Како брзо претворити е-пошту у задатке

Како брзо претворити е-пошту у задатке Ово је наш чланак о томе како своју е-пошту можемо претворити у задатке.

Ако користите ОХИО (само једном се позабавите тиме) за сортирање е-поште, вероватно ћете желети да неке е-поруке претворите у задатке. Ево како да то урадите брзо и ефикасно да бисте могли да наставите да се бавите другим имејловима.

Учините то брзо и лако

Ваше пријемно сандуче није листа обавеза; То је долазна пошта. Примамљиво је оставити е-пошту у пријемном сандучету јер је то лакше, али онда су задаци које треба да обавите затрпани у поплави пријемног сандучета.

Ево зашто људи упадају у невоље. Ручни процес претварања е-поште у задатак често иде овако:

1. Отворите менаџер листе омиљених задатака.
2. Креирајте нови задатак.
3. Копирајте и налепите релевантне делове е-поште у нови задатак.
4. Подесите детаље, као што су приоритет, рок, код боја и шта год да користите.
5. Сачувајте нови задатак.
6. Архивирајте или избришите е-пошту.

То је шест корака, само да додате нешто на своју листу обавеза. Није ни чудо што завршите са е-поштом која претрпа ваше пријемно сандуче. Шта ако бисте могли да исечете тих шест корака на четири? или три?

Па ти можеш! Показаћемо вам како.

Повезан : 7 мало познатих Гмаил функција које треба да испробате

Неки клијенти е-поште су бољи у креирању задатака од других

На располагању је много клијената за управљање вашом е-поштом, а као што можете очекивати, неки су бољи од других за креирање задатака.

За веб клијенте, Гмаил ради свој посао веома добро. Апликација Задаци је уграђена и лако је претворити пошту у задатак. Постоји чак и пречица на тастатури за креирање задатка директно из поште - није потребан миш. Ако не желите десктоп клијент, Гмаил је вероватно најбоља опција.

За Виндовс десктоп клијенте, Оутлоок побеђује. Тхундербирд има неке уграђене функције за управљање задацима, које нису лоше, али Оутлоок је много флуиднији и омогућава вам да се повежете са безброј апликација трећих страна. Ако из неког разлога не можете да користите Оутлоок, Тхундербирд је добра алтернатива. Ако већ користите менаџер листе обавеза треће стране, Тхундербирд неће престати.

На Мац-у је слика мало мање позитивна. Аппле Маил лоше управља задацима у поређењу са Гмаил-ом и Оутлоок-ом. Ако желите да управљате задацима на десктоп клијенту, онда је вероватно ваша најбоља опција Тхундербирд за Мац . Или можете послати е-пошту менаџеру листе обавеза треће стране и тамо управљати њоме.

Када су у питању мобилне апликације, Гмаил и Оутлоок функционишу скоро исто. Ниједна од њих нема програмере задатака за веб или клијентске верзије, али оба аутоматски преносе додатке у апликације трећих страна. Дакле, ако управљате својим задацима у Трелло-у и имате инсталиран додатак у Гмаил или Оутлоок клијенту, он ће аутоматски бити доступан и када отворите одговарајућу мобилну апликацију. Поред тога, када се инсталира Оутлоок додатак, он се аутоматски инсталира на десктоп клијенту и апликације Мобилни и веб.

Креирајте задатке из Гмаил-а

Гоогле обезбеђује апликацију под називом Задаци, која је укључена у Гмаил. То је једноставан менаџер листе обавеза са врло мало опција, иако постоји мобилна апликација која вам даје неке додатне опције прилагођавања. Ако вам треба нешто једноставно што добро функционише са вашим Гмаил пријемним сандучетом, Гоогле задаци су добар избор. Претварање е-поште у задатак је лако: са отвореном е-поштом кликните на дугме Још на траци задатака и изаберите Додај у задатак.

Ако сте ниска особа, Схифт + Т ради исту ствар. Апликација Задаци се отвара на бочној траци и приказује ваш нови задатак.

Ако треба да измените задатак да бисте додали рок, додатне детаље или подзадатке, кликните на икону Уреди.

Нема потребе за чувањем промена, јер се то ради аутоматски. Када завршите, кликните на дугме Архивирај у пријемном сандучету (или користите пречицу на тастатури „е“) да бисте преместили имејл у своју архиву.

Ово су три једноставна корака:

1. Кликните на опцију Додај у задатке (или користите пречицу Схифт + Т).
2. Подесите рок, додатне детаље или подзадатке.
3. Архивирајте (или избришите) имејл.

Као бонус, можете да подесите Цхроме да приказује ваше задатке Када отворите нову картицу . Постоји апликација иОС и Андроид за Гоогле задатке . Задатак је лако направити у мобилној апликацији као и у веб апликацији. Кликните на три тачке на врху поруке и изаберите „Додај у задатке“.

Ово тренутно ствара нови задатак.

Ако Гоогле задаци немају све што вам је потребно или ако вам већ одговара други менаџер задатака, вероватно постоји додатак за Гмаил. Тренутно постоје додаци за популарне апликације за обавезе, као што су Ани.до, Асана, Јира, Еверноте, Тодоист, Трелло и други (иако не постоје Мицрософт То-До или Аппле Реминдерс).

Раније смо покрили инсталирање Гмаил додатака уопште, и Трелло додатка конкретно . Различити додаци вам дају различите опције, али сви додаци листе обавеза вам углавном омогућавају да додате задатак директно из одређене е-поште. Додаци за листу обавеза су такође доступни као веб и мобилне апликације које се аутоматски синхронизују једна са другом. Као и Гоогле задаци, можете да приступите додацима када сте у мобилној апликацији Гмаил.

Креирајте задатке из Оутлоок-а

Оутлоок има уграђену апликацију под називом Задаци, која је такође доступна као веб апликација у систему Оффице 365. Овде ствари постају мало компликованије јер је 2015. Мицрософт је купио Вундерлист Чувени менаџер задатака. Провео сам протекле четири године претварајући је у нову Оффице 365 апликацију само за веб под називом (можда помало немаштовито) Мицрософт То-До. На крају ће заменити уграђену функцију задатака у Оутлоок-у.

Међутим, за сада је апликација Задаци и даље Оутлоок менаџер задатака и не постоји тачан датум или верзија Оутлоока када ће се то променити. Ово помињемо само зато што ако користите О365, видећете да се сви задаци које додате у Оутлоок Таскс такође појављују у Мицрософт То-До. Обавезе још увек не приказују све податке које можете да додате задатку, али ће то у неком тренутку.

За сада, Мицрософт Таскс је уграђени Оутлоок менаџер задатака, па ћемо се фокусирати на то.

Коришћење Оутлоок Десктоп Цлиент-а

Ту се Мицрософт традиционално истиче, а ни овде вас не изневеравају. Постоји више начина да направите задатак од е-поште који ће задовољити све укусе. Можеш ли:

1. Превуците и отпустите поруку е-поште у окно задатака.
2. Преместите или копирајте е-пошту у фасциклу Задаци из контекстног менија десним кликом.
3. Користите Куицк Степ да креирате задатак.

Фокусираћемо се на коришћење Куицк Степ-а јер ово пружа највећу корист за ваш новац, а можете да доделите пречицу на тастатури Куицк Степ-у за добру меру.

Ако никада раније нисте користили Оутлоок задатке, погледајте Наш водич за окно задатака  Тако да можете да видите своје задатке поред своје поште.

Када се отвори окно задатака, направићемо брзи корак који означава е-пошту као прочитану, креира задатак и премешта имејл у вашу архиву. Такође ћемо додати пречицу на тастатури, тако да никада нећете морати да користите миш да бисте креирали задатак из е-поште.

Брзи кораци вам омогућавају да изаберете више радњи кликом на дугме (или пречицом на тастатури). Лако га је креирати и још лакше користити, али ако га нисте раније проверили, ми јесмо  Ултимативни водич о томе . Када прочитате овај водич, направите нови брзи корак, а затим додајте следеће радње:

1. Направите задатак са телом поруке.
2. Означи као прочитано.
3. Идите до фасцикле (и изаберите фасциклу архиве као фасциклу у коју желите да идете).