วิธีสร้างรหัสผ่านสำหรับไฟล์ excel บน Windows และ OneDrive

วางแผนที่จะแชร์ผลการขายล่าสุดหรือข้อมูลรายไตรมาสของบริษัทโดยใช้ไฟล์ excel หรือไม่? แน่นอน คุณจะไม่ต้องการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนนี้โดยไม่ได้รับอนุญาต นอกเหนือจากผู้บริหารระดับสูง วิธีที่ดีที่สุดในการปกป้องไฟล์เหล่านี้คือการป้องกันด้วยรหัสผ่าน คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่านไปยังไฟล์ excel บน Windows และ OneDrive ได้อย่างง่ายดาย นี่คือวิธีการ

รหัสผ่านป้องกันไฟล์ excel บนระบบ windows

มีสองวิธีในการป้องกันรหัสผ่านป้องกันไฟล์ excel บน Windows คุณสามารถใช้แอปเสมือนบนเดสก์ท็อปของ Excel หรือเลือก OneDrive เพื่อเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านก่อนแชร์ลิงก์ไปยังไฟล์ เราจะพูดถึงทั้งสองวิธี แต่ก่อนอื่น เราจะเริ่มด้วยเดสก์ท็อป

ใช้ Microsoft Excel

หลังจากคุณเปลี่ยนแปลงไฟล์ excel เสร็จแล้ว คุณจะมีตัวเลือกในการเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านก่อนที่จะบันทึกสำเนาลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อป้องกันไฟล์ excel ด้วยรหัสผ่าน

1. เปิด Microsoft Excel บนระบบวินโดวส์

2. เปิดไฟล์ที่คุณต้องการป้องกันด้วยรหัสผ่าน

3. ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นแล้วคลิก "ไฟล์" ข้างต้น.

4. ค้นหา ข้อมูล จากแถบด้านข้าง

5. คลิก ป้องกัน Workbook .

6. ค้นหา การเข้ารหัสรหัสผ่าน .

เพิ่มรหัสผ่านเพื่อเข้ารหัสเนื้อหาของไฟล์นี้แล้วกด ตกลง ที่ส่วนลึกสุด. โปรดทราบว่าหากคุณทำรหัสผ่านหายหรือลืม จะไม่สามารถรีเซ็ตหรือกู้คืนได้

ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งและคลิกตกลง จากนี้ไป เมื่อใดก็ตามที่คุณหรือใครก็ตามพยายามเข้าถึงไฟล์ excel แอปจะแสดงกล่องโต้ตอบให้คุณป้อนรหัสผ่าน พิมพ์รหัสผ่านที่ถูกต้องแล้วกด ตกลง ในการเข้าถึงข้อมูลไฟล์  

Office 2016-2019 ใช้การเข้ารหัส AES-256 ที่ปลอดภัยและไม่แตกหักภายในเวลาที่เหมาะสม

เราแนะนำให้คุณเก็บรายการรหัสผ่านและชื่อเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ในที่ปลอดภัย คุณสามารถเลือกผู้จัดการรหัสผ่านที่กำหนดเองได้เช่น 1Password أو Dashlane หรือ LastPass เพื่อจัดเก็บข้อมูลสำคัญอย่างปลอดภัย

ใช้ OneDrive Web เพื่อปกป้องไฟล์ excel ด้วยรหัสผ่าน 

เนื่องจากคุณใช้ Excel บน Windows 10 หรือ Windows 11 คุณอาจได้ชำระเงินสำหรับหนึ่งในแผน Microsoft 365 แล้ว

แผน Microsoft 365 ทั้งหมดมาพร้อมกับที่เก็บข้อมูล OneDrive ขนาด 1 TB บวกกับสิ่งอื่น ๆ สำหรับสมาชิกที่ชำระเงิน คุณลักษณะดังกล่าวประการหนึ่งคือความสามารถในการป้องกันด้วยรหัสผ่านสำหรับลิงก์ OneDrive ที่แชร์ได้ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะส่งอีเมลไฟล์ คุณจัดเก็บไว้ในบัญชี OneDrive ของคุณและแชร์ลิงก์ไปยังไฟล์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน

ด้วยเหตุนี้ คุณสามารถเพิ่มวันหมดอายุได้ หลังจากนั้นไฟล์จะไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไป

นอกจากนี้ แอปพลิเคชัน Microsoft Office ทั้งหมดยังรวมเข้ากับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ OneDrive อย่างแน่นหนา เป็นที่เก็บข้อมูลเริ่มต้นสำหรับไฟล์ Excel ทุกไฟล์ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อป้องกันไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่านโดยใช้ OneDrive

1. เยี่ยมชม OneDrive บนเว็บและลงชื่อเข้าใช้ด้วยข้อมูลประจำตัวบัญชี Microsoft ของคุณ

2. ค้นหาและเลือกไฟล์ Excel จาก OneDrive

3. เลือกปุ่ม แบ่งปัน ” ที่ด้านบน

4. จากเมนูแชร์ลิงก์ ให้คลิกปุ่ม ปล่อย .

5. ค้นหา การตั้งค่าลิงค์ .

6. จากรายการต่อไปนี้ คุณมีทางเลือก ตั้งรหัสผ่าน .

7. เพิ่มรหัสผ่านและคลิกที่ปุ่ม ใบสมัคร” ด้านล่าง จากเมนูเดียวกัน คุณสามารถกำหนดวันหมดอายุได้เช่นกัน

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มวันหมดอายุของสัปดาห์และหลังจากวันที่/เวลาผ่านไป ลิงก์ OneDrive จะไม่ทำงาน

ทุกคนที่เข้าถึงลิงก์ OneDrive จะต้องใช้รหัสผ่านในการเข้าถึงข้อมูล ด้วยเคล็ดลับเดียวกันนี้ คุณสามารถเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านให้กับไฟล์ใดๆ บน OneDrive ที่คุณวางแผนจะแชร์

สรุป: รหัสผ่านป้องกันไฟล์ excel 

แม้ว่าตลาดสเปรดชีตจะเต็มไปด้วย Google ชีต, Apple Numbers และสตาร์ทเตอร์อย่าง Airtable และ Coda แต่ Microsoft Excel ก็ยังไม่มีใครเทียบได้ โดยเฉพาะในภาคธุรกิจและองค์กร

ในบางกรณี การปกป้องไฟล์ Excel ที่เป็นความลับก็สมเหตุสมผลดี ใช้เคล็ดลับด้านบนและใช้เบรกเพื่อเข้าถึงไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่านโดยไม่ได้รับอนุญาต