Hướng dẫn dành cho người dùng doanh nghiệp đối với Google Voice. Google Voice có thể thêm một lớp sức mạnh hoàn toàn mới vào thiết lập điện thoại chuyên nghiệp của bạn - khi bạn biết cách sử dụng nó. Đây là sự trợ giúp.
Chà, giờ kiểm tra: Trong một câu, bạn có thể cho tôi biết chính xác những gì anh ấy làm không Google Voice ؟
Đó là một câu hỏi mà ngay cả những chuyên viên kỹ thuật bị đánh giá thấp nhất của Google cũng phải vật lộn để trả lời ngắn gọn - và đối với những người bình thường không bị ám ảnh về công nghệ, câu trả lời thường rơi vào khoảng giữa "hả?" và "Chờ đã, điều này có giống với gChat không?"
Thực sự, điều này không có gì đáng ngạc nhiên. Google Voice là một trong những dịch vụ phức tạp, khó hiểu và được quảng cáo kém nhất của Google. Nhưng nó cũng là một trong những thứ mạnh nhất - nếu Bạn dành thời gian để tìm hiểu chính xác những gì bạn làm và nó có thể hiệu quả như thế nào đối với bạn.
Và đặc biệt nếu bạn sử dụng điện thoại cho bất kỳ loại hình kinh doanh nào, nó có thể tạo ra sự khác biệt cả ngày lẫn đêm về khả năng duy trì kết nối và làm việc hiệu quả nhất có thể, bất kể bạn làm việc ở đâu hay bạn đang sử dụng loại thiết bị nào. khoảng khăc. Không hề phóng đại, nó sẽ thay đổi hoàn toàn cách bạn nghĩ về các thiết bị di động hiện đại và số điện thoại là gì.
Hãy xem đây là hướng dẫn không chính thức của bạn để bắt đầu với Google Voice và sau đó tận dụng tối đa tiềm năng nhưng không được đánh giá cao.
Kiến thức cơ bản về Google Voice Business
Chúng ta sẽ bắt đầu với những điều cơ bản - và quay lại câu hỏi tôi đã hỏi ở phần đầu của cuộc trò chuyện này: Cái gì Anh ấy là Google Voice chính xác?
Ở dạng đơn giản nhất, Google Voice Nó là một dịch vụ dựa trên đám mây quản lý số điện thoại của bạn cho bạn. Thay vì kết nối với SIM và liên kết cụ thể với một điện thoại thông minh vật lý duy nhất, số của bạn nằm trong một máy chủ mỏng của Google và hoàn toàn được kiểm soát bởi phần mềm của Google.
Nghe có vẻ kỳ lạ, sự sắp xếp này cuối cùng sẽ giải phóng các số của bạn khỏi xiềng xích truyền thống của chúng và cho phép bạn giao tiếp bằng mọi cách thuận tiện và nâng cao hiệu quả.
Về bản chất, điều này cho phép bạn:
- Thực hiện và nhận cuộc gọi bằng số chuẩn của bạn trên bất kỳ thiết bị nào - điện thoại, máy tính bảng hoặc thậm chí là máy tính để bàn. Không ai bạn nói chuyện sẽ biết sự khác biệt.
- Gửi và nhận tin nhắn văn bản thông thường thông qua trang web thoại hoặc ứng dụng trên bất kỳ thiết bị nào vào bất kỳ lúc nào - ngay cả với các thiết bị được kết nối nhiều cùng một lúc.
Cùng với nhau, điều này có nghĩa là bất kỳ điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính nào bạn đăng nhập vào Google Voice đều trở thành "điện thoại" của bạn - cho dù nó đang sử dụng loại kết nối nào hoặc ngay cả khi nó có dịch vụ di động đang hoạt động.
Vì vậy, ví dụ, bạn có thể:
- Cài đặt ứng dụng Google Voice trên Điện thoại Android cũ , sau đó đặt chuông khi có cuộc gọi đến số của bạn, có thể thực hiện cuộc gọi đi từ số của bạn và bạn có thể gửi và nhận tin nhắn trên đó bằng số thông thường của mình miễn là nó được kết nối với Wi-Fi.
- Cài đặt ứng dụng Google Voice trên Chromebook hoặc máy tính bảng Android Kết nối với khách hàng và đồng nghiệp theo những cách tương tự từ đó.
- Đăng nhập vào trang web Google Voice trên bất kỳ máy tính xách tay nào và coi các cuộc gọi và tin nhắn trên đó như thể Nó đã Điện thoại của bạn - bất kể điện thoại thông minh hiện tại của bạn đang ở gần hay đang bật.
Công cụ khá biến đổi, phải không? Và còn hơn thế nữa: Google Voice cũng tự động chép lại thư thoại và cho phép bạn nghe email أو Đọc nó từ bất kỳ thiết bị nào bạn đã đăng nhập. Nó mang đến khả năng lọc spam ở cấp độ Google cho các cuộc gọi đến, tin nhắn văn bản và thư thoại, cũng như tùy chọn để sàng lọc tất cả các cuộc gọi của bạn. Và nó cung cấp cho bạn một hệ thống chuyển tiếp cuộc gọi theo ngữ cảnh mạnh mẽ - gần giống như Bộ lọc Gmail cho điện thoại của bạn.
Như tôi đã nói, đây là một dịch vụ rất mạnh mẽ nhưng cũng phức tạp đến khó hiểu. Hãy đi sâu vào và khám phá từng mảnh ghép cuối cùng của câu đố để bạn có thể đảm bảo rằng bạn tận dụng hết mọi thứ mà nó cung cấp.
Bắt đầu với Google Voice
Bước đầu tiên để bắt đầu với Google Voice chỉ đơn giản là Đăng nhập vào dịch vụ Và chuẩn bị cho mình một con số. Phần này của quy trình dễ dàng nhất nếu bạn bắt đầu trên máy tính.
Với các tài khoản Google cá nhân không được liên kết với công ty, bạn có thể chọn ngay số Google Voice mới theo bất kỳ mã vùng nào có sẵn miễn phí hoặc bạn có thể chọn trả $ 20 để di chuyển một số Hiện có phục vụ . Trong cả hai trường hợp, bạn phải ở Hoa Kỳ để đủ điều kiện. (Xin lỗi, bạn bè thế giới!)
Với các tài khoản Google Workspace được liên kết với công ty, Voice khả dụng ở Hoa Kỳ cũng như Bỉ, Canada, Đan Mạch, Pháp, Đức, Ireland, Ý, Hà Lan, Bồ Đào Nha, Tây Ban Nha, Thụy Điển, Thụy Sĩ và Vương quốc Anh. Quản trị viên không gian làm việc của bạn sẽ phải kích hoạt dịch vụ cho bạn và chi phí của nó $ 10, $ 20 hoặc $ 30 mỗi người dùng mỗi tháng Công ty được lập hóa đơn - tùy thuộc vào loại dịch vụ đã chọn.
Dù bằng cách nào, một khi bạn đặt số của mình, bạn sẽ thấy mình chống lại Bảng điều khiển Google Voice Home . Đây là nơi bạn sẽ luôn có thể xem các cuộc gọi và tin nhắn gần đây của mình, thực hiện cuộc gọi và tin nhắn Mới và đọc hoặc nghe các tin nhắn thư thoại còn lại trên số của bạn.
Miễn là bạn mở trang web, bất kỳ cuộc gọi đến nào đến số của bạn sẽ đổ chuông trên máy tính của bạn - và bạn có thể trả lời chúng ngay lập tức.
Chúng tôi sẽ quay lại để khám phá một số cài đặt nâng cao trong giây lát. Trước tiên, chúng ta cần chuyển trọng tâm trong giây lát và thiết lập Google Voice trên bất kỳ điện thoại nào bạn muốn sử dụng - bao gồm cả điện thoại chính mà bạn sử dụng để liên lạc hàng ngày.
Thiết lập điện thoại với Google Voice
Bây giờ chúng ta đã hoàn thành thiết lập âm thanh cơ bản, phần này khá dễ dàng:
- Nếu bạn đang sử dụng điện thoại Android, hãy Tải xuống và cài đặt ứng dụng Google Voice từ Cửa hàng Play .
- Nếu bạn đang sử dụng iPhone, hãy Tải xuống và cài đặt ứng dụng Voice từ App Store .
Dù bằng cách nào, hãy mở ứng dụng và làm theo lời nhắc để đăng nhập bằng chính tài khoản Google mà bạn đã sử dụng trong thiết lập ban đầu trên máy tính của mình.
Trên Android, bạn sẽ được yêu cầu kết nối thiết bị này với Google Voice để cho phép điện thoại thực hiện và nhận cuộc gọi bằng số Google Voice của bạn. Nếu điện thoại của bạn có một dịch vụ di động đang hoạt động với một số tách rời Đã kết nối với nhà cung cấp dịch vụ của bạn, hãy làm theo các bước để liên kết cả hai và cho phép chúng hoạt động cùng nhau.
Nếu bạn đang sử dụng điện thoại cũ hơn hoặc phụ không phải Nó có một dịch vụ di động đang hoạt động, chỉ cần bỏ qua bước này. Bạn vẫn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi bằng số Google Voice của mình bất cứ khi nào điện thoại được kết nối với mạng Wi-Fi.
Trên cả Android và iOS, sau đó bạn sẽ thấy giao diện trang tổng quan chính của Google Voice - với các tab cho các cuộc gọi gần đây, danh bạ, tin nhắn văn bản và tin nhắn thư thoại của bạn. Nút tròn màu xanh lục ở góc dưới bên phải của màn hình sẽ cho phép bạn thực hiện cuộc gọi mới hoặc bắt đầu tin nhắn mới, tùy thuộc vào tab bạn đang xem.
Và trên cả hai nền tảng, bạn sẽ có thể nhấn vào biểu tượng menu ba dòng ở góc trên cùng bên trái của ứng dụng để tìm menu cài đặt chính.
Trong giây lát, chúng ta sẽ khám phá cài đặt Thoại chính ngay từ trang web của dịch vụ, nơi mọi tùy chọn cuối cùng đều có sẵn, nhưng bây giờ bạn có thể xem nhanh phần Thực hiện và Nhận Cuộc gọi (hoặc Thực hiện và Nhận Cuộc gọi) và Cuộc gọi Đến khu vực Trong Cài đặt Ứng dụng. Các tùy chọn này sẽ kiểm soát chính xác cách xử lý các cuộc gọi đi và đến từ số thoại của bạn trên Điều này Thiết bị cụ thể - nếu chúng sẽ dựa vào số phút di động do nhà cung cấp dịch vụ của bạn cung cấp, giả sử chúng có sẵn hoặc nếu chúng sẽ chủ yếu dựa vào Wi-Fi và / hoặc dữ liệu di động - và cả khi có cuộc gọi đến sẽ khiến điện thoại đổ chuông để bạn biết về nó.
Theo mặc định, họ sẽ không. Vì vậy, nếu bạn muốn có thể trả lời cuộc gọi đến số Google Voice của mình trên thiết bị này, bạn chắc chắn sẽ cần phải điều chỉnh điều đó.
Nếu bạn có bất kỳ điện thoại nào khác hoặc bất kỳ máy tính bảng nào mà bạn muốn thêm vào danh sách kết hợp và cho phép truy cập vào tất cả các chức năng giống nhau của Google Voice, hãy lặp lại quy trình tương tự trên bất kỳ điện thoại nào trong số chúng, sử dụng ứng dụng Android hoặc iOS thích hợp.
Chỉ cần nhớ: nếu bạn thiết lập tất cả các thiết bị này để trả lời cuộc gọi, bạn sẽ nhận được rất nhiều thứ đổ chuông mỗi khi ai đó quay số của bạn. Vì vậy, nếu bạn لا Muốn có một loạt các thiết bị khác nhau đòi hỏi sự chú ý của bạn cùng một lúc với mỗi cuộc gọi đến, hãy đảm bảo bạn truy cập cài đặt thông báo của ứng dụng Google Voice trên mỗi thiết bị và thực hiện các điều chỉnh thích hợp.
Ngoài ra, chúng tôi đã sẵn sàng quay lại máy tính của bạn để tìm hiểu tất cả các cài đặt Google Voice.
Khám phá Cài đặt Google Voice
Chà - bạn đã sẵn sàng để bước vào một số sức mạnh tuyệt vời nhất của Google Voice chưa?
Quay lại trang web âm thanh trên máy tính để bàn, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của màn hình. Thao tác này sẽ đưa bạn đến menu cài đặt Google Voice đầy đủ, nơi bạn sẽ tìm thấy mọi tùy chọn khả dụng.
Ôi Chúa ơi, có rất nhiều người trong số họ.
Phần đầu tiên của màn hình, "Tài khoản", chứa tất cả các số cơ bản và cài đặt quản lý thiết bị, bất kỳ lúc nào bạn cần thực hiện bất kỳ thay đổi cơ bản nào. Mục duy nhất bạn cần nghĩ đến lúc này là "các con số liên quan". Nếu bạn muốn đặt số Google Voice của mình để chuyển tiếp đến bất kỳ số nào Khác Hiện có - đường dây văn phòng, điện thoại di động phụ hoặc thậm chí là điện thoại của đồng nghiệp - nhấp vào nút “Số được liên kết mới” và làm theo các bước để thêm và xác nhận số bạn cần.
Tiếp tục, phần thứ hai của màn hình, Tin nhắn, có một nút bật tắt duy nhất để chuyển tiếp mọi thư đến đến email của bạn (vào cùng một hộp thư đến của tài khoản Google). Đó là một thao tác đơn giản nhưng hữu ích, đặc biệt nếu bạn sống trong hộp thư đến của mình và muốn đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ điều gì trong ngày.
Phần thứ ba, "Cuộc gọi", là nơi sức mạnh thực sự của Google Voice bắt đầu. Trong Chuyển tiếp cuộc gọi, bạn sẽ có thể chuyển một công tắc bên cạnh bất kỳ số liên quan nào mà bạn đã thêm để chuyển tiếp tất cả các cuộc gọi đến trên số Google Voice của bạn tới số đó mọi lúc.
Và ngay bên dưới đó, phần Chuyển tiếp cuộc gọi tùy chỉnh sẽ cho phép bạn thiết lập bộ lọc theo ngữ cảnh cho các loại chuyển tiếp cụ thể Chỉ các cuộc gọi đến các số được liên kết khác nhau. Chỉ cần nhấp vào Tạo quy tắc và bạn sẽ có thể chọn liên hệ riêng lẻ, nhóm liên hệ hoặc nhiều danh mục liên hệ như người gọi ẩn danh và sau đó cho Google Voice biết chính xác phải làm gì khi những người đó liên hệ với bạn.
JR Rafael / IDG
Quay lại màn hình cài đặt Google Voice chính, phần Cuộc gọi có một số tùy chọn khác đáng để bạn xem xét:
- Tính năng Nhận thông báo cuộc gọi nhỡ qua email sẽ thực hiện chính xác những gì bạn mong đợi. Đó là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng một cuộc gọi quan trọng không bị bỏ qua.
- Cuộc gọi màn hình sẽ yêu cầu mỗi người gọi đến nói tên của họ và sau đó giữ họ trong khi bạn nghe đoạn ghi âm để bạn có thể quyết định xem mình có muốn trả lời hay không.
- Tùy chọn cuộc gọi đến sẽ kích hoạt khả năng ghi âm cuộc gọi đến của bạn bằng cách nhấn 4 và chuyển hướng cuộc gọi đang diễn ra đến một trong các số được liên kết khác của bạn bằng cách nhấn phím * (mặc dù chỉ trên các tài khoản Google cá nhân và không phải trong cài đặt Google Voice liên quan đến không gian làm việc, kinda kỳ dị).
Cuộn xuống từ đó đến Thư thoại và bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn để ghi lại thư thoại đi và quản lý các tùy chọn khác liên quan đến thư thoại.
Trong Thanh toán, bạn có thể liên kết một phương thức thanh toán để áp dụng tín dụng cho các cuộc gọi quốc tế, nếu muốn. Ở Hoa Kỳ, các cuộc gọi được thực hiện qua Google Voice tới các số khác của Hoa Kỳ cũng như các số của Canada là hoàn toàn miễn phí, trong khi Các cuộc gọi đến các quốc gia khác có mức giá khác nhau .
Và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, trong Bảo mật, bạn có thể muốn gạt công tắc bên cạnh Lọc thư rác. Điều này sẽ cho phép hệ thống phát hiện spam của Google ngăn chặn các cuộc gọi, tin nhắn và thư thoại không mong muốn làm phiền bạn.
Chà! Tôi đã nói với bạn Google Voice có rất nhiều lớp thú vị, phải không? Lấy điện thoại, tuy nhiên: Chúng ta có một cặp khả năng mạnh mẽ khác để khám phá trước khi chúng ta gọi nó một ngày.
Google Voice Rewards for Business
Một trong những bộ tính năng hữu ích nhất của Google Voice chỉ khả dụng cho các tài khoản doanh nghiệp - cụ thể là những tài khoản sử dụng Google Voice Standard hoặc các cấp dịch vụ Premier ($ 20 hoặc $ 30 cho mỗi người dùng mỗi tháng).
Nếu tổ chức của bạn tuân theo kế hoạch như vậy, bạn có thể gọi hai tùy chọn quản lý điện thoại nâng cao cho doanh nghiệp:
- Bạn có thể thiết lập hệ thống menu thoại chuyên nghiệp hoàn toàn tự động để trả lời cuộc gọi trên một trong các số Google Voice của bạn và hướng người gọi đến các địa điểm khác nhau tùy thuộc vào thời gian trong ngày và các tùy chọn mà họ chọn.
- Bạn có thể tạo nhóm đổ chuông để giúp nhiều người dễ dàng xử lý các cuộc gọi đến đến cùng một số - chẳng hạn như một số đơn giản cho nhóm bán hàng của bạn. Số chính có thể đổ chuông cho từng thành viên của nhóm được liên kết cùng một lúc để bất kỳ ai trả lời trước sẽ nhận được cuộc gọi hoặc nó có thể gọi riêng lẻ tất cả các số được liên kết theo thứ tự ngẫu nhiên.
Quản trị viên Google Workspace có thể định cấu hình cả hai tùy chọn trong phần Google Voice của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.
Ồ, và một điều nữa: bất kỳ số Google Voice nào cũng có thể gọi trực tiếp đến nhiều Hộp chuyên dụng và điện thoại Điều này cho phép bạn có được một cách hiệu quả Trên điện thoại giống như điện thoại cố định không cần đăng ký cho văn phòng hoặc văn phòng tại nhà của bạn . Bạn có thể tạo một số độc lập thông qua Google Voice cho một đường dây như vậy và thậm chí thực hiện cuộc gọi từ các số Google Voice khác tự động, ngoài việc đổ chuông cho các thiết bị khác, để bạn có thể dễ dàng trả lời bất kỳ cuộc gọi nào ở bất kỳ đâu bạn muốn.
Và bây giờ bạn đã biết, từ đầu đến cuối, cách Google Voice có thể biến đổi công việc của bạn và cách bạn nghĩ về điện thoại của mình. Tất cả những gì còn lại là tạo tài khoản của bạn, thiết lập mọi thứ theo cách bạn muốn và sau đó tận hưởng cách tiếp cận mới của bạn để quản lý số điện thoại.
