วิธีตรวจสอบการสะกดโดยใช้แป้นพิมพ์ลัดใน Microsoft Word
คุณอาจคุ้นเคยกับไวยากรณ์และตัวตรวจการสะกดของ Microsoft Word อยู่แล้ว ซึ่งจะทำเครื่องหมายการสะกดผิดและ (บางครั้ง) ไวยากรณ์ หากคุณกำลังตรวจสอบเอกสารที่มีข้อผิดพลาด คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดเหล่านี้เพื่อเร่งกระบวนการได้
สิ่งที่ตัวตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์สามารถและไม่สามารถทำได้
ตัวตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ใน Word ถูกเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น เมื่อสะกดคำผิด Word จะทำเครื่องหมายด้วยเส้นใต้สีแดงเป็นคลื่น เมื่อมีไวยากรณ์หรือการจัดรูปแบบที่ไม่ถูกต้อง Word จะทำเครื่องหมายด้วยเส้นใต้สีน้ำเงินสองเส้น
ในตัวอย่างข้างต้น Word ตรวจพบช่องว่างสองช่องระหว่าง "John" และ "ate" ดังนั้นจึงทำเครื่องหมายว่าเป็นปัญหาทางไวยากรณ์ ฉันยังพบว่าคำว่า "กิน" สะกดผิดว่า "กิน" ดังนั้นจึงถูกตั้งค่าสถานะว่าสะกดผิด
นี่เป็นข้อมูลพื้นฐานที่ Word ตรวจสอบตามค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถทำให้ตัวตรวจการสะกดและไวยากรณ์ของ Word ทำงานหนักขึ้นได้โดยการเปิดใช้งานฟีเจอร์เพิ่มเติมบางอย่างในเมนูการตั้งค่า (ไฟล์ > ตัวเลือก > การพิสูจน์อักษร > การตั้งค่า) ตัวอย่างเช่น คุณอาจให้ Word ตรวจหา passive voice, split infinitive, expressions ที่ไม่จำเป็น เป็นต้น
คุณยังสามารถทำสิ่งต่าง ๆ เช่น ไม่รวมคำบางคำจากการตรวจตัวสะกด ، และตรวจสอบภาษาโดยรวม ละเว้น URL และอื่นๆ อีกมากมาย
แล้วไง? ไม่สามารถ ตัวตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดคำใน Word ทำอย่างไร แม้จะฟังดูละเอียดถี่ถ้วน แต่ก็มักจะล้มเหลวเมื่อสังเกตเห็นการใช้คำที่สะกดถูกต้องอย่างไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น "ฉันกินปลาเปล่า"
ในกรณีนี้ Word ไม่รู้จักการใช้ "bare" อย่างไม่ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม คุณสามารถพึ่งพา Word เพื่อตรวจหาปัญหามากมายในเอกสารของคุณ แต่คุณไม่สามารถวางใจได้ 100% ตามแนวทางปฏิบัติที่ดี ให้ตรวจทานเอกสารของคุณอีกครั้งก่อนส่ง
ใช้แป้นพิมพ์ลัดสำหรับตัวตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์
ใน Word คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด Alt + F7 เพื่อไปยังข้อผิดพลาดแรกที่อยู่ด้านหลังตำแหน่งที่เคอร์เซอร์อยู่ในเอกสารได้โดยตรง ดังนั้น ถ้าคุณต้องการเริ่มต้นด้วยข้อผิดพลาดแรก คุณจะต้องวางเคอร์เซอร์ที่จุดเริ่มต้นของเอกสาร หรือด้านหน้าของข้อผิดพลาดแรก
เมื่อคุณกด Alt + F7 Word จะเน้นข้อผิดพลาดการสะกดหรือไวยากรณ์ และให้ตัวเลือกแก่คุณในการแก้ไขปัญหาหรือละเว้น กดปุ่มลูกศรขึ้นหรือลงเพื่อไฮไลต์ตัวเลือกที่ต้องการ จากนั้นกด Enter เพื่อเลือก
โปรดทราบว่าคุณสามารถไฮไลต์คำแนะนำการสะกดและไวยากรณ์ได้โดยใช้ปุ่มลูกศรเท่านั้น หากคุณต้องการละเว้นคำแนะนำ คุณต้องคลิกตัวเลือกนั้นด้วยเมาส์ของคุณ
ข้อผิดพลาดในการสะกดคำโดยทั่วไปมีการแก้ไขที่แนะนำให้เลือกมากกว่า
คุณยังสามารถละเว้นการสะกดผิดได้ เช่นเดียวกับที่คุณทำผิดพลาดทางไวยากรณ์ ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือ ด้วยการตรวจตัวสะกด คุณสามารถเลือก (1) ละเว้นทุกข้อผิดพลาดเดียวกันนั้น หรือ (2) เฉพาะข้อผิดพลาดเฉพาะ (แม้ว่าจะแสดงอยู่ที่อื่นในเอกสารด้วยก็ตาม)
นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มคำนี้ลงในพจนานุกรมได้อีกด้วย เมื่อคุณทำเช่นนี้ Word จะไม่ทำเครื่องหมายคำนั้นเป็นข้อผิดพลาดอีกต่อไป สิ่งนี้มีประโยชน์หากคำนั้นเป็นส่วนหนึ่งของคำแนะนำรูปแบบภายในหรือสิ่งที่คล้ายกัน
คลิกจุดสามจุดทางด้านขวาของ Ignore All แล้วคลิก Add to Dictionary จากเมนูแบบเลื่อนลง
เมื่อคุณพร้อมที่จะไปยังข้อผิดพลาดถัดไป เพียงกด Alt + F7 อีกครั้ง ทำเช่นนี้ต่อไปจนกว่าจะตรวจสอบปัญหาทั้งหมดในเอกสารแล้ว
ไวยากรณ์และตัวตรวจการสะกดของ Word มีประโยชน์มากสำหรับการตรวจทานเนื้อหาภายในเอกสาร แต่สามารถฟุ้งซ่านได้เมื่อคุณทำผิดพลาดขณะพิมพ์ ถ้ามันกวนใจคุณเกินไป คุณสามารถปิดในขณะที่พิมพ์
.
