Ang pananatiling up to date sa iyong email ay maaaring maging stress, nakakaubos ng oras, at nakakainip. Hindi mahirap mag-ipon ng malaking bilang ng mga hindi pa nababasang email. Dahil dito, madaling panatilihing suriin ang patuloy na daloy ng mga mensahe — sa kapinsalaan ng iba pang mga gawain.
Marami akong email account, at nahihirapan akong panatilihing mababa ang bilang ng mga hindi pa nababasa. Kaya't nagsaliksik ako at nangalap ng mga tip kung paano pagbutihin ang aking pamamahala sa inbox. Narito ang ilang mga kapaki-pakinabang na tip na nakita ko upang gawing mas madaling pangasiwaan ang iyong inbox, gumugol ng mas kaunting oras sa pagharap sa mga email, at tiyaking hindi mo makakalimutang tumugon sa isang mahalagang mensahe.
Huwag suriin ang lahat ng iyong mga email kapag pumapasok ang mga ito
Sa mga email na pumapasok sa iyong inbox sa buong araw, madaling magambala, kahit na nasa gitna ka ng isang bagay na mahalaga. Sa halip na basahin ang bawat isa sa sandaling makuha mo ito, maglaan ng ilang oras bawat araw upang suriin at tumugon sa iyong mga email. Kung hindi mo kailangang maghanap ng mahahalagang email o anunsyo, mag-iskedyul sa ilang maikling pahinga sa buong araw upang suriin ang iyong email. Kung hindi, manatili sa labas ng iyong inbox.
Magandang ideya din na mag-iskedyul ng mas mahabang bahagi ng oras isang beses sa isang linggo o bawat ilang araw upang gawin ang ilan sa mga mahirap na gawain sa pag-aayos ng iyong inbox, tulad ng paggawa at paggamit ng mga folder at label at pagpapadala ng mga mahahabang email na iyon.
Kung nahanap mo pa rin ang iyong sarili na nagba-browse sa iyong email app, maaari mo ring i-off ang mga notification sa email, panatilihing nakasara ang email app, at tiyaking hindi mo iniwang bukas ang iyong inbox sa isa pang tab.
Hindi mo kailangang sagutin silang lahat nang sabay-sabay
Kapag ginawa mo ang isa sa iyong mga regular na pagsusuri sa inbox, makitungo lamang sa mga email na maaaring matugunan nang mabilis. Kung ang isang email ay nangangailangan ng mabilis na tugon, buksan ito at sagutin ito habang nagba-browse ka sa iyong mga mensahe. Ngunit kung kailangan nito ng mas maraming oras, maglaan ng oras na iyon upang sagutin ito sa ibang pagkakataon. Maaari mong ikategorya ang mga email na ito, ilagay ang mga ito sa isang partikular na folder, o gamitin ang tampok na snooze upang matanggap ang email sa mas maginhawang oras.
Gumawa ng maraming seksyon o folder sa iyong inbox
Gumamit ng iba't ibang mga folder upang iimbak ang iyong mga email. Maaaring nakabatay ang mga ito sa kahalagahan, pagkaapurahan, kung gaano katagal upang harapin ang mga ito, o ang mga uri ng pagkilos na kailangan nila. Ang default na naka-tab na layout sa Gmail at Nakatuon na Inbox sa Outlook ay makakatulong sa pag-filter ng spam at mga pang-promosyon na email at gawing mas madali ang paghahanap at pagsuri ng mahahalagang email. Sa Gmail, maaari mo ring baguhin ang format upang ang iyong mga email ay pagbukud-bukurin sa iba't ibang mga seksyon, at maaari mong piliin kung ano ang mga seksyong iyon. Gayundin, hinahayaan ka ng Outlook na ayusin ang iyong email sa mga custom na grupo.
Gumamit ng mga filter, panuntunan at label
Ang mga filter at panuntunan ay nagdidirekta ng mga papasok na mensaheng email sa mga partikular na folder. Makakatulong sila na makatipid ng oras, at tiyaking ituon mo ang iyong pansin sa mga email na pinakamahalaga. Ang mga label ay maaari ding maging isang mahusay na paraan upang ayusin at tulungan kang subaybayan ang iyong email sa pamamagitan ng pagpayag sa iyong pag-uri-uriin ang iyong mga mensahe ayon sa iba't ibang mga tag sa halip na gumamit ng mga folder.
gumawa ng mga hulma
Minsan, paulit-ulit kang nagpapadala ng mga katulad na email. Upang gawing mas madali ang mga bagay, maaari kang mag-set up at gumamit ng mga template ng email upang magpadala ng mga email nang sa gayon ay hindi mo na kailangang paulit-ulit na isulat ang parehong mensahe. Maaari ka ring gumamit ng mga tool tulad ng Smart Write at Smart Reply sa Gmail para makatulong sa pagsulat ng mga email nang mas mabilis.
إغء اش
Mag-unsubscribe sa mga mailing list at pampromosyong email. Suriin ang iyong mga newsletter at tiyaking nag-sign up ka lang para sa mga mensaheng nabasa mo na, at tanggalin ang anumang mga mensaheng hindi mo pa nabasa kamakailan. Gayundin, tiyaking mag-unsubscribe sa anumang mga alerto sa social media na hindi mo kailangan. (Maaaring kailanganin mong pumunta sa mga setting ng iyong mga social media account upang i-off ito.) Bilang kahalili, maaari kang gumamit ng hiwalay na email account para sa mga email na pang-promosyon at panatilihin ang mahahalagang email sa iyong pangunahing account.
Itapon ang maramihang email na hindi mo kailangan
Kung nakakuha ka ng CC sa isang pag-uusap, hindi mo na kailangang mag-update o nasa isang reply-all email thread ka, maaari mong balewalain ang thread na ito upang maiwasang matanggap ang lahat ng tugon. Upang gawin ito, buksan ang anumang mensahe sa thread, i-tap ang tatlong tuldok sa tuktok ng screen (sa itaas ng linya ng paksa), at piliin ang "Balewalain" mula sa mga drop-down na opsyon sa Gmail o "Huwag pansinin" kung gumagamit ka mga prospect.
Huwag gawin ang iyong inbox na iyong listahan ng gagawin
Maaaring maging kaakit-akit na markahan ang isang email bilang "hindi pa nababasa" bilang isang paalala na tumugon dito (talagang may kasalanan ako dito) o dahil naglalaman ito ng isang gawain na kailangan mong kumpletuhin, ngunit maaari rin nitong makalat ang iyong inbox. Panatilihin ang isang hiwalay na listahan ng gagawin (maraming available na apps para doon, o maaari mong gamitin ang mga pangunahing tala o sticky notes app) o ilagay ito sa isang partikular na folder. Kung gumagamit ka ng Gmail, maaari mong gamitin ang Google Task app kasama ng iyong inbox; I-click lang ang maliit na "Show Side Panel" na arrow sa kanang sulok sa ibaba ng screen, at piliin ang icon na Mga Gawain doon.
Magandang ideya na magkaroon ng hiwalay na mga listahan na tumatakbo upang ma-update mo ang mga ito gamit ang mga item mula sa iyong mga email. Halimbawa, kung ang iyong mga email ay naglalaman ng mga link sa mga artikulong gusto mong basahin kapag mayroon kang mas maraming oras, magsimula sa isang listahan ng pagbabasa — huwag lang itong itago sa iyong inbox.
