Cách tạo và thêm chữ ký vào email Outlook

Email là cốt lõi của mọi doanh nghiệp và việc thêm chữ ký vào email có thể giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn. Trong hướng dẫn Office 365 mới nhất của chúng tôi, chúng tôi sẽ xem xét cách thực hiện và chỉ trong một vài bước.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng bạn có thể thêm chữ ký vào email của mình trong cả ứng dụng Outlook chuyên dụng hoặc Outlook.com . Nếu bạn làm điều này, bạn sẽ cần tạo và sử dụng chữ ký email trong cả hai phiên bản, vì chữ ký không đồng bộ với tài khoản của bạn. Hướng dẫn của chúng tôi sẽ bao gồm cả hai.

Tạo chữ ký trong Outlook

Để tạo chữ ký trong phiên bản Outlook dành cho máy tính để bàn, trước tiên bạn cần mở một email như thể bạn đang trả lời nó. Sau đó, bạn có thể vào menu Tin nhắn  và chọn  Chữ ký , tiếp đó hãy chọn  chữ ký. Tiếp theo, hãy xem bên dưới  chọn chữ ký để chỉnh sửa,  Và lựa chọn  Mới. 

Trong hộp thoại Chữ ký mới , Bạn có thể viết tên để ký. Sau đó, trong chỉnh sửa chữ ký,  Bạn có thể thay đổi chữ ký của mình cho phù hợp. Có phông chữ, màu sắc và kích thước cũng như các tùy chọn căn chỉnh văn bản mà bạn có thể chọn. Bạn cũng có thể tạo nhiều chữ ký và chọn một chữ ký khi gửi email qua danh sách Chữ ký  Từ tab tin nhắn.

Nếu bạn muốn một chữ ký thanh lịch hơn, bạn có thể soạn thảo nó trong Microsoft Word và dán nó vào hộp Chỉnh sửa chữ ký  . Bạn cũng có thể Sử dụng mẫu chữ ký từ Microsoft. Nếu bạn thực sự sành điệu, bạn cũng có thể thêm hình ảnh hoặc logo công ty vào chữ ký của mình. Chỉ cần tìm biểu tượng hình ảnh ở ngoài cùng bên phải của cửa sổ, bên cạnh nơi nó xuất hiện, Danh thiếp. Sau đó, bạn có thể nhấp vào nút để chọn, chèn và cuối cùng là thay đổi kích thước hình ảnh của mình bằng cách nhấp chuột phải vào chính hình ảnh đó. Khi bạn đã hài lòng, bạn có thể lưu chữ ký bằng cách nhấn “  VÂNG". 

Ngoài ra còn có các tùy chọn bổ sung cho chữ ký của bạn. Bạn có thể chọn một tài khoản email để liên kết chữ ký của mình và đặt chữ ký mặc định nếu bạn muốn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách mở tùy chọn Chữ ký từ bước trên và chọn Tài khoản email trong Chọn chữ ký mặc định . Bạn cũng có thể chọn một chữ ký cụ thể để sử dụng khi viết email mới hoặc trả lời và chuyển tiếp tin nhắn từ đây.

Tạo chữ ký trong Outlook trên web

Để tạo chữ ký trong Outlook cho web, trước tiên bạn cần phải truy cập Cài đặt  ở góc trên bên phải của màn hình. Tiếp theo, bạn sẽ cần nhấp vào  Xem tất cả cài đặt Outlook và lựa chọn Tạo và trả lời. Sau đó, bạn sẽ thấy tùy chọn chữ ký email. Từ đây, bạn có thể nhập chữ ký và sử dụng các tùy chọn định dạng để thay đổi hình thức của nó.

Các tùy chọn phải tương tự như Outlook trên máy tính để bàn. Bạn sẽ có thể chèn hình ảnh, thay đổi cỡ chữ và màu sắc, chèn liên kết, v.v. Tuy nhiên, bạn có một số tùy chọn bổ sung.

Nếu bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện bên dưới tất cả các email mới mà bạn soạn, bạn có thể kiểm tra الاختيار Chọn tự động đưa chữ ký của tôi vào các thư mới mà bạn nhận được Tôi tạo ra nó. Nếu bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện trên các thư bạn chuyển tiếp hoặc trả lời, hãy chọn hộp. Tùy chọn để tự động đưa chữ ký của tôi vào các tin nhắn tôi chuyển tiếp hoặc trả lời . Sau khi hoàn tất, bạn có thể nhấn Lưu. Một lần nữa, các tùy chọn này tương tự như trải nghiệm máy tính để bàn trong Outlook.

Trong trường hợp bạn không chọn thêm chữ ký của mình vào tất cả các thư gửi đi, bạn vẫn có thể thực hiện theo cách thủ công. Bạn có thể kiểm tra điều này bằng cách đi tới hộp thư của mình và chọn tin nhắn mới . Sau đó, bạn có thể nhập tin nhắn của mình và chọn  chèn chữ ký  cuối trang xây dựng.