及时了解您的电子邮件可能会带来压力、耗时和无聊。 积累大量未读邮件并不难。 正因为如此，以牺牲其他任务为代价，继续检查持续不断的消息流很容易。
我有多个电子邮件帐户，我很难将未读的数量保持在低水平。 因此，我进行了一些研究并收集了有关如何改进收件箱管理的提示。 以下是我发现的一些有用提示，可以让您更轻松地处理收件箱，减少处理电子邮件的时间，并确保您不会忘记回复重要消息。
不要在收到所有电子邮件时检查它们
由于电子邮件整天都在收件箱中，即使您正忙于处理重要的事情，也很容易分心。 与其在收到每封邮件后阅读，不如每天花一些时间阅读并回复您的电子邮件。 如果您不需要搜索重要的电子邮件或公告，请安排在一天中的一些短暂休息时间来检查您的电子邮件。 否则，请远离您的收件箱。
每周或每隔几天安排更长的时间来整理收件箱也是一个好主意，例如创建和使用文件夹和标签以及发送那些长电子邮件。
如果您仍然发现自己正在浏览您的电子邮件应用程序，您可能还需要关闭电子邮件通知，保持电子邮件应用程序关闭，并确保您没有在另一个选项卡中打开您的收件箱。
您不必一次全部回答
当您进行一项常规收件箱检查时，只处理可以快速处理的电子邮件。 如果电子邮件需要快速回复，请在浏览邮件时打开并回复。 但如果需要更多时间，请花时间稍后再回答。 您可以对这些电子邮件进行分类，将它们放在特定的文件夹中，或者使用贪睡功能在更方便的时间接收电子邮件。
在收件箱中创建多个部分或文件夹
使用不同的文件夹来存储您的电子邮件。 这些可以基于重要性、紧迫性、处理它们需要多长时间或它们需要采取的行动类型。 Gmail 中的默认选项卡式布局和 Outlook 中的重点收件箱有助于过滤垃圾邮件和促销电子邮件，并使查找和检查重要电子邮件变得更加容易。 在 Gmail 中，您还可以更改格式，以便将您的电子邮件分类到不同的部分，并且您可以选择这些部分的内容。 同样，Outlook 允许您将电子邮件组织到自定义组中。
使用过滤器、规则和标签
过滤器和规则将传入的电子邮件消息定向到特定文件夹。 它们可以帮助节省时间，并确保您将注意力集中在最重要的电子邮件上。 标签也可以是一种组织和帮助您跟踪电子邮件的好方法，它可以让您按不同的标签而不是使用文件夹对邮件进行排序。
制作模具
有时您最终会反复发送类似的电子邮件。 为了让事情变得更简单，您可以设置和使用电子邮件模板来发送电子邮件，这样您就不必一遍又一遍地编写相同的消息。 您还可以在 Gmail 中使用 Smart Write 和 Smart Reply 等工具来帮助更快地编写电子邮件。
ءلغاءالاشتراك
取消订阅邮件列表和促销电子邮件。 浏览您的时事通讯，确保您只注册了您已经阅读过的消息，并删除您最近未阅读的所有消息。 此外，请务必取消订阅您不需要的任何社交媒体警报。 （您可能需要进入您的社交媒体帐户设置才能将其关闭。）或者，您可以使用单独的电子邮件帐户来发送促销电子邮件，并将重要的电子邮件保留在您的主帐户中。
丢弃不需要的批量电子邮件
如果您在对话中收到抄送，您不需要更新或者您在回复所有电子邮件线程中，您可以忽略此线程以避免收到所有回复。 为此，请打开线程中的任何消息，点击屏幕顶部的三个点（主题行上方），然后从 Gmail 的下拉选项中选择“忽略”，如果您使用的是“忽略”前景。
不要让你的收件箱成为你的待办事项清单
将电子邮件标记为“未读”以提醒您回复它可能很诱人（我肯定对此感到内疚）或者因为它包含您需要完成的任务，但它也会使您的收件箱变得混乱。 保留一个单独的待办事项列表（有很多可用的应用程序，或者您可以使用基本笔记或便笺应用程序）或将其放在特定文件夹中。 如果您使用 Gmail，则可以将 Google Task 应用程序与收件箱一起使用； 只需单击屏幕右下角的小“显示侧面板”箭头，然后选择那里的任务图标。
运行单独的列表是个好主意，以便您可以使用电子邮件中的项目更新它们。 例如，如果您的电子邮件包含指向您想在有更多时间时阅读的文章的链接，请从阅读列表开始 - 只是不要将其保留在收件箱中。
