คู่มือผู้ใช้ธุรกิจ Google Voice

เวลาทดสอบ: ในประโยคเดียว คุณช่วยบอกฉันหน่อยว่าเขาทำอะไรได้บ้าง Google เสียง ؟

เป็นคำถามที่แม้แต่ Google geek ที่ประเมินค่าต่ำที่สุดก็ยังต้องดิ้นรนที่จะตอบอย่างรวบรัด – และสำหรับคนที่มีเหตุผลโดยเฉลี่ยที่ไม่หมกมุ่นอยู่กับเทคโนโลยี คำตอบมักจะอยู่ระหว่าง "ฮะ?" และ “เดี๋ยวก่อน นี่เป็นสิ่งเดียวกับ gChat หรือไม่”

จริงๆ เรื่องนี้ก็ไม่น่าแปลกใจ Google Voice เป็นหนึ่งในบริการของ Google ที่ซับซ้อน สับสน และไม่ได้รับการส่งเสริม แต่ก็เป็นหนึ่งในสิ่งที่ทรงพลังที่สุดเช่นกัน - ا คุณใช้เวลาในการค้นหาสิ่งที่คุณทำและวิธีที่จะได้ผลสำหรับคุณ

และโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้โทรศัพท์เพื่อธุรกิจใดๆ ก็ตาม ความสามารถในการเชื่อมต่อและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นทั้งกลางวันและกลางคืน ไม่ว่าคุณจะทำงานที่ไหนหรือใช้งานอุปกรณ์ประเภทใด ช่วงเวลา. หากไม่มีการพูดเกินจริง คุณจะเปลี่ยนวิธีคิดของคุณเกี่ยวกับอุปกรณ์พกพาสมัยใหม่และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณโดยสิ้นเชิง

พิจารณาคู่มือนี้อย่างไม่เป็นทางการของคุณในการเริ่มต้นใช้งาน Google วอยซ์ จากนั้นจึงใช้ประโยชน์สูงสุดจากผู้ด้อยโอกาสแต่เต็มไปด้วยศักยภาพ

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับธุรกิจ Google Voice

เราจะเริ่มต้นด้วยพื้นฐาน - และกลับไปที่คำถามที่ฉันถามเมื่อเริ่มการสนทนานี้: What เขาคือ Google Voice แน่นอน?

ในรูปแบบที่ง่ายที่สุด Google เสียง เป็นบริการบนคลาวด์ที่จัดการหมายเลขโทรศัพท์ของคุณให้กับคุณ แทนที่จะเชื่อมต่อกับซิมและเชื่อมโยงกับสมาร์ทโฟนเครื่องเดียวโดยเฉพาะ หมายเลขของคุณจะอยู่ในเซิร์ฟเวอร์ Google แบบบางและถูกควบคุมโดยซอฟต์แวร์ของ Google อย่างสมบูรณ์

แม้จะฟังดูแปลก แต่ในที่สุดการจัดเรียงนี้จะทำให้หมายเลขของคุณเป็นอิสระจากกุญแจมือแบบดั้งเดิม และช่วยให้คุณสามารถสื่อสารในรูปแบบที่สะดวกและเพิ่มประสิทธิภาพได้ทุกประเภท

โดยพื้นฐานแล้วสิ่งนี้ช่วยให้คุณ:

1. โทรออกและรับสายโดยใช้หมายเลขมาตรฐานของคุณบนอุปกรณ์ใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ แท็บเล็ต หรือแม้แต่คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป ไม่มีใครที่คุณคุยด้วยจะรู้ถึงความแตกต่าง
2. ส่งและรับข้อความปกติผ่านเว็บไซต์เสียงหรือแอพบนอุปกรณ์ใด ๆ ได้ตลอดเวลา - แม้กระทั่งกับอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อ หลายรายการในคราวเดียว

ซึ่งหมายความว่าโทรศัพท์ แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่คุณลงชื่อเข้าใช้ Google Voice จะกลายเป็น "โทรศัพท์" ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะใช้การเชื่อมต่อประเภทใด หรือแม้แต่มีบริการโทรศัพท์มือถือที่ใช้งานได้

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถ:

• ติดตั้งแอป Google Voice บน โทรศัพท์ Android เครื่องเก่า จากนั้นให้ส่งเสียงเมื่อมีสายเข้าที่หมายเลขของคุณ สามารถโทรออกจากหมายเลขของคุณ และคุณสามารถส่งและรับข้อความด้วยหมายเลขปกติของคุณตราบใดที่เชื่อมต่อกับ Wi-Fi
• ติดตั้งแอป Google Voice บน Chromebook หรือแท็บเล็ต Android เชื่อมต่อกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานด้วยวิธีเดียวกันจากที่นั่น
• ลงชื่อเข้าใช้เว็บไซต์ Google Voice บนแล็ปท็อปเครื่องใดก็ได้ แล้วปฏิบัติต่อการโทรและข้อความบนเครื่องเสมือนว่า เขาเป็น โทรศัพท์ของคุณ – ไม่ว่าสมาร์ทโฟนปัจจุบันของคุณจะอยู่ใกล้หรือเปิดอยู่ก็ตาม

สิ่งที่เปลี่ยนแปลงได้สวยใช่มั้ย? และอีกมากมาย: Google Voice จะถอดเสียงข้อความเสียงโดยอัตโนมัติและให้คุณฟังอีเมลได้ أو อ่านจากอุปกรณ์ใด ๆ ที่คุณลงชื่อเข้าใช้ มันนำการกรองสแปมระดับ Google มาใช้กับสายเรียกเข้า ข้อความ และข้อความเสียง ตลอดจนตัวเลือกในการคัดกรองการโทรทั้งหมดของคุณ และมันให้ระบบโอนสายตามบริบทที่ทรงพลังแก่คุณ – เกือบจะเหมือน ตัวกรอง Gmail สำหรับโทรศัพท์ของคุณ

อย่างที่ฉันพูดไป นี่เป็นบริการที่ทรงพลังมาก แต่ก็ซับซ้อนด้วย มาเจาะลึกและสำรวจทุกชิ้นส่วนของจิ๊กซอว์กัน คุณจะได้แน่ใจว่าคุณใช้ประโยชน์จากทุกสิ่งที่มีให้อย่างเต็มที่

เริ่มต้นใช้งาน Google Voice

ขั้นตอนแรกในการเริ่มต้นใช้งาน Google Voice นั้นง่ายมาก เข้าสู่ระบบบริการ และเตรียมตัวเองด้วยตัวเลข ส่วนนี้ของกระบวนการจะง่ายที่สุดหากคุณเริ่มบนคอมพิวเตอร์

ด้วยบัญชี Google แต่ละบัญชีที่ไม่เชื่อมโยงกับบริษัท คุณสามารถเลือกหมายเลข Google Voice ใหม่ได้ทันทีที่รหัสพื้นที่ที่มีให้ฟรี หรือคุณสามารถเลือกที่จะจ่าย $20 เพื่อย้ายหมายเลข มีอยู่ เพื่อให้บริการ . ไม่ว่าในกรณีใด คุณต้องอยู่ในประเทศสหรัฐอเมริกาจึงจะมีสิทธิ์ (ขออภัยเพื่อนโลก!)

ด้วยบัญชี Google Workspace ที่ลิงก์กับบริษัท Voice พร้อมให้บริการในสหรัฐอเมริกา เช่นเดียวกับในเบลเยียม แคนาดา เดนมาร์ก ฝรั่งเศส เยอรมนี ไอร์แลนด์ อิตาลี เนเธอร์แลนด์ โปรตุเกส สเปน สวีเดน สวิตเซอร์แลนด์ และสหราชอาณาจักร ผู้ดูแลระบบพื้นที่ทำงานของคุณจะต้องเปิดใช้งานบริการสำหรับคุณและค่าใช้จ่าย $10, $20 หรือ $30 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน บริษัทถูกเรียกเก็บเงิน - ขึ้นอยู่กับประเภทบริการที่เลือก

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด เมื่อคุณตั้งค่าหมายเลขของคุณ คุณจะพบว่าตัวเองต่อต้าน แผงควบคุมหน้าแรกของ Google Voice . ที่นี่คุณจะสามารถดูการโทรและข้อความล่าสุด โทรออกและข้อความได้ตลอดเวลา ใหม่ และอ่านหรือฟังข้อความเสียงที่ฝากไว้ในหมายเลขของคุณ

ตราบใดที่คุณเปิดเว็บไซต์ สายเรียกเข้าที่ส่งไปยังหมายเลขของคุณจะดังในคอมพิวเตอร์ของคุณ และคุณสามารถรับสายได้ทันทีที่นั่น

เราจะกลับมาสำรวจการตั้งค่าขั้นสูงในอีกสักครู่ อันดับแรก เราต้องเปลี่ยนโฟกัสไปชั่วขณะและตั้งค่า Google Voice ในโทรศัพท์ทุกเครื่องที่คุณต้องการใช้ รวมถึงโทรศัพท์หลักที่คุณใช้ในการสื่อสารในแต่ละวัน

ตั้งค่าโทรศัพท์ด้วย Google Voice

เมื่อเสร็จสิ้นการตั้งค่าเสียงพื้นฐานแล้ว ส่วนนี้ค่อนข้างง่าย:

• หากคุณกำลังใช้โทรศัพท์ Android ให้ทำ ดาวน์โหลดและติดตั้งแอป Google Voice จาก Play Store .
• หากคุณกำลังใช้ iPhone ให้ทำ ดาวน์โหลดและติดตั้งแอพ Voice จาก App Store .

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ให้เปิดแอปและปฏิบัติตามคำแนะนำเพื่อลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google เดียวกับที่คุณใช้ในการตั้งค่าเริ่มต้นบนคอมพิวเตอร์ของคุณ

ใน Android คุณจะต้องเชื่อมต่ออุปกรณ์นี้กับ Google Voice เพื่อให้โทรศัพท์สามารถโทรออกและรับสายโดยใช้หมายเลข Google Voice ของคุณ หากโทรศัพท์ของคุณมีบริการเซลลูลาร์พร้อมหมายเลข แยก เมื่อเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเพื่อเชื่อมโยงทั้งสองและอนุญาตให้ทำงานร่วมกันได้

หากคุณกำลังใช้โทรศัพท์รุ่นเก่าหรือเครื่องสำรอง ลีซอ มีบริการเซลลูลาร์ที่ใช้งานอยู่ เพียงข้ามขั้นตอนนี้ คุณจะยังคงโทรออกและรับสายได้โดยใช้หมายเลข Google Voice ทุกครั้งที่โทรศัพท์เชื่อมต่อกับเครือข่าย Wi-Fi

บน Android และ iOS คุณจะเห็นอินเทอร์เฟซหลักของแดชบอร์ด Google Voice — พร้อมแท็บสำหรับการโทรล่าสุด ผู้ติดต่อ ข้อความตัวอักษร และข้อความเสียงของคุณ ปุ่มสีเขียววงกลมที่มุมล่างขวาของหน้าจอจะทำให้คุณสามารถโทรออกใหม่หรือเริ่มข้อความใหม่ได้ ขึ้นอยู่กับแท็บที่คุณกำลังดูอยู่

และบนทั้งสองแพลตฟอร์ม คุณจะสามารถแตะไอคอนเมนูสามบรรทัดที่มุมซ้ายบนของแอปเพื่อค้นหาเมนูการตั้งค่าหลัก

ในอีกสักครู่ เราจะสำรวจการตั้งค่าเสียงหลักได้โดยตรงจากเว็บไซต์ของบริการ ซึ่งทุกตัวเลือกสุดท้ายมีให้ใช้งาน แต่สำหรับตอนนี้ คุณสามารถดูการโทรออกและรับสาย (หรือโทรออกและรับสาย) และสายเรียกเข้าได้อย่างรวดเร็ว พื้นที่ในการตั้งค่าแอปพลิเคชัน สิ่งเหล่านี้จะควบคุมวิธีการจัดการกับการโทรออกและสายเรียกเข้าจากหมายเลขเสียงของคุณ ฮะ อุปกรณ์เฉพาะ — หากพวกเขาจะอาศัยนาทีเซลลูลาร์ที่ผู้ให้บริการของคุณให้ไว้ สมมติว่าพร้อมใช้งาน หรือหากพวกเขาจะอาศัยเป็นหลักใน Wi-Fi และ/หรือข้อมูลมือถือ — และหากสายเรียกเข้า จะทำให้โทรศัพท์ดังเพื่อให้คุณรู้ตัว

โดยค่าเริ่มต้น พวกเขาจะไม่ ดังนั้นหากคุณต้องการรับสายที่โทรไปยังหมายเลข Google Voice ของคุณบนอุปกรณ์นี้ คุณจะต้องปรับเปลี่ยนอย่างแน่นอน

หากคุณมีโทรศัพท์เครื่องอื่นหรือแท็บเล็ตใดๆ ที่คุณต้องการเพิ่มลงในมิกซ์และอนุญาตให้เข้าถึงฟังก์ชัน Google Voice เดียวกันทั้งหมด ให้ทำขั้นตอนเดียวกันนี้ซ้ำกับทุกเครื่องโดยใช้แอป Android หรือ iOS ที่เหมาะสม

โปรดจำไว้ว่า หากคุณตั้งค่าอุปกรณ์เหล่านี้ทั้งหมดให้รับสาย คุณจะมีเสียงต่างๆ มากมายดังขึ้นทุกครั้งที่มีคนหมุนหมายเลขของคุณ ดังนั้น ถ้าคุณ لا ต้องการอุปกรณ์ต่างๆ มากมายที่ต้องการความสนใจของคุณพร้อมๆ กันเมื่อมีสายเรียกเข้าทุกครั้ง อย่าลืมเข้าไปที่การตั้งค่าการแจ้งเตือนของแอป Google Voice ในแต่ละอุปกรณ์และทำการปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสม

นอกจากนั้น เราพร้อมที่จะกลับไปที่คอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อเจาะลึกการตั้งค่า Google Voice ทั้งหมด

สำรวจการตั้งค่า Google Voice

คุณพร้อมหรือยังที่จะก้าวเข้าสู่พลังอันยิ่งใหญ่ของ Google Voice

กลับไปที่ไซต์เดสก์ท็อปเสียง คลิกไอคอนรูปเฟืองที่มุมบนขวาของหน้าจอ ซึ่งจะนำคุณไปยังเมนูการตั้งค่า Google Voice เต็มรูปแบบ ซึ่งคุณจะพบกับทุกตัวเลือกที่มี

โอ้พระเจ้าของฉันมีมากมายเหลือเกิน

ส่วนแรกของหน้าจอ "บัญชี" ประกอบด้วยตัวเลขพื้นฐานและการตั้งค่าการจัดการอุปกรณ์ ทุกครั้งที่คุณจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงพื้นฐาน รายการเดียวที่คุณต้องนึกถึงตอนนี้คือ "ตัวเลขที่เกี่ยวข้อง" หากคุณต้องการตั้งค่าเบอร์ Google Voice ของคุณให้ส่งต่อไปยังหมายเลขใด ๆ อื่น ที่มีอยู่ - สายสำนักงาน โทรศัพท์มือถือสำรอง หรือแม้แต่โทรศัพท์ของเพื่อนร่วมงาน - คลิกปุ่ม "หมายเลขที่เชื่อมโยงใหม่" และทำตามขั้นตอนเพื่อเพิ่มและยืนยันหมายเลขที่คุณต้องการ

ต่อไป ส่วนที่สองของหน้าจอ "ข้อความ" มีสวิตช์สลับเพียงปุ่มเดียวเพื่อส่งต่อข้อความขาเข้าไปยังอีเมลของคุณ (ในกล่องจดหมายของบัญชี Google เดียวกัน) เป็นการสัมผัสที่เรียบง่าย แต่มีประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณอยู่ในกล่องจดหมายและต้องการให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดอะไรในระหว่างวัน

ส่วนที่สาม "การโทร" คือจุดเริ่มต้นของพลังที่แท้จริงของ Google Voice ภายใต้ การโอนสาย คุณจะสามารถพลิกสวิตช์ข้างหมายเลขที่เกี่ยวข้องที่คุณได้เพิ่มเพื่อโอนสายเรียกเข้าทั้งหมดในหมายเลข Google Voice ของคุณไปยังหมายเลขนั้นได้ตลอดเวลา

และด้านล่างนั้น ส่วนการโอนสายแบบกำหนดเองจะให้คุณตั้งค่าตัวกรองตามบริบทสำหรับประเภทการส่งต่อ เฉพาะเจาะจง โทรไปยังหมายเลขที่ผูกไว้ต่างกันเท่านั้น เพียงคลิกที่สร้างกฎ คุณจะสามารถเลือกผู้ติดต่อแต่ละราย กลุ่มผู้ติดต่อ หรือผู้ติดต่อประเภทกว้างๆ เช่น ผู้โทรที่ไม่ระบุชื่อ จากนั้นบอก Google Voice ว่าต้องทำอย่างไรเมื่อบุคคลเหล่านั้นติดต่อคุณ

เจอาร์ ราฟาเอล / IDG

กลับไปที่หน้าจอการตั้งค่าหลักของ Google Voice ส่วนการโทรมีตัวเลือกอื่น ๆ ที่คุ้มค่ากับเวลาที่คุณควรพิจารณา:

• ฟีเจอร์รับการแจ้งเตือนทางอีเมลที่ไม่ได้รับจะทำสิ่งที่คุณคาดหวังอย่างแน่นอน เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้มั่นใจว่าจะไม่มีใครสังเกตเห็นสายสำคัญ
• การโทรผ่านหน้าจอจะขอให้ผู้โทรเข้าแต่ละคนพูดชื่อของพวกเขา จากนั้นพักไว้ในขณะที่คุณได้ยินการบันทึก เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการรับสายหรือไม่
• ตัวเลือกสายเรียกเข้าจะเปิดใช้งานความสามารถของคุณในการบันทึกสายเรียกเข้าโดยกด 4 และโอนสายที่กำลังโทรไปยังหมายเลขที่เชื่อมโยงอื่น ๆ ของคุณโดยกดปุ่ม * (แม้ว่าจะอยู่ในบัญชี Google แต่ละบัญชีเท่านั้นและไม่ได้อยู่ในการตั้งค่า Google Voice ที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่ทำงาน แปลก).

เลื่อนลงจากที่นั่นไปที่วอยซ์เมล แล้วคุณจะพบตัวเลือกในการบันทึกวอยซ์เมลที่ส่งออกและจัดการการตั้งค่าอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับวอยซ์เมล

ภายใต้ การชำระเงิน คุณสามารถเชื่อมโยงวิธีการชำระเงินเพื่อใช้เครดิตสำหรับการโทรระหว่างประเทศ หากต้องการ ในสหรัฐอเมริกา การโทรผ่าน Google Voice ไปยังหมายเลขอื่นๆ ในสหรัฐอเมริกาและหมายเลขแคนาดานั้นฟรีทั้งหมด ในขณะที่ โทรไปต่างประเทศราคาต่างกัน .

และสุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ภายใต้ความปลอดภัย คุณอาจต้องการเปลี่ยนสวิตช์ข้างการกรองสแปม วิธีนี้จะช่วยให้ระบบตรวจจับสแปมของ Google หยุดการโทร ข้อความ และข้อความเสียงที่ไม่ต้องการจากการรบกวนคุณ

ว้าว! ฉันบอกคุณว่า Google Voice มีเลเยอร์เจ๋งๆ มากมายใช่ไหม หยิบโทรศัพท์ขึ้นมา: เรามีโอกาสอันทรงพลังอีกคู่ให้สำรวจก่อนที่เราจะเรียกว่าวันนี้

Google Voice Rewards สำหรับธุรกิจ

ชุดคุณลักษณะ Google Voice ที่มีประโยชน์ที่สุดชุดหนึ่งมีให้สำหรับบัญชีธุรกิจเท่านั้น โดยเฉพาะบัญชีที่ใช้ระดับบริการ Google Voice Standard หรือ Premier ($20 หรือ $30 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน)

หากองค์กรของคุณปฏิบัติตามแผนดังกล่าว คุณสามารถโทรติดต่อสองตัวเลือกการจัดการโทรศัพท์ขั้นสูงสำหรับธุรกิจ:

1. คุณสามารถตั้งค่าระบบเมนูเสียงโทรศัพท์แบบมืออาชีพอัตโนมัติเต็มรูปแบบที่รับสายจากหมายเลข Google Voice ของคุณและนำผู้โทรไปยังที่ต่างๆ ตามช่วงเวลาของวันและตัวเลือกที่พวกเขาเลือก
2. คุณสามารถสร้างกลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสายที่ทำให้หลายคนสามารถจัดการกับสายเรียกเข้าที่หมายเลขเดียวกันได้ง่ายขึ้น เช่น หมายเลขแบบง่ายสำหรับทีมขายของคุณ เป็นต้น หมายเลขหลักสามารถโทรหาสมาชิกแต่ละคนในทีมที่เกี่ยวข้องพร้อมกัน เพื่อให้ใครก็ตามที่รับสายก่อนจะได้รับสาย หรือสามารถโทรไปยังหมายเลขที่เกี่ยวข้องทั้งหมดตามลำดับแบบสุ่ม

ผู้ดูแลระบบ Google Workspace สามารถกำหนดค่าทั้งสองตัวเลือกได้ในส่วน Google Voice ของคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

อ้อ และอีกอย่างคือ เบอร์ Google Voice ไหนก็ได้ โทรหาได้หลากหลาย กล่องและโทรศัพท์เฉพาะ ซึ่งช่วยให้คุณได้รับ บนโทรศัพท์พื้นฐานที่ไม่ต้องสมัครสมาชิกสำหรับสำนักงานหรือโฮมออฟฟิศของคุณ . คุณสามารถสร้างหมายเลขแบบสแตนด์อโลนผ่าน Google Voice สำหรับสายดังกล่าวและโทรออกจากหมายเลข Google Voice ได้ อื่น ๆ โดยอัตโนมัติ นอกเหนือจากเสียงเรียกเข้าจากอุปกรณ์อื่นๆ เพื่อให้คุณสามารถรับสายได้ทุกที่ที่ต้องการ

และตอนนี้คุณก็รู้แล้วว่า Google Voice สามารถเปลี่ยนแปลงงานของคุณและวิธีคิดเกี่ยวกับโทรศัพท์ของคุณตั้งแต่ต้นจนจบได้อย่างไร ที่เหลือก็แค่สร้างบัญชี ตั้งค่าตามที่คุณต้องการ แล้วเพลิดเพลินไปกับวิธีการใหม่ในการจัดการหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ