Att hålla sig uppdaterad med din e-post kan vara stressande, tidskrävande och tråkigt. Det är inte svårt att samla ett stort antal olästa e-postmeddelanden. På grund av detta är det lätt att fortsätta kontrollera det ständiga flödet av meddelanden – på bekostnad av andra uppgifter.
Jag har flera e-postkonton och jag har svårt att hålla det antalet olästa låga. Så jag gjorde lite research och samlade in tips om hur jag kan förbättra min inkorgshantering. Här är några användbara tips jag har hittat för att göra det lättare att hantera din inkorg, spendera mindre tid på att hantera e-postmeddelanden och se till att du inte glömmer att svara på ett viktigt meddelande.
Kontrollera inte alla dina e-postmeddelanden när de kommer in
Med e-postmeddelanden som når din inkorg hela dagen är det lätt att bli distraherad, även när du är mitt uppe i något viktigt. Istället för att läsa var och en när du väl har fått den, ta lite tid varje dag att gå igenom och svara på dina e-postmeddelanden. Om du inte behöver söka efter viktiga e-postmeddelanden eller meddelanden, schemalägg in några korta pauser under dagen för att kontrollera din e-post. Annars, håll dig borta från din inkorg.
Det är också en bra idé att schemalägga en längre bit av tid en gång i veckan eller med några dagars mellanrum för att göra en del av det hårda arbetet med att organisera din inkorg, som att skapa och använda mappar och etiketter och skicka dessa långa e-postmeddelanden.
Om du fortfarande surfar igenom din e-postapp kanske du också vill stänga av e-postaviseringar, hålla e-postappen stängd och se till att du inte har lämnat inkorgen öppen på en annan flik.
Du behöver inte svara på alla på en gång
När du gör en av dina vanliga inkorgskontroller, hantera bara e-postmeddelanden som kan hanteras snabbt. Om ett e-postmeddelande behöver ett snabbt svar, öppna det och svara på det medan du bläddrar igenom dina meddelanden. Men om det behöver mer tid, ta den tiden att svara på det senare. Du kan kategorisera dessa e-postmeddelanden, lägga dem i en specifik mapp eller använda snoozefunktionen för att ta emot e-postmeddelandet vid en mer lämplig tidpunkt.
Skapa flera sektioner eller mappar i din inkorg
Använd olika mappar för att lagra dina e-postmeddelanden. Dessa kan baseras på vikt, brådska, hur lång tid det tar att hantera dem eller vilka typer av åtgärder de kräver. Standardlayouten med flikar i Gmail och Fokuserad inkorg i Outlook kan hjälpa till att filtrera bort skräppost och reklammeddelanden och göra det lättare att hitta och kontrollera viktig e-post. I Gmail kan du också ändra formatet så att dina e-postmeddelanden sorteras i olika sektioner, och du kan välja vilka delarna är. På samma sätt låter Outlook dig organisera din e-post i anpassade grupper.
Använd filter, regler och etiketter
Filter och regler dirigerar inkommande e-postmeddelanden till specifika mappar. De kan hjälpa till att spara tid och se till att du fokuserar din uppmärksamhet på de e-postmeddelanden som betyder mest. Etiketter kan också vara ett bra sätt att organisera och hjälpa dig att hålla reda på din e-post genom att låta dig sortera dina meddelanden efter olika taggar istället för att använda mappar.
göra formar
Ibland slutar du med att du skickar liknande e-postmeddelanden upprepade gånger. För att göra saker enklare kan du ställa in och använda e-postmallar för att skicka e-post så att du inte behöver fortsätta skriva samma meddelande om och om igen. Du kan också använda verktyg som Smart Write och Smart Reply i Gmail för att hjälpa dig att skriva e-postmeddelanden snabbare.
säga upp
Avsluta prenumerationen från e-postlistor och reklammeddelanden. Gå igenom dina nyhetsbrev och se till att du bara registrerat dig för meddelanden du redan har läst, och radera alla meddelanden du inte har läst nyligen. Se också till att avsluta prenumerationen på varningar på sociala medier som du inte behöver. (Du kan behöva gå in i dina kontoinställningar för sociala medier för att stänga av detta.) Alternativt kan du använda ett separat e-postkonto för reklammeddelanden och behålla viktiga e-postmeddelanden på ditt huvudkonto.
Släng e-postmeddelanden som du inte behöver
Om du får ett CC i en konversation, du inte behöver uppdatera eller om du är i en e-posttråd med svar på alla, kan du ignorera den här tråden för att undvika att få alla svar. För att göra detta, öppna valfritt meddelande i tråden, tryck på de tre prickarna högst upp på skärmen (ovanför ämnesraden) och välj "Ignorera" från rullgardinsmenyn i Gmail eller "Ignorera" om du använder framtidsutsikter.
Gör inte din inkorg till din att göra-lista
Det kan vara frestande att markera ett e-postmeddelande som "oläst" som en påminnelse om att svara på det (jag är definitivt skyldig till detta) eller för att det innehåller en uppgift som du behöver slutföra, men det kan också belamra din inkorg. Håll en separat att-göra-lista (det finns många appar tillgängliga för det, eller så kan du använda appen för grundläggande anteckningar eller klisterlappar) eller lägga den i en specifik mapp. Om du använder Gmail kan du använda Google Task-appen tillsammans med din inkorg; Klicka bara på den lilla "Visa sidopanel"-pilen i det nedre högra hörnet av skärmen och välj ikonen Uppgifter där.
Det är en bra idé att köra separata listor så att du kan uppdatera dem med objekt från dina e-postmeddelanden. Till exempel, om dina e-postmeddelanden innehåller länkar till artiklar som du vill läsa när du har mer tid, börja med en läslista – håll den bara inte i din inkorg.
