú na vytváranie úloh lepší ako iní.

V prípade webových klientov robí Gmail túto prácu veľmi dobre. Aplikácia Úlohy je vstavaná a je ľahké zmeniť poštu na úlohu. K dispozícii je dokonca aj klávesová skratka na vytvorenie úlohy priamo z pošty – nie je potrebná žiadna myš. Ak nechcete desktopového klienta, Gmail je pravdepodobne vaša najlepšia voľba.

V prípade desktopových klientov Windows vyhráva Outlook. Thunderbird má niekoľko vstavaných funkcií správy úloh, ktoré nie sú zlé, ale Outlook je oveľa plynulejší a umožňuje vám pripojiť sa k nespočetnému množstvu aplikácií tretích strán. Ak z nejakého dôvodu nemôžete používať Outlook, Thunderbird je dobrou alternatívou. Ak už používate správcu zoznamu úloh tretej strany, Thunderbird horčicu neskráti.

Na Macu je obraz o niečo menej pozitívny. Apple Mail zvláda úlohy zle v porovnaní s Gmailom a Outlookom. Ak chcete spravovať úlohy na desktopovom klientovi, potom je pravdepodobne vašou najlepšou voľbou Thunderbird pre Mac . Alebo môžete poslať e-mail správcovi zoznamu úloh tretej strany a spravovať ho tam.

Pokiaľ ide o mobilné aplikácie, Gmail a Outlook fungujú takmer rovnako. Ani jeden z nich nemá tvorcov úloh pre web alebo klientske verzie, ale oba automaticky portujú doplnky do aplikácií tretích strán. Ak teda spravujete svoje úlohy v Trello a máte nainštalovaný doplnok v klientovi Gmail alebo Outlook, bude automaticky dostupný aj po otvorení príslušnej mobilnej aplikácie. Okrem toho, keď si nainštalujete doplnok Outlook, automaticky sa nainštaluje do desktopového klienta a aplikácie Mobil a web.

Vytvárajte úlohy z Gmailu

Google poskytuje aplikáciu s názvom Úlohy, ktorá je zabudovaná do Gmailu. Je to jednoduchý správca zoznamu úloh s veľmi málo možnosťami, aj keď existuje mobilná aplikácia, ktorá vám ponúka ďalšie možnosti prispôsobenia. Ak potrebujete niečo jednoduché, čo úzko spolupracuje s vašou doručenou poštou v Gmaile, Úlohy Google sú dobrou voľbou. Premena e-mailu na úlohu je hračka: pri otvorenom e-maile kliknite na tlačidlo Viac na paneli úloh a vyberte položku Pridať k úlohe.

Ak ste nízka osoba, Shift + T robí to isté. Na bočnom paneli sa otvorí aplikácia Úlohy a zobrazí sa vaša nová úloha.

Ak potrebujete upraviť úlohu a pridať termín, ďalšie podrobnosti alebo čiastkové úlohy, kliknite na ikonu Upraviť.

Zmeny nie je potrebné ukladať, pretože sa to deje automaticky. Po dokončení kliknite na tlačidlo Archivovať v doručenej pošte (alebo použite klávesovú skratku „e“) a presuňte e-mail do archívu.

Toto sú tri jednoduché kroky:

1. Kliknite na možnosť Pridať do úloh (alebo použite skratku Shift + T).
2. Nastavte si termín, ďalšie podrobnosti alebo čiastkové úlohy.
3. Archivujte (alebo odstráňte) e-mail.

Ako bonus môžete nastaviť Chrome tak, aby zobrazoval vaše úlohy Keď otvoríte novú kartu . Existuje aplikácia iOS a Android pre Google Tasks . Vytvorenie úlohy v mobilnej aplikácii je rovnako jednoduché ako vo webovej aplikácii. Kliknite na tri bodky v hornej časti správy a vyberte možnosť „Pridať do úloh“.

Tým sa okamžite vytvorí nová úloha.

Ak služba Google Tasks nemá všetko, čo potrebujete, alebo ak vám už vyhovuje iný správca úloh, pravdepodobne pre ňu existuje doplnok Gmail. V súčasnosti existujú doplnky pre obľúbené aplikácie úloh, ako sú Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello a ďalšie (hoci neexistujú žiadne Microsoft To-Do alebo Apple Reminders).

Predtým sme sa zaoberali inštaláciou doplnkov Gmail všeobecne a doplnku Trello konkrétne . Rôzne doplnky vám poskytujú rôzne možnosti, ale všetky doplnky zoznamu úloh vám vo všeobecnosti umožňujú pridať úlohu priamo z konkrétneho e-mailu. Doplnky zoznamu úloh sú dostupné aj ako webové a mobilné aplikácie, ktoré sa navzájom automaticky synchronizujú. A podobne ako Google Tasks, aj tu máte prístup k doplnkom, keď ste v mobilnej aplikácii Gmail.

Vytvárajte úlohy z programu Outlook

Outlook má vstavanú aplikáciu s názvom Úlohy, ktorá je dostupná aj ako webová aplikácia v Office 365. Tu sa veci trochu skomplikujú, pretože je rok 2015 Microsoft kúpil Wunderlist Slávny správca úloh. Posledné štyri roky som ju premenil na novú webovú aplikáciu Office 365 s názvom (možno trochu bez nápaditosti) Microsoft To-Do. Nakoniec nahradí vstavanú funkciu Úlohy v programe Outlook.

Zatiaľ je však aplikácia Úlohy stále správcom úloh Outlooku a neexistuje presný dátum ani verzia Outlooku, kedy sa to zmení. Spomíname to len preto, že ak používate O365, zistíte, že všetky úlohy, ktoré pridáte do Outlook Tasks, sa objavia aj v Microsoft To-Do. To-Do ešte nezobrazuje všetky údaje, ktoré môžete pridať k úlohe, ale v určitom okamihu sa to zobrazí.

V súčasnosti je Microsoft Tasks vstavaným správcom úloh programu Outlook, takže sa naň zameriame.

Používanie klienta Outlook Desktop

Tu Microsoft tradične exceluje a ani tu vás nesklamú. Existuje niekoľko spôsobov, ako vytvoriť úlohu z e-mailu, aby vyhovovala všetkým vkusom. Mohol by si:

1. Presuňte e-mailovú správu na panel úloh.
2. Presuňte alebo skopírujte e-mail do priečinka Úlohy z kontextovej ponuky po kliknutí pravým tlačidlom myši.
3. Na vytvorenie úlohy použite Rýchly krok.

Zameriame sa na používanie funkcie Quick Step, pretože vám to prinesie najviac peňazí a pre dobrú mieru môžete Quick Step priradiť klávesovú skratku.

Ak ste ešte nikdy nepoužívali Úlohy programu Outlook, pozrite si časť Náš sprievodca panelom úloh  Svoje úlohy tak môžete vidieť vedľa pošty.

Po otvorení panela úloh vytvoríme rýchly krok, ktorý označí e-mail ako prečítaný, vytvorí úlohu a presunie ho do archívu. Pridáme aj klávesovú skratku, takže už nikdy nebudete musieť použiť myš na vytvorenie úlohy z e-mailu.

Rýchle kroky vám umožňujú vybrať viacero akcií kliknutím na tlačidlo (alebo klávesovú skratku). Ľahko sa vytvára a ešte jednoduchšie sa používa, ale ak ste si to ešte neoverili, máme  Konečný sprievodca o tom . Po prečítaní tohto sprievodcu vytvorte nový Rýchly krok a potom pridajte nasledujúce akcie:

1. Vytvorte úlohu s telom správy.
2. Označiť ako prečítané.
3. Prejdite do priečinka (a vyberte svoj archívny priečinok ako priečinok, do ktorého chcete prejsť).