Як швидко перетворити електронні листи на завдання Це наша стаття, у якій ми збираємося поговорити про те, як ми можемо перетворити наші електронні листи на завдання.
Якщо для сортування електронної пошти ви використовуєте OHIO (просто впорайтеся з цим один раз), можливо, ви захочете перетворити деякі електронні листи на завдання. Ось як це зробити швидко й ефективно, щоб ви могли й надалі працювати з іншими електронними листами.
Зробіть це швидко та легко
Ваша папка «Вхідні» — це не список справ; Це вхідна пошта. Заманливо залишати електронні листи у вхідних, тому що це простіше, але тоді завдання, які вам потрібно виконати, ховаються в потопі вхідних електронних листів.
Ось чому люди потрапляють у біду. Процес ручного перетворення електронної пошти на завдання часто виглядає так:
- Відкрийте свій улюблений менеджер списку завдань.
- Створіть нове завдання.
- Скопіюйте та вставте відповідні частини електронного листа в нове завдання.
- Встановіть деталі, як-от пріоритет, термін виконання, колірний код тощо, що ви використовуєте.
- Збережіть нове завдання.
- Архівуйте або видаляйте електронні листи.
Це шість кроків, щоб додати щось до свого списку справ. Не дивно, що ваша скринька "Вхідні" захаращується електронними листами. Що, якби ви могли розрізати ці шість кроків на чотири? чи три?
Ну ви можете! Ми покажемо вам як.
пов'язані: 7 маловідомих функцій Gmail, які варто спробувати
Деякі поштові клієнти краще створюють завдання, ніж інші
Існує багато клієнтів, доступних для керування вашою електронною поштою, і, як ви могли очікувати, деякі з них краще, ніж інші, для створення завдань.
Для веб-клієнтів Gmail дуже добре виконує цю роботу. Програма Завдання є вбудованою, і її легко перетворити на завдання. Існує навіть комбінація клавіш, щоб створити завдання безпосередньо з пошти – миша не потрібна. Якщо вам не потрібен настільний клієнт, Gmail, ймовірно, найкращий вибір.
Для настільних клієнтів Windows виграє Outlook. Thunderbird має деякі вбудовані функції керування завданнями, які непогані, але Outlook набагато гнучкіший і дозволяє підключатися до безлічі програм сторонніх розробників. Якщо з якихось причин ви не можете використовувати Outlook, Thunderbird стане хорошою альтернативою. Якщо ви вже користуєтеся стороннім диспетчером списку справ, Thunderbird не буде гірчиці.
На Mac картина трохи менш позитивна. Apple Mail погано справляється із завданнями порівняно з Gmail і Outlook. Якщо ви хочете керувати завданнями на настільному клієнті, то, ймовірно, найкращий варіант Thunderbird для Mac . Або ви можете надіслати електронний лист сторонньому менеджеру списку справ і керувати ним там.
Що стосується мобільних програм, Gmail і Outlook працюють майже однаково. Жоден із них не має конструкторів завдань для веб-версій чи клієнтських версій, але обидва автоматично переносять додатки до програм сторонніх розробників. Отже, якщо ви керуєте своїми завданнями в Trello та встановили надбудову у вашому клієнті Gmail або Outlook, вона також стане автоматично доступною, коли ви відкриєте відповідну програму для мобільних пристроїв. Крім того, коли ви встановлюєте надбудову Outlook, вона автоматично встановлюється на настільний клієнт І додатки Мобільні та Інтернет.
Оскільки Gmail і Outlook є найкращими в цій галузі, ми зосередимося на них. Якщо у вас є улюблений клієнт, який добре справляється зі створенням завдань, дайте нам знати в коментарях, і ми розглянемо.
Створюйте завдання з Gmail
Google пропонує програму під назвою Tasks, вбудовану в Gmail. Це простий менеджер списку справ із невеликою кількістю опцій, хоча є мобільний додаток, який надає додаткові параметри налаштування. Якщо вам потрібне щось просте, що тісно поєднується з вашою скринькою вхідних повідомлень Gmail, Google Tasks — надійний вибір. Перетворити електронний лист на завдання дуже просто: відкривши електронний лист, натисніть кнопку «Більше» на панелі завдань і виберіть «Додати до справ».
Якщо ви невисока людина, Shift + T робить те саме. Програма Завдання відкриється на бічній панелі з відображенням нового завдання.
Якщо вам потрібно відредагувати завдання, щоб додати термін виконання, додаткові відомості або підзавдання, клацніть піктограму «Редагувати».
Немає необхідності зберігати зміни, оскільки це робиться автоматично. Коли ви закінчите, натисніть кнопку «Архівувати» у папці «Вхідні» (або скористайтеся комбінацією клавіш «e»), щоб перемістити електронний лист до свого архіву.
Це три прості кроки:
- Натисніть опцію «Додати до завдань» (або скористайтеся комбінацією клавіш Shift + T).
- Встановіть дату виконання, додаткові деталі або підзавдання.
- Архівуйте (або видаліть) електронний лист.
Як бонус, ви можете налаштувати Chrome на відображення ваших завдань Коли ви відкриваєте нову вкладку . Є додаток iOS і Android для Google Tasks . У мобільному додатку створити завдання так само легко, як і у веб-додатку. Натисніть на три крапки у верхній частині листа та виберіть «Додати до завдань».
Це миттєво створює нове завдання.
Якщо в Завданнях Google немає всього, що вам потрібно, або якщо ви вже впоралися з іншим диспетчером завдань, можливо, для нього є надбудова Gmail. Наразі існують додатки для популярних програм для справ, таких як Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist, Trello та інших (хоча немає Microsoft To-Do або Apple Reminders).
Раніше ми розглядали загальне встановлення додатків Gmail і доповнення Trello конкретно . Різні додатки надають різні варіанти, але всі додатки до списку справ зазвичай дозволяють додавати завдання безпосередньо з певного електронного листа. Додатки до списку справ також доступні як веб-програми та програми для мобільних пристроїв, які автоматично синхронізуються одна з одною. Як і в Google Tasks, ви можете отримати доступ до доповнень, коли ви перебуваєте в мобільній програмі Gmail.
Створення завдань з Outlook
Outlook має вбудовану програму під назвою «Завдання», яка також доступна як веб-програма в Office 365. Тут усе стає дещо складнішим, оскільки зараз 2015 рік. Microsoft придбала Wunderlist Відомий менеджер задач. Останні чотири роки я витратив на те, щоб перетворити його на нову веб-програму Office 365 під назвою (можливо, трохи невигадливою) Microsoft To-Do. Згодом він замінить вбудовану функцію завдань у Outlook.
Однак наразі програма «Завдання» все ще є диспетчером завдань Outlook, і немає точної дати чи версії Outlook, коли це зміниться. Ми згадуємо це лише тому, що якщо ви використовуєте O365, ви побачите, що будь-які завдання, які ви додаєте до завдань Outlook, також відображаються в Microsoft To-Do. To-Do ще не показує всі дані, які ви можете додати до завдання, але це з’явиться в певний момент.
Наразі Microsoft Tasks — це вбудований диспетчер завдань Outlook, тому ми зосередимося на цьому.
Використання Outlook Desktop Client
Тут Microsoft традиційно перевершує, і тут вас теж не підведуть. Існує кілька способів створити завдання з електронного листа на будь-який смак. Можеш ти:
- Перетягніть повідомлення електронної пошти на панель завдань.
- Перемістіть або скопіюйте електронний лист до папки «Завдання» з контекстного меню, яке відкривається правою кнопкою миші.
- Використовуйте Quick Step, щоб створити завдання.
Ми зосередимося на використанні Quick Step, оскільки це забезпечує максимальну віддачу від ваших грошей, і ви можете призначити Quick Step комбінацію клавіш для хорошої міри.
Якщо ви ніколи раніше не використовували Завдання Outlook, див Наш посібник із панелі завдань Таким чином, ви можете бачити свої завдання поруч зі своєю поштою.
Коли панель завдань відкрито, ми створимо швидкий крок, який позначає електронний лист як прочитаний, створює завдання та переміщує електронний лист до вашого архіву. Ми також додамо комбінацію клавіш, тож вам ніколи не доведеться використовувати мишу, щоб створити завдання з електронного листа.
Швидкі кроки дозволяють вибрати кілька дій одним натисканням кнопки (або комбінації клавіш). Його легко створити і ще простіше використовувати, але якщо ви ще не перевірили його раніше, ми перевірили його Остаточний путівник про це . Прочитавши цей посібник, створіть новий швидкий крок і додайте такі дії:
- Створіть завдання з текстом повідомлення.
- Позначити як прочитане.
- Перейдіть до папки (і виберіть папку архіву як папку для переходу).
Виберіть для нього комбінацію клавіш, дайте йому назву (наприклад, «Створити завдання та архів»), а потім натисніть «Зберегти». Тепер його можна побачити в розділі «Домашня сторінка» > «Швидкі дії».
Тепер, якщо ви хочете перетворити електронний лист на завдання, просто натисніть Quick Step (або скористайтеся комбінацією клавіш), і буде створено нове завдання. Він бере назву з рядка теми електронного листа, а тіло електронного листа стає вмістом.
Відредагуйте будь-які відомості (у Завданнях Outlook набагато більше параметрів налаштування, ніж у Завданнях Gmail) і натисніть «Зберегти та закрити».
На відміну від Gmail, вам потрібно зберегти нове завдання, але також, на відміну від Gmail, Quick Step архівує електронний лист для вас.
Отже, ось також три прості кроки для Outlook:
- Натисніть Quick Step (або скористайтеся встановленим ярликом).
- Налаштуйте будь-які параметри чи деталі на свій розсуд.
- Натисніть «Зберегти та закрити».
Використання Outlook Web App
На цьому етапі ви можете очікувати, що ми покажемо вам, як створити завдання за допомогою веб-програми Outlook (Outlook.com). Ми цього не зробимо, оскільки у веб-програмі Outlook немає рідного способу перетворити електронний лист на завдання. Ви можете позначити лист, тобто він з’явиться в списку завдань, але це все.
Це дивовижна цензура з боку Microsoft. Ми не можемо не відчувати, що в якийсь момент відбудеться перехід до Microsoft To-Do, який включатиме тісну інтеграцію Outlook > To-Do.
З інтеграцією додатків сторонніх розробників справи йдуть трохи краще. Наразі існують додатки для популярних програм із справами, таких як Asana, Jira, Evernote та Trello, а також інших (хоча немає завдань Gmail чи нагадувань Apple). Різні додатки надають різні варіанти, але, як і у випадку з Gmail, додатки до списку справ зазвичай дозволяють додавати завдання безпосередньо з певної електронної пошти, автоматично синхронізуючи веб-програми та мобільні програми.
Використання Outlook Mobile App
Як і у веб-програмі Outlook, у програмі Outlook для мобільних пристроїв немає рідного способу перетворити пошту на завдання, хоча Microsoft To-Do доступна для обох iOS و Android . Він відстежує електронні листи, які ви позначили в будь-якій із програм Outlook, але насправді це не те саме, що інтеграція завдань. Якщо ви хочете перетворити електронні листи Outlook на завдання Outlook, вам дійсно потрібно використовувати клієнт Outlook.
Якщо ви користуєтеся стороннім диспетчером списку справ, ви можете отримати доступ до надбудов у мобільній програмі Outlook.
Створюйте завдання з Apple Mail
Якщо ви користуєтеся Apple Mail, ваші єдині реальні варіанти — це пересилати свою пошту в сторонню програму (наприклад, Any.do або Todoist) і керувати своїми завданнями там або перетягувати електронні листи в нагадування. Отже, для Apple ручний процес:
- Відкрийте свій улюблений менеджер списку завдань.
- Перешліть електронний лист до програми стороннього розробника або опустіть його в нагадування.
- Встановіть деталі, як-от пріоритет, термін виконання, колірний код тощо, що ви використовуєте.
- Збережіть нове завдання.
- Архівуйте або видаляйте електронні листи.
Ви не можете зробити багато, щоб покращити цей процес, тому що Apple не зв’язала пошту та нагадування надто тісно. Компанія також не допускає багато інтеграції зі сторонніми програмами. Поки це не зміниться (а ми сумніваємося, що це станеться найближчим часом), найкращим варіантом буде переслати свою пошту сторонньому менеджеру списку справ.
Якщо ви віддаєте перевагу працювати зі своїми електронними листами лише один раз, створювати завдання має бути якомога швидше та легше. Інакше ваша папка "Вхідні" залишатиметься списком справ.
Завдяки менеджерам списків справ і додаткам сторонніх розробників Gmail і Outlook надають інструменти, необхідні для швидкого, легкого й ефективного створення завдань із електронних листів.
