E-post kan vara en svår sak att hantera. I en arbetsmiljö är det viktigt att du håller en organiserad inkorg för att hålla dig effektiv. En rörig inkorg kan vara något av en enorm smärta, särskilt när du måste bläddra genom berg av gamla e-postmeddelanden som du kanske inte behöver längre. En gång kan dessa gamla e-postmeddelanden ha tjänat ett syfte men har sedan dess förvandlats till ytterligare hinder när man söker efter ett specifikt e-postmeddelande.
En inkorg full av skräppost kan försämra din förmåga att hantera ditt e-postbibliotek, och även om det finns många sätt att förhindra att din e-post hamnar på extra skräppostlistor - vi rekommenderar att du skickar din e-post anonymt - bör du fortfarande rensa bort gamla skräppostmeddelanden som hittade in i din inkorg från början.
För att undvika att förbruka för mycket tid rekommenderar jag inte att du försöker radera alla dina gamla e-postmeddelanden manuellt. Istället kommer du med hjälp av filter att kunna bli av med dessa mejl snabbare. Genom att skapa ett filter kan du radera gamla meddelanden baserat på en specifik tidsram. Det enda problemet jag kan se med filter är att de bara gäller för nyligen mottagna meddelanden. Du kan använda filter i framtiden för att säkerställa att en pileup inte inträffar en andra gång, men hur är det med de e-postmeddelandena som fyller din inkorg just nu?
Radera gamla e-postmeddelanden automatiskt i gmail
Det finns några saker du kan fördjupa dig i när det gäller att bli av med äldre, inte längre nödvändiga e-postmeddelanden som plågar din Gmail-inkorg. Jag ska gå igenom hur du ställer in dina filter, använder dem för framtida användning och hur du blir av med alla dina befintliga gamla e-postmeddelanden med Gmail-tillägget, E-poststudio .
Ställ in dina filter
Det första är först, låt oss göra oss redo dina filter .
- Logga in på ditt Gmail-konto med nödvändiga uppgifter.
- Leta reda på redskaps-/växelsymbolen. Det här är en lista Gmail-inställningar Den finns i det övre högra hörnet av fönstret. Klicka på den här ikonen och välj sedan inställningar från rullgardinsmenyn.
- Klicka på fliken Filter och klicka sedan Skapa ett nytt filter .
- I inmatningsrutan "innehåller ord" skriver du följande - äldre_än: x Där "x" är tidsramen för de meddelanden du vill radera. Detta kommer att vara en siffra följt av en bokstav. Följande meddelanden kommer att relatera till tidsramen. Du skulle behöva använda "d" för dagar, "w" för veckor och "m" för månader. Exemplen är äldre Från det: 3d Om du vill radera e-postmeddelanden som är äldre än tre dagar.
- Tryck sedan på Skapa ett filter med Denna sökknapp.
- Fyll i rutorna märkta "Ta bort" och "Använd även filter på" med en bock genom att klicka på dem.
- Till sist, tryck på Skapa ett filter För att se alla dina gamla e-postmeddelanden, baserat på datumet du just valde, gå från din inkorg till papperskorgen.
När meddelanden raderas i Gmail försvinner de inte direkt. Istället kan du hitta den i papperskorgen. Det betyder att dessa e-postmeddelanden kommer att fortsätta att bero på din totala datakapacitet. För att bli av med dem helt kan du antingen vänta på att Gmail tar bort dem automatiskt efter 30 dagar eller ta bort dem alla nu på egen hand. För att göra det senare, tryck på en mapp trash Klicka sedan på länken Töm papperskorgen nu .
Kandidat för framtida radering (återinlämning)
Rubriken på den här artikeln handlar om automatisk radering. Tyvärr kan filter inte slås på automatiskt. Du måste gå tillbaka och använda filtret igen i din nuvarande inkorg.
Så här använder du ett filter igen:
- Gå tillbaka till dina inställningar genom att klicka på kugg-/kugghjulsikonen uppe till höger i Gmail-fönstret och välj inställningar från rullgardinsmenyn.
- Klicka på fliken Filter.
- Eftersom du redan skapat ett filter tidigare kan du nu klicka Släpp , som ligger bredvid detta filter. Om du redan har skapat många filter kan du enkelt hitta det du vill ha då kriterierna för varje filter kommer att visas.
- Klick "spårning" I avsnittet som visas med dina sökkriterier. Det kommer att vara en skärm som liknar den som visades när du ställde in originalfiltret.
- Återigen, markera rutan bredvid "Använd även filter på."
- Den här gången, för att aktivera filtret, tryck på Filteruppdatering . Alla gamla e-postmeddelanden, inställda på den angivna tidsramen, kommer nu att flyttas bort till en mapp skräp .
E-poststudio
Email Studio-programvaran kommer Utrustad med en fantastisk funktion som automatiskt raderar alla gamla e-postmeddelanden från en specifik avsändare eller de i en specifik mapp. Den inbyggda funktionen för automatisk rengöring hjälper till att hålla din Gmail-inkorg mer organiserad vilket resulterar i en effektivare arbetsmiljö.
Med Email Studio kan du arkivera och använda Markera som läst på alla e-postmeddelanden som för närvarande finns i din inkorg och som har legat där i mer än tre månader. Det låter dig också permanent ta bort alla e-postmeddelanden från mappar skräp och post skräp automatiskt efter två dagar. Som en extra bonus inkluderar Auto Cleanse en funktion för att avsluta prenumerationen via e-post som kan hjälpa dig att enkelt ta bort din e-postadress från alla listor med skräppostnyhetsbrev. Det finns också mycket mer som ett tillägg kan göra, men jag tycker att de ovannämnda lyfter fram exakt vad vi behöver för den här artikeln.
Grundpaketet är gratis att använda men för att få ut det mesta av produkten erbjuds en premiumversion för $29 per år. Uppgraderingen gör att du kan skapa flera uppsättningar av rensningsregler och inkluderar en e-postschemaläggare, vidarebefordrare och autosvarare.
Konfigurera och aktivera automatisk rensning i Gmail
Självklart är det första du behöver göra att ladda ner funktionen Ins Skicka e-post till Studio och installera den. När detta är klart kommer du att kunna se Email Studio-ikonen utanför det högra sidofältet när du öppnar någon av dina Gmail-e-postmeddelanden.
Att använda:
- Öppna tillägget Email Studio och logga in med ditt Gmail-konto.
- Du kommer att se en lista med alternativ. Från dessa alternativ väljer du verktyget "E-postrensning".
- Tryck sedan på Lägg till en ny regel För att ställa in en regel (typ som vad du gjorde med filter ) .
- Det finns två delar för att ställa in en regel - du måste definiera ett villkor och sedan en åtgärd. Tänk "orsak och verkan". Åtgärden kommer att utlösas när det angivna villkoret är uppfyllt.
- För att ställa in ett villkor kommer du att kunna använda avancerade sökparametrar inom Gmail som t.ex nyare än أو har: bilaga or stor_än . Använd den för att hjälpa dig hitta den perfekta matchningen för de Gmail-e-postmeddelanden du vill ha arkiveras , eller skicka den till skräp , eller flytta till en annan mapp.
- När regeln har skapats klickar du på knappen spara . Email Studio kommer nu att köras i bakgrunden och kör en körkontroll varje timme för att utföra den angivna åtgärden när ett e-postmeddelande uppfyller villkoren för det. Du behöver inte göra något manuellt alls.
