Paano mabilis na gawing mga gawain ang mga email

Paano Mabilis na I-convert ang mga Email sa Mga Gawain Ito ang aming artikulo kung paano namin gagawing mga gawain ang aming mga email.

Kung gagamit ka ng OHIO (isang beses lang haharapin ito) para pagbukud-bukurin ang iyong email, malamang na gusto mong gawing mga gawain ang ilang email. Narito kung paano ito gawin nang mabilis at mahusay upang patuloy mong harapin ang iyong iba pang mga email.

Gawin itong mabilis at madali

Ang iyong inbox ay hindi isang listahan ng gagawin; Ito ay isang papasok na mail. Nakatutukso na mag-iwan ng mga email sa iyong inbox dahil mas madali ito, ngunit pagkatapos ay ang mga gawaing kailangan mong gawin ay nabaon sa email inbox delubyo.

Narito kung bakit nagkakaproblema ang mga tao. Ang manu-manong proseso para sa pag-convert ng email sa isang gawain ay madalas na ganito:

1. Buksan ang iyong paboritong task list manager.
2. Gumawa ng bagong gawain.
3. Kopyahin at i-paste ang mga nauugnay na bahagi ng email sa bagong gawain.
4. Itakda ang mga detalye, tulad ng priyoridad, takdang petsa, code ng kulay, at anupamang ginagamit mo.
5. I-save ang bagong gawain.
6. I-archive o tanggalin ang email.

Anim na hakbang iyon, para lang magdagdag ng isang bagay sa iyong listahan ng gagawin. Hindi nakakagulat na napupunta ka sa mga email na nakakalat sa iyong inbox. Paano kung maaari mong putulin ang anim na hakbang sa apat? o tatlo?

Well kaya mo! Ipapakita namin sa iyo kung paano.

Kaugnay: 7 Hindi Kilalang Mga Feature ng Gmail na Dapat Mong Subukan

Ang ilang mga email client ay mas mahusay sa paggawa ng mga gawain kaysa sa iba

Mayroong maraming mga kliyente na magagamit upang pamahalaan ang iyong email, at tulad ng maaari mong asahan, ang ilan ay mas mahusay kaysa sa iba para sa paggawa ng mga gawain.

Para sa mga web client, mahusay na ginagawa ng Gmail ang trabaho. Naka-built in ang Tasks app, at madaling gawing gawain ang mail. Mayroong kahit isang keyboard shortcut upang lumikha ng isang gawain nang direkta mula sa mail - walang mouse na kinakailangan. Kung ayaw mo ng desktop client, malamang na ang Gmail ang iyong pinakamahusay na mapagpipilian.

Para sa mga Windows desktop client, nanalo ang Outlook. May ilang built-in na feature sa pamamahala ng gawain ang Thunderbird, na hindi masama, ngunit ang Outlook ay mas tuluy-tuloy at nagbibigay-daan sa iyong kumonekta sa napakaraming third-party na app. Kung sa ilang kadahilanan ay hindi mo magagamit ang Outlook, ang Thunderbird ay isang magandang alternatibo. Kung gumagamit ka na ng third-party to-do list manager, hindi puputulin ng Thunderbird ang mustasa.

Sa isang Mac, ang larawan ay medyo hindi gaanong positibo. Hindi maganda ang pamamahala ng Apple Mail sa mga gawain kumpara sa Gmail at Outlook. Kung nais mong pamahalaan ang mga gawain sa isang desktop client, marahil ang iyong pinakamahusay na pagpipilian ay Thunderbird para sa Mac . O maaari kang magpadala ng email sa isang third-party na to-do list manager at pamahalaan ito doon.

Pagdating sa mga mobile app, ang Gmail at Outlook ay gumagana halos pareho. Wala sa mga ito ang may mga tagabuo ng gawain para sa web o mga bersyon ng kliyente, ngunit pareho silang awtomatikong naglalagay ng mga add-on sa mga third-party na app. Kaya, kung pinamamahalaan mo ang iyong mga gawain sa Trello at na-install ang add-on sa iyong Gmail o Outlook client, awtomatiko itong magiging available kapag binuksan mo rin ang kaukulang mobile app. Bilang karagdagan, kapag nag-install ka ng Outlook add-in, awtomatiko itong na-install sa desktop client At mga aplikasyon Mobile at sa web.

Gumawa ng mga gawain mula sa Gmail

Nagbibigay ang Google ng app na tinatawag na Tasks, na kasama sa Gmail. Ito ay isang simpleng tagapamahala ng listahan ng gagawin na may napakakaunting mga pagpipilian, bagama't mayroong isang mobile app na nagbibigay sa iyo ng ilang karagdagang mga pagpipilian sa pagpapasadya. Kung kailangan mo ng simpleng bagay na gumagana nang mahigpit sa iyong Gmail inbox, ang Google Tasks ay isang matibay na pagpipilian. Ang paggawa ng email sa isang gawain ay madali: kapag nakabukas ang email, i-click ang More button sa taskbar at piliin ang Idagdag sa Gagawin.

Kung ikaw ay isang maikling tao, ginagawa ng Shift + T ang parehong bagay. Bubukas ang Tasks app sa sidebar na nagpapakita ng iyong bagong gawain.

Kung kailangan mong i-edit ang gawain upang magdagdag ng takdang petsa, mga karagdagang detalye, o mga subtask, i-click ang icon na I-edit.

Hindi na kailangang i-save ang mga pagbabago, dahil awtomatiko itong ginagawa. Kapag tapos ka na, i-click ang button na I-archive sa iyong inbox (o gamitin ang keyboard shortcut na "e") upang ilipat ang email sa iyong archive.

Ito ang tatlong simpleng hakbang:

1. I-click ang opsyong Idagdag sa Mga Gawain (o gamitin ang shortcut na Shift + T).
2. Magtakda ng takdang petsa, mga karagdagang detalye, o mga subtask.
3. I-archive (o tanggalin) ang email.

Bilang bonus, maaari mong itakda ang Chrome na ipakita ang iyong mga gawain Kapag nagbukas ka ng bagong tab . May isang app iOS at Android para sa Google Tasks . Ito ay kasingdali ng paggawa ng gawain sa mobile app tulad ng sa web app. Mag-click sa tatlong tuldok sa tuktok ng mail at piliin ang "Idagdag sa Mga Gawain."

Lumilikha ito ng bagong gawain kaagad.

Kung wala sa Google Tasks ang lahat ng kailangan mo, o kung komportable ka na sa isa pang task manager, malamang na mayroong Gmail add-on para dito. Kasalukuyang may mga add-on para sa mga sikat na to-do app, gaya ng Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello, at iba pa (bagaman walang Microsoft To-Do o Apple Reminders).

Noong nakaraan, tinalakay namin ang pag-install ng mga Gmail add-on sa pangkalahatan, at ang Trello add-on partikular . Nagbibigay sa iyo ang iba't ibang mga add-on ng iba't ibang opsyon, ngunit ang lahat ng mga add-on sa listahan ng dapat gawin ay karaniwang nagbibigay-daan sa iyong magdagdag ng gawain nang direkta mula sa isang partikular na email. Available din ang mga to-do list add-on bilang web at mobile app na awtomatikong nagsi-sync sa isa't isa. At tulad ng Google Tasks, maaari mong i-access ang mga add-on kapag ikaw ay nasa Gmail mobile app.

Lumikha ng mga gawain mula sa Outlook

Ang Outlook ay may built-in na app na tinatawag na Tasks, na available din bilang web app sa Office 365. Medyo nagiging kumplikado ang mga bagay dito dahil 2015 na Binili ng Microsoft ang Wunderlist Ang sikat na task manager. Ginugol ko ang nakalipas na apat na taon na ginawa itong isang bagong web-only na Office 365 app na tinatawag (marahil medyo hindi maisip) na Microsoft To-Do. Sa kalaunan ay papalitan nito ang built in na Tasks functionality sa Outlook.

Gayunpaman, sa ngayon, ang Tasks app ay ang Outlook task manager pa rin, at walang eksaktong petsa o bersyon ng Outlook kung kailan ito magbabago. Binanggit lang namin ito dahil kung gagamit ka ng O365, makikita mo na ang anumang mga gawain na idaragdag mo sa Outlook Tasks ay lalabas din sa Microsoft To-Do. Ang Gagawin ay hindi pa nagpapakita ng lahat ng data na maaari mong idagdag sa isang gawain, ngunit ito ay sa isang punto.

Sa ngayon, ang Microsoft Tasks ay ang built-in na Outlook task manager, kaya tututukan namin iyon.

Gamit ang Outlook Desktop Client

Ito ay kung saan ang Microsoft ay tradisyonal na nangunguna, at hindi ka rin nila pinapabayaan dito. Mayroong maraming mga paraan upang lumikha ng isang gawain mula sa isang email upang matugunan ang lahat ng panlasa. maaari mo bang:

1. I-drag at i-drop ang isang email na mensahe sa task pane.
2. Ilipat o kopyahin ang email sa Tasks folder mula sa right-click na menu ng konteksto.
3. Gumamit ng Mabilis na Hakbang upang gumawa ng gawain.

Magtutuon kami sa paggamit ng Quick Step dahil nagbibigay ito ng pinakamaraming halaga para sa iyong pera, at maaari kang magtalaga ng keyboard shortcut sa Quick Step para sa mahusay na sukat.

Kung hindi mo pa nagamit ang Outlook Tasks dati, tingnan Ang aming gabay sa task pane  Para makita mo ang iyong mga gawain sa tabi ng iyong mail.

Kapag nakabukas na ang task pane, gagawa kami ng mabilis na hakbang na nagmamarka sa email bilang nabasa na, gagawa ng gawain, at ililipat ang email sa iyong archive. Magdaragdag din kami ng keyboard shortcut, kaya hindi mo na kailangang gamitin ang iyong mouse upang gumawa ng gawain mula sa isang email.

Binibigyang-daan ka ng Mga Mabilisang Hakbang na pumili ng maraming pagkilos sa pag-click ng isang pindutan (o keyboard shortcut). Madali itong gawin at mas madaling gamitin, ngunit kung hindi mo pa ito nasusuri, mayroon na kami  Ultimate gabay tungkol dito . Kapag nabasa mo na ang gabay na ito, lumikha ng bagong Mabilis na Hakbang, pagkatapos ay idagdag ang mga sumusunod na pagkilos:

1. Gumawa ng gawain gamit ang katawan ng mensahe.
2. Markahan bilang nabasa.
3. Mag-navigate sa folder (at piliin ang iyong archive folder bilang folder na pupuntahan).