Керувати електронною поштою може бути важко. У робочому середовищі важливо підтримувати впорядковану поштову скриньку, щоб залишатися ефективним. Захаращена скринька «Вхідні» може бути певною мірою неприємною, особливо коли вам доводиться гортати гори старих електронних листів, які вам більше не потрібні. Свого часу ці старі електронні листи, можливо, служили меті, але згодом перетворилися на додаткові перешкоди під час пошуку певного електронного листа.
Папка «Вхідні», заповнена спамом, може погіршити вашу здатність керувати бібліотекою електронної пошти, і хоча існує багато способів запобігти потраплянню вашої електронної пошти в зайві списки спаму — ми рекомендуємо надсилати вашу електронну пошту анонімно — ви все одно повинні очистити старі спам-повідомлення, які Це потрапив у вашу поштову скриньку.
Щоб не витрачати надто багато часу, я не рекомендую намагатися вручну видалити всі ваші старі листи. Натомість за допомогою фільтрів ви зможете швидше позбутися цих листів. Створивши фільтр, ви можете видалити старі повідомлення на основі певного періоду часу. Єдина проблема, яку я бачу з фільтрами, полягає в тому, що вони застосовуються лише до щойно отриманих повідомлень. Ви можете застосувати фільтри в майбутньому, щоб уникнути нагромадження вдруге, але як щодо тих електронних листів, які зараз заповнюють вашу папку вхідних?
Автоматичне видалення старих листів у gmail
Є кілька речей, у які ви можете зануритися, коли справа доходить до позбавлення від старих, уже непотрібних електронних листів, які заважають вашій скриньці вхідних повідомлень Gmail. Я розповім, як налаштувати ваші фільтри, застосувати їх для подальшого використання та як позбутися всіх наявних старих електронних листів за допомогою надбудови Gmail, Студія електронної пошти .
Налаштуйте фільтри
По-перше, давайте підготуватися ваші фільтри .
- Увійдіть у свій обліковий запис Gmail за допомогою необхідних облікових даних.
- Знайдіть символ шестерні/шестерні. Це список Налаштування Gmail Його можна знайти у верхньому правому куті вікна. Клацніть цей значок і виберіть Налаштування зі спадного меню.
- Перейдіть на вкладку «Фільтри», а потім натисніть Створіть новий фільтр .
- У полі введення «містить слова» введіть наступне: older_than: x Де «x» — часовий проміжок для повідомлень, які потрібно видалити. Це буде цифра, за якою йде літера. Наступні повідомлення стосуватимуться часових рамок. Ви повинні використовувати «d» для днів, «w» для тижнів і «m» для місяців. Приклади старші З цього: 3д Якщо ви хочете видалити електронні листи старше трьох днів.
- Далі торкніться Створіть фільтр за допомогою Ця кнопка пошуку.
- Заповніть поля з написами «Видалити» та «Також застосувати фільтр до» з прапорцями, натиснувши на них.
- Нарешті, торкніться Створіть фільтр Щоб переглянути всі ваші старі електронні листи на основі щойно вибраної дати, перейдіть із папки «Вхідні» до папки «Кошик».
Коли повідомлення видаляються в Gmail, вони не зникають одразу. Замість цього ви можете знайти його в папці «Кошик». Це означає, що ці електронні листи й надалі залежатимуть від вашого загального обсягу даних. Щоб повністю позбутися їх, ви можете зачекати, поки Gmail автоматично видалить їх через 30 днів, або видалити їх усі зараз самостійно. Щоб зробити останнє, торкніться папки Trash Потім натисніть на посилання Очистіть кошик зараз .
Кандидат на майбутнє видалення (повторне подання)
У заголовку цієї статті йдеться про автоматичне видалення. На жаль, фільтри не можна ввімкнути автоматично. Вам потрібно буде повернутися та знову застосувати фільтр до поточної папки "Вхідні".
Щоб повторно застосувати фільтр:
- Поверніться до налаштувань, клацнувши піктограму Cog/Gear у верхньому правому куті вікна Gmail і вибравши Налаштування зі спадного меню.
- Натисніть вкладку «Фільтри».
- Оскільки ви вже створили фільтр раніше, тепер ви можете натиснути Звільнення , розташований поруч із цим фільтром. Якщо ви вже створили багато фільтрів, ви можете легко знайти потрібний, оскільки будуть відображені критерії для кожного фільтра.
- Клацніть "відстеження" У розділі, який з’явиться з вашими критеріями пошуку. Це буде екран, схожий на той, який з’явився під час налаштування вихідного фільтра.
- Знову поставте позначку біля пункту «Також застосувати фільтр до».
- Цього разу, щоб активувати фільтр, торкніться Оновлення фільтра . Усі старі електронні листи, встановлені на вказаний період часу, тепер буде переміщено до папки сміття .
Студія електронної пошти
Постачається програмне забезпечення Email Studio Оснащений дивовижною функцією, яка автоматично видаляє всі старі електронні листи від певного відправника або листи з певної папки. Вбудована функція автоматичного очищення допоможе зробити вашу скриньку вхідних повідомлень Gmail більш організованою, що призведе до ефективнішого робочого середовища.
За допомогою Email Studio ви можете архівувати та застосувати позначку як прочитане до всіх електронних листів, які зараз знаходяться у вашій папці "Вхідні", і які перебували там більше трьох місяців. Це також дозволяє назавжди видалити всі електронні листи з папок сміття і пошта мотлох автоматично через два дні. Як додатковий бонус Auto Cleanse включає функцію скасування підписки на електронну пошту, яка може допомогти вам легко видалити свою адресу електронної пошти з усіх списків розсилок спаму. Крім того, додаткові компоненти можуть робити ще багато, але я вважаю, що вищезазначене підкреслює саме те, що нам потрібно для цієї статті.
Базовий пакет безкоштовний для використання, але щоб отримати максимальну віддачу від продукту, пропонується преміальна версія за 29 доларів США на рік. Оновлення дозволить вам створювати кілька наборів правил очищення та включає планувальник електронної пошти, пересилання та автовідповідач.
Налаштуйте та ввімкніть автоматичне очищення в Gmail
Очевидно, перше, що вам потрібно зробити, це завантажити функцію Ins Надішліть електронною поштою Studio та встановіть його. Щойно це буде виконано, ви зможете побачити значок Email Studio за межами правої бічної панелі, коли ви відкриватимете будь-яке зі своїх електронних листів Gmail.
Використовувати:
- Відкрийте надбудову Email Studio та увійдіть у свій обліковий запис Gmail.
- Ви побачите список опцій. Серед цих параметрів виберіть інструмент «Очищення електронної пошти».
- Далі торкніться Додайте нове правило Щоб налаштувати правило (на кшталт того, що ви робили з фільтрами ) .
- Налаштування правила складається з двох частин: вам потрібно буде визначити умову, а потім – дію. Подумайте про «причину та наслідок». Дія буде запущена, коли буде виконано вказану умову.
- Щоб встановити умову, ви зможете використовувати параметри розширеного пошуку в Gmail, наприклад newer_than أو має: кріплення or великий_ніж . Використовуйте його, щоб допомогти вам знайти ідеальний варіант для потрібних електронних листів Gmail заархівований або надішліть на адресу сміття або перемістіть в іншу папку.
- Після створення правила натисніть кнопку зберегти . Email Studio тепер працюватиме у фоновому режимі, запускаючи перевірку виконання щогодини, щоб виконати вказану дію, коли електронний лист відповідає пов’язаним із ним умовам. Вам взагалі не потрібно буде нічого робити вручну.
