วิธีแปลงอีเมลเป็นงานอย่างรวดเร็ว นี่คือบทความของเราเกี่ยวกับวิธีที่เราสามารถเปลี่ยนอีเมลเป็นงานได้
หากคุณใช้ OHIO (จัดการเพียงครั้งเดียว) เพื่อจัดเรียงอีเมลของคุณ คุณอาจต้องการเปลี่ยนอีเมลบางส่วนให้เป็นงาน ต่อไปนี้คือวิธีการดำเนินการอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เพื่อให้คุณสามารถจัดการกับอีเมลอื่นๆ ของคุณต่อไปได้
ทำให้ง่ายและรวดเร็ว
กล่องจดหมายของคุณไม่ใช่รายการสิ่งที่ต้องทำ มันเป็นจดหมายขาเข้า การทิ้งอีเมลไว้ในกล่องขาเข้าของคุณเป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจเพราะว่ามันง่ายกว่า แต่แล้วงานที่คุณต้องทำให้เสร็จก็ถูกฝังอยู่ในน้ำท่วมกล่องขาเข้าของอีเมล
นี่คือสาเหตุที่ผู้คนประสบปัญหา กระบวนการด้วยตนเองในการแปลงอีเมลเป็นงานมักจะเป็นดังนี้:
- เปิดตัวจัดการรายการงานที่คุณชื่นชอบ
- สร้างงานใหม่
- คัดลอกและวางส่วนที่เกี่ยวข้องของอีเมลลงในงานใหม่
- ตั้งค่ารายละเอียด เช่น ลำดับความสำคัญ วันที่ครบกำหนด รหัสสี และอื่นๆ ที่คุณใช้
- บันทึกงานใหม่
- เก็บถาวรหรือลบอีเมล
นี่คือหกขั้นตอน เพียงเพื่อเพิ่มบางสิ่งลงในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ ไม่น่าแปลกใจเลยที่คุณจะลงเอยด้วยอีเมลที่ทำให้กล่องจดหมายของคุณยุ่งเหยิง จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณสามารถตัดหกขั้นตอนเหล่านั้นออกเป็นสี่ขั้นตอนได้? หรือสาม?
คุณสามารถ! เราจะแสดงให้คุณเห็นว่า
ที่เกี่ยวข้อง : 7 คุณลักษณะของ Gmail ที่ไม่ค่อยมีใครรู้จักที่คุณควรลอง
ไคลเอนต์อีเมลบางตัวสร้างงานได้ดีกว่าตัวอื่น
มีไคลเอนต์จำนวนมากที่สามารถจัดการอีเมลของคุณได้ และอย่างที่คุณคาดไว้ ไคลเอ็นต์บางตัวก็ดีกว่าตัวอื่นสำหรับการสร้างงาน
สำหรับลูกค้าเว็บ Gmail ทำงานได้ดีมาก แอป Tasks มีมาให้ในตัว และเปลี่ยนอีเมลเป็นงานได้ง่ายๆ มีแม้กระทั่งแป้นพิมพ์ลัดเพื่อสร้างงานจากเมลโดยตรง โดยไม่ต้องใช้เมาส์ หากคุณไม่ต้องการไคลเอ็นต์เดสก์ท็อป Gmail น่าจะเป็นทางออกที่ดีที่สุดของคุณ
สำหรับไคลเอนต์เดสก์ท็อป Windows Outlook จะชนะ ธันเดอร์เบิร์ดมีฟีเจอร์การจัดการงานในตัว ซึ่งไม่ได้แย่ แต่ Outlook นั้นลื่นไหลกว่ามากและให้คุณเชื่อมต่อกับแอปของบริษัทอื่นได้มากมาย หากคุณใช้ Outlook ไม่ได้ด้วยเหตุผลบางประการ Thunderbird ก็เป็นทางเลือกที่ดี หากคุณใช้ตัวจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำของบริษัทอื่นอยู่แล้ว ธันเดอร์เบิร์ดจะไม่ตัดมัสตาร์ด
สำหรับ Mac รูปภาพจะเป็นบวกน้อยลงเล็กน้อย Apple Mail จัดการงานได้ไม่ดีเมื่อเทียบกับ Gmail และ Outlook หากคุณต้องการจัดการงานบนไคลเอนต์เดสก์ท็อป ตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณคือ ธันเดอร์เบิร์ดสำหรับ Mac . หรือคุณสามารถส่งอีเมลไปยังผู้จัดการรายการสิ่งที่ต้องทำของบุคคลที่สามและจัดการที่นั่น
เมื่อพูดถึงแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ Gmail และ Outlook ทำงานค่อนข้างเหมือนกัน ไม่มีผู้สร้างงานสำหรับเวอร์ชันเว็บหรือไคลเอ็นต์ แต่ทั้งคู่จะย้ายส่วนเสริมไปยังแอปของบุคคลที่สามโดยอัตโนมัติ ดังนั้น หากคุณจัดการงานของคุณใน Trello และได้ติดตั้งส่วนเสริมไว้ในไคลเอนต์ Gmail หรือ Outlook ของคุณ งานนั้นจะพร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดแอพมือถือที่เกี่ยวข้องเช่นกัน นอกจากนี้ เมื่อติดตั้ง Add-in ของ Outlook แล้ว โปรแกรมจะถูกติดตั้งบนไคลเอ็นต์เดสก์ท็อปโดยอัตโนมัติ และแอพ มือถือและเว็บ
เนื่องจาก Gmail และ Outlook เป็นส่วนสำคัญของการครอบตัดนี้ เราจะเน้นที่สิ่งเหล่านั้น หากคุณมีลูกค้าคนโปรดที่จัดการการสร้างงานได้ดี แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น แล้วเราจะตรวจสอบให้
สร้างงานจาก Gmail
Google มีแอปชื่อ Tasks ซึ่งติดตั้งอยู่ใน Gmail เป็นโปรแกรมจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำที่ใช้งานง่ายซึ่งมีตัวเลือกน้อยมาก แม้ว่าจะมีแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่มีตัวเลือกการปรับแต่งเพิ่มเติมบางอย่างให้คุณ หากคุณต้องการบางสิ่งที่เรียบง่ายซึ่งใช้งานได้ดีกับกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ Google Tasks เป็นตัวเลือกที่ดี การเปลี่ยนอีเมลเป็นงานเป็นเรื่องง่าย เมื่ออีเมลเปิดอยู่ ให้คลิกปุ่มเพิ่มเติมในแถบงานแล้วเลือกเพิ่มสิ่งที่ต้องทำ
หากคุณเป็นคนตัวเตี้ย Shift + T ก็ทำแบบเดียวกัน แอพ Tasks จะเปิดขึ้นในแถบด้านข้างเพื่อแสดงงานใหม่ของคุณ
หากคุณต้องการแก้ไขงานเพื่อเพิ่มวันครบกำหนด รายละเอียดเพิ่มเติม หรืองานย่อย ให้คลิกไอคอนแก้ไข
ไม่จำเป็นต้องบันทึกการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากเป็นการดำเนินการโดยอัตโนมัติ เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่มเก็บถาวรในกล่องจดหมายของคุณ (หรือใช้แป้นพิมพ์ลัด "e") เพื่อย้ายอีเมลไปยังที่เก็บถาวรของคุณ
นี่คือสามขั้นตอนง่ายๆ:
- คลิกตัวเลือก Add to Tasks (หรือใช้ทางลัด Shift + T)
- กำหนดวันครบกำหนด รายละเอียดเพิ่มเติม หรืองานย่อย
- เก็บถาวร (หรือลบ) อีเมล
เป็นโบนัส คุณสามารถตั้งค่า Chrome ให้แสดงงานของคุณ เมื่อคุณเปิดแท็บใหม่ . มีแอพ iOS และ Android สำหรับ Google Tasks . การสร้างงานในแอพมือถือนั้นง่ายเหมือนในเว็บแอพ คลิกที่จุดสามจุดที่ด้านบนของอีเมลและเลือก "เพิ่มในงาน"
สิ่งนี้สร้างงานใหม่ทันที
หาก Google Tasks ไม่มีทุกสิ่งที่คุณต้องการ หรือหากคุณคุ้นเคยกับตัวจัดการงานอื่นอยู่แล้ว ก็อาจมีส่วนเสริมของ Gmail ให้ใช้งาน ขณะนี้มีส่วนเสริมสำหรับแอปสิ่งที่ต้องทำยอดนิยม เช่น Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello และอื่นๆ (แม้ว่าจะไม่มี Microsoft To-Do หรือ Apple Reminders)
ก่อนหน้านี้ เราได้กล่าวถึงการติดตั้งส่วนเสริมของ Gmail โดยทั่วไปและส่วนเสริม Trello บน โดยเฉพาะ . ส่วนเสริมที่ต่างกันให้ตัวเลือกที่แตกต่างกัน แต่โดยทั่วไปแล้ว Add-on ของรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดจะให้คุณเพิ่มงานได้โดยตรงจากอีเมลที่ระบุ ส่วนเสริมรายการสิ่งที่ต้องทำยังมีให้ใช้งานในรูปแบบเว็บและแอพมือถือที่ซิงค์กันโดยอัตโนมัติ และเช่นเดียวกับ Google Tasks คุณสามารถเข้าถึงส่วนเสริมได้เมื่อคุณอยู่ในแอป Gmail มือถือ
สร้างงานจาก Outlook
Outlook มีแอปในตัวที่เรียกว่า Tasks ซึ่งมีให้ใช้งานในรูปแบบเว็บแอปใน Office 365 ด้วย สิ่งต่างๆ มีความซับซ้อนขึ้นเล็กน้อยเนื่องจากเป็นปี 2015 Microsoft ซื้อ Wunderlist ผู้จัดการงานที่มีชื่อเสียง ฉันใช้เวลาสี่ปีที่ผ่านมาในการเปลี่ยนแอปนี้ให้เป็นแอป Office 365 สำหรับเว็บเท่านั้น ซึ่งเรียกว่า Microsoft To-Do ในที่สุดมันจะแทนที่ฟังก์ชันงานที่มีอยู่แล้วใน Outlook
อย่างไรก็ตาม สำหรับตอนนี้ แอปงานยังคงเป็นตัวจัดการงานของ Outlook และไม่มีวันที่แน่นอนหรือเวอร์ชันของ Outlook ที่จะเปลี่ยนแปลง เราพูดถึงเรื่องนี้เพียงเพราะหากคุณใช้ O365 คุณจะพบว่างานใดๆ ที่คุณเพิ่มไปยังงาน Outlook จะปรากฏใน Microsoft To-Do ด้วย To-Do ยังไม่แสดงข้อมูลทั้งหมดที่คุณสามารถเพิ่มลงในงานได้ แต่จะแสดงให้เห็นในบางจุด
สำหรับตอนนี้ Microsoft Tasks เป็นตัวจัดการงาน Outlook ในตัว ดังนั้นเราจะเน้นที่สิ่งนั้น
การใช้ไคลเอนต์เดสก์ท็อป Outlook
นี่คือที่ที่ Microsoft มักจะเป็นเลิศ และพวกเขาก็ไม่ทำให้คุณผิดหวังเช่นกัน มีหลายวิธีในการสร้างงานจากอีเมลเพื่อตอบสนองทุกรสนิยม คุณสามารถ:
- ลากและวางข้อความอีเมลลงในบานหน้าต่างงาน
- ย้ายหรือคัดลอกอีเมลไปยังโฟลเดอร์งานจากเมนูบริบทคลิกขวา
- ใช้ขั้นตอนด่วนเพื่อสร้างงาน
เราจะเน้นที่การใช้ขั้นตอนด่วนเนื่องจากจะให้ผลตอบแทนคุ้มค่าที่สุด และคุณสามารถกำหนดแป้นพิมพ์ลัดให้กับขั้นตอนด่วนเพื่อการวัดผลที่ดีได้
หากคุณไม่เคยใช้งาน Outlook มาก่อน โปรดดูที่ คำแนะนำของเราไปยังบานหน้าต่างงาน เพื่อให้คุณสามารถดูงานของคุณถัดจากอีเมลของคุณ
เมื่อบานหน้าต่างงานเปิดขึ้น เราจะสร้างขั้นตอนด่วนที่ทำเครื่องหมายอีเมลว่าอ่านแล้ว สร้างงาน และย้ายอีเมลไปยังที่เก็บถาวรของคุณ นอกจากนี้เรายังจะเพิ่มแป้นพิมพ์ลัดอีกด้วย ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องใช้เมาส์เพื่อสร้างงานจากอีเมล
ขั้นตอนด่วนช่วยให้คุณเลือกการดำเนินการหลายอย่างด้วยการคลิกปุ่ม (หรือแป้นพิมพ์ลัด) สร้างง่ายและใช้งานง่ายยิ่งขึ้น แต่ถ้าคุณยังไม่เคยลองใช้มาก่อน เรามี สุดยอดคู่มือเกี่ยวกับมัน . เมื่อคุณอ่านคู่มือนี้แล้ว ให้สร้างขั้นตอนด่วนใหม่ แล้วเพิ่มการดำเนินการต่อไปนี้:
- สร้างงานด้วยเนื้อหาของข้อความ
- ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว.
- ไปที่โฟลเดอร์ (และเลือกโฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณเป็นโฟลเดอร์ที่จะไป)
เลือกแป้นพิมพ์ลัดสำหรับมัน ตั้งชื่อ (เช่น “สร้างงานและเก็บถาวร”) จากนั้นคลิกบันทึก ตอนนี้สามารถดูได้ในส่วนหน้าแรก> ขั้นตอนด่วน
ตอนนี้ เมื่อคุณต้องการเปลี่ยนอีเมลเป็นงาน เพียงคลิกที่ขั้นตอนด่วน (หรือใช้แป้นพิมพ์ลัด) จากนั้นระบบจะสร้างงานใหม่ ใช้ชื่อเรื่องจากหัวเรื่องอีเมล และเนื้อหาอีเมลจะกลายเป็นเนื้อหา
แก้ไขรายละเอียดใดๆ ที่คุณต้องการ (มีตัวเลือกการปรับแต่งในงาน Outlook มากกว่างาน Gmail) แล้วคลิกบันทึกและปิด
ต่างจาก Gmail คุณต้องบันทึกงานใหม่ แต่ก็ต่างจาก Gmail ที่ Quick Step จะเก็บอีเมลให้คุณ
ต่อไปนี้เป็นสามขั้นตอนง่ายๆ สำหรับ Outlook เช่นกัน:
- คลิกขั้นตอนด่วน (หรือใช้ทางลัดที่คุณตั้งค่า)
- ปรับตัวเลือกหรือรายละเอียดตามที่เห็นสมควร
- คลิกบันทึกและปิด
การใช้ Outlook Web App
ณ จุดนี้ คุณอาจคาดหวังให้เราแสดงวิธีสร้างงานโดยใช้ Outlook Web App (Outlook.com) เราจะไม่ทำเพราะไม่มีวิธีดั้งเดิมในการเปลี่ยนอีเมลเป็นงานในแอป Outlook บนเว็บ คุณสามารถทำเครื่องหมายอีเมล ซึ่งหมายความว่าจดหมายนั้นจะปรากฏในรายการงาน แต่นั่นแหล่ะ
นี่เป็นการเซ็นเซอร์ที่น่าประหลาดใจจาก Microsoft เราอดไม่ได้ที่จะรู้สึกว่าในบางจุดจะมีการเปลี่ยนไปใช้ Microsoft To-Do ซึ่งจะรวม Outlook > To-Do ที่แน่นหนา
สิ่งต่าง ๆ ดีขึ้นเล็กน้อยเมื่อพูดถึงการรวมแอพของบุคคลที่สาม ขณะนี้มีส่วนเสริมสำหรับแอปสิ่งที่ต้องทำยอดนิยม เช่น Asana, Jira, Evernote และ Trello ตลอดจนแอปอื่นๆ (แม้ว่าจะไม่มีงาน Gmail หรือ Apple Reminders) ส่วนเสริมที่ต่างกันให้ตัวเลือกที่แตกต่างกัน แต่เช่นเดียวกับ Gmail ส่วนเสริมรายการสิ่งที่ต้องทำโดยทั่วไปจะให้คุณเพิ่มงานได้โดยตรงจากอีเมลที่ระบุ โดยจะซิงค์ทั้งเว็บและแอปมือถือโดยอัตโนมัติ
การใช้แอพ Outlook Mobile
เช่นเดียวกับแอป Outlook บนเว็บ ไม่มีวิธีดั้งเดิมในการเปลี่ยนจดหมายเป็นงานจากแอป Outlook สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ แม้ว่า Microsoft To-Do จะพร้อมใช้งานสำหรับทั้งคู่ iOS و Android . จะติดตามอีเมลที่คุณตั้งค่าสถานะในแอป Outlook ใด ๆ แต่ก็ไม่เหมือนกับการรวมงาน หากคุณต้องการแปลงอีเมล Outlook เป็นงาน Outlook คุณต้องใช้ไคลเอนต์ Outlook จริงๆ
ถ้าคุณใช้ตัวจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำของบริษัทอื่น คุณจะสามารถเข้าถึง Add-in ได้เมื่อคุณอยู่ในแอป Outlook สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่
สร้างงานจาก Apple Mail
หากคุณใช้ Apple Mail ตัวเลือกที่แท้จริงเพียงอย่างเดียวของคุณคือการส่งต่ออีเมลของคุณไปยังแอพของบริษัทอื่น (เช่น Any.do หรือ Todoist) และจัดการงานของคุณที่นั่น หรือลากและวางอีเมลลงในรายการเตือนความจำของคุณ ดังนั้นสำหรับ Apple กระบวนการแบบแมนนวลคือ:
- เปิดตัวจัดการรายการงานที่คุณชื่นชอบ
- ส่งต่ออีเมลไปยังแอปของบุคคลที่สามหรือวางลงในการแจ้งเตือน
- ตั้งค่ารายละเอียด เช่น ลำดับความสำคัญ วันที่ครบกำหนด รหัสสี และอื่นๆ ที่คุณใช้
- บันทึกงานใหม่
- เก็บถาวรหรือลบอีเมล
คุณไม่สามารถปรับปรุงกระบวนการนี้ได้มากนัก เนื่องจาก Apple ไม่ได้ผูกเมลและการเตือนความจำแน่นเกินไป บริษัทยังไม่อนุญาตให้มีการผสานรวมกับแอปของบุคคลที่สามมากนัก จนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงนี้ (และเราสงสัยว่าจะเกิดขึ้นเร็วๆ นี้) ตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณคือการส่งต่อจดหมายของคุณไปยังผู้จัดการรายการสิ่งที่ต้องทำที่เป็นบุคคลที่สาม
หากคุณต้องการจัดการกับอีเมลของคุณเพียงครั้งเดียว การสร้างงานควรรวดเร็วและง่ายดายที่สุด มิฉะนั้น กล่องจดหมายของคุณจะยังคงเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ
ด้วยตัวจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำและส่วนเสริมของบริษัทอื่น Gmail และ Outlook จึงมีเครื่องมือที่จำเป็นในการสร้างงานจากอีเมลอย่างรวดเร็ว ง่ายดาย และมีประสิทธิภาพ
