Бо почтаи электронии худ хабардор будан метавонад стресс, вақтро талаб ва дилгиркунанда бошад. Ҷамъоварии шумораи зиёди мактубҳои хонданашуда душвор нест. Аз ин сабаб, тафтиш кардани ҷараёни доимии паёмҳо осон аст - аз ҳисоби дигар вазифаҳо.
Ман якчанд ҳисобҳои почтаи электронӣ дорам ва ман барои кам нигоҳ доштани шумораи хонданашудаҳо душворӣ мекашам. Ҳамин тавр, ман якчанд тадқиқот анҷом додам ва маслиҳатҳоро оид ба беҳтар кардани идоракунии паёмдони худ ҷамъ овардам. Инҳоянд чанд маслиҳатҳои муфиде, ки ман фаҳмидам, ки идора кардани паёмдони шуморо осонтар кунад, барои кор бо паёмҳои электронӣ вақти камтар сарф кунед ва боварӣ ҳосил кунед, ки ҷавоб додан ба паёми муҳимро фаромӯш накунед.
Ҳама мактубҳои худро ҳангоми ворид шуданашон тафтиш накунед
Вақте ки паёмҳои электронӣ дар давоми рӯз ба паёмдони шумо меоянд, парешон шудан осон аст, ҳатто вақте ки шумо дар як чизи муҳим ҳастед. Ба ҷои хондани ҳар як вақте ки шумо онро гирифтаед, ҳар рӯз каме вақт ҷудо кунед ва ба мактубҳои худ ҷавоб диҳед. Агар ба шумо лозим нест, ки паёмҳои электронӣ ё эълонҳои муҳимро ҷустуҷӯ кунед, дар давоми рӯз чанд танаффуси кӯтоҳро ба нақша гиред, то почтаи электронии худро тафтиш кунед. Дар акси ҳол, аз паёмдони худ дур монед.
Инчунин як фикри хуб аст, ки як қисми бештари вақтро дар як ҳафта як маротиба ё ҳар чанд рӯз ба нақша гиред, то баъзе кори душворро дар ташкили паёмдони худ, ба монанди эҷод ва истифода бурдани ҷузвдонҳо ва нишонаҳо ва фиристодани ин мактубҳои тӯлонӣ анҷом диҳед.
Агар шумо то ҳол худро тавассути барномаи почтаи электронии худ паймоиш кунед, шумо метавонед инчунин мехоҳед огоҳиҳои почтаи электрониро хомӯш кунед, барномаи почтаи электрониро баста нигоҳ доред ва боварӣ ҳосил кунед, ки паёмдони худро дар ҷадвали дигар кушода нагузоштаед.
Ба шумо лозим нест, ки ба ҳамаи онҳо якбора ҷавоб диҳед
Вақте ки шумо яке аз санҷишҳои муқаррарии паёмдони худро анҷом медиҳед, танҳо бо почтаи электронӣ кор кунед, ки онҳоро зуд ҳал кардан мумкин аст. Агар почтаи электронӣ ба ҷавоби зуд ниёз дошта бошад, онро кушоед ва ҳангоми дидани паёмҳои худ ба он ҷавоб диҳед. Аммо агар ба он вақти бештар лозим бошад, вақт ҷудо кунед, то баъдтар ҷавоб диҳед. Шумо метавонед ин мактубҳоро гурӯҳбандӣ кунед, онҳоро дар ҷузвдони мушаххас ҷойгир кунед ё хусусияти бозгардониро истифода баред, то паёмро дар вақти муносибтар қабул кунед.
Дар паёмдони худ бахшҳо ё ҷузвдонҳои сершумор эҷод кунед
Барои нигоҳ доштани паёмҳои почтаи электронии худ ҷузвдонҳои гуногунро истифода баред. Инҳо метавонанд ба аҳамият, таъҷилӣ, чӣ қадар вақт барои мубориза бо онҳо ё намудҳои амалҳое, ки онҳо талаб мекунанд, асос ёфтаанд. Тарҳбандии ҷадвалбандишудаи пешфарз дар Gmail ва паёмдони равонашуда дар Outlook метавонад ба филтр кардани спам ва паёмҳои таблиғотӣ кӯмак расонад ва дарёфт ва тафтиши паёмҳои муҳимро осонтар кунад. Дар Gmail, шумо инчунин метавонед форматро тағир диҳед, то мактубҳои шумо ба бахшҳои гуногун ҷудо карда шаванд ва шумо метавонед интихоб кунед, ки ин бахшҳо чист. Ба ҳамин монанд, Outlook ба шумо имкон медиҳад, ки почтаи электронии худро дар гурӯҳҳои фармоишӣ ташкил кунед.
Филтрҳо, қоидаҳо ва тамғакоғазҳоро истифода баред
Филтрҳо ва қоидаҳо паёмҳои почтаи электронии воридшударо ба ҷузвдонҳои мушаххас равона мекунанд. Онҳо метавонанд вақтро сарфа кунанд ва боварӣ ҳосил кунед, ки шумо диққати худро ба мактубҳои муҳимтарин равона мекунед. Тамғакоғазҳо инчунин метавонанд як роҳи хуби ташкил ва пайгирии почтаи электронии шумо бошанд, ба ҷои истифодаи ҷузвдонҳо, ба шумо имкон медиҳанд, ки паёмҳои худро аз рӯи барчаспҳои гуногун ҷудо кунед.
қолибҳо созед
Баъзан шумо мактубҳои шабеҳро такроран мефиристед. Барои осон кардани кор, шумо метавонед қолабҳои почтаи электрониро барои фиристодани мактубҳо насб кунед ва истифода баред, то ба шумо лозим нест, ки як паёмро такрор ба такрор нависед. Шумо инчунин метавонед асбобҳоеро ба мисли Smart Write ва Smart Reply дар Gmail истифода баред, то зудтар навиштани паёмҳои электронӣ кӯмак расонанд.
обуна шудан
Аз рӯйхатҳои почтаи электронӣ ва почтаи таблиғотӣ обуна шавед. Бюллетенҳои худро аз назар гузаронед ва боварӣ ҳосил кунед, ки шумо танҳо барои паёмҳое, ки аллакай хондаед, номнавис шудаед ва ҳама паёмҳоеро, ки ба наздикӣ нахондаед, нест кунед. Ҳамчунин, боварӣ ҳосил кунед, ки аз ҳама гуна огоҳиҳои васоити ахбори иҷтимоӣ, ки ба шумо лозим нест, обуна шавед. (Шояд ба шумо лозим меояд, ки ба танзимоти ҳисобҳои васоити ахбори иҷтимоии худ ворид шавед, то онро хомӯш кунед.) Интихобан, шумо метавонед як ҳисоби почтаи электронии алоҳидаро барои паёмҳои таблиғотӣ истифода баред ва паёмҳои муҳимро дар ҳисоби асосии худ нигоҳ доред.
Почтаи электронии оммавиро, ки ба шумо лозим нест, партоед
Агар шумо дар сӯҳбат CC дарёфт кунед, ба шумо лозим нест, ки навсозӣ кунед ё шумо дар як риштаи почтаи электронии ҳама ҷавобҳо ҳастед, шумо метавонед ин риштаро сарфи назар кунед, то гирифтани ҳама ҷавобҳоро пешгирӣ кунед. Барои ин, ягон паёмро дар ришта кушоед, се нуқтаро дар болои экран (болотар аз сатри мавзӯъ) клик кунед ва аз имконоти афтанда дар Gmail "Аъмият" -ро интихоб кунед ё агар шумо истифода карда истода бошед, "Иҷозат додан" -ро интихоб кунед. перспективахо.
Паёмдони худро рӯйхати вазифаҳои худ нагардонед
Ин метавонад васвасаи қайд кардани почтаи электрониро ҳамчун "хондашуда" ҳамчун ёдраскунӣ барои посух додан ба он (ман бешубҳа дар ин гунаҳкорам) ё азбаски он дорои вазифаест, ки шумо бояд анҷом диҳед, вале он инчунин метавонад паёмдони шуморо печида кунад. Рӯйхати корҳои алоҳидаро нигоҳ доред (барои ин бисёр барномаҳо мавҷуданд, ё шумо метавонед қайдҳои асосӣ ё замимаи қайдҳои часпакро истифода баред) ё онро дар ҷузвдони мушаххас ҷойгир кунед. Агар шумо Gmail-ро истифода баред, шумо метавонед барномаи Google Task-ро дар якҷоягӣ бо паёмдони худ истифода баред; Танҳо тирчаи хурди "Намоиши панели паҳлӯ" -ро дар кунҷи рости поёни экран клик кунед ва дар он ҷо тасвири Вазифаҳоро интихоб кунед.
Ин як фикри хуб аст, ки рӯйхатҳои алоҳида иҷро карда шаванд, то шумо метавонед онҳоро бо ҷузъҳои почтаи электронии худ навсозӣ кунед. Масалан, агар мактубҳои шумо истинод ба мақолаҳоеро дар бар гиранд, ки вақти бештар доштан мехоҳед, бо рӯйхати хониш оғоз кунед - танҳо онро дар паёмдони худ нигоҳ надоред.
