Business User's Guide to Google Voice

Tja, testtid: I en mening, kan du berätta exakt vad han gör Google Voice ؟

Det är en fråga som även de mest underskattade Google-nördarna kämpar för att svara kortfattat på – och för den genomsnittliga sansade personen som inte är tekniskt besatt, hamnar svaret vanligtvis någonstans mittemellan "va?" och "Vänta, är det här samma sak som gChat?"

Detta är verkligen inte förvånande. Google Voice är en av de mest komplexa, förvirrande och dåligt marknadsförda Google-tjänsterna. Men det är också en av de mest kraftfulla - om Du tar dig tid att ta reda på exakt vad du gör och hur det kan fungera för dig.

Och särskilt om du använder din telefon för alla slags affärer kan det göra skillnad dag och natt när det gäller din förmåga att hålla kontakten och vara så produktiv som möjligt, oavsett var du arbetar eller vilken typ av enhet du använder. ögonblick. Utan att överdriva kommer det att helt förändra ditt sätt att tänka på dina moderna mobila enheter och vad ett telefonnummer är.

Se det här som din inofficiella guide för att komma igång med Google Voice och sedan få ut det mesta av de underskattade men fulla av potential.

Google Voice Business Basics

Vi börjar med grunderna – och går tillbaka till frågan jag ställde i början av det här samtalet: Vad han är Google Voice exakt?

I sin enklaste form, Google Voice Det är en molnbaserad tjänst som hanterar ditt telefonnummer åt dig. Istället för att ansluta till ett SIM-kort och specifikt länka det till en enda fysisk smartphone, lever ditt nummer på en tunn Google-server och kontrolleras helt av Googles programvara.

Hur konstigt det än kan låta så befriar detta arrangemang så småningom dina nummer från sina traditionella bojor och låter dig kommunicera på alla möjliga bekväma och effektivitetshöjande sätt.

I huvudsak ger detta dig möjlighet att:

1. Ring och ta emot samtal med ditt standardnummer på vilken enhet som helst - telefon, surfplatta eller till och med en stationär dator. Ingen du pratar med kommer att veta skillnaden.
2. Skicka och ta emot regelbundna textmeddelanden via röstwebbplatsen eller appar på vilken enhet som helst när som helst - även med enheter anslutna flera på en gång.

Tillsammans betyder detta att alla telefoner, surfplattor eller datorer som du loggar in på Google Voice i praktiken blir din "telefon" – oavsett vilken typ av anslutning den är på eller även om den har en aktiv mobiltjänst.

Så du kan till exempel:

• Installera Google Voice-appen på Gammal Android-telefon , få det att ringa när ett samtal kommer till ditt nummer, kunna ringa utgående samtal på det från ditt nummer och du kan skicka och ta emot sms på det med ditt vanliga nummer så länge det är anslutet till Wi-Fi.
• Installera Google Voice-appen på Chromebook eller Android-surfplatta Anslut med kunder och medarbetare på samma sätt därifrån.
• Logga in på Google Voice-webbplatsen på vilken bärbar dator som helst och behandla samtal och meddelanden på den som om Han var Din telefon – oavsett om din nuvarande smartphone är i närheten eller på.

Ganska transformerande grejer, eller hur? Och det finns mer: Google Voice transkriberar också röstmeddelanden automatiskt och låter dig lyssna på e-postmeddelanden أو Läs den från vilken enhet du är inloggad på. Det ger skräppostfiltrering på Google-nivå till inkommande samtal, textmeddelanden och röstmeddelanden, samt möjligheten att granska alla dina samtal. Och det ger dig ett kraftfullt kontextuellt vidarekopplingssystem – nästan som Gmail-filter för din telefon.

Som jag sa, detta är en mycket kraftfull tjänst men också förvirrande komplex. Låt oss dyka in i och utforska varje sista pusselbit så att du kan se till att du drar full nytta av allt det har att erbjuda.

Komma igång med Google Voice

Det första steget för att komma igång med Google Voice är helt enkelt Logga in på tjänsten Och förbered dig med ett nummer. Denna del av processen är enklast om du startar på en dator.

Med individuella Google-konton som inte är associerade med företaget kan du omedelbart välja ett nytt Google Voice-nummer vid vilket tillgängligt riktnummer som helst gratis, eller så kan du välja att betala 20 USD för att flytta ett nummer Tillgängligt till tjänsten . I båda fallen måste du vara i USA för att vara berättigad. (Förlåt, världsvänner!)

Med Google Workspace-konton kopplade till företaget är Voice tillgängligt i USA såväl som i Belgien, Kanada, Danmark, Frankrike, Tyskland, Irland, Italien, Nederländerna, Portugal, Spanien, Sverige, Schweiz och Storbritannien. Din arbetsplatsadministratör måste aktivera tjänsten åt dig och dess kostnad $10, $20 eller $30 per användare och månad Företaget faktureras – beroende på vald tjänstekategori.

Hur som helst, när du väl har ställt in ditt nummer kommer du att hamna i mot Kontrollpanelen för Google Voice Home . Det är här du alltid kommer att kunna se dina senaste samtal och meddelanden, ringa samtal och meddelanden Ny , och läs eller lyssna på röstmeddelanden som finns kvar på ditt nummer.

Så länge du har webbplatsen öppen kommer alla inkommande samtal till ditt nummer att ringa på din dator – och du kan svara på dem direkt och där.

Vi kommer tillbaka för att utforska några avancerade inställningar om en sekund. Först måste vi flytta fokus ett ögonblick och ställa in Google Voice på alla telefoner du vill använda – inklusive den primära telefon du litar på för din dagliga kommunikation.

Konfigurera telefoner med Google Voice

Nu när vi är klara med den grundläggande ljudinställningen är den här delen ganska enkel:

• Om du använder en Android-telefon, gör det Ladda ner och installera Google Voice-appen från Play Butik .
• Om du använder en iPhone, gör det Ladda ner och installera Voice-appen från App Store .

Hur som helst, öppna appen och följ anvisningarna för att logga in med samma Google-konto som du använde i den första installationen på din dator.

På Android måste du ansluta den här enheten till Google Voice så att telefonen kan ringa och ta emot samtal med ditt Google Voice-nummer. Om din telefon har en aktiv mobiltjänst med ett nummer separat Ansluten till din operatör, följ stegen för att länka de två och låta dem fungera tillsammans.

Om du använder en äldre eller sekundär telefon Inte Den har en aktiv mobiltjänst, hoppa bara över det här steget. Du kommer fortfarande att kunna ringa och ta emot samtal med ditt Google Voice-nummer när telefonen är ansluten till ett Wi-Fi-nätverk.

På både Android och iOS ser du sedan huvudgränssnittet för Google Voice-instrumentpanelen — med flikar för dina senaste samtal, dina kontakter, textmeddelanden och dina röstmeddelanden. Den runda gröna knappen i det nedre högra hörnet av skärmen låter dig ringa ett nytt samtal eller starta ett nytt meddelande, beroende på vilken flik du tittar på.

Och på båda plattformarna kommer du att kunna trycka på menyikonen med tre rader i det övre vänstra hörnet av appen för att hitta huvudinställningsmenyn.

Om ett ögonblick kommer vi att utforska huvudinställningarna för röst direkt från tjänstens webbplats, där alla alternativ är tillgängliga, men för närvarande kan du ta en snabb titt på Ringa och ta emot samtal (eller Ring och ta emot samtal) och Inkommande samtal områden i applikationsinställningar. Dessa styr exakt hur utgående och inkommande samtal från ditt röstnummer hanteras Detta Den specifika enheten – om de kommer att förlita sig på mobilminuter från din operatör, förutsatt att de är tillgängliga, eller om de kommer att förlita sig främst på Wi-Fi och/eller mobildata – och även om inkommande samtal är kommer att få telefonen att ringa så att du är medveten om det.

Som standard gör de det inte. Så om du vill kunna svara på samtal till ditt Google Voice-nummer på den här enheten måste du definitivt justera det.

Om du har några andra telefoner eller surfplattor som du vill lägga till i mixen och tillåta åtkomst till alla samma Google Voice-funktioner, upprepa samma process på någon av dem, med lämplig Android- eller iOS-app.

Kom bara ihåg: om du ställer in alla dessa enheter för att svara på samtal kommer du att få massor av saker som ringer varje gång någon slår dina nummer. Så, om du لا Vill du ha ett gäng olika enheter som kräver din uppmärksamhet samtidigt med varje inkommande samtal, se till att du går in i aviseringsinställningarna för Google Voice-appen på varje enhet och gör lämpliga justeringar.

Förutom det är vi redo att gå tillbaka till din dator för att gräva i alla Google Voice-inställningar.

Utforska Google Voice-inställningar

Tja – är du redo att kliva in i några av de största krafterna i Google Voice?

Tillbaka på ljudskrivbordswebbplatsen, klicka på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet av skärmen. Detta tar dig till hela Google Voice-inställningsmenyn, där du hittar alla tillgängliga alternativ.

Herregud, finns det så många av dem.

Den första delen av skärmen, "Konto", innehåller alla grundläggande siffror och enhetshanteringsinställningar, när du behöver göra några grundläggande ändringar. Det enda du behöver tänka på just nu är "associerade nummer". Om du vill ställa in ditt Google Voice-nummer för att vidarebefordra till valfritt nummer Övrig Befintlig – en kontorslinje, sekundär mobiltelefon eller till och med en kollegas telefon – klicka på knappen "Nytt länkat nummer" och följ stegen för att lägga till och bekräfta numret du behöver.

När du går vidare har den andra delen av skärmen, Meddelanden, en enda växlingsknapp för att vidarebefordra alla inkommande meddelanden till din e-post (till samma inkorg för Google-kontot). Det är en enkel men användbar touch, speciellt om du bor i din inkorg och vill vara säker på att du inte missar något under dagen.

Det tredje avsnittet, "Samtal", är där den verkliga kraften i Google Voice börjar. Under Vidarekoppling kan du vända en omkopplare bredvid alla associerade nummer som du har lagt till för att alltid vidarekoppla alla inkommande samtal på ditt Google Voice-nummer till det.

Och precis under det låter avsnittet Anpassad vidarekoppling av samtal dig ställa in kontextuella filter för vidarekopplingstyper specifika Endast samtal till olika länkade nummer. Klicka bara på Skapa regel och du kommer att kunna välja individuella kontakter, kontaktgrupper eller breda kategorier av kontakter som anonyma uppringare och sedan berätta för Google Voice exakt vad de ska göra när dessa personer kontaktar dig.

JR Rafael / IDG

Tillbaka på huvudskärmen för Google Voice-inställningar har avsnittet Samtal några andra alternativ som är värda din tid att överväga:

• Funktionen Få missade samtal via e-post kommer att göra precis vad du förväntar dig. Det är ett bra sätt att se till att ett viktigt samtal inte går obemärkt förbi.
• Screen Calls kommer att be varje inkommande uppringare att säga sitt namn och sedan parkera dem medan du hör inspelningen så att du kan bestämma om du vill svara.
• Inkommande samtalsalternativ aktiverar dina möjligheter att spela in ett inkommande samtal genom att trycka på 4 och vidarekoppla ett pågående samtal till ett av dina andra länkade nummer genom att trycka på *-knappen (dock endast på enskilda Google-konton och inte i arbetsytans relaterade Google Voice-inställningar, typ konstig).

Scrolla ner därifrån till Röstbrevlåda och du hittar alternativ för att spela in utgående röstmeddelanden och hantera andra röstmeddelanderelaterade inställningar.

Under Betalningar kan du länka en betalningsmetod för att ansöka om kredit för internationella samtal, om du vill. I USA är samtal som görs via Google Voice till andra amerikanska nummer samt kanadensiska nummer helt gratis, medan Samtal till andra länder varierar i pris .

Och sist men inte minst, under Säkerhet, kanske du vill vända reglaget bredvid Spamfiltrering. Detta kommer att tillåta Googles skräppostdetekteringssystem att stoppa oönskade samtal, meddelanden och röstmeddelanden från att störa dig.

Oj! Jag sa att Google Voice har många coola lager, eller hur? Ta tag i telefonen, men: Vi har ytterligare ett par kraftfulla möjligheter att utforska innan vi kallar det en dag.

Google Voice Rewards for Business

En av de mest användbara funktionerna i Google Voice är endast tillgänglig för företagskonton - speciellt de som använder Google Voice Standard eller Premier servicenivåer ($20 eller $30 per användare och månad).

Om din organisation följer en sådan plan kan du ringa två avancerade telefonhanteringsalternativ för företag:

1. Du kan ställa in ett helautomatiskt menysystem för professionell rösttelefon som svarar på samtal på ett av dina Google Voice-nummer och dirigerar uppringare till olika platser beroende på tid på dygnet och de alternativ de väljer.
2. Du kan skapa ringgrupper som gör det enklare för flera personer att hantera inkommande samtal till samma nummer – till exempel ett förenklat nummer ett för ditt säljteam. Masternumret kan antingen ringa varje medlem i det associerade teamet samtidigt så att den som svarar först tar emot samtalet, eller så kan det ringa alla associerade nummer individuellt i slumpmässig ordning.

Båda alternativen kan konfigureras av Google Workspace-administratören i avsnittet Google Voice på Googles administratörskonsol.

Åh, och en sak till: alla Google Voice-nummer kan direkt ringa en mängd olika Specialiserade lådor och telefoner Vilket gör att du effektivt kan få På abonnemangsfria fasta telefoner för ditt kontor eller hemmakontor . Du kan skapa ett fristående nummer via Google Voice för en sådan linje och till och med ringa från Google Voice-nummer Övrig automatiskt, förutom att ringa andra enheter, så att du enkelt kan svara på alla samtal var du vill.

Och nu vet du, från början till slut, hur Google Voice kan förändra ditt arbete och hur du tänker på dina telefoner. Allt som återstår är att skapa ditt konto, ställa in saker som du vill och sedan njuta av din nyinformerade strategi för hantering av telefonnummer.