Qëndrimi i përditësuar me emailin tuaj mund të jetë stresues, kërkon kohë dhe i mërzitshëm. Nuk është e vështirë të grumbullosh një numër të madh emailesh të palexuara. Për shkak të kësaj, është e lehtë të vazhdosh të kontrollosh rrjedhën e vazhdueshme të mesazheve - në kurriz të detyrave të tjera.
Kam shumë llogari të postës elektronike dhe e kam të vështirë ta mbaj të ulët këtë numër të palexuara. Kështu që bëra disa kërkime dhe mblodha këshilla se si të përmirësoja menaxhimin e kutisë sime. Këtu janë disa këshilla të dobishme që kam gjetur për ta bërë më të lehtë trajtimin e kutisë suaj hyrëse, për të shpenzuar më pak kohë duke u marrë me emailet dhe për t'u siguruar që të mos harroni t'i përgjigjeni një mesazhi të rëndësishëm.
Mos i kontrolloni të gjitha emailet tuaja kur vijnë
Me emailet që godasin kutinë tuaj hyrëse gjatë gjithë ditës, është e lehtë të shpërqendroheni, edhe kur jeni në mes të diçkaje të rëndësishme. Në vend që ta lexoni secilën pasi ta merrni, merrni pak kohë çdo ditë për të kaluar dhe për t'iu përgjigjur emaileve tuaja. Nëse nuk keni nevojë të kërkoni për email ose njoftime të rëndësishme, planifikoni në disa pushime të shkurtra gjatë ditës për të kontrolluar emailin tuaj. Përndryshe, qëndroni jashtë kutisë suaj hyrëse.
Është gjithashtu një ide e mirë të planifikoni një pjesë më të gjatë kohore një herë në javë ose çdo disa ditë për të bërë një pjesë të punës së vështirë në organizimin e kutisë suaj hyrëse, si krijimi dhe përdorimi i dosjeve dhe etiketave dhe dërgimi i atyre emaileve të gjata.
Nëse ende e gjeni veten duke shfletuar përmes aplikacionit tuaj të postës elektronike, mund të dëshironi të çaktivizoni njoftimet me email, ta mbani të mbyllur aplikacionin e postës elektronike dhe sigurohuni që të mos e keni lënë të hapur kutinë hyrëse në një skedë tjetër.
Nuk është e nevojshme t'u përgjigjeni të gjitha menjëherë
Kur bëni një nga kontrollet e rregullta të kutisë suaj hyrëse, merreni vetëm me email që mund të trajtohen shpejt. Nëse një email ka nevojë për një përgjigje të shpejtë, hapeni dhe përgjigjuni ndërsa shfletoni mesazhet tuaja. Por nëse ka nevojë për më shumë kohë, merrni atë kohë për t'iu përgjigjur më vonë. Ju mund t'i kategorizoni këto emaile, t'i vendosni në një dosje specifike ose të përdorni funksionin e shtyrjes për të marrë emailin në një kohë më të përshtatshme.
Krijoni seksione ose dosje të shumta në kutinë tuaj hyrëse
Përdorni dosje të ndryshme për të ruajtur emailet tuaja. Këto mund të bazohen në rëndësinë, urgjencën, sa kohë duhet për t'u marrë me to, ose llojet e veprimeve që kërkojnë. Paraqitja e parazgjedhur e skedave në Gmail dhe Kutia hyrëse e fokusuar në Outlook mund të ndihmojë në filtrimin e postës elektronike të padëshiruar dhe promovuese dhe ta bëjë më të lehtë gjetjen dhe kontrollimin e emaileve të rëndësishme. Në Gmail, ju gjithashtu mund të ndryshoni formatin në mënyrë që emailet tuaja të renditen në seksione të ndryshme dhe ju mund të zgjidhni se cilat janë ato seksione. Po kështu, Outlook ju lejon të organizoni emailin tuaj në grupe të personalizuara.
Përdorni filtra, rregulla dhe etiketa
Filtrat dhe rregullat i drejtojnë mesazhet e postës elektronike hyrëse në dosje specifike. Ato mund të ndihmojnë në kursimin e kohës dhe sigurohuni që të përqendroni vëmendjen tuaj në emailet që kanë më shumë rëndësi. Etiketat mund të jenë gjithashtu një mënyrë e mirë për të organizuar dhe për t'ju ndihmuar të mbani gjurmët e emailit tuaj duke ju lejuar të renditni mesazhet tuaja sipas etiketave të ndryshme në vend që të përdorni dosje.
bëjnë kallëpe
Ndonjëherë përfundoni duke dërguar email të ngjashëm në mënyrë të përsëritur. Për t'i bërë gjërat më të lehta, mund të konfiguroni dhe përdorni shabllonet e postës elektronike për të dërguar email, në mënyrë që të mos keni nevojë të vazhdoni të shkruani të njëjtin mesazh pa pushim. Mund të përdorni gjithashtu mjete si "Shkrimi inteligjent" dhe "Përgjigja inteligjente" në Gmail për të ndihmuar në shkrimin e emaileve më shpejt.
çabonohu
Çregjistrohu nga listat e postimeve dhe emailet promocionale. Kaloni nëpër buletinet tuaja dhe sigurohuni që jeni regjistruar vetëm për mesazhet që keni lexuar tashmë dhe fshini çdo mesazh që nuk keni lexuar kohët e fundit. Gjithashtu, sigurohuni që të çabonoheni nga çdo njoftim i mediave sociale që nuk ju nevojitet. (Mund t'ju duhet të shkoni te cilësimet e llogarive tuaja të mediave sociale për ta çaktivizuar këtë.) Përndryshe, mund të përdorni një llogari të veçantë emaili për email-et promovuese dhe të mbani email-e të rëndësishme në llogarinë tuaj kryesore.
Hidhni emailet me shumicë që nuk ju nevojiten
Nëse merrni një CC në një bisedë, nuk keni nevojë të përditësoni ose jeni në një bashkëbisedim email-i për të gjitha përgjigjet, mund ta shpërfillni këtë temë për të shmangur marrjen e të gjitha përgjigjeve. Për ta bërë këtë, hapni çdo mesazh në thread, prekni tre pikat në krye të ekranit (mbi rreshtin e temës) dhe zgjidhni "Injoro" nga opsionet rënëse në Gmail ose "Injoro" nëse jeni duke përdorur perspektivat.
Mos e bëni kutinë tuaj hyrëse në listën tuaj të detyrave
Mund të jetë joshëse të shënosh një email si "të palexuar" si një kujtesë për t'iu përgjigjur atij (për këtë jam padyshim fajtor) ose sepse ai përmban një detyrë që duhet ta përfundoni, por gjithashtu mund të rrëmojë kutinë tuaj hyrëse. Mbani një listë të veçantë detyrash (ka shumë aplikacione të disponueshme për këtë, ose mund të përdorni aplikacionin bazë të shënimeve ose shënimeve ngjitëse) ose vendoseni në një dosje specifike. Nëse përdorni Gmail, mund të përdorni aplikacionin Google Task së bashku me kutinë tuaj hyrëse; Thjesht klikoni në shigjetën e vogël "Trego panelin anësor" në këndin e poshtëm djathtas të ekranit dhe zgjidhni ikonën Tasks atje.
Është një ide e mirë që të funksionojnë lista të veçanta në mënyrë që t'i përditësoni ato me artikuj nga emailet tuaja. Për shembull, nëse emailet tuaja përmbajnë lidhje me artikujt që dëshironi të lexoni kur të keni më shumë kohë, filloni me një listë leximi - thjesht mos e mbani në kutinë tuaj hyrëse.
