如何快速将电子邮件变成任务

如何快速将电子邮件转换为任务 这是我们关于如何将电子邮件转换为任务的文章。

如果您使用 OHIO（只需处理一次）对电子邮件进行排序，您可能希望将一些电子邮件转换为任务。 以下是如何快速有效地执行此操作，以便您可以继续处理其他电子邮件。

让它快速简单

您的收件箱不是待办事项清单； 是收到的邮件。 将电子邮件留在收件箱中很诱人，因为这样更容易，但是您需要完成的任务却被淹没在电子邮件收件箱中。

这就是人们陷入困境的原因。 将电子邮件转换为任务的手动过程通常如下所示：

1. 打开您最喜欢的任务列表管理器。
2. 创建一个新任务。
3. 将电子邮件的相关部分复制并粘贴到新任务中。
4. 设置详细信息，例如优先级、截止日期、颜色代码以及您正在使用的任何其他内容。
5. 保存新任务。
6. 存档或删除电子邮件。

这些是六个步骤，只是为了在您的待办事项列表中添加一些内容。 难怪您最终会收到使收件箱混乱的电子邮件。 如果你能把这六个步骤分成四个呢？ 还是三个？

好吧，你可以！ 我们会告诉你怎么做。

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一些电子邮件客户端比其他客户端更擅长创建任务

有许多客户端可用于管理您的电子邮件，正如您所料，有些客户端比其他客户端更适合创建任务。

对于网络客户端，Gmail 做得很好。 任务应用程序是内置的，很容易将邮件变成任务。 甚至还有直接从邮件创建任务的键盘快捷键——无需鼠标。 如果您不想要桌面客户端，Gmail 可能是您最好的选择。

对于 Windows 桌面客户端，Outlook 胜出。 Thunderbird 有一些内置的任务管理功能，这些功能还不错，但 Outlook 更加流畅，允许您连接到无数的第三方应用程序。 如果由于某种原因您不能使用 Outlook，Thunderbird 是一个不错的选择。 如果您已经在使用第三方的待办事项列表管理器，Thunderbird 将无法满足您的需求。

在 Mac 上，情况不太乐观。 与 Gmail 和 Outlook 相比，Apple Mail 的任务管理很差。 如果您想在桌面客户端上管理任务，那么您最好的选择可能是 Mac 版雷鸟 . 或者，您可以向第三方待办事项列表管理器发送电子邮件并在那里进行管理。

在移动应用方面，Gmail 和 Outlook 的工作方式几乎相同。 它们都没有用于 Web 或客户端版本的任务构建器，但都自动将附加组件移植到第三方应用程序。 因此，如果您在 Trello 中管理您的任务并在您的 Gmail 或 Outlook 客户端中安装了该插件，那么当您打开相应的移动应用程序时，它也会自动可用。 此外，安装 Outlook 加载项时，它会自动安装在桌面客户端上 和应用 移动和网络。

从 Gmail 创建任务

Google 提供了一个名为 Tasks 的应用程序，它包含在 Gmail 中。 这是一个简单的待办事项列表管理器，选项很少，尽管有一个移动应用程序可以为您提供一些额外的自定义选项。 如果您需要与 Gmail 收件箱紧密配合的简单内容，Google Tasks 是一个不错的选择。 将电子邮件变成任务轻而易举：打开电子邮件后，单击任务栏中的“更多”按钮，然后选择“添加到待办事项”。

如果你是个矮个子，Shift + T 会做同样的事情。 Tasks 应用程序将在显示您的新任务的侧栏中打开。

如果您需要编辑任务以添加截止日期、其他详细信息或子任务，请单击编辑图标。

无需保存更改，因为这是自动完成的。 完成后，单击收件箱中的存档按钮（或使用键盘快捷键“e”）将电子邮件移至存档。

这是三个简单的步骤：

1. 单击添加到任务选项（或使用快捷键 Shift + T）。
2. 设置截止日期、其他详细信息或子任务。
3. 存档（或删除）电子邮件。

作为奖励，您可以设置 Chrome 以显示您的任务 当你打开一个新标签时 . 有一个应用程序 适用于 Google 任务的 iOS 和 Android . 在移动应用程序中创建任务就像在 Web 应用程序中一样容易。 单击邮件顶部的三个点，然后选择“添加到任务”。

这会立即创建一个新任务。

如果 Google Tasks 没有您需要的一切，或者如果您已经习惯使用另一个任务管理器，那么可能有一个 Gmail 插件。 目前流行的待办事项应用程序有附加组件，例如 Any.do、Asana、Jira、Evernote、Todoist、Trello 等（尽管没有 Microsoft To-Do 或 Apple 提醒）。

我们之前介绍了如何安装 Gmail 插件，以及安装 Trello 插件 具体来说 . 不同的加载项为您提供不同的选项，但所有待办事项列表加载项通常允许您直接从特定电子邮件添加任务。 待办事项列表插件也可作为相互自动同步的网络和移动应用程序使用。 与 Google Tasks 一样，您可以在 Gmail 移动应用程序中访问加载项。

从 Outlook 创建任务

Outlook 有一个名为 Tasks 的内置应用程序，它也可以作为 Office 365 中的 Web 应用程序使用。这里的事情变得有点复杂，因为它是 2015 年 微软收购奇妙清单 著名的任务管理器。 在过去的四年里，我一直在把它变成一个新的仅限 Web 的 Office 365 应用程序，称为（可能有点缺乏想象力）Microsoft To-Do。 它将最终取代 Outlook 中的内置任务功能。

但是，目前，Tasks 应用程序仍然是 Outlook 任务管理器，并且没有确切的日期或 Outlook 版本何时会更改。 我们之所以提到这一点，只是因为如果您使用的是 O365，您会发现您添加到 Outlook 任务的任何任务也会出现在微软待办中。 待办事项尚未显示您可以添加到任务中的所有数据，但它会在某个时候显示。

目前，Microsoft Tasks 是内置的 Outlook 任务管理器，因此我们将重点关注它。

使用 Outlook 桌面客户端

这是微软传统上擅长的地方，他们也不会让你失望。 有多种方法可以通过电子邮件创建任务以满足各种口味。 您可以...吗：

1. 将电子邮件消息拖放到任务窗格中。
2. 从右键单击上下文菜单将电子邮件移动或复制到任务文件夹。
3. 使用快速步骤创建任务。

我们将专注于使用 Quick Step，因为这可以为您带来最大的收益，并且您可以为 Quick Step 分配键盘快捷键以获得良好的测量效果。

如果您以前从未使用过 Outlook 任务，请参阅 我们的任务窗格指南  因此，您可以在邮件旁边看到您的任务。

打开任务窗格后，我们将创建一个快速步骤，将电子邮件标记为已读、创建任务并将电子邮件移至您的存档。 我们还将添加键盘快捷键，因此您无需使用鼠标从电子邮件创建任务。

快速步骤允许您通过单击按钮（或键盘快捷键）来选择多个操作。 它很容易创建，甚至更容易使用，但如果你以前没有检查过，我们有  关于它的终极指南 . 阅读本指南后，创建一个新的快速步骤，然后添加以下操作：

1. 使用消息正文创建任务。
2. 标记为已读。
3. 导航到文件夹（并选择您的存档文件夹作为要转到的文件夹）。