Email có thể là một điều khó quản lý. Trong môi trường làm việc, điều cần thiết là bạn phải giữ một hộp thư đến có tổ chức để duy trì hiệu quả. Một hộp thư đến lộn xộn có thể là một nỗi đau lớn, đặc biệt là khi bạn phải cuộn qua hàng núi email cũ mà bạn có thể không cần nữa. Tại một thời điểm, những email cũ này có thể đã phục vụ một mục đích nhưng sau đó đã trở thành những rào cản bổ sung khi tìm kiếm một email cụ thể.
Hộp thư đến đầy thư rác có thể làm giảm khả năng quản lý thư viện email của bạn và mặc dù có nhiều cách để ngăn email của bạn lọt vào danh sách thư rác bổ sung - chúng tôi khuyên bạn nên gửi email ẩn danh - bạn vẫn nên xóa các thư rác cũ mà Nó đã tìm thấy đường vào hộp thư đến của bạn ngay từ đầu.
Để tránh mất quá nhiều thời gian, tôi không khuyên bạn nên cố gắng xóa thủ công tất cả các email cũ của mình. Thay vào đó, với sự trợ giúp của các bộ lọc, bạn sẽ có thể loại bỏ những email này nhanh hơn. Bằng cách tạo bộ lọc, bạn có thể xóa các tin nhắn cũ dựa trên khung thời gian cụ thể. Vấn đề duy nhất tôi có thể thấy với các bộ lọc là chúng chỉ áp dụng cho các thư mới nhận. Bạn có thể áp dụng các bộ lọc trong tương lai để đảm bảo việc chồng chất không xảy ra lần thứ hai nhưng còn những email đang lấp đầy hộp thư đến của bạn ngay bây giờ thì sao?
Tự động xóa email cũ trong gmail
Có một vài điều bạn có thể đi sâu vào khi nói đến việc loại bỏ những email cũ hơn, không còn cần thiết nữa đang làm phiền hộp thư đến Gmail của bạn. Tôi sẽ giới thiệu cách thiết lập bộ lọc của bạn, áp dụng chúng để sử dụng trong tương lai và cách loại bỏ tất cả các email cũ hiện có của bạn bằng tiện ích bổ sung Gmail, Phòng thu thư điện tử .
Thiết lập bộ lọc của bạn
Điều đầu tiên là trước tiên, hãy sẵn sàng bộ lọc của bạn .
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn với các thông tin cần thiết.
- Xác định vị trí biểu tượng bánh răng/bánh răng. đây là một danh sách cài đặt Gmail Nó có thể được tìm thấy ở góc trên bên phải của cửa sổ. Nhấp vào biểu tượng này và sau đó chọn Cài đặt từ menu thả xuống.
- Nhấp vào tab Bộ lọc và sau đó nhấp vào Tạo bộ lọc mới .
- Trong hộp nhập “chứa từ”, hãy nhập nội dung sau – già_hơn :x Trong đó "x" là khung thời gian cho các tin nhắn bạn muốn xóa. Đây sẽ là một số theo sau bởi một chữ cái. Các thông báo sau sẽ liên quan đến khung thời gian. Bạn sẽ phải sử dụng "d" cho ngày, "w" cho tuần và "m" cho tháng. Ví dụ cũ hơn Từ đó: 3d Nếu bạn muốn xóa email cũ hơn ba ngày.
- Tiếp theo, chạm vào Tạo bộ lọc bằng cách sử dụng Nút tìm kiếm này.
- Điền vào các ô có nhãn “Xóa” và “Cũng áp dụng bộ lọc cho” bằng dấu kiểm bằng cách nhấp vào chúng.
- Cuối cùng, chạm vào Tạo bộ lọc Để xem tất cả các email cũ của bạn, dựa vào ngày bạn vừa chọn, hãy điều hướng từ hộp thư đến đến thư mục Thùng rác.
Khi thư bị xóa trong Gmail, chúng không biến mất ngay lập tức. Thay vào đó, bạn có thể tìm thấy nó trong thư mục Thùng rác. Điều này có nghĩa là những email này sẽ tiếp tục phụ thuộc vào tổng dung lượng dữ liệu của bạn. Để loại bỏ chúng hoàn toàn, bạn có thể đợi Gmail tự động xóa chúng sau 30 ngày hoặc tự mình xóa tất cả chúng ngay bây giờ. Để thực hiện thao tác sau, hãy nhấn vào một thư mục Thùng rác Sau đó nhấp vào liên kết Dọn sạch thùng rác ngay .
Ứng cử viên để xóa trong tương lai (nộp lại)
Tiêu đề của bài viết này là về xóa tự động. Rất tiếc, không thể bật bộ lọc tự động. Bạn sẽ cần quay lại và áp dụng lại bộ lọc cho hộp thư đến hiện tại của mình.
Để áp dụng lại bộ lọc:
- Quay lại cài đặt của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng Cog/Gear ở phía trên bên phải của cửa sổ Gmail và chọn Cài đặt từ menu thả xuống.
- Nhấp vào tab Bộ lọc.
- Vì bạn đã tạo bộ lọc trước đó, bây giờ bạn có thể nhấp vào Giải phóng , nằm bên cạnh bộ lọc này. Nếu bạn đã tạo nhiều bộ lọc, bạn có thể dễ dàng tìm thấy bộ lọc mình muốn vì tiêu chí cho từng bộ lọc sẽ được hiển thị.
- Nhấp chuột "theo dõi" Trong phần xuất hiện với tiêu chí tìm kiếm của bạn. Nó sẽ là một màn hình tương tự như màn hình xuất hiện khi thiết lập bộ lọc ban đầu.
- Một lần nữa, hãy đánh dấu kiểm vào hộp bên cạnh “Đồng thời áp dụng bộ lọc cho”.
- Lần này, để kích hoạt bộ lọc, hãy chạm vào Cập nhật bộ lọc . Tất cả các email cũ, được đặt theo khung thời gian đã chỉ định, giờ sẽ được chuyển vào một thư mục rác .
Phòng thu thư điện tử
Phần mềm Email Studio đi kèm Được trang bị một tính năng tuyệt vời sẽ tự động xóa tất cả các email cũ khỏi một người gửi cụ thể hoặc những người trong một thư mục cụ thể. Tính năng tự động dọn dẹp tích hợp sẵn sẽ giúp hộp thư đến Gmail của bạn được sắp xếp ngăn nắp hơn, dẫn đến một môi trường làm việc hiệu quả hơn.
Với Email Studio, bạn có thể lưu trữ và áp dụng Đánh dấu là đã đọc cho tất cả các email hiện có trong hộp thư đến của mình đã ở đó hơn ba tháng. Nó cũng cho phép bạn xóa vĩnh viễn tất cả các email khỏi các thư mục rác và thư rác tự động sau hai ngày. Như một phần thưởng bổ sung, Auto Cleanse bao gồm tính năng hủy đăng ký email có thể giúp bạn dễ dàng xóa địa chỉ email của mình khỏi bất kỳ danh sách bản tin spam nào. Ngoài ra còn có nhiều điều nữa mà một tiện ích bổ sung có thể làm được, nhưng tôi cảm thấy những điều nêu trên nêu bật chính xác những gì chúng ta cần cho bài viết này.
Gói cơ bản được sử dụng miễn phí nhưng để tận dụng tối đa sản phẩm, phiên bản cao cấp được cung cấp với giá 29 USD mỗi năm. Bản nâng cấp sẽ cho phép bạn tạo nhiều bộ quy tắc thanh lọc và bao gồm bộ lập lịch email, bộ chuyển tiếp và bộ trả lời tự động.
Thiết lập và kích hoạt tự động dọn dẹp trong Gmail
Rõ ràng, điều đầu tiên bạn cần làm là tải xuống chức năng Ins Email Studio và cài đặt nó. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ có thể thấy biểu tượng Email Studio bên ngoài thanh bên phải khi mở bất kỳ email Gmail nào của mình.
Để sử dụng:
- Mở tiện ích Email Studio và đăng nhập bằng tài khoản Gmail của bạn.
- Bạn sẽ thấy một danh sách các tùy chọn. Từ các tùy chọn này, hãy chọn công cụ "Dọn dẹp Email".
- Tiếp theo, chạm vào Thêm một quy tắc mới Để thiết lập quy tắc (giống như những gì bạn đã làm với bộ lọc ) .
- Có hai phần để thiết lập quy tắc - bạn sẽ cần xác định một điều kiện và sau đó là một hành động. Hãy nghĩ về "nhân quả." Hành động sẽ được kích hoạt khi điều kiện đã chỉ định được đáp ứng.
- Để đặt điều kiện, bạn sẽ có thể sử dụng các tham số tìm kiếm nâng cao trong Gmail, chẳng hạn như mới hơn أو có: tập tin đính kèm or lớn_than . Sử dụng nó để giúp bạn tìm thấy kết hợp hoàn hảo cho các email Gmail mà bạn muốn lưu trữ , hoặc gửi nó đến rác , hoặc chuyển sang thư mục khác.
- Khi quy tắc được tạo, hãy nhấp vào nút tiết kiệm . Email Studio hiện sẽ chạy trong nền, chạy kiểm tra chạy mỗi giờ để thực hiện hành động được chỉ định khi email đáp ứng các điều kiện liên quan đến nó. Bạn sẽ không cần phải làm bất cứ điều gì theo cách thủ công cả.
