Ostati na tekočem z e-pošto je lahko stresno, dolgotrajno in dolgočasno. Ni težko nabrati velikega števila neprebranih elektronskih sporočil. Zaradi tega je preprosto preverjati stalen pretok sporočil – na račun drugih nalog.
Imam več e-poštnih računov in težko ohranjam nizko število neprebranih. Zato sem opravil nekaj raziskav in zbral nasvete o tem, kako izboljšati upravljanje mape »Prejeto«. Tukaj je nekaj koristnih nasvetov, ki sem jih našel, da boste lažje delali s svojo mapo »Prejeto«, porabili manj časa za obravnavo e-pošte in poskrbeli, da ne boste pozabili odgovoriti na pomembno sporočilo.
Ne preverjajte vseh svojih e-poštnih sporočil, ko pridejo
Ker e-poštna sporočila ves dan prihajajo v vaš nabiralnik, vas zlahka zmoti, tudi če ste sredi nečesa pomembnega. Namesto da preberete vsako, ko jo prejmete, si vsak dan vzemite nekaj časa, da preberete in odgovorite na svojo e-pošto. Če vam ni treba iskati pomembnih e-poštnih sporočil ali obvestil, načrtujte nekaj kratkih odmorov čez dan, da preverite svojo e-pošto. V nasprotnem primeru se izogibajte mapi »Prejeto«.
Prav tako je dobro, da enkrat na teden ali vsakih nekaj dni načrtujete daljši del časa, da opravite nekaj težkega dela pri organiziranju mape »Prejeto«, kot je ustvarjanje in uporaba map in oznak ter pošiljanje teh dolgih e-poštnih sporočil.
Če še vedno brskate po svoji e-poštni aplikaciji, boste morda želeli tudi izklopiti e-poštna obvestila, pustiti e-poštno aplikacijo zaprto in se prepričati, da niste pustili odprte mape »Prejeto« na drugem zavihku.
Ni vam treba odgovoriti na vse naenkrat
Ko opravite enega od rednih pregledov mape »Prejeto«, obravnavajte samo e-poštna sporočila, ki jih je mogoče hitro obravnavati. Če e-poštno sporočilo potrebuje hiter odgovor, ga odprite in odgovorite med brskanjem po svojih sporočilih. Če pa potrebuje več časa, si vzemite ta čas in odgovorite pozneje. Ta e-poštna sporočila lahko kategorizirate, jih postavite v določeno mapo ali uporabite funkcijo dremeža, da prejmete e-poštno sporočilo ob primernejšem času.
Ustvarite več razdelkov ali map v mapi »Prejeto«.
Za shranjevanje e-pošte uporabite različne mape. Te lahko temeljijo na pomembnosti, nujnosti, času, ki ga potrebujemo za obravnavo, ali vrsti ukrepov, ki jih potrebujejo. Privzeta postavitev z zavihki v Gmailu in Focused Inbox v Outlooku lahko pomaga filtrirati neželeno in promocijsko e-pošto ter olajša iskanje in preverjanje pomembnih e-poštnih sporočil. V Gmailu lahko tudi spremenite obliko, tako da so vaša e-poštna sporočila razvrščena v različne razdelke, in lahko izberete, kateri so ti razdelki. Podobno vam Outlook omogoča organiziranje e-pošte v skupine po meri.
Uporabite filtre, pravila in oznake
Filtri in pravila usmerjajo dohodna e-poštna sporočila v določene mape. Pomagajo vam prihraniti čas in poskrbijo, da se osredotočite na e-poštna sporočila, ki so najpomembnejša. Oznake so lahko tudi dober način za organiziranje in pomoč pri sledenju e-pošte, saj vam omogočajo razvrščanje sporočil po različnih oznakah namesto po mapah.
narediti kalupe
Včasih na koncu pošljete podobna e-poštna sporočila večkrat. Da bi stvari olajšali, lahko nastavite in uporabite e-poštne predloge za pošiljanje e-pošte, tako da vam ni treba vedno znova pisati istega sporočila. Za hitrejše pisanje e-poštnih sporočil lahko v Gmailu uporabite tudi orodja, kot sta Smart Write in Smart Reply.
odjavite se
Odjavite se iz poštnih seznamov in promocijskih e-poštnih sporočil. Preglejte svoja glasila in se prepričajte, da ste se prijavili le na sporočila, ki ste jih že prebrali, in izbrišite vsa sporočila, ki jih pred kratkim niste prebrali. Prav tako se prepričajte, da se odjavite od vseh opozoril družbenih medijev, ki jih ne potrebujete. (Če želite to izklopiti, boste morda morali odpreti nastavitve svojih računov v družabnih omrežjih.) Lahko pa uporabite ločen e-poštni račun za promocijska e-poštna sporočila in pomembna e-poštna sporočila shranite v svojem glavnem računu.
Zavrzite množična e-poštna sporočila, ki jih ne potrebujete
Če v pogovoru prejmete CC, vam ni treba posodobiti ali ste v e-poštni niti z odgovori na vse, lahko to nit prezrete, da ne boste prejeli vseh odgovorov. Če želite to narediti, odprite katero koli sporočilo v niti, tapnite tri pike na vrhu zaslona (nad vrstico z zadevo) in v spustnem meniju v Gmailu izberite »Prezri« ali »Prezri«, če uporabljate možnosti.
Naj vaš nabiralnik ne bo vaš seznam opravil
Lahko je skušnjava označiti e-poštno sporočilo kot »neprebrano« kot opomnik, da nanj odgovorim (tega sem vsekakor kriv) ali ker vsebuje nalogo, ki jo morate dokončati, lahko pa tudi zamaši vašo mapo »Prejeto«. Hranite ločen seznam opravil (za to je na voljo veliko aplikacij ali pa uporabite aplikacijo za osnovne zapiske ali lepljive zapiske) ali pa ga shranite v določeno mapo. Če uporabljate Gmail, lahko poleg mape »Prejeto« uporabljate tudi aplikacijo Google Task; Preprosto kliknite puščico »Pokaži stransko ploščo« v spodnjem desnem kotu zaslona in tam izberite ikono Opravila.
Dobro je imeti ločene sezname, ki se izvajajo, da jih lahko posodobite z elementi iz svojih e-poštnih sporočil. Na primer, če vaša e-poštna sporočila vsebujejo povezave do člankov, ki jih želite prebrati, ko boste imeli več časa, začnite s seznamom za branje – le ne imejte ga v mapi »Prejeto«.
