Cách kiểm tra chính tả bằng phím tắt trong Microsoft Word
Bạn có thể đã quen với trình kiểm tra ngữ pháp và chính tả tích hợp của Microsoft Word, công cụ này sẽ gắn cờ các lỗi chính tả và (đôi khi) ngữ pháp. Nếu bạn đang xem lại một tài liệu bị lỗi, bạn có thể sử dụng các phím tắt này để tăng tốc quá trình.
Những gì trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp có thể và không thể làm
Trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word được bật theo mặc định. Khi một từ bị viết sai chính tả, Word sẽ đánh dấu từ đó bằng một gạch dưới màu đỏ gợn sóng. Khi có sai ngữ pháp hoặc định dạng, Word sẽ đánh dấu bằng hai gạch dưới màu xanh lam.
Trong ví dụ trên, Word đã phát hiện ra hai khoảng trắng giữa "John" và "ate", vì vậy nó đã đánh dấu nó là một vấn đề ngữ pháp. Tôi cũng phát hiện ra rằng từ "eat" bị viết sai chính tả thành "aten", vì vậy nó đã được gắn cờ là sai chính tả.
Đây là những điều cơ bản mà Word kiểm tra theo mặc định. Tuy nhiên, bạn có thể làm cho trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp của Word hoạt động tốt hơn bằng cách bật một số tính năng bổ sung trong menu cài đặt của nó (Tệp> Tùy chọn> Soát lỗi> Cài đặt). Ví dụ: bạn có thể kiểm tra Word để tìm giọng nói bị động, chia tách các biểu thức vô hạn, không cần thiết, v.v.
Bạn cũng có thể làm những việc như Loại trừ một số từ nhất định khỏi kiểm tra chính tả ، Và kiểm tra ngôn ngữ tổng thể , bỏ qua URL và hơn thế nữa.
Vậy thì sao? không thể Trình kiểm tra ngữ pháp và chính tả trong Word làm gì? Nghe có vẻ đầy đủ, nó thường không thành công khi nhận thấy việc sử dụng sai một từ được viết đúng chính tả. Ví dụ, "Tôi đã ăn cá khỏa thân."
Trong trường hợp này, Word không nhận dạng được việc sử dụng sai "bare". Tuy nhiên, bạn có thể dựa vào Word để phát hiện rất nhiều vấn đề trong tài liệu của mình, nhưng bạn không thể dựa vào nó 100%. Một thông lệ tốt, hãy luôn xem lại tài liệu của bạn trước khi gửi.
Sử dụng phím tắt của trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Trong Word, bạn có thể sử dụng phím tắt Alt + F7 để đi thẳng đến lỗi đầu tiên đằng sau vị trí con trỏ hiện đang ở trong tài liệu. Do đó, nếu bạn muốn bắt đầu với lỗi đầu tiên, bạn sẽ cần phải đặt con trỏ ở đầu tài liệu, hoặc trước lỗi đầu tiên.
Khi bạn nhấn Alt + F7, Word sẽ đánh dấu lỗi chính tả hoặc ngữ pháp và cung cấp cho bạn tùy chọn để sửa lỗi hoặc bỏ qua lỗi đó. Nhấn các phím mũi tên lên hoặc xuống để đánh dấu tùy chọn mong muốn, sau đó nhấn Enter để chọn tùy chọn đó.
Lưu ý rằng bạn chỉ có thể đánh dấu các đề xuất chính tả và ngữ pháp bằng các phím mũi tên. Nếu bạn muốn bỏ qua gợi ý, bạn phải nhấp vào tùy chọn đó bằng chuột.
Các lỗi chính tả thường có nhiều đề xuất sửa chữa hơn để lựa chọn.
Bạn cũng có thể bỏ qua lỗi chính tả, giống như bạn mắc lỗi ngữ pháp. Sự khác biệt duy nhất là, với kiểm tra chính tả, bạn có thể chọn (1) bỏ qua mọi trường hợp của cùng một lỗi đó, hoặc (2) chỉ một lỗi cụ thể (ngay cả khi nó cũng xuất hiện ở nơi khác trong tài liệu).
Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm từ này vào từ điển. Khi bạn làm điều này, Word sẽ không đánh dấu từ đó là lỗi nữa. Điều này rất hữu ích nếu từ này là một phần của hướng dẫn kiểu nội bộ hoặc một cái gì đó tương tự.
Nhấp vào ba dấu chấm ở bên phải của Bỏ qua tất cả và sau đó nhấp vào Thêm vào từ điển từ trình đơn thả xuống.
Khi bạn đã sẵn sàng chuyển sang lỗi tiếp theo, chỉ cần nhấn lại Alt + F7. Tiếp tục làm điều này cho đến khi tất cả các vấn đề trong tài liệu đã được kiểm tra.
Trình kiểm tra ngữ pháp và chính tả của Word rất hữu ích để xem lại nội dung trong tài liệu, nhưng chúng có thể bị phân tâm khi bạn mắc lỗi khi nhập. Nếu nó quá mất tập trung cho bạn, bạn có thể tắt nó khi bạn nhập
.
