如何使用 Microsoft Planner 改進工作流程

如果您的營業地點或工作地點 訂閱了 Microsoft Office 365 您可以利用許多出色的工具來提高效率。 我們已經談到了其中一些事情，包括 小組 و Outlook و OneDrive بالإضافةإلى OneNote中 。 現在，是時候將我們的注意力轉向 Microsoft Planner 了。

Planner 項目管理工具類似於免費或付費的 Trello 或 Asana 服務。 它無需額外費用，直接內置於 Office 365 中，可以幫助您的組織跟踪重要任務並改進工作流程。 以下是有關如何在 OnMSFT 上使用它的更多信息，以及如何在工作場所使用它的指南。

使用組為不同任務創建類別

Planner 體驗的核心是一些稱為 Planners、Bucket 和 Palettes 的東西。 首先，白板是你的計劃或待辦事項清單的所在地。 使用側邊欄上的 (+) 按鈕在 Planner 下創建計劃後，您將擁有一個新看板。 然後，您可以在看板中創建不同的“組”來組織不同類型的任務。

您可以通過單擊面板頂部的“添加新存儲桶”鏈接來執行此操作。 在 mekan0，我們使用 Planner 來跟踪我們的新聞報導。 我們還針對其他類型的覆蓋範圍提供不同的面板，包括 Office 365 和操作方法。 通常，我們還會收集故事創意、故事情節和 DIBS，以及供編輯者標記已完成故事的特殊存儲桶。

添加存儲桶後，存儲桶名稱下方會有一個單獨的按鈕 (+)。 這將允許您創建新的任務卡並分配截止日期或將其分配給團隊成員。 我們在下面有更多相關內容。

通過標記進度和日期、在卡片上添加詳細信息等來跟踪任務

您可以通過多種方式利用 Planner 中的任務卡來提高工作效率。 您可以使用下拉菜單將它們移動到不同的倉庫，更改其進度，並設置開始日期和截止日期。 您還可以編寫描述，讓您的同事知道您正在做什麼。 就業。 為了簡單起見，甚至還有一個清單可以幫助跟踪您所使用的任何內容的進度

更好的是，還有一個“添加附件”按鈕，您可以使用該按鈕列出卡本身可見的文件或鏈接。 我們經常在 OnMSFT 中使用此功能來共享我們撰寫的任何文章的來源鏈接。

此外，每張任務卡的側面都有不同顏色的“貼紙”。 共有六種可用，您可以為每一種自定義名稱。 這會將彩色貼紙粘貼到卡片的側面，並有助於在視覺上提示卡片所指的內容。 對於 OnMSFT，我們使用“高優先級”和“低優先級”標籤。

使用過濾器或按功能分組來幫助您選擇重要的內容

當您向圖表中添加越來越多的任務和願望清單時，跟踪正在發生的事情可能會變得困難。 幸運的是，有一個過濾器功能可以提供幫助。 該功能位於窗口的右上角，允許您僅根據您的姓名或同事的姓名來過濾任務。

作為替代方案，您還可以使用“分組依據”功能來切換集合列表的外觀。 這將允許您按任務分配給誰、按進度或按截止日期和標籤進行分組。

嘗試使用圖表來分析您的進度

該圖表有時會變得混亂，因為（作為老闆或經理）您可能並不總是能夠看到正在做什麼以及誰在執行特定任務。 幸運的是，微軟在 Planner 中內置了一個漂亮的小功能，可以提供幫助。

在頂部菜單欄中，計劃名稱旁邊，您會看到一個看起來像圖表的圖標。 如果單擊此按鈕，您將切換到圖表模式。 您可以查看計劃的總體狀態以及有關已啟動、正在進行、延遲或已完成的任務的更多詳細信息。 您還可以查看每個組的任務數和每個成員的任務數。 側面還可以顯示一個列表，其中包含所有可用的容器項目。

團隊中的任何人都可以使用類似的功能來直觀地查看所有計劃和桶中的任務。 只需單擊左側邊欄上的圓圈圖標即可啟動概述頁面。 您將直觀地顯示剩餘的任務數量等。

您將如何使用 Planner？

正如您所看到的，Planner 是一個非常強大的工具。 您可以使用多種方法來消除工作環境中的混亂並更好地管理任務。 它內置於 Office 365 中，您可以擁有管理團隊所需的一切，而不必擔心必須在不同的服務或應用程序之間切換。 您認為您會在公司中使用 Planner 嗎？ 請在下面的評論中告訴我們。