Посібник бізнес-користувача Google Voice. Google Voice може додати абсолютно новий рівень потужності вашому професійному налаштуванню телефону — якщо ви навчитеся ним користуватися. Ось довідка.
Ну, перевірте час: чи можете ви одним реченням сказати мені, що саме він робить? Google Voice ؟
Це питання, на яке навіть найбільш недооціненим гікам Google важко відповісти лаконічно — і для середньої здорової людини, яка не зациклена на техніці, відповідь зазвичай знаходиться десь посередині між «га?» і «Зачекайте, це те саме, що gChat?»
Дійсно, це не дивно. Google Voice є одним із найскладніших, заплутаних і погано рекламованих сервісів Google. Але це також одне з найпотужніших - якщо Ви витрачаєте час, щоб дізнатися, що саме ви робите і як це може працювати для вас.
І особливо якщо ви використовуєте свій телефон для будь-якого виду бізнесу, це може вплинути на вашу здатність залишатися на зв’язку та бути максимально продуктивним, незалежно від того, де ви працюєте чи який пристрій використовуєте в будь-який момент момент. Без перебільшення, це повністю змінить ваше уявлення про ваші сучасні мобільні пристрої та про те, що таке номер телефону.
Вважайте це своїм неофіційним посібником із початку роботи з Google Voice і отримання максимальної користі від недооціненого, але повного потенціалу.
Основи бізнесу Google Voice
Ми почнемо з основ — і повернемося до запитання, яке я поставив на початку цієї розмови: Що هو Google Voice точно?
У своїй найпростішій формі Google Voice Це хмарна служба, яка керує вашим номером телефону замість вас. Замість того, щоб підключатися до SIM-карти та конкретно прив’язувати її до одного фізичного смартфона, ваш номер живе на тонкому сервері Google і повністю контролюється програмним забезпеченням Google.
Як би дивно це не звучало, ця домовленість зрештою звільняє ваші номери від їхніх традиційних кайданів і дозволяє вам спілкуватися всіма видами зручних і ефективних способів.
По суті, це дає вам змогу:
- Здійснюйте та приймайте дзвінки за допомогою свого стандартного номера на будь-якому пристрої – телефоні, планшеті чи навіть настільному комп’ютері. Ніхто, з ким ви говорите, не відчує різниці.
- Надсилайте та отримуйте звичайні текстові повідомлення через голосовий сайт або програми на будь-якому пристрої в будь-який час - навіть з підключеними пристроями кілька одночасно.
Разом це означає, що будь-який телефон, планшет або комп’ютер, на якому ви ввійшли в Google Voice, фактично стає вашим «телефоном» — незалежно від типу з’єднання чи навіть від наявності активної стільникової служби.
Так, наприклад, ви можете:
- Установіть програму Google Voice на Старий телефон Android , а потім змусити його дзвонити, коли надходить дзвінок на ваш номер, мати можливість здійснювати вихідні дзвінки зі свого номера, а також ви можете надсилати та отримувати текстові повідомлення зі свого звичайного номера, якщо він підключений до Wi-Fi.
- Установіть програму Google Voice на Chromebook або планшет Android Спілкуйтеся з клієнтами та колегами звідти тим же способом.
- Увійдіть на веб-сайт Google Voice на будь-якому ноутбуці та обробляйте дзвінки та повідомлення на ньому так, ніби Це було Ваш телефон – незалежно від того, чи ваш поточний смартфон поруч чи увімкнено.
Досить трансформаційний матеріал, чи не так? І ще більше: Google Voice також автоматично транскрибує голосові повідомлення та дозволяє прослуховувати електронні листи أو Читайте його з будь-якого пристрою, на якому ви ввійшли. Він забезпечує фільтрацію спаму на рівні Google для вхідних дзвінків, текстових повідомлень і голосової пошти, а також можливість фільтрувати всі ваші дзвінки. І це дає вам потужну контекстну систему переадресації викликів – майже як Фільтри Gmail для вашого телефону.
Як я вже казав, це дуже потужна служба, але водночас надзвичайно складна. Давайте зануримося в головоломку й дослідимо її до останнього, щоб ви могли скористатись усіма перевагами, які вона пропонує.
Початок роботи з Google Voice
Перший крок до початку роботи з Google Voice – це просто Увійдіть в сервіс І підготуйтеся до числа. Ця частина процесу найпростіша, якщо ви починаєте на комп’ютері.
З індивідуальними обліковими записами Google, не пов’язаними з компанією, ви можете миттєво безкоштовно вибрати новий номер Google Voice за будь-яким доступним кодом міста або заплатити 20 доларів США щоб перемістити число Існуючі до обслуговування . У будь-якому випадку ви повинні бути в Сполучених Штатах, щоб мати право. (Вибачте, світові друзі!)
Завдяки обліковим записам Google Workspace, пов’язаним із компанією, Voice доступний у Сполучених Штатах, а також у Бельгії, Канаді, Данії, Франції, Німеччині, Ірландії, Італії, Нідерландах, Португалії, Іспанії, Швеції, Швейцарії та Великій Британії. Ваш адміністратор робочої області має активувати послугу для вас і її вартість 10, 20 або 30 доларів США на користувача на місяць Компанії виставляється рахунок - в залежності від обраної категорії послуг.
У будь-якому випадку, як тільки ви встановите свій номер, ви опинитеся проти Домашня панель керування Google Voice . Тут ви завжди зможете переглянути свої останні дзвінки та повідомлення, здійснити дзвінки та повідомлення Новий Прочитайте або прослухайте повідомлення голосової пошти, залишені на вашому номері.
Поки у вас відкритий веб-сайт, будь-які вхідні дзвінки на ваш номер дзвонитимуть на вашому комп’ютері — і ви зможете відповісти на них одразу й тут же.
Ми повернемося, щоб дослідити деякі розширені налаштування за секунду. По-перше, нам потрібно на мить переключити увагу та налаштувати Google Voice на будь-якому телефоні, який ви хочете використовувати, включно з основним телефоном, на який ви покладаєтеся для щоденного спілкування.
Налаштуйте телефони за допомогою Google Voice
Тепер, коли ми закінчили з базовим налаштуванням звуку, ця частина досить проста:
- Якщо ви користуєтеся телефоном Android, зробіть це Завантажте та встановіть програму Google Voice із Play Store .
- Якщо ви використовуєте iPhone, зробіть це Завантажте та встановіть програму Voice з App Store .
У будь-якому випадку відкрийте програму та дотримуйтесь підказок, щоб увійти за допомогою того самого облікового запису Google, який використовувався під час початкового налаштування на вашому комп’ютері.
На Android вам потрібно буде підключити цей пристрій до Google Voice, щоб дозволити телефону здійснювати та приймати дзвінки за допомогою вашого номера Google Voice. Якщо ваш телефон має активну послугу стільникового зв’язку з номером окремо Підключившись до свого оператора, виконайте вказівки, щоб зв’язати їх і дозволити їм працювати разом.
Якщо ви використовуєте старий або додатковий телефон Ні Він має активну послугу стільникового зв’язку, просто пропустіть цей крок. Ви все одно зможете здійснювати та приймати дзвінки за допомогою свого номера Google Voice, коли телефон під’єднано до мережі Wi-Fi.
На Android та iOS ви побачите головний інтерфейс інформаційної панелі Google Voice — із вкладками для ваших останніх дзвінків, контактів, текстових повідомлень і повідомлень голосової пошти. Кругла зелена кнопка в нижньому правому куті екрана дозволить вам здійснити новий дзвінок або створити нове повідомлення, залежно від вкладки, яку ви переглядаєте.
І на обох платформах ви зможете торкнутися піктограми меню з трьома рядками у верхньому лівому куті програми, щоб знайти головне меню налаштувань.
За мить ми ознайомимося з основними налаштуваннями Voice прямо на веб-сайті служби, де доступні всі останні параметри, але поки що ви можете швидко переглянути Здійснення та отримання викликів (або Здійснення та отримання викликів) і Вхідні виклики області в налаштуваннях програми. Вони контролюватимуть, як саме обробляються вихідні та вхідні виклики з вашого голосового номера Це Конкретний пристрій — якщо вони будуть покладатися на хвилини стільникового зв’язку, надані вашим оператором, за умови, що вони доступні, або якщо вони збираються покладатися переважно на Wi-Fi та/або мобільні дані — а також якщо вхідні дзвінки змусить телефон дзвонити, щоб ви це знали.
За замовчуванням вони не будуть. Отже, якщо ви хочете мати можливість відповідати на дзвінки на свій номер Google Voice на цьому пристрої, вам обов’язково потрібно це налаштувати.
Якщо у вас є інші телефони або будь-які планшети, які ви хочете додати до міксу та надати доступ до тих самих функцій Google Voice, повторіть цей самий процес на будь-якому з них, використовуючи відповідну програму для Android або iOS.
Просто пам’ятайте: якщо ви налаштуєте всі ці пристрої відповідати на дзвінки, у вас буде багато сигналів щоразу, коли хтось набиратиме ваш номер. Отже, якщо ви Ні! Хочете, щоб кілька різних пристроїв вимагали вашої уваги одночасно з кожним вхідним викликом, переконайтеся, що ви перейшли в налаштування сповіщень програми Google Voice на кожному пристрої та внесли відповідні налаштування.
Окрім цього, ми готові повернутися до вашого комп’ютера, щоб переглянути всі налаштування Google Voice.
Перегляньте налаштування Google Voice
Що ж, ви готові скористатися одними з найбільших можливостей Google Voice?
Повернувшись на сайт аудіо для робочого столу, клацніть значок шестірні у верхньому правому куті екрана. Це приведе вас до повного меню налаштувань Google Voice, де ви знайдете всі доступні параметри.
Боже мій, чи їх так багато.
Перший розділ екрана, «Обліковий запис», містить усі основні номери та налаштування керування пристроєм, коли вам потрібно внести будь-які основні зміни. Єдине, про що вам зараз варто подумати, це «пов’язані номери». Якщо ви хочете налаштувати свій номер Google Voice для переадресації на будь-які номери Інший Існуючий – офісна лінія, додатковий мобільний телефон або навіть телефон колеги – натисніть кнопку «Новий пов’язаний номер» і дотримуйтеся вказівок, щоб додати та підтвердити потрібний номер.
Рухаючись далі, другий розділ екрана, «Повідомлення», має один перемикач для пересилання будь-яких вхідних повідомлень на вашу електронну пошту (у ту саму папку «Вхідні» облікового запису Google). Це простий, але корисний штрих, особливо якщо ви живете у своїй папці "Вхідні" та хочете бути впевненими, що нічого не пропустите протягом дня.
У третьому розділі, «Дзвінки», починається справжня сила Google Voice. У розділі «Переадресація викликів» ви зможете натиснути перемикач біля будь-якого пов’язаного номера, який ви додали, щоб завжди переадресовувати на нього всі вхідні виклики з вашого номера Google Voice.
А трохи нижче, у розділі Custom Call Forwarding, ви зможете налаштувати контекстні фільтри для типів переадресації специфічний Дзвінки лише на різні зв’язані номери. Просто натисніть «Створити правило», і ви зможете вибрати окремі контакти, групи контактів або широкі категорії контактів, наприклад анонімних абонентів, а потім вказати Google Voice, що саме робити, коли ці люди зв’яжуться з вами.
JR Rafael / IDG
На головному екрані налаштувань Google Voice у розділі «Дзвінки» є кілька інших параметрів, на які варто звернути увагу:
- Функція отримання сповіщень електронною поштою про пропущені дзвінки зробить саме те, що ви очікуєте. Це чудовий спосіб переконатися, що важливий дзвінок не залишиться непоміченим.
- Функція Screen Calls попросить кожного абонента назвати своє ім’я, а потім переведе його на утримання, поки ви чуєте запис, щоб ви могли вирішити, чи хочете ви відповісти.
- Параметри вхідного дзвінка активують ваші можливості записувати вхідний дзвінок, натиснувши 4, і переадресувати поточний дзвінок на один із ваших інших зв’язаних номерів, натиснувши клавішу * (хоча лише в окремих облікових записах Google, а не в налаштуваннях Google Voice, пов’язаних із робочою областю, на кшталт дивно).
Прокрутіть звідти вниз до Голосової пошти, і ви знайдете опції для запису вихідних голосових повідомлень і керування іншими параметрами, пов’язаними з голосовою поштою.
У розділі «Платежі» ви можете зв’язати спосіб оплати, щоб застосувати кредит на міжнародні дзвінки, якщо хочете. У США дзвінки, здійснені через Google Voice на інші номери в США, а також на номери в Канаді, абсолютно безкоштовні, а Дзвінки в інші країни відрізняються за ціною .
І останнє, але не менш важливе: у розділі «Безпека» ви можете перемкнути перемикач біля пункту «Фільтрування спаму». Це дозволить системам виявлення спаму Google не турбувати вас небажаними дзвінками, повідомленнями та голосовою поштою.
Вау! Я ж казав вам, що Google Voice має багато класних шарів, чи не так? Проте візьміть телефон: у нас є ще пара потужних можливостей, які варто дослідити, перш ніж ми забудемо про це.
Google Voice Rewards for Business
Одна з найкорисніших функцій Google Voice доступна лише для бізнес-акаунтів, зокрема для тих, хто використовує рівень обслуговування Google Voice Standard або Premier (20 або 30 доларів США на користувача на місяць).
Якщо ваша організація дотримується такого плану, ви можете викликати два розширені варіанти керування телефоном для бізнесу:
- Ви можете налаштувати повністю автоматизовану професійну систему меню голосового телефону, яка відповідає на дзвінки на один із ваших номерів Google Voice і спрямовує абонентів у різні місця залежно від часу доби та вибраних ними параметрів.
- Ви можете створювати групи дзвінків, які спрощують обробку вхідних дзвінків на один і той самий номер кільком людям — наприклад, спрощений номер один для вашої команди продажів. Головний номер може дзвонити кожному учаснику пов’язаної групи одночасно, щоб той, хто першим відповість, отримував дзвінок, або він може викликати всі пов’язані номери окремо у випадковому порядку.
Обидва параметри може налаштувати адміністратор Google Workspace у розділі Google Voice консолі адміністратора Google.
О, і ще одна річ: будь-який номер Google Voice може напряму дзвонити на різноманітні Спеціалізовані ящики та телефони Що дозволяє ефективно отримати На безкоштовних стаціонарних телефонах для офісу чи домашнього офісу . Ви можете створити окремий номер через Google Voice для такої лінії та навіть здійснювати дзвінки з номерів Google Voice інший автоматично, на додаток до дзвінка на інші пристрої, щоб ви могли легко відповісти на будь-який дзвінок у будь-якому місці.
І тепер ви знаєте, від початку до кінця, як Google Voice може змінити вашу роботу та те, як ви думаєте про свої телефони. Все, що залишилося, це створити свій обліковий запис, налаштувати все так, як ви хочете, а потім насолоджуватися новим інформованим підходом до керування номерами телефонів.
