E-postaları hızlı bir şekilde görevlere dönüştürme

E-postaları Hızlıca Görevlere Dönüştürme Bu, e-postalarımızı nasıl görevlere dönüştürebileceğimize dair makalemizdir.

E-postanızı sıralamak için OHIO kullanıyorsanız (sadece bir kez halledin), muhtemelen bazı e-postaları görevlere dönüştürmek isteyeceksiniz. Diğer e-postalarınızla ilgilenmeye devam edebilmeniz için bunu hızlı ve verimli bir şekilde nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır.

Hızlı ve kolay hale getirin

Gelen kutunuz bir yapılacaklar listesi değil; Gelen bir posta. E-postaları gelen kutunuzda bırakmak daha kolay olduğu için caziptir, ancak daha sonra yapmanız gereken görevler e-posta gelen kutusu tufanına gömülür.

İşte bu yüzden insanların başı belaya giriyor. Bir e-postayı bir göreve dönüştürmek için manuel süreç genellikle şu şekildedir:

1. Favori görev listesi yöneticinizi açın.
2. Yeni bir görev oluşturun.
3. E-postanın ilgili kısımlarını kopyalayıp yeni göreve yapıştırın.
4. Öncelik, son tarih, renk kodu ve ne kullanıyorsanız kullanın gibi ayrıntıları ayarlayın.
5. Yeni görevi kaydedin.
6. E-postayı arşivleyin veya silin.

Bunlar, yapılacaklar listenize bir şeyler eklemek için altı adımdır. Gelen kutunuzu dolduran e-postalarla sonuçlanmanıza şaşmamalı. Ya bu altı adımı dörde bölebilseydiniz? yoksa üç mü?

Peki yapabilirsin! Size nasıl olduğunu göstereceğiz.

İlişkili : Denemeniz Gereken 7 Az Bilinen Gmail Özelliği

Bazı e-posta istemcileri, görev oluşturmada diğerlerinden daha iyidir

E-postanızı yönetmek için kullanılabilecek birçok istemci vardır ve beklediğiniz gibi, bazıları görev oluşturmak için diğerlerinden daha iyidir.

Web istemcileri için Gmail işi çok iyi yapıyor. Görevler uygulaması yerleşiktir ve postayı bir göreve dönüştürmek kolaydır. Doğrudan postadan görev oluşturmak için bir klavye kısayolu bile var - fare gerekmez. Bir masaüstü istemcisi istemiyorsanız, Gmail muhtemelen en iyi seçeneğinizdir.

Windows masaüstü istemcileri için Outlook kazanır. Thunderbird, fena olmayan bazı yerleşik görev yönetimi özelliklerine sahiptir, ancak Outlook çok daha akıcıdır ve sayısız üçüncü taraf uygulamasına bağlanmanıza izin verir. Herhangi bir nedenle Outlook'u kullanamıyorsanız Thunderbird iyi bir alternatiftir. Halihazırda bir üçüncü taraf yapılacaklar listesi yöneticisi kullanıyorsanız, Thunderbird hardalı kesmez.

Mac'te resim biraz daha az olumlu. Apple Mail, görevleri Gmail ve Outlook'a kıyasla daha kötü yönetir. Bir masaüstü istemcide görevleri yönetmek istiyorsanız, muhtemelen en iyi seçeneğiniz Mac için Thunderbird . Veya bir üçüncü taraf yapılacaklar listesi yöneticisine e-posta gönderebilir ve orada yönetebilirsiniz.

Mobil uygulamalar söz konusu olduğunda, Gmail ve Outlook hemen hemen aynı şekilde çalışır. Hiçbirinin web veya istemci sürümleri için görev oluşturucuları yoktur, ancak her ikisi de eklentileri otomatik olarak üçüncü taraf uygulamalara taşır. Bu nedenle, görevlerinizi Trello'da yönetirseniz ve eklentiyi Gmail veya Outlook istemcinize yüklediyseniz, ilgili mobil uygulamayı açtığınızda da eklenti otomatik olarak kullanılabilir olacaktır. Ayrıca, bir Outlook eklentisi yüklendiğinde, masaüstü istemcisine otomatik olarak yüklenir. Ve uygulamalar Mobil ve web.

Gmail'den görevler oluşturun

Google, Gmail'de bulunan Görevler adlı bir uygulama sağlar. Size bazı ek özelleştirme seçenekleri sunan bir mobil uygulama olmasına rağmen, çok az seçeneğe sahip basit bir yapılacaklar listesi yöneticisidir. Gmail gelen kutunuzla sıkı bir şekilde çalışan basit bir şeye ihtiyacınız varsa, Google Görevler sağlam bir seçimdir. Bir e-postayı göreve dönüştürmek çok kolaydır: e-posta açıkken, görev çubuğundaki Daha Fazla düğmesini tıklayın ve Yapılacaklar'a Ekle'yi seçin.

Kısa boylu biriyseniz Shift + T aynı şeyi yapar. Görevler uygulaması, yeni görevinizi gösteren kenar çubuğunda açılır.

Son tarih, ek ayrıntılar veya alt görevler eklemek için görevi düzenlemeniz gerekiyorsa, Düzenle simgesini tıklayın.

Bu otomatik olarak yapıldığından değişiklikleri kaydetmeye gerek yoktur. İşiniz bittiğinde, e-postayı arşivinize taşımak için gelen kutunuzdaki Arşiv düğmesini tıklayın (veya "e" klavye kısayolunu kullanın).

Bunlar üç basit adımdır:

1. Görevlere Ekle seçeneğini tıklayın (veya Shift + T kısayolunu kullanın).
2. Bir teslim tarihi, ek ayrıntılar veya alt görevler belirleyin.
3. E-postayı arşivleyin (veya silin).

Bonus olarak, Chrome'u görevlerinizi gösterecek şekilde ayarlayabilirsiniz. Yeni bir sekme açtığınızda . bir uygulama var Google Görevler için iOS ve Android . Mobil uygulamada bir görev oluşturmak, web uygulamasında olduğu kadar kolaydır. Postanın üstündeki üç noktayı tıklayın ve "Görevlere Ekle"yi seçin.

Bu anında yeni bir görev oluşturur.

Google Görevler, ihtiyacınız olan her şeye sahip değilse veya başka bir görev yöneticisinden zaten memnunsanız, muhtemelen bunun için bir Gmail eklentisi vardır. Şu anda Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello ve diğerleri gibi popüler yapılacaklar uygulamaları için eklentiler var (her ne kadar Microsoft Yapılacaklar veya Apple Hatırlatıcıları olmasa da).

Daha önce, genel olarak Gmail eklentilerini ve Trello eklentisini genel olarak yüklemeyi ele aldık. özellikle . Farklı eklentiler size farklı seçenekler sunar, ancak tüm yapılacaklar listesi eklentileri genellikle doğrudan belirli bir e-postadan görev eklemenize izin verir. Yapılacaklar listesi eklentileri, birbirleriyle otomatik olarak eşitlenen web ve mobil uygulamalar olarak da mevcuttur. Ve Google Görevler gibi, Gmail mobil uygulamasındayken eklentilere erişebilirsiniz.

Outlook'tan görevler oluşturun

Outlook, Office 365'te web uygulaması olarak da kullanılabilen Görevler adlı yerleşik bir uygulamaya sahiptir. 2015 olduğu için burada işler biraz daha karmaşık hale geliyor. Microsoft, Wunderlist'i satın aldı Ünlü görev yöneticisi. Son dört yılı, onu (belki de biraz hayal gücünden yoksun) Microsoft Yapılacaklar adlı yalnızca web'e yönelik yeni bir Office 365 uygulamasına dönüştürmek için harcadım. Sonunda Outlook'taki yerleşik Görevler işlevinin yerini alacak.

Ancak şimdilik, Görevler uygulaması hala Outlook görev yöneticisidir ve bunun ne zaman değişeceği konusunda kesin bir tarih veya Outlook sürümü yoktur. Bundan bahsediyoruz çünkü O365 kullanıyorsanız, Outlook Görevlerine eklediğiniz tüm görevlerin Microsoft Yapılacaklar'da da göründüğünü göreceksiniz. Yapılacaklar, bir göreve ekleyebileceğiniz tüm verileri henüz göstermiyor, ancak bir noktada gösterecek.

Şimdilik, Microsoft Görevler yerleşik Outlook görev yöneticisidir, bu yüzden buna odaklanacağız.

Outlook Masaüstü İstemcisini Kullanma

Microsoft'un geleneksel olarak üstün olduğu yer burasıdır ve sizi burada da hayal kırıklığına uğratmazlar. Her zevke hitap edecek bir e-postadan görev oluşturmanın birden çok yolu vardır. Yapabildin mi:

1. Bir e-posta mesajını görev bölmesine sürükleyip bırakın.
2. E-postayı sağ tıklama bağlam menüsünden Görevler klasörüne taşıyın veya kopyalayın.
3. Bir görev oluşturmak için Hızlı Adım'ı kullanın.

Paranızın karşılığını en iyi şekilde alacağından Hızlı Adım'ı kullanmaya odaklanacağız ve iyi bir ölçüm için Hızlı Adım'a bir klavye kısayolu atayabilirsiniz.

Outlook Görevlerini daha önce hiç kullanmadıysanız, bkz. Görev bölmesi kılavuzumuz  Böylece görevlerinizi postanızın yanında görebilirsiniz.

Görev bölmesi açıldığında, e-postayı okundu olarak işaretleyen, bir görev oluşturan ve e-postayı arşivinize taşıyan hızlı bir adım oluşturacağız. Ayrıca bir klavye kısayolu ekleyeceğiz, böylece bir e-postadan görev oluşturmak için asla farenizi kullanmak zorunda kalmayacaksınız.

Hızlı Adımlar, bir düğmeyi (veya klavye kısayolunu) tıklatarak birden çok eylemi seçmenize olanak tanır. Oluşturması kolay ve kullanımı daha da kolay, ancak daha önce kontrol etmediyseniz,  Bu konuda nihai rehber . Bu kılavuzu okuduktan sonra yeni bir Hızlı Adım oluşturun ve ardından aşağıdaki eylemleri ekleyin:

1. İleti gövdesiyle bir görev oluşturun.
2. Okundu olarak işaretle.
3. Klasöre gidin (ve gidilecek klasör olarak arşiv klasörünüzü seçin).