Бути в курсі подій електронною поштою може бути напруженим, трудомістким і нудним. Неважко накопичити велику кількість непрочитаних листів. Завдяки цьому легко продовжувати перевіряти постійний потік повідомлень — за рахунок інших завдань.
У мене кілька облікових записів електронної пошти, і мені важко утримувати низьку кількість непрочитаних повідомлень. Тож я провів деякі дослідження та зібрав поради щодо покращення керування папкою "Вхідні". Ось кілька корисних порад, які я знайшов, щоб полегшити роботу з папкою "Вхідні", витрачати менше часу на роботу з електронними листами та переконатися, що ви не забудете відповісти на важливе повідомлення.
Не перевіряйте всі свої електронні листи, коли вони надходять
Електронні листи надходять до вашої скриньки вхідних протягом дня, тому легко відволіктися, навіть коли ви займаєтеся чимось важливим. Замість того, щоб читати кожне з них, щойно ви його отримаєте, виділіть час щодня, щоб переглянути та відповісти на свої електронні листи. Якщо вам не потрібно шукати важливі електронні листи чи оголошення, заплануйте кілька коротких перерв протягом дня, щоб перевірити свою електронну пошту. В іншому випадку тримайтеся подалі від папки "Вхідні".
Також доцільно планувати довший відрізок часу раз на тиждень або кожні кілька днів, щоб виконати частину важкої роботи з упорядкування папки "Вхідні", як-от створення та використання папок і міток, а також надсилання довгих електронних листів.
Якщо ви все ще переглядаєте програму електронної пошти, ви також можете вимкнути сповіщення електронною поштою, залишити програму електронної пошти закритою та переконатися, що ви не залишили папку «Вхідні» відкритою на іншій вкладці.
Вам не потрібно відповідати на всі відразу
Під час однієї зі звичайних перевірок папки "Вхідні" працюйте лише з тими електронними листами, які можна швидко обробити. Якщо електронний лист потребує швидкої відповіді, відкрийте його та дайте відповідь, переглядаючи повідомлення. Але якщо на це потрібно більше часу, знайдіть час, щоб відповісти на нього пізніше. Ви можете класифікувати ці електронні листи, помістити їх у певну папку або скористатися функцією відкладення, щоб отримати електронний лист у більш зручний час.
Створіть кілька розділів або папок у папці "Вхідні".
Використовуйте різні папки для зберігання електронних листів. Вони можуть залежати від важливості, терміновості, часу, необхідного для їх вирішення, або типів дій, які вони вимагають. Макет із вкладками за замовчуванням у Gmail і Focused Inbox в Outlook можуть допомогти відфільтрувати спам і рекламні електронні листи, а також спростити пошук і перевірку важливих листів. У Gmail ви також можете змінити формат, щоб ваші електронні листи сортувалися в різні розділи, і ви можете вибрати, які це розділи. Подібним чином Outlook дозволяє організовувати вашу електронну пошту в спеціальні групи.
Використовуйте фільтри, правила та мітки
Фільтри та правила спрямовують вхідні повідомлення електронної пошти до певних папок. Вони можуть допомогти заощадити час і переконатися, що ви зосередите свою увагу на найважливіших електронних листах. Мітки також можуть бути хорошим способом упорядкування та відстеження електронної пошти, дозволяючи сортувати повідомлення за різними тегами замість використання папок.
виготовляти форми
Іноді ви надсилаєте подібні електронні листи неодноразово. Щоб спростити роботу, ви можете налаштувати та використовувати шаблони електронної пошти для надсилання електронних листів, щоб вам не довелося постійно писати те саме повідомлення. Ви також можете використовувати такі інструменти, як Smart Write та Smart Reply у Gmail, щоб писати електронні листи швидше.
відписатися
Відмовтеся від списків розсилки та рекламних електронних листів. Перегляньте свої інформаційні бюлетені та переконайтеся, що ви підписалися лише на повідомлення, які ви вже прочитали, і видаліть усі повідомлення, які ви нещодавно не читали. Також обов’язково відпишіться від сповіщень у соціальних мережах, які вам не потрібні. (Можливо, вам знадобиться зайти в налаштування облікових записів соціальних мереж, щоб вимкнути це.) Крім того, ви можете використовувати окремий обліковий запис електронної пошти для рекламних електронних листів і зберігати важливі електронні листи в основному обліковому записі.
Відмовтеся від масових розсилок, які вам не потрібні
Якщо ви отримали CC у розмові, вам не потрібно оновлювати або ви перебуваєте в ланцюжку електронних листів із відповіддю на всі, ви можете ігнорувати цей ланцюжок, щоб не отримувати всіх відповідей. Для цього відкрийте будь-яке повідомлення в ланцюжку, торкніться трьох крапок у верхній частині екрана (над темою) і виберіть «Ігнорувати» зі спадного меню в Gmail або «Ігнорувати», якщо ви використовуєте перспективи.
Не робіть папку "Вхідні" списком справ
Може виникнути спокуса позначити електронний лист як «непрочитаний» як нагадування відповісти на нього (я точно винен у цьому) або тому, що він містить завдання, яке вам потрібно виконати, але він також може захаращувати вашу папку «Вхідні». Зберігайте окремий список справ (для цього є багато програм, або ви можете скористатися програмою для базових нотаток або наліпок) або помістіть його в окрему папку. Якщо ви користуєтеся Gmail, ви можете використовувати додаток Google Task разом із папкою "Вхідні"; Просто натисніть маленьку стрілку «Показати бічну панель» у нижньому правому куті екрана та виберіть там значок «Завдання».
Бажано мати окремі запущені списки, щоб ви могли оновлювати їх елементами з ваших електронних листів. Наприклад, якщо ваші електронні листи містять посилання на статті, які ви хочете прочитати, коли у вас буде більше часу, почніть зі списку для читання — просто не зберігайте його у вхідних.
