Hur man snabbt konverterar e-postmeddelanden till uppgifter Det här är vår artikel om hur vi kan förvandla våra e-postmeddelanden till uppgifter.
Om du använder OHIO (bara ta itu med det en gång) för att sortera din e-post, vill du förmodligen förvandla några e-postmeddelanden till uppgifter. Så här gör du det snabbt och effektivt så att du kan fortsätta att hantera dina andra e-postmeddelanden.
Gör det snabbt och enkelt
Din inkorg är inte en att göra-lista; Det är ett inkommande mail. Det är frestande att lämna e-postmeddelanden i din inkorg eftersom det är enklare, men då ligger de uppgifter du behöver göra begravda i e-postinkorgen.
Här är anledningen till att människor hamnar i trubbel. Den manuella processen för att konvertera ett e-postmeddelande till en uppgift går ofta till så här:
- Öppna din favoritlistahanterare.
- Skapa en ny uppgift.
- Kopiera och klistra in relevanta delar av e-postmeddelandet i den nya uppgiften.
- Ställ in detaljerna, som prioritet, förfallodatum, färgkod och vad du än använder.
- Spara den nya uppgiften.
- Arkivera eller ta bort e-post.
Det är sex steg, bara för att lägga till något till din att-göra-lista. Inte konstigt att du slutar med e-postmeddelanden som stör din inkorg. Tänk om du kunde skära de sex stegen i fyra? eller tre?
Det kan du väl! Vi visar dig hur.
Relaterad : 7 föga kända Gmail-funktioner du bör prova
Vissa e-postklienter är bättre på att skapa uppgifter än andra
Det finns många klienter tillgängliga för att hantera din e-post, och som du kan förvänta dig är vissa bättre än andra för att skapa uppgifter.
För webbklienter gör Gmail jobbet mycket bra. Appen Tasks är inbyggd och det är enkelt att förvandla e-post till en uppgift. Det finns till och med en kortkommando för att skapa en uppgift direkt från e-post - ingen mus krävs. Om du inte vill ha en stationär klient är Gmail förmodligen det bästa alternativet.
För Windows-skrivbordsklienter vinner Outlook. Thunderbird har några inbyggda uppgiftshanteringsfunktioner, som inte är dåliga, men Outlook är mycket mer flytande och låter dig ansluta till en myriad av tredjepartsappar. Om du av någon anledning inte kan använda Outlook är Thunderbird ett bra alternativ. Om du redan använder en att-göra-listahanterare från tredje part, kommer Thunderbird inte att skära senapen.
På en Mac är bilden lite mindre positiv. Apple Mail hanterar uppgifter dåligt jämfört med Gmail och Outlook. Om du vill hantera uppgifter på en skrivbordsklient är förmodligen ditt bästa alternativ Thunderbird för Mac . Eller så kan du skicka ett e-postmeddelande till en tredjepartshanterare för att göra-lista och hantera det där.
När det kommer till mobilappar fungerar Gmail och Outlook ungefär likadant. Ingen av dem har uppgiftsbyggare för webb- eller klientversioner, men båda portar automatiskt tillägg till appar från tredje part. Så om du hanterar dina uppgifter i Trello och har tillägget installerat i din Gmail- eller Outlook-klient, blir det automatiskt tillgängligt när du också öppnar motsvarande mobilapp. Dessutom, när du installerar ett Outlook-tillägg, installeras det automatiskt på skrivbordsklienten och appar Mobil och webb.
Eftersom Gmail och Outlook är gräddan av denna speciella gröda kommer vi att fokusera på dem. Om du har en favoritklient som hanterar uppgiftsskapandet bra, låt oss veta i kommentarerna, så tar vi en titt.
Skapa uppgifter från Gmail
Google tillhandahåller en app som heter Tasks, som är inbyggd i Gmail. Det är en enkel att göra-listahanterare med väldigt få alternativ, även om det finns en mobilapp som ger dig några ytterligare anpassningsalternativ. Om du behöver något enkelt som fungerar bra med din Gmail-inkorg är Google Tasks ett bra val. Att förvandla ett e-postmeddelande till en uppgift är enkelt: med e-postmeddelandet öppet klickar du på knappen Mer i aktivitetsfältet och väljer Lägg till att göra.
Om du är en kort person gör Shift + T samma sak. Uppgifter-appen öppnas i sidofältet och visar din nya uppgift.
Om du behöver redigera uppgiften för att lägga till ett förfallodatum, ytterligare detaljer eller underuppgifter, klicka på ikonen Redigera.
Det finns ingen anledning att spara ändringar, eftersom detta görs automatiskt. När du är klar klickar du på knappen Arkivera i din inkorg (eller använd kortkommandot "e") för att flytta e-postmeddelandet till ditt arkiv.
Det här är tre enkla steg:
- Klicka på alternativet Lägg till i uppgifter (eller använd genvägen Skift + T).
- Ställ in ett förfallodatum, ytterligare information eller deluppgifter.
- Arkivera (eller radera) e-postmeddelandet.
Som en bonus kan du ställa in Chrome för att visa dina uppgifter När du öppnar en ny flik . Det finns en app iOS och Android för Google Tasks . Det är lika enkelt att skapa en uppgift i mobilappen som i webbappen. Klicka på de tre prickarna överst i mailet och välj "Lägg till i uppgifter."
Detta skapar en ny uppgift direkt.
Om Google Tasks inte har allt du behöver, eller om du redan är bekväm med en annan aktivitetshanterare, finns det förmodligen ett Gmail-tillägg för det. Det finns för närvarande tillägg för populära att göra-appar, som Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello och andra (även om det inte finns några Microsoft To-Do- eller Apple-påminnelser).
Tidigare täckte vi installationen av Gmail-tillägg i allmänhet och Trello-tillägget specifikt . Olika tillägg ger dig olika alternativ, men alla tillägg för att göra-listor låter dig i allmänhet lägga till en uppgift direkt från ett specifikt e-postmeddelande. Att göra-lista-tillägg finns också som webb- och mobilappar som synkroniseras automatiskt med varandra. Och precis som Google Tasks kan du komma åt tillägg när du är i Gmail-mobilappen.
Skapa uppgifter från Outlook
Outlook har en inbyggd app som heter Tasks, som även finns som webbapp i Office 365. Här blir det lite mer komplicerat eftersom det är 2015 Microsoft köpte Wunderlist Den berömda uppgiftshanteraren. Jag har ägnat de senaste fyra åren åt att förvandla den till en ny webb-enbart Office 365-app som heter (kanske lite fantasilös) Microsoft To-Do. Det kommer så småningom att ersätta den inbyggda Tasks-funktionen i Outlook.
Men för närvarande är Tasks-appen fortfarande Outlooks uppgiftshanterare, och det finns inget exakt datum eller Outlook-version när detta kommer att ändras. Vi nämner detta bara för att om du använder O365 kommer du att upptäcka att alla uppgifter du lägger till i Outlook Tasks också visas i Microsoft To-Do. Att göra visar ännu inte all data du kan lägga till i en uppgift, men det kommer att göra det någon gång.
För närvarande är Microsoft Tasks den inbyggda Outlook-uppgiftshanteraren, så vi fokuserar på det.
Använda Outlook Desktop Client
Det är här Microsoft traditionellt sett utmärker sig, och de sviker dig inte heller här. Det finns flera sätt att skapa en uppgift från ett e-postmeddelande för att tillgodose alla smaker. Kan du:
- Dra och släpp ett e-postmeddelande till aktivitetsfönstret.
- Flytta eller kopiera e-postmeddelandet till mappen Uppgifter från högerklicksmenyn.
- Använd Quick Step för att skapa en uppgift.
Vi kommer att fokusera på att använda Quick Step eftersom detta ger mest valuta för pengarna, och du kan tilldela ett kortkommando till Quick Step för god åtgärd.
Om du aldrig har använt Outlook Tasks tidigare, se Vår guide till uppgiftsfönstret Så du kan se dina uppgifter bredvid din e-post.
När aktivitetsfönstret är öppet skapar vi ett snabbt steg som markerar e-postmeddelandet som läst, skapar en uppgift och flyttar e-postmeddelandet till ditt arkiv. Vi kommer också att lägga till en kortkommando, så att du aldrig behöver använda musen för att skapa en uppgift från ett e-postmeddelande.
Snabbsteg låter dig välja flera åtgärder med ett klick på en knapp (eller kortkommando). Det är enkelt att skapa och ännu enklare att använda, men om du inte har kollat in det tidigare så har vi gjort det Den ultimata guiden om det . När du har läst den här guiden skapar du ett nytt snabbsteg och lägger sedan till följande åtgärder:
- Skapa en uppgift med meddelandetexten.
- Markera som läst.
- Navigera till mappen (och välj din arkivmapp som mapp att gå till).
Välj ett kortkommando för det, ge det ett namn (som "Skapa uppgift och arkiv") och klicka sedan på Spara. Det är nu synligt i avsnittet Hem > Snabbsteg.
Nu, när du vill förvandla ett e-postmeddelande till en uppgift, klicka bara på Snabbsteg (eller använd en kortkommando), så skapas en ny uppgift. Den tar titeln från e-postens ämnesrad och e-posttexten blir innehållet.
Redigera alla detaljer du vill (det finns många fler anpassningsalternativ i Outlook Tasks än det finns i Gmail Tasks) och klicka på Spara och stäng.
Till skillnad från Gmail måste du spara den nya uppgiften, men även till skillnad från Gmail arkiverar Quick Step e-postmeddelandet åt dig.
Så här är tre enkla steg för Outlook också:
- Klicka på Snabbsteg (eller använd genvägen du ställer in).
- Justera alla alternativ eller detaljer som du tycker passar.
- Klicka på Spara och stäng.
Använda Outlook Web App
Vid det här laget kan du förvänta dig att vi visar dig hur du skapar en uppgift med hjälp av Outlook-webbappen (Outlook.com). Det gör vi inte eftersom det inte finns något inbyggt sätt att förvandla ett e-postmeddelande till en uppgift i Outlook-webbappen. Du kan markera posten, vilket betyder att den kommer att visas i uppgiftslistan, men det är allt.
Detta är en överraskande censur från Microsoft. Vi kan inte låta bli att känna att det någon gång kommer att ske en övergång till Microsoft To-Do som kommer att inkludera en snäv Outlook > To-Do-integration.
Saker och ting är lite bättre när det kommer till tredjepartsappintegration. Det finns för närvarande tillägg för populära att göra-appar, som Asana, Jira, Evernote och Trello, såväl som andra (även om det inte finns några Gmail-uppgifter eller Apple-påminnelser). Olika tillägg ger dig olika alternativ, men precis som med Gmail låter tillägg för att göra-listor dig vanligtvis lägga till en uppgift direkt från ett specifikt e-postmeddelande, vilket synkroniserar både webb- och mobilappar automatiskt.
Använda Outlook Mobile App
Precis som Outlook-webbappen finns det inget inbyggt sätt att förvandla e-post till en uppgift från Outlook-mobilappen, även om Microsoft To-Do är tillgängligt för båda iOS و Android . Den håller reda på e-postmeddelanden som du har flaggat i någon av Outlook-apparna, men det är inte riktigt detsamma som uppgiftsintegration. Om du vill konvertera Outlook-e-postmeddelanden till Outlook-uppgifter måste du verkligen använda Outlook-klienten.
Om du använder en tredjepartshanterare för att göra-lista kan du komma åt tilläggen när du är i Outlook-mobilappen.
Skapa uppgifter från Apple Mail
Om du använder Apple Mail är dina enda riktiga alternativ att vidarebefordra din e-post till en tredjepartsapp (som Any.do eller Todoist) och hantera dina uppgifter där, eller dra och släppa e-postmeddelanden till dina påminnelser. Så för Apple är den manuella processen:
- Öppna din favoritlistahanterare.
- Vidarebefordra e-postmeddelandet till en tredjepartsapp eller släpp det i påminnelserna.
- Ställ in detaljerna, som prioritet, förfallodatum, färgkod och vad du än använder.
- Spara den nya uppgiften.
- Arkivera eller ta bort e-post.
Det finns inte mycket du kan göra för att förbättra den här processen eftersom Apple inte har knutit Mail och Påminnelser för hårt. Företaget tillåter inte heller mycket integration med tredjepartsappar. Tills detta ändras (och vi tvivlar på att det kommer att hända snart) är ditt bästa alternativ att vidarebefordra din e-post till en tredjepartshanterare att göra-lista.
Om du föredrar att bara hantera dina e-postmeddelanden en gång, bör det vara så snabbt och enkelt som möjligt att skapa uppgifter. Annars kommer din inkorg att förbli en att göra-lista.
Med att göra-listahanterare och tredjepartstillägg ger Gmail och Outlook dig de verktyg du behöver för att snabbt, enkelt och effektivt skapa uppgifter från e-postmeddelanden.
