Hur man kontrollerar stavning med kortkommandon i Microsoft Word
Du kanske redan är bekant med Microsoft Words inbyggda grammatik och stavningskontroll, som flaggar felstavningar och (ibland) grammatik. Om du granskar ett felfyllt dokument kan du använda dessa kortkommandon för att påskynda processen.
Vad stavnings- och grammatikkontrollen kan och inte kan göra
Stavnings- och grammatikkontrollen i Word är aktiverad som standard. När ett ord är felstavat markerar Word det med en vågig röd underlinje. När det finns felaktig grammatik eller formatering markerar Word det med två blå understrykningar.
I exemplet ovan upptäckte Word två mellanslag mellan "John" och "äte", så det markerade det som ett grammatiskt problem. Jag upptäckte också att ordet "äten" var felstavat som "aten", så det flaggades som felstavat.
Det här är grunderna som Word söker efter som standard. Du kan dock få Words stavnings- och grammatikkontroll att arbeta hårdare genom att aktivera några ytterligare funktioner i dess inställningsmeny (Arkiv > Alternativ > Korrektur > Inställningar). Du kan till exempel ha Word-kontroll för passiv röst, delad infinitiv, onödiga uttryck osv.
Du kan också göra saker som Uteslut vissa ord från stavningskontrollen ، Och kolla det övergripande språket , ignorera webbadresser och mycket mer.
Än sen då? kan inte Grammatik och stavningskontroll i Word gör det? Hur uttömmande det än kan låta, misslyckas det ofta när det gäller att lägga märke till felaktig användning av ett korrekt stavat ord. Till exempel, "Jag åt naken fisk."
I det här fallet kunde Word inte känna igen den felaktiga användningen av "bar". Du kan dock lita på att Word upptäcker många problem i ditt dokument, men du kan inte lita på det till 100 %. Som en god praxis bör du alltid granska ditt dokument igen innan du skickar in det.
Använd kortkommandot för stavnings- och grammatikkontrollen
I Word kan du använda kortkommandot Alt + F7 för att gå direkt till det första felet bakom där markören befinner sig i dokumentet. Därför, om du vill börja med det första felet, måste du placera markören i början av dokumentet, eller framför det första felet.
När du trycker på Alt + F7, markerar Word stavnings- eller grammatikfelet och ger dig möjlighet att korrigera problemet eller ignorera det. Tryck på upp- eller nedpiltangenterna för att markera önskat alternativ och tryck sedan på Enter för att välja det.
Observera att du bara kan markera stavnings- och grammatikförslag med hjälp av piltangenterna. Om du vill ignorera förslaget måste du klicka på det alternativet med musen.
Stavningsfel har i allmänhet fler föreslagna korrigeringar att välja mellan.
Du kan också ignorera en felstavning, precis som du skulle göra ett grammatiskt misstag. Den enda skillnaden är att med stavningskontroll kan du välja att (1) ignorera varje instans av samma fel, eller (2) bara det specifika felet (även om det också finns någon annanstans i dokumentet).
Dessutom kan du också lägga till detta ord i ordboken. När du gör detta kommer Word inte längre att markera ordet som ett fel. Detta är användbart om ordet är en del av en intern stilguide eller något liknande.
Klicka på de tre prickarna till höger om Ignorera alla och klicka sedan på Lägg till i ordbok från rullgardinsmenyn.
När du är redo att gå vidare till nästa fel, tryck bara på Alt + F7 igen. Fortsätt göra detta tills alla frågor i dokumentet har kontrollerats.
Words grammatik och stavningskontroll är mycket användbara för att granska innehåll i ett dokument, men de kan bli distraherade när du gör fel när du skriver. Om det är för distraherande för dig kan du stänga av det medan du skriver
.
